Erfaringsopsamling fra FMK pilotprojekter i Assens,

Transkript

1 Erfaringsopsamling fra FMK pilotprojekter i Assens, Hedensted og Aalborg kommuner Den 2. juli 2014 Sags ID: SAG Dok.ID: MOT@kl.dk Direkte Mobil Weidekampsgade 10 Postboks København S

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Arbejdsgange der involverer FMK Klargøring af en borgers medicinkort Ajourføring i forbindelse med eksterne ændringer Medicinbestilling/recepfornyelse Uddannelse Tidsforbrug til klargøring af medicinkort og tildeling af rettigheder Generel læring Konklusioner

3 1 Indledning Assens (indb. ca ), Hedensted (indb. ca ) og Aalborg (indb. ca ) kommuner har i løbet af første halvår af 2014 testet en integration af Fælles Medicinkort (FMK), som hhv. Avaleo, CSC og KMD har lavet i deres Elektroniske Omsorgs- og Journalsystemer (EOJ). Erfaringsopsamlingen er baseret på interview med 3 SOSU hjælpere, 2 SOSU assistenter, 3 sygeplejersker og 4 projektledere i de tre pilotkommuner. Denne rapport samler op på de erfaringer kommunerne har gjort i forhold til: Arbejdsgange der involverer FMK Tidsforbrug Kvaliteten af medicinoplysninger Uddannelse Generel læring I denne rapport anvendes FMK-ord, som man kan finde beskrevet i dokumentet: FMK_ordforklaringer.pdf og som kan hentes fra (under Til FMKprojektlederen ). Af nedenstående tabel fremgår på hvilket grundlag erfaringerne fra kommunerne er baseret. Kommune Assens (Avaleo) Hedensted (CSC) Aalborg (KMD) (leverandør) Dato for erfaringsopsamling 26/6 25/6 30/6 Første medicinkort 3/3 4/6 29/4 hentet ned fra FMK Antal medarbejdere som har haft berøring med FMK har klargjort medicinkort (sygeplejersker) 10 har dispenseret og håndteret efterfølgende ændringer (dvs. yderligere 4 assistenter) En del flere hjælpere har administreret efter de nye medicinlister. Antal borgere, som har medicinkort baseret på FMK (bemærk Hedensted har hentet FMK oplysninger på rigtige borgere ned til et separat testsystem, 13 3

4 Kommune (leverandør) Antal læger involveret i pilotaftestning Hvilke lægepraksissystemer har lægerne Assens (Avaleo) Hedensted (CSC) Aalborg (KMD) 6 læger fra 3 lægehuse XMO og Medwin som ikke er deres normale driftssystem) 6 lægehuse 3 lægehuse (4-5 læger) XMO, Emar, Medwin, Webpraksis XMO, Emar, Medwin Note: De to største it-leverandører til lægerne er XMO og Medwin, som dækker ca. 70% af lægepraksis i hele landet. 4

5 2 Arbejdsgange der involverer FMK Vi har i denne erfaringsopsamling fokuseret på følgende arbejdsgange; Klargøring af en borgers medicinkort Ajourføring i forbindelse med eksterne ændringer Medicinbestilling/recepfornyelse 2.1 Klargøring af en borgers medicinkort Alle de borgere, som indgik i pilotaftestning, havde opdaterede eksisterende medicinkort i de lokale EOJ-systemer. Derfor er der en opgave i at kontrollere medicinkort, der hentes fra FMK og sammenligne med de eksisterende medicinkort i de lokale EOJ-systemer. Læge Klargøring af en borgers medicinkort Kommune Fælles: Fortalte lægerne hvilke borgere, der var med i pilot og hvornår kommunerne forventede, at ville basere borgernes medicinkort på FMK oplysninger. Assens: Aflevere udskrevne medicinlister til læger Hedensted: Tilbød at fremsende medicinlister (men ingen læger mente det var nødvendigt) Assens: Lægerne retter medicinkort til på FMK og afstemmer. Der var individuelle aftaler med lægerne om, hvornår kommunen kunne regne med at kort var afstemt, eller der var aftaler om at lægerne skulle sende en korrespondancemeddelelse, når borgerens medicinkort var klar. Aalborg: Tilbød at sende medicinlister til lægerne. To lægehuse tog imod dette (lægehus A og B), et lægehus gjorde ikke (lægehus C). Hedensted: Lægerne kontrollerede medicinkort på FMK Aalborg: Lægerne kontrollerede medicinkort og foretog eventuelle justeringer. Lægehus A bad kommunen om at foretage justeringer lokalt i egne medicinlister ift. de fremsendte medicinlister, inden kommunen hentede borgerens medicinoplysninger ned fra FMK. Fælles: Kommunerne henter medicinkort ned fra FMK og klargører medicinkortene i deres lokale EOJ-systemer. Når der blev observeret uoverensstemmelser tog 5

6 Læge Klargøring af en borgers medicinkort Kommune de dialog med lægerne og fik det på plads. I tilfælde af uoverensstemmelser, var kommunerne sikre på, at de havde det fulde overblik over borgerens aktuelle medicinering. Assens: I starten var der en del uoverensstemmelser der skulle på plads og der var meget kommunikation både telefonisk og elektronisk. Ift. kvaliteten af medicinoplysningerne på FMK, så kunne kommunerne på mange medicinkort se, at oplysningerne fra FMK ikke var fyldestgørende ift. borgerens aktuelle medicinering første gang de hentede oplysningerne. Dette kunne kommunerne konstatere, fordi FMK oplysningerne ikke svarede overens med borgernes eksisterende lokale medicinlister i EOJsystemerne. I alle de tilfælde, hvor der var uoverensstemmelser mellem kommunernes eksisterende lokale medicinlister og lægernes oplysninger fra FMK, var det altid kommunernes lister, som gav et fyldestgørende billede af borgernes aktuelle medicinering. I dialogen med lægerne, om uoverensstemmelser mellem borgernes eksisterende lokale medicinlister i EOJ-systemerne og FMK oplysningerne, kunne man nogen gange være i tvivl om, der var fejl i lægens it-system eller i kommunens it-system (eller i medarbejdernes anvendelse af it-systemerne). I de tilfælde loggede begge på FMK-online.dk og kunne her få et fælles billede af, hvad der var registreret på FMK. Hvis der var fejl, kunne man på denne baggrund afgøre, hvor fejlen opstod. Første gang der blev hentet oplysningerne fra FMK, blev der konstateret uoverensstemmelser på: Assens: På 22 borgere (ud af 23 borgere). Hedensted: På 3 borgere (ud af 11 borgere). Aalborg: På alle 13 borgere. Umiddelbart kan man konstaterer, at i der i Hedensted var klart færre uoverensstemmelser end i de andre to kommuner. Dette skyldes højest sandsynligt, at man igennem flere år via PEM har haft et tæt samarbejde med de praktiserende læger om borgernes medicinering. I Assens Kommune var der ingen uoverensstemmelser på det nyeste medicinkort, som blev hentet ned fra FMK. Dette kan være et tegn på, at der efter en indkøringsperiode hos den enkelte læge bliver kvaliteten af medicinoplysninger fra FMK bedre. I Aalborg var der en klar sammenhæng mellem antallet af uoverensstemmelser på den enkelte borgers medicinkort og hvor godt samarbejdet havde været med lægen. Aalborg kommune havde: Færrest uoverensstemmelser på den enkelte borgeres medicinkort med lægehus A. De havde fået tilsendt kommunens medicinlister, havde forholdt sig til medicinlisterne og havde på forhånd justeret på borgerens medicinering, som var blevet kommunikeret til kommunen (inden kommunen hentede medicinkortet fra FMK) 6

7 Næst flest uoverensstemmelser på den enkelte borgeres medicinkort med lægehus B. De havde fået tilsendt kommunens medicinlister, havde forholdt sig til medicinlisterne og havde på forhånd justeret på borgerens medicinering. Flest uoverensstemmelser på den enkelte borgeres medicinkort med lægehus C. De havde ikke responderet på kommunens tilbud om at fremsende medicinlister. Der blev konstateret følgende typer af uoverensstemmelser: Forskel i lægens ordinerede dosis og den dosis borgeren fik Dobbeltordinationer, hvor lægemiddelordinationer på samme præparat (fejlagtigt) var oprettet flere gange Lægemiddelordinationer mangler på FMK Lægemiddelordinationer fremgik af FMK, men borgeren skulle ikke tage præparaterne Uhensigtsmæssig angivelse af ordineret dosis Gamle pauseringer, hvor det fremgik af FMK at ordinationen stadig var pauseret, men borgeren skulle enten ikke tage præparatet længere eller var sat i gang igen. Afsluttede løse recepter fremgik af FMK (for at få dem fjernet fra FMK, skal lægerne markere dem som uaktuelle) Håndkøbsmedicin fremgik ikke af FMK pn ordination optræder som en fast ordination En SOSU assistent på et plejecenter anbefalede, at et godt tidspunkt, at knytte en borgers medicinkort til FMK, ville være umiddelbart efter borgeren har fået foretaget den årlige medicingennemgang. Da man på dette tidspunkt, havde samme billede af borgerens aktuelle medicinering. I Aalborg har man valgt, at kun sygeplejersker klargører borgeres medicinkort, hvorefter SO- SU assistenter (og evt. sygeplejersker) står for dispensering af medicin og den løbende just e- ring af medicinkort når der sker ændringer. Klargøringen af medicinkort bliver af medarbejderne opfattet som svært, fordi man skal forholde sig til mange oplysninger og mange muligheder i EOJ-systemerne. Endvidere kan der være meget kontakt med læge, som foregår over flere dage, når der er uoverensstemmelser. Det kan være svært for medarbejderne at huske, at der skal følges op. 2.2 Ajourføring i forbindelse med eksterne ændringer Når en borgers medicinkort i EOJ-systemet er baseret på medicinoplysninger fra FMK, er medicinkortet knyttet til FMK. Hvis der eksternt sker ændringer på borgerens medicinkort, bliver kommunen adviseret om dette fra FMK. Den enkelte medarbejder får enten en advis eller bliver gjort opmærksom på ændringen i en medicin oversigt. Eksterne ændringer kan fx være dosisjustering ifm. lægebesøg, medicinkort suspenderes ved indlæggelse på sygehus eller lægemiddelordinationer ændres og medicinkort afstemmes ved udskrivelse fra sygehus. Alle kommuner oplevede, at der skete ændringer på nogle borgeres medicinkort efter de var tilknyttet FMK. Adviseringen fra FMK, om at der var sket ændringer, fungerede fint. Når en 7

8 medarbejder blev adviseret om ændringer, loggede medarbejderen på FMK og opdaterede det lokale medicinkort i EOJ-systemet ift. ændringerne. Før man begyndte at anvende FMK til at kommunikere medicinoplysninger, var det mange steder en fast rutine, at lægerne sendte en korrespondancemeddelelse til kommunen om ordinationsændringer, og hvorfor de er foretaget. Når en borgers medicinkort er knyttet til FMK, får man i kommunerne kun ordinationsændringerne fra FMK, men ikke forklaringen på hvorfor en læge har foretaget en ændring. Nogle læger har sendt en separat korrespondancemeddelelse med begrundelsen for ordinationsændringerne andre ikke. I nogle få tilfælde har kommunerne været i tvivl om ordinationsændringer var korrekte. Fx havde en læge seponeret en creme, men personalet på plejecenteret vidste, at borgeren stadig havde udslæt. I et andet eksempel havde et sygehus seponeret en borgers psykofarmaka ved udskrivelse, men kommunen havde en formodning om, at ordinationen blot skulle have været pauseret under indlæggesen. Den kommunale sygeplejerske vidste, at borgeren havde været i behandling med dette præparat i flere år, og hvis en borger skulle stoppe med dette præparat, sker det normalt igennem en nedtrapning. Hvis kommunerne stopper med at få begrundelser for ordinationsændringer via korrespondancemeddelelser, giver det en øget risiko for fejl i ordinationsændringer ikke opdages. En generel advarsel er, at man skal passe på ikke at sætte sin faglighed til side, fordi informationerne nu kommer fra FMK. Pas på medarbejderne ikke mister deres kritiske sans. I en kommune er der bekymring for, om sygehuse seponerer en ordination ved indlæggelse, og glemmer at igangsætte ordinationen igen ved udskrivelsen, hvis det pågældende præparat ikke skal tages under indlæggelsen. Der har været to tilfælde, hvor borgere med FMK tilknytning er blevet udskrevet fra sygehus og i begge tilfælde er medicinkortene blevet af-suspenderet og medicinlisterne var opdateret. En borger med FMK tilknytning har været på besøg i et ambulatorium, hvor de ændrede på borgerens ordinationer, og ambulatoriet bad en anden læge om at kigge på en bestemt ordination. Efter den anden læge havde justeret denne ordination, blev borgerens medicinkort afstemt på FMK. Alt fungere fint og kommunen blev løbende adviseret om ændringerne. En kommune fik på en borger en advis fra FMK, da borgeren blev indlagt og borgerens medicinkort blev suspenderet. Men kommunen fik ikke en Medcom indlæggelsesadvis, som kommunen plejer at få. FMK fungerede i denne situation, som en ekstra informationskilde ift. om borgere bliver indlagt. 8

9 2.3 Medicinbestilling/recepfornyelse Når en borgers medicinbeholdning er ved at være brugt op, anmoder kommunen en læge om at få fornyet recepten eller i tilfælde af tilbageværende udleveringer på en flergangsrecept, sender de en medicinbestilling til apotek. Når borgere tilknyttes FMK sker medicinbestilling og anmodning om receptfornyelse via FMK. Som en hjælp til kommunerne holder FMK styr på, om der er flere udleveringer tilbage på en flergangsrecept. Hvis der er flere udleveringer tilbage, sendes en medicinbestilling til apotek, hvis ikke, sendes en anmodning om receptfornyelse til lægen. Ikke alle lægers it-systemer har været klar til at modtage anmodninger om receptfornyelse via FMK og derfor har man i pilotkommunerne været nødt til at sende disse anmodninger vha. korrespondancemeddelelser eller håndterer det i det gamle EOJ-system. Det forventes, at de praktiserende lægers it-systemer alle har en løsning på plads efter sommerferien, og dette er en forudsætning for fuld ibrugtagning. Selvom medicinbestilling/recepfornyelse ikke har fungeret via FMK, har man fra kommunerne udtrykt bekymring for, om det stadig vil være muligt at få en samlet levering fra apotek til borger, hvis fx der bestilles på 3 præparater, hvor 2 bestillinger går direkte til apoteket og en bestilling først skal forbi lægen. Borgere betaler for hver gang, der foretages en levering. 3 Uddannelse I denne erfaringsopsamling opsummere vi, hvordan pilotkommunerne baseret på deres erf a- ringer har tænkt sig at uddanne medarbejderne. I Assens kommune vil medarbejder fremover få følgende uddannelsesforløb: Inden deltagelse i undervisning skal medarbejdere have læst udleveret materiale, som består af baggrundsviden om FMK og vejledning i anvendelse af EOJ-systemet 3 timers undervisning session: o Overordnet om FMK (1 time) o Klargøring af egne borgeres medicinkort (2 timer), medarbejdere skal medbringe udskrevne medicinlister fra det lokale EOJ-system Assens kommune vil afholde overordnet informationsmøde med alle lægehuse i samarbejde med deres praksiskonsulenter. I Assens Kommune skal der uddannes 50 sygeplejersker og 250 assistenter. I Hedensted kommune vil medarbejder få en dags uddannelse, med følgende forløb: Oplæg fra kursusholder om FMK Kursusholder viser hvordan en borgers medicinkort klargøres Resten af dagen skal medarbejderne bruge til at klargøre egne borgeres medicinkort, hvor 1-2 kursusholdere kan assistere dem 9

10 Undervisningen vil forløbe i hold med deltagere. Der bliver ikke indkaldt vikarer, medarbejderne har fleksibel arbejdsplanlægning. I Hedensted kommune har man valgt at uddanne sundhedsfaglige nøglepersoner (4 medarbejdere), som et supplement til eksisterende superbrugere (4 medarbejdere). Superbrugerne har forstand på, hvordan man anvender eoj-systemet, de sundhedsfaglige nøglepersoner har forstand på FMK, medicin, og hvordan man tager dialogen med lægerne. I Aalborg kommune planlægger man følgende forløb for sygeplejersker og SOSU assistenter: Information på personale møder (PowerPoint) 3 ½ times undervisningssession: o Overordnet om FMK og sikkerhed (lovgivning) o Demonstration af funktionalitet i EOJ-system (efter Herskins metode) o Praktiske øvelser (2 timer) inkludere anvendelse af navigationssedler Undervisningen vil forløbe i hold med 20 deltagere. Undervisere og superbrugere får en særskilt undervisning. Aalborg Kommune har lavet en info-side på deres intranet, som medarbejderne efterfølgende kan anvende til at finde information. Aalborg kommunes undervisningsmaterialer kan rekvireres igennem Medcom. Blandt medarbejdere var der enighed om, at det var vigtigt med hands-on i undervisningen. Derudover efterlyste en medarbejder at man i undervisningen også fik gennemgået de besværlige cases, som fx plaster hver tredje dag eller Maravan behandling. 4 Tidsforbrug til klargøring af medicinkort og tildeling af rettigheder Som en del af det at være pilotkommune, vil man skulle bruge mere tid på processer, som senere vil vise sig at kunne reduceres, efterhånden som erfaringsgrundlaget bliver større. Tid som den enkelte medarbejder anvender på at klargøre medicinkort afhænger meget af, hvor god kvaliteten er på medicinoplysningerne fra FMK. Nedenstående opsummerer erfaringerne fra pilotkommunerne: Hvis ingen uoverensstemmelser og kun få lægemiddelordinationer (mindre end 5) ca. 10 minutter Hvis ingen uoverensstemmelser og mange lægemiddelordinationer (15 eller derover) ca. 30 minutter Hvis der er uoverensstemmelser, afhænger den endelige klargøring af dialogen med lægen: 10

11 o De hurtigste kunne være afklaret samme dag. I nogle få tilfælde lykkedes det at få fat i lægen per telefon og uoverensstemmelser kunne være afklaret inden for en time. o De afklaringer, som tog længest tid, strakte sig over 5 arbejdsdage. Når en medarbejder skal have adgang til at kunne hente oplysninger fra FMK via EOJsystemet, er der en række administrative forudsætninger, som skal være foretaget, hvilket indebære tildeling ad FMK rettigheder i EOJ-systemet, tildeling af en digital medarbejdersignatur, registrering af cpr-nummer og autorisationskode, samt kontrol af navn. Hvis man har alle oplysninger til stede kan det tage 5 minutter at tildele rettighederne i EOJsystemet og 5 minutter at tildele en digital medarbejdersignatur. I en kommune har man delt arbejdsgangen, således at medarbejderne først får tildelt en dig i- tal medarbejdersignatur og først får tildelt FMK-rettigheder, når de har gennemført undervisningen. I de andre to kommuner havde medarbejderne fået begge dele inden undervisningen, da medarbejderne umiddelbart efter undervisningen skulle klargøre deres første medicinkort i driftsmiljøet. 5 Generel læring Medarbejderne er blevet spurgt, om der er noget, de synes er svært eller besværligt ved at skulle anvende FMK: Vi oplever meget begrebsforvirring hos lægerne, fx har de svært ved at skelne mellem medicingennemgang og Medicinafstemning Vi kender i forvejen medicingennemgang og nu skal vi vænne os til at sige afstemme Hvis medicinoplysninger fra FMK ikke stemmer med vores lokale oplysninger, så er dialogen med lægen blevet mere besværlig, fordi der nu kan være forskellige tekniske problemer inde over, som vi ikke tidligere havde [kommentar fra medarbejder i Hedensted hvor man har PEM] Hvis der er uoverensstemmelser på en borgers medicinkort, er det mere besværligt, at vi nu skal vente på, at lægen får opdateret FMK. Før kunne vi blot registrere ændringerne med det samme Alt nyt er svært Medarbejderne er endvidere blevet spurgt, om der er noget, de synes er godt ved indførslen af FMK: Da vi i forvejen har PEM har vores medarbejdere ikke oplevet store ændringer Det er rigtig godt at løsningen i eoj-systemet meget ligner den løsning, vi havde i forvejen. Ordinationsændringer vedligeholdes nu af lægen og ikke af os 11

12 Jeg synes, det er genialt. Vi skal ikke længere huske at få ordinationsændringer skrevet ind i systemet Det er mere sikkert, når vi får lægens ordination direkte, i stedet for at vi skal være mellemmand, der sidder og taster Vi undgår tastefejl når lægemiddelordinationer kommer direkte fra FMK Vi skal ikke længere oprette det hele Jeg bruger færre ressourcer på at være tovholder på borgeres medicinering, når der er flere læger inde over. Det er blevet nemmere at knytte handelsnavnet til en ordination Fejl som tidligere først blev opdaget ved den årlige medicingennemgang, bliver nu opdaget tidligere Man skal gi det en chance men så bliver det nemmere og mere sikkert Vi vil have flere borgere tilknyttet FMK så hurtigt som muligt Der var stor enighed om, at den største gevinst ved FMK er, at alle der er involveret i en borgers medicin nu er enige om og bekendte med borgerens samlede aktuelle medicinering og de forventer, det giver en bedre sikkerhed!. 6 Konklusioner Alle tre kommuner var godt tilfredse med involveringen i EOJ-leverandørernes udviklingsforløb, det har betydet et større ressourcetræk end forventet, men samtidig er opfattelsen at resultatet er blevet rigtig godt. Alle tre kommuner har oplevet et godt samarbejde med EOJleverandørerne. Undervejs i pilotforløbene har der været mindre fejlretninger i EOJ-systemerne. EOJleverandørerne har alle prioriteret projektet højt og lavet de ændringer, der skulle til for at få fejl i deres EOJ-systemer løst. De største udfordringer i pilotforløbene har været praktiserende lægers it-systemer og de praktiserende lægers anvendelse af disse. En medarbejder pointerede, at man ikke skal blæse problemet med de praktiserende læger op der er også rigtig mange samarbejdsvillige læger, og tilføjer, vær forstående overfor, at de faktisk har problemer med deres it-systemer. Alle tre kommuner er tilfredse med den løsning deres EOJ-leverandør har leveret, og i alle tre kommuner er det besluttet at skalere til fuld drift. Eksisterende FMK-vejledninger fra KL og Medcom vil efterfølgende blive opdateret på baggrund af erfaringerne fra de kommunale FMK pilotprojekter opsamlet i denne rapport. 12