Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 23. maj 2018, kl. 17.00 Beboerhuset, Pælestykkerne 26, kld. Taastrup Til stede: Kommunalt udpegede: Formand Ole Søndergaard, næstformand Bent Høeg-Hansen, Annette Hansen Hansen, Klaus Lind Bentsen, Muhammed Mustafa Arabaci, Søren Evers, René Løfqvist Vivi Holt, Susanne Lang Administration: Kundechef Claus Bjørton, seniorprojektleder Lars Vind Scheerer, seniorkonsulent Finn Larsen (deltog fra punkt 10) Revisor: Mette-Katrine Hviid v/deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Afbud: Driftschef Jan Ole Madsen, ejendomsleder Lars Mann Pedersen, ejendomsleder Michaels Riis Nyrand, Ole Jönsson, Rasmus Riley 1/24
Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 2. Referat fra mødet den 19. september 2017... 4 3. Revisionsprotokol... 4 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning... 5 SAGER TIL BESLUTNING... 5 5. Regnskab 2017 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol... 5 6. Organisationsbestyrelsens årsberetning for 2017... 9 7. Budget 2019 for Boligorganisationen... 10 8. plejeboliger Gartnergården... 11 9. Driftssituationen i... 11 10. rammeaftale med Høje-Taastrup Kommune... 12 11. Vedtægtsændringer organisationsbestyrelsens sammensætning... 15 12. udlejningsregler... 15 13. til repræsentantskabet om valg af revisor... 16 14. EU s persondataforordning og indgåelse af databehandleraftaler... 16 SAGER TIL ORIENTERING... 18 15. Forvaltningsrevision 2017... 18 16. Styringsdialog og kommunal godkendelse af årsregnskab 2017... 18 17. Kundetilfredshedsmåling 2017... 19 18. Afdeling 19-2, Blåkildegård brand i lejemål... 19 19. Afdeling 19-3, Taastrupgaard brand i dagtilbud Taastruphøj... 20 20. Afdeling 1903, Taastrupgaard Realdania projekt med mere status... 20 21. Afdeling 19-6, Egeskovvænge Status... 22 22. Forsikringsstatistik fra Willis 2014-2017... 22 23. Eventuelt... 23 24. Fortroligt punkt... 23 25. Næste møde... 24 2/24
Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: Revisionsprotokol bliver omdelt på mødet... 4 Bilag 3: U-revideret regnskab 2017... 9 Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning for året 2017... 10 Bilag 5: Budget for 2019... 10 Bilag 6: Gartnergården Konkurrenceforslag... 11 Bilag 7: Oplæg om fremtidig driftsorganisering i... 12 Bilag 8: Udkast til rammeaftale.... 14 Bilag 9: Nyt fokus på udsatte boligområder... 14 Bilag 10: Høje-Taastrup Kommunes nøgletal oplistning af boligafdelinger pr. den 1. januar 2018... 14 Bilag 11: Høje-Taastrup Kommunes rammeaftale tillæg til vejledning om deleboliger... 14 Bilag 12: Udlejningsregler i... 16 Bilag 13: Databehandleraftale - KAB... 17 Bilag 14: Referat fra styringsdialogmøde 15. november 2017... 18 Bilag 15: Styringsrapport for, 2017... 19 Bilag 16: Kundetilfredshedsmåling 2017... 19 Bilag 17: Høje-Taastrup udviklingsplan Kapitel 3... 21 Bilag 18: Selsmosekvarteret helhedsplan foreløbig udgave af 5. marts 2018... 22 Bilag 19: Forsikringsstatistik for boligorganisationen 2014-2017... 23 Bilag 20: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet 2014-2017... 23 3/24
1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen vedtaget den 17. maj 2011 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Taget til efterretning. 2. Referat fra mødet den 19. september 2017 Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2017 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 29. september 2017. Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet fra organisationsbestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, som herefter blev underskrevet. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om alment boligbyggeri fremlægges boligorganisationens revisionsprotokol til påtegning. Bilag 2: Revisionsprotokol bliver omdelt på mødet 4/24
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning og underskrev denne. 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning Formand Ole Søndergaard Blåkildegård på valg 2018 Næstformand Bent Høgh Hansen Taastrup Valhøj på valg 2019 Bestyrelsesmedlem Annette Hansen Hansen Taastrup Valhøj på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Muhammed M. Arabaci Taastrupgaard på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Søren Evers Blåkildegård på valg 2019 Bestyrelsesmedlem Ole Jönsson Taastrupgaard på valg 2019 Bestyrelsesmedlem René Løfqvist Særlig udpeget på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Rasmus Riley Særlig udpeget på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Klaus Lind Bentsen Særlig udpeget på valg 2018 Suppleanter: Karen Kronholm Jensen Taastrup Valhøj på valg 2018 Vakant Blåkildegård på valg 2018 Oguzcan Yuksel Taastrupgaard på valg 2018 Vivi Holt og Susanne Lang er kommunalt udpeget til næste kommunevalg i 2021. SAGER TIL BESLUTNING 5. Regnskab 2017 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Årsregnskaberne med kommentarer er forud for mødet tilsendt repræsentantskabets medlemmer. Boligorganisationens regnskab viste et overskud på 270.491 kr., som er overført til konto 805 arbejdskapitalen, som herefter udgør 2.675.935 kr. Overskuddet fremkommer primært grundet positivt afkast på værdipapirer. 5/24
Administrationsbidrag Grundydelse (grundbidrag) 4 enheder a 21.287 kr. Grundydelse Stor pakke 152 lejemålsenheder a 3.600 kr. Grundydelse Stor pakke med ejendomsleder 1.367 lejemål a 3.106 kr. Grundydelse i alt Obligatoriske ydelser Bidrag for tilvalgsydelser Tillægsydelser (varmeregnskab, varmeteknisk tilsyn og IT support m.v.) Diverse ydelser (antenneudgifter) Byggesagshonorar Forretningsførelse i alt 85.150 kr. 547.200 kr. 4.245.902 kr. 4.878.252 kr. 339.001 kr. 16.600 kr. 157.366 kr. 69.316 kr. _41.536 kr. 5.521.180 kr. Specifikation af administrationsbidraget fremgår af noterne til regnskabet. Boligorganisationens regnskab udviste pr. 31. december 2017 en balance på 118.923.811 kr. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgjorde 6.132.798kr. Den disponible del udgjorde 4.429.820 kr. og den bundne del udgjorde 1.702.978 kr. Den bundne del udgjorde lån på 1.663.579 kr. til Taastrupgaard samt indskud i Landsbyggefonden på 39.399 kr. Afdeling 19001, Taastrup Valhøj Årsregnskabet for afdelingen udviste et overskud på 240.630 kr., hvoraf hele beløbet er anvendt til afvikling af underskud. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2017 kan ses i regnskabet på side 17. På konto 116 - Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på 2.474.000 kr. Forbruget har udgjort 3.120.177 kr. Der er hermed brugt 646.177 kr. mere end budgetteret, hvoraf 237.635 kr. påvirker årets resultat, da resten er dækket af tidligere års henlæggelser. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2017 udgjorde 1.909.000 kr. svarende til dette års henlæggelser. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2017 udgjorde 3.523.386 kr., og afdelingens mellemregningssaldo med boligorganisationen udgjorde 3.931.597 kr. Afdelingen har på 6/24
konto 303 anlægsaktiviteter for 21.021.100 kr., som hovedsagelig er dækket af realkreditlån på 20.758.540 kr. på konto 413 og hertil egenfinansieringer for resterende beløb. Afdelingen havde på konto 305.5 et tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på 73.895 kr. Afdelingens henlæggelser på konto 405.2 til tab på fraflyttere udgjorde 55.390 kr. hvilket lige akkurat svarer til lovens krav. Der bør være fokus på at øge disse henlæggelser fremadrettet. Balance Afdelingens balance på konto 310/430 pr. 31. december 2017 udviste 44.723.971 kr. Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 3. maj 2018 og afventer godkendelse på afdelingsmødet den 15. maj 2018. Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 871,06 kr. pr. m². Afdeling 19002, Blåkildegård Årsregnskabet for afdelingen udviste et overskud på 1.250.416 kr., der jf. lovgivningen overføres til konto 407 opsamlet resultat. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2017 kan ses i regnskabet på side 24. På konto 116 - Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på 3.567.000 kr. Forbruget udgjorde 3.019.574 kr. Samlet var der en mindreudgift på 547.426 kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2017 udgjorde 22.699.665 kr. Afdelingens samlede henlæggelser udgjorde 38.264.783 kr. og afdelingens mellemregningssaldo med boligorganisationen udgjorde 20.856.293 kr. Afdelingen har på konto 303 anlægsaktiviteter for 89.318.801 kr. som er dækket med 51.389.558 kr. på konto 413. Forskellen skyldes at der et byggelån til helhedsplanen på i alt 14.094.418 kr. på konto 424 og lån i egne midler for det resterende beløb. Byggelånet er til dækning af de løbende udgifter på helhedsplanen. 7/24
Afdelingen havde på konto 305.5 et tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på 144.883 kr. Afdelingens henlæggelser på konto 405.2 til tab på fraflyttere udgjorde 109.327 kr. hvilket lige akkurat svarer til lovens krav. Der bør også her være fokus på at øge disse henlæggelser fremadrettet. Balance Afdelingens balance på konto 310/430 pr. 31. december 2017 udviste 229.350.220 kr. Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 1,95 %. Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 784,06 kr. pr. m². Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 30. april 2018 og på afdelingsmødet den 14. maj 2018. Afdeling 19003, Taastrupgaard Årsregnskabet for afdelingen udviste et underskud på 719.023 kr., som overføres til resultatkontoen 407. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2017 kan ses i regnskabet på side 24. På konto 116 - Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på 18.105.000 kr. Forbruget udgjorde 14.902.144 kr. Samlet er der sparet 3.202.856 kr. på kontoen. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 udgjorde 34.291.646 kr. Afdelingen havde forbedringsarbejder på konto 303 for 615.642.706 kr., som er dækket af lån fra konto 413 med 578.738.728 kr. Forskellen skyldes hovedsageligt, at endelig finansiering af badeværelsesrenoveringen ikke er foretaget. Dette vil blive gjort i 2018, hvor endeligt byggeregnskab udarbejdes. Helhedsplanen på 19.723.511 kr står som egenfinansiering. Heraf dækkes 13.500.000 kr. af den tidligere reguleringskonto i 2018. Herudover er der lån i egne midler på 2.258.649 kr. Afdelingens samlede henlæggelser udgjorde 84.766.747 kr. inklusive indestående på reguleringskontoen. 8/24
Afdelingens mellemregningssaldo på konto 307 var på balancetidspunktet positiv med et tilgodehavende hos forretningsførerselskabet på 77.636.737 kr. Afdelingen havde på konto 305.5 et tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på 489.002 kr. Afdelingens henlæggelser på konto 405.2 til tab på fraflyttere udgjorde 4.511.763 kr. hvilket svarer til lovens krav. Balance Afdelingens balance pr. 31. december 2017 på konto 310/430 udviste 1.189.973.689 kr. Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i regnskabsåret ud over den budgetmæssige gennemsnitlige regulering pr. 1. januar 2017 på 2,51 %. Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 919,33 kr. pr. m². Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab afventer godkendelse af afdelingsbestyrelsen og godkendelse af afdelingsmødet den 15. maj 2018. Forretningsførerpåtegninger Der henvises i øvrigt til forretningsførers påtegning af regnskabet for boligorganisationen og afdelinger samt til spørgeskemaet med tilhørende noter. Bilag 3: U-revideret regnskab 2017 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen indstiller regnskab 2017 til repræsentantskabets godkendelse på deres møde den 31. maj 2018, under forudsætning af revisors påtegninger, for såvel afdelinger som boligorganisation. Organisationsbestyrelsen indstiller regnskab 2017 til repræsentantskabets godkendelse, under forudsætning af revisors påtegninger, for såvel afdelinger som boligorganisation. 6. Organisationsbestyrelsens årsberetning for 2017 Organisationsbestyrelsens årsberetning er vedlagt som bilag. 9/24
Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning for året 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender og indstiller til repræsentantskabet at godkende organisationsbestyrelsens årsberetning for 2017. Organisationsbestyrelsen godkendte og indstiller til repræsentantskabet at godkende organisationsbestyrelsens årsberetning for 2017. 7. Budget 2019 for Boligorganisationen Boligorganisationens budget for 2019 er udarbejdet med den forudsætning, at der fortsat vælges en decentral driftsmodel (ejendomsledermodellen i Blåkildegård og Taastrupgaard) med stor pakke samt central driftsmodel (driftschef/driftsleder med stor pakke i Taastrup Valhøj). Derudover er der budgetteret med obligatoriske ydelser for 352.000 kr. og valgfri ydelse for 21.000 kr. Endelig er der indbygget en budgetreserve på 94.000 kr. I forhold til budgettet for 2018 stiger budgettet med 735.000 kr., hvilket hovedsageligt skyldes øgede renteudgifter og -indtægter. Nettorenteindtægten er budgetteret til 94.000 kr., som er kalkuleret ud fra at indlånsrenten/udlånsrenten svarer til en markedsrente på 1,35 %. Bilag 5: Budget for 2019 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen indstiller budget for 2019 til repræsentantskabets godkendelse på mødet den 31. maj 2018. Organisationsbestyrelsen indstiller budget for 2019 til repræsentantskabets godkendelse. 10/24
8. plejeboliger Gartnergården KAB indsendte i efteråret på vegne af en anmodning om at blive prækvalificeret til et kommunalt udbud af 30 plejeboliger. blev prækvalificeret, og KAB entrerede på vegne af boligselskabet med Tranbjerg Arkitekter og MT Højgaard i forhold til et projektforslag gående på Skjeberg Allé-projektområdet, som MT Højgaard ejer. De to andre prækvalificerede boligselskaber Lejerbo og Vibo spillede ind med projekter i hhv. Hedehusene og Taastrup (v. stationen). Det er afgørende for projektets realisering, at det sker med MT Højgaard som grundsælger efter den såkaldte delegerede bygherremodel. Modellen indebærer, at der sker delegation af bygherrerollen fra boligselskabet til i dette tilfælde MT Højgaard. På mødet gennemgår kundechef Claus Bjørton det vindende forslag. Endvidere præsenteres et oplæg for inddragelse af organisationsbestyrelsen i programmering af byggeriet. De 30 boliger indgår ikke i puljen af erstatningsboliger fra nedrivningssagerne. Administrationen anbefaler at opføre den nye afdeling, Gartnergården. Bilag 6: Gartnergården Konkurrenceforslag Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen anbefaler til repræsentantskabet at godkende nybyggeriet af 30 plejeboliger betitlet Gartnergården i Høje-Taastrup. Organisationsbestyrelsen indstiller til repræsentantskabet at godkende nybyggeriet af 30 plejeboliger betitlet Gartnergården i Høje-Taastrup. 9. Driftssituationen i Der orienteres om den aktuelle drifts- og personalesituation i boligselskabet. Desuden orienteres der om konklusioner og proces for 360 analyse for Taastrupgaard. 11/24
Der er endvidere indkommet forslag fra Muhammed Mustafa Arabaci, Taastrupgaard, i forhold til en fremtidig driftsorganisering til bestyrelsens drøftelse. Bilag 7: Oplæg om fremtidig driftsorganisering i Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående samt det indkomne forslag og evt. igangsætter en proces for en ny-organisering af Boligselskabet AKB, Taastrup. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og godkendte herefter igangsættelse af proces for en ny-organisering af. Det vedtoges at nedsætte et formandsudvalg, der frem mod efterårets organisationsbestyrelsesmøde udarbejder et oplæg til målsætningsprogram for driftsorganisationen. KAB sekretariatsbetjener formandsudvalget. 10. rammeaftale med Høje-Taastrup Kommune Siden efteråret 2016 har KAB sammen med administrative repræsentanter fra øvrige almene boligorganisationer i kommunen og kredskonsulenten fra 9. kreds i BL Danmarks Almene Boliger, forhandlet med Høje-Taastrup Kommune om at indgå en fælles rammeaftale for anvisning og udlejning af de almene boliger. En fælles rammeaftale er et effektivt, bæredygtigt redskab til at sikre en bred beboersammensætning i de almene boligområder. Aftalen er en samlet aftale mellem Høje-Taastrup Kommune og boligorganisationerne i kommunen jævnfør Almenboliglovens 59 stk. 2 og 60, stk. 1. De individuelle aftaler, som boligorganisationerne indgår med kommune vedrørende de enkelte boligafdelinger, skal holdes inden for de overordnede rammer af denne aftale. Dermed bidrager alle samlet til at sikre opfyldelsens af aftalens mål. Aftalen sikrer en bred beboersammensætning med social og økonomisk sammenhængskraft i de almene boligområder i kommunen gennem samarbejde mellem boligorganisationerne og kommunen. 12/24
Aftalen afbalancerer tre målsætninger: At sikre en varieret og socialt bæredygtig beboersammensætning i de almene boligområder ved at anvende særlige kriterier til ansøgere på boligorganisationernes ventelister, som opfylder de fleksible udlejningskriterier, personer, som enten er i beskæftigelse eller under uddannelse. At kommunen opnår optimal udnyttelse af anvisningsretten, så borgere med et akut boligsocialt behov kan få et tilbud om bolig inden for rimelig tid, samt at kommunen kan understøtte en økonomisk og socialt balanceret udvikling i de almene boligområder. At der fortsat er boliger til rådighed for andre boligsøgende på boligorganisationernes ventelister. De almene boligorganisationer leverer fortsat samlet set 25 pct. af de ledige boliger til boligsocial anvisning, jf. Almenboliglovens 59 stk. 1. Anvisningen til deleboliger og udslusningsboliger er inkluderet i de 25 pct. kommunen får stillet til sin rådighed. Aftalen har til formål at sikre, at afdelinger hvor mere end 35 pct. af beboerne er uden for arbejdsmarkedet ikke får anvisning efter 59, stk. 1, og afdelinger med færre end 35 pct. af beboerne uden for arbejdsmarkedet får en større anvisning efter 59, stk. 1. Anvisning i de enkelte afdelinger efter 59 stk. 1 sker efter nøgletal. Levering af dele- og udslusningsboliger er fordelt på boligorganisationsniveau. Levering aftales direkte mellem den enkelte boligorganisation og kommunen. Det fremgår af almenboligloven at de almene boligorganisationer skal stille hver fjerde ledige bolig i hver afdeling til rådighed for boligsocial anvisning. Boligorganisationerne har og har haft individuelle aftaler med Høje-Taastrup Kommune om anvisning og udlejning. Denne aftale etablerer en fælles overordnet aftale for kommunal anvisning og udlejning for alle boligorganisationerne i Høje-Taastrup Kommune. Det er samtlige boligorganisationer sammen med BL, der har forhandlet aftalen. De enkelte boligorganisationer skal herefter indgå de konkrete aftaler om udlejning inden for de fastsatte rammer. Det er en vigtig pointe, at alle organisationer bidrager til den boligsociale anvisning, ligesom det er vigtigt, at alle tolker reglerne ens. Samtidig er det vigtigt at se på, at det ikke alene handler om at finde en bolig til dem, der ikke kan selv. Almene boliger er og skal vedblive med at være boliger for alle. Målet med aftalen Det overordnede formål med aftalen er at sikre en bred beboersammensætning med social sammenhængskraft. Aftalen skal modvirke, at nogle boligområder får en uhensigtsmæssig koncentration af borgere, som er på overførselsindkomst, samtidig med at kommunen fortsat 13/24
skal kunne løse sine boligsociale forpligtelser. Aftalen er således en solidarisk aftale, hvor de almene boligorganisationer bidrager til bæredygtige løsninger til den danske velfærdsstat, og dermed er sig sit samfundsansvar bevidst. Det er en del af aftalen imellem BL og Høje-Taastrup Kommune, at kommunen er forpligtet til at lave opsøgende og forebyggende arbejde over for de udsatte beboere i almene boligområder. Det omfatter blandt andet forebyggelse af udsættelser, økonomisk rådgivning og bostøtte i hverdagen. For beboere, som har brug for hjælp til at klare dagligdagen, kan kommunens boligrådgivere formidle kontakt til de rette instanser. Det kan fx dreje sig om udsatte børn, psykisk syge eller ældre, som ikke kan klare sig selv. Fakta Boligorganisationerne stiller ifølge aftalen hver fjerde ledige bolig til rådighed for boligsocial anvisning. I 2016 blev 97 boliger stillet til rådighed for boligsocial anvisning, men kun 79 blev benyttet. Det er dermed også et mål med aftalen, at Høje-Taastrup Kommune anvender så mange af de tildelte boliger som muligt. Det betyder nemlig, at så mange som muligt får en bolig, og det sparer tid og penge for alle. Når en borger bliver anvist af kommunen, skal kommunen betale huslejen fra den dag, boligen er ledig, til den er udlejet. Så hvis boligen står tom, fordi kommunen ikke kan finde den rette lejer, skal kommunen betale den manglende husleje. Kommunen garanterer for, at eventuel misligholdelse bliver betalt, når en kommunalt anvist borger flytter. Evaluering Forslaget til rammeaftale udløber den 30. juni 2022. Den evalueres halvvejs, og der skal forhandles en ny ramme for udlejning mellem BL s boligorganisationer og Høje-Taastrup Kommune. Boligorganisationerne skal have boliger til dem, der er opnoteret på deres egne ventelister, og samtidig skal de stille boliger til rådighed for kommunens boligsociale anvisning. Kommunen skal stille ressourcer til rådighed, så de borgere, der anvises, kan fungere i en almen boligafdeling. På baggrund af rammeaftalen skal der indgås en individuel aftale mellem boligselskabet og kommunen om fleksibel udlejning. Bilag 8: Udkast til rammeaftale. Bilag 9: Nyt fokus på udsatte boligområder Bilag 10: Høje-Taastrup Kommunes nøgletal oplistning af boligafdelinger pr. den 1. januar 2018 Bilag 11: Høje-Taastrup Kommunes rammeaftale tillæg til vejledning om deleboliger 14/24
Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender rammeaftalen samt bemyndiger KAB til at forhandle en individuel aftale om fleksibel udlejning for boligselskabet. Organisationsbestyrelsen hilste principielt rammeaftalen velkommen, men påpegede enkelte uhensigtsmæssigheder samt forhold, der ønskes belyst, i det foreliggende. Endelig vedtagelse forventes på næstkommende møde i organisationsbestyrelsen. 11. Vedtægtsændringer organisationsbestyrelsens sammensætning Der er nye afdelinger på vej i boligselskabet, og det vil derfor i nærmeste fremtid være aktuelt at tage hul på en revision af selskabets vedtægter. Administrationen anbefaler, at der klargøres til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til afholdelse i efteråret efter organisationsbestyrelsesmødet i september, hvor nye vedtægter kan godkendes. Der er indkommet forslag fra Muhammed Mustafa Arabaci, Taastrupgaard, i forhold ændring af repræsentation i bestyrelse og repræsentantskab til bestyrelsens drøftelse. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter de forskellige muligheder for repræsentation i organisationsbestyrelsen som led i kommende vedtægtsændringer. Det vedtoges at nedsætte et formandsudvalg, der frem mod efterårets organisationsbestyrelsesmøde udarbejder et oplæg til vedtægtsændringer. KAB sekretariatsbetjener formandsudvalget. 12. udlejningsregler I vedlagte notat gennemgås, hvordan udlejningen af boligorganisationens boliger foregår, hvor boligorganisationen har beslutningskompetence enten alene eller i samarbejde med Høje-Taastrup Kommune. 15/24
Det er organisationsbestyrelsen, der har det overordnede ansvar for, at udlejningsreglerne overholdes. Udlejning af almene boliger er et særdeles lovreguleret område. Reglerne følger af lov om almene boliger, lov om leje af almene boliger samt udlejningsbekendtgørelsen. Udgangspunktet for notatet er ovenstående regler samt tidligere trufne beslutninger. Notatet bliver gennemgået på mødet. Bilag 12: Udlejningsregler i Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter og tager stilling til vedlagte notat om udlejningsregler for. Godkendt. 13. til repræsentantskabet om valg af revisor Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter en indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor. Nuværende revisor er Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Organisationsbestyrelsen indstiller Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab til repræsentantskabet om valg af revisor. 14. EU s persondataforordning og indgåelse af databehandleraftaler Den 25. maj 2018 træder EU s forordning om persondata i kraft. Reglerne sætter fokus på håndtering af persondata og har til formål at yde en stærk databeskyttelsesramme i EU. Boligorganisationerne og KAB opbevarer og håndterer mange typer af persondata, f.eks. oplysninger om helbred og økonomiske forhold, men også cpr.- numre og adresseoplysninger. 16/24
KAB overholder alle regler for håndtering af persondata og hverken deler, sælger eller videreformidler data om beboerne. Formelt set skal der, for at leve op til persondataforordningen, underskrives en databehandleraftale mellem boligorganisationen og KAB inden den 28. maj 2018 (se bilag). Persondataforordningen kræver: - At personoplysninger behandles lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde i forhold til de registrerede personer. - At den registrerede beboer eller medarbejder oplyses om, hvilke oplysninger vi indsamler om vedkommende og hvorfor. - At vi oplyser, hvor længe vi agter at gemme oplysningerne i vores system, og hvem vi deler dem med. - At vi kan dokumentere hvilke personoplysninger vi gemmer hvor, og hvordan disse beskyttes. - At arbejdsrutinerne for behandlingen af persondata er beskrevet, og at medarbejderne kender retningslinjerne. Generelt betyder forordningen, at kun personer der har brug for de enkelte oplysninger må se dem, og oplysningerne må kun bruges til det, vi har oplyst. Datatilsynet vil fra den 25. maj 2018 kunne udstede administrative bøder på op til 4 % af en virksomheds årlige omsætning. Forventningen er, at Datatilsynet kun vil gøre brug af de højeste bøder i de groveste tilfælde, hvor der helt tydeligt er udvist grov uagtsomhed med persondata, implementering og kontrol. KAB har vedvarende fokus på beboernes datasikkerhed, og vi vil fremover løbende præcisere og beskrive beboernes datasikkerhed i forbindelse med konkrete dataindsamlinger. Forordningen betyder blandt andet, at der i KAB bliver en mere restriktiv adgang til beboernes informationer, datastrømmene i KAB bliver gennemgået og medarbejderne bliver undervist i, hvordan de skal forholde sig til persondataforordningen. Bilag 13: Databehandleraftale - KAB Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender databehandleraftalen mellem boligorganisationen og KAB. 17/24
Organisationsbestyrelsen godkendte databehandleraftalen, som herefter blev underskrevet af formandsskabet. SAGER TIL ORIENTERING 15. Forvaltningsrevision 2017 Punktet udsættes til organisationsbestyrelsesmødet den 18. september 2018, da skabelonen til brug for forvaltningsrevisionen ikke er klar. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at forvaltningsrevision er udskudt til efterårets møde. Taget til efterretning. 16. Styringsdialog og kommunal godkendelse af årsregnskab 2017 I Høje-Taastrup Kommune er det blevet besluttet, at der ikke skal afholdes årlige styringsdialogmøder mellem boligorganisationen og kommunen. I stedet afholdes der boligpolitiske konferencer hvert andet år med varierende tema, og hvert andet år afholdes der styringsdialogmøder. Generelt er samarbejdet med Høje-Taastrup Kommune tæt og konstruktivt. Årets møde blev holdt den 15. november 2017 på rådhuset. Fra organisationsbestyrelsen deltog næstformand Bent Høgh Hansen. Fra KAB deltog kundechef Claus Bjørton, ejendomsleder Lars Mann Pedersen, ejendomsleder Michael Riis Nyrand, driftschef Jan Ole Madsen og konsulent Gry Abrahamsen. Referat fra dialogmødet er vedlagt. Bilag 14: Referat fra styringsdialogmøde 15. november 2017 18/24
Bilag 15: Styringsrapport for, 2017 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 17. Kundetilfredshedsmåling 2017 Årets kundetilfredshedsmåling er vedlagt som bilag. Bilag 16: Kundetilfredshedsmåling 2017 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter resultatet og tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 18. Afdeling 19-2, Blåkildegård brand i lejemål Natten mellem mandag den 7. og tirsdag den 8. maj 2018 udbrød der brand i et af afdelingens rækkehuse. Årsagen var formentlig en frituregryde der antændte køkkenet. Familien der består af to voksne, to børn og en hund, blev alle reddet ud af rækkehuset uden at være kommet til skade. Lejemålet er totalt udbrændt, og skal igennem en større renovering, før det igen kan bebos. Der har været taksator på sagen fra tirsdag eftermiddag den 8. maj 2018, og der er igangsat de fornødne initiativer for at få ryddet og renoveret lejemålet. Det forventes, at der vil gå seks til syv måneder før lejeren igen kan flytte ind i lejemålet. 19/24
Der har været mindre røg og sodskader på de lejemål der støder op til boligen, og de pågældendes forsikringsselskaber har været hurtigt på sagen. Lejeren af lejemålet, der brændte, var ikke forsikret, og har derfor ikke et forsikringsselskab der kan hjælpe med genhusning. Lejeren er derfor blevet henvist til Høje-Taastrup Kommune med henblik på at få hjælp, da de kun har fået reddet nogle få ejendele ud af lejemålet. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 19. Afdeling 19-3, Taastrupgaard brand i dagtilbud Taastruphøj Daginstitutionen Taastruphøj nedbrændte ved en forsætlig påsat brand i slutningen af januar. Afdelingsbestyrelsen og administrationen har siden sammen med rådgiver Willis søgt en aftale med Gjensidige Forsikring om erstatning. Kundechefen vil på mødet orientere om den indgåede aftale og drøftelserne med afdelingsbestyrelsen i Taastrupgaard om arealets fremtid. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 20. Afdeling 1903, Taastrupgaard Realdania projekt med mere status I forbindelse med Høje-Taastrup kommunes særlige fokus på udsatte boligområder har der de sidste par år været et 17 stk. 4 udvalg med deltagelse af kommunalpolitikerne, samt repræsentanter fra afdelingsbestyrelserne i kommunens tre udsatte boligområder og administrationen fra de tre boligorganisationer. Udvalget har til formål at sikre fælles forståelse af kommunens strategier vedrørende deres særlige fokus på områderne. 20/24
I tilknytning til den øgede fokus på de udsatte boligområder blev der igangsat et samarbejde med Real Dania i forbindelse med deres kampagne By i balance, der har til formål at få en langsigtet, ambitiøs og helhedsorienteret retning på en permanent social, funktionel og mental transformation af de udsatte boligområder i Høje-Taastrup Kommune, som samtidig trækker på regionale udviklingstendenser og igangværende planer og idéer i en samlet udvikling af kommunen frem mod 2040. Real Dania projektet munder ud i en strategisk masterplan for Høje-Taastrups tre udsatte boligområder Taastrupgaard, Gadehavegård og Charlotteager, og er i den afsluttende fase med aflevering i 17 stk. 4 udvalget i juni. Den strategiske masterplan udformes af urbanist Niels Bjørn med et stærkt rådgiverteam bestående af arkitekter, sociologer, byrumsplanlæggere mm. Udkastet til den strategiske masterplan viser nogle hovedpunkter, der kan være med til at udvikle Taastrup til en mere sammenhængende bydel, med kobling til Taastrup by. Visionen for Taastrupgaard er at den i 2040 er blevet en naturlig del af et naturskønt og livligt bykvarter, kendetegnet ved en række stærke kulturinstitutioner, attraktive nye ejerboliger og en succesfuld omdannelse af det almene byområde. Et bylivsstrøg skal samle kulturstederne med fx spise- og kaffesteder og give basis for et oplevelsesrigt byliv, der også trækker på mosens naturkvaliteter. Udkastet fra Niels Bjørn om Taastrupgaard er vedlagt i sin fulde længde som bilag. Høje Taastrup kommunes planer for Selsmose-området I tilknytning til Team Niels Bjørns arbejde med den strategiske masterplan for Høje Taastrups udsatte boligområder valgte kommunen samtidig at bede teamet om at udforme en plan for området ved Selsmosen, skolens områder og koblingen til Taastrupgaard. Planen indeholder rigtig mange gode tiltag i området omkring Taastrupgaard, der både er realiserbare og vil bidrage til et kæmpeløft og udvikling for Taastrupgaard bydelen. Nogle af de tiltag der fremlægges på Taastrupgaards matrikel er ikke umiddelbart realiserbare, men forpligter heller ikke Taastrupgaard eller. Et af hovedgrebene er at koble Taastrupgaard, Taastrup by og Selsmose-området ved at etablere en ny bilvej, der trækker biler ned til det nye boligområde oppe fra stationen ved hjørnet ned langs skolestien og Taastruphave. Udkastet til planen for Selsmose-området er vedlagt i sin fulde længde som bilag. Bilag 17: Høje-Taastrup udviklingsplan Kapitel 3 21/24
Bilag 18: Selsmosekvarteret helhedsplan foreløbig udgave af 5. marts 2018 Det indstilles, at Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 21. Afdeling 19-6, Egeskovvænge Status Byggeriet af Egeskovvænge er godt i gang. Første spadestik blev taget den 2. februar 2018. Der forventes løbende indflytning fra ultimo 2018. Opskrivningen for de interesserede er påbegyndt på KAB s hjemmeside (https://www.kabbolig.dk/boligsoegende/boliger-paa-vej/egeskovvaenge). KAB planlægger infomøde (18. juni) og åbent hus (21. juni). Der sættes en annonce i Taastrup Avisen, og der er lavet en flyer rettet mod potentielt interesserede. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 22. Forsikringsstatistik fra Willis 2014-2017 Forsikringssager behandles i KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der har kontakten til forsikringsselskabet. I kan i den 4-årige forsikringsstatistik for jeres boligorganisation se boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. 22/24
Statistikken kan bruges både til at give jer et overblik og som et redskab til at forebygge nye skader. Statistikken er vedlagt som bilag. Bilag 19: Forsikringsstatistik for boligorganisationen 2014-2017 Bilag 20: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet 2014-2017 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 23. Eventuelt Ole Søndergaard udtrykte ønske om, at der afholdes formandsmøde hver 3. måned. 24. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 23/24
25. Næste møde Der blev på organisationsbestyrelsesmødet aftalt, at næste møde er tirsdag den 18. september 2018 kl. 17.00 i Blåkildegårds selskabslokaler, Femkanten J1, Taastrup. 24/24