Repræsentantskabsmøde i AA d.12.-13. juni 2009 Mødet blev afholdt på Klarskovgaard i Korsør. Til stede: AA Bornholm: Gudbjørg Zakariasdottir AA København: Anders Bak, Ann Christiansen, Jesper Dahl, Andreas Lauesen, Martin Paludan Keiding, Louise Steffensen, Sophus Søbye (leder), Sallie Vangsøe AA Nordjylland: Trine Kammer, Kristian Lange, Eva Møller Sørensen (leder), Nicolai Steinø AA Sydjylland: Christian Hylgaard, Nicola Jerosch, Anette Kold Kristiansen, Signe Rosenfeldt, AA Vestjylland: Carsten Maegaard AA Østifterne: Lone Backs, Claus Boelsmand (leder), Knud Erik Holst Olsen, Anders Hulgaard, Rikke Cora Larsen, Kirsten Sander AA Østjylland: Nina Walsh Holmboe, Julie Krogsgaard, Gustav Lohm, Bente Melgaard (leder), Dorte Sibast, Hans Jørgen Vesthardt, Rie Øhlenschlæger Øvrige medlemmer af repræsentantskabet: Sara Asmussen, Søren Bøgh, Mette Carstad, Bo W. Frederiksen, Poul Jorsal, Rikke Krogh, Bo Boje Larsen, Vibeke Lydolph Lindblad, Dan Ljungar, Irene Alma Lønne, Merete Ahnfeldt-Mollerup, Natalie Mossin, Peder Baltzer Nielsen, Søren Rasmussen, Lisbet Snoager Sloth, Lars Juel Thiis, Peter Toftsø, Ebbe Wæhrens, Udvalgsledere: Gregers Sten Gregersen (Optagelses- og kvalifikationsnævnet), Lars Krogh (Retsudvalget), Jørgen Raaschou-Nielsen (Understøttelsesfonden) AAs sekretariat: Annette Blegvad (vicedirektør), Henrik Dreiager (økonomichef), Else Marie Mandøe (direktionssekretær), Jane Sandberg (direktør), Cæcilie Skovmand (kommunikationsmedarbejder) Afbud: Therese Agerkilde, Charlotte Algreen, Marcus Berenthz, Johnn Christensen, Tyge Dahl, Bjarke Danvig, Pernille Faber, Aksel Fyhn, Robert Hansen, Charlotte Hyldahl, Poul Høilund, Thina Wallin Jensen, Sarah Müllertz, Anette Poulsen, Henrik Stjernholm, Torben Wissing 1
1. Valg af ordfører Repræsentantskabet valgte Lars Juel Thiis 1.a. Mødet åbnes af repræsentantskabets ordfører Lars Juel Thiis Ordføreren åbnede mødet og konstaterede, at mødet var indvarslet i overensstemmelse med foreningens love og at forsamlingen derfor var beslutningsdygtig. Ordføreren oplæste navnene på medlemmer, der var døde siden sidste repræsentantskabsmøde i maj 2008. Repræsentantskabet mindedes dem med ét minuts stilhed. De tilstedeværende præsenterede herefter sig selv. Ændring af dagsorden efter forslag fra Merete Ahnfeldt-Mollerup m.fl.: Det vedtages, at der skal vælges medlemmer til bestyrelsen efter indkomne forslag og, at regnskab og budget rykkes frem til efter bestyrelsesvalg. 2. Godkendelse af referater fra repræsentantskabsmøde d. 30. maj samt ekstraordinære repræsentantskabsmøder d. 27. august og d. 7. november 2008 Der var ikke indkommet bemærkninger til referatet, men der blev stillet supplerende spørgsmål til referat fra møde 27. august 08 vedrørende samarbejdsudvalget. Irene Lønne (IL) svarede på bestyrelsens vegne, at udvalget blev nedsat og resultatet af deres arbejde blev præsenteret på møde den 7. November 08. Herefter nedsattes på repræsentantskabets beslutning et medieudvalg. Det blev påpeget, at det er var uheldigt med så sene referater. Det blev vedtaget at referat fra igangværende møde udsendes inden 1 måned til digital kommentering.. Mette Carstad (MC) påpegede i referatet fra 27. august, at det ikke var Arkitektforbundet, der opsagde aftale med AA om samarbejde om Arkitekten, men omvendt. Alle tre referater blev herefter godkendt. 3. Beretninger 3.a. Bestyrelsens beretning for 2008 Formand Rikke Krogh bød velkommen og aflagde beretning. Formanden tog udgangspunkt i foreningens strategi MAAen i centrum, og påpegede, at AA står over for nye udfordringer med samfundskrise, lavkonjunktur og miljø. Arbejdet med at gøre AAs procedurer mere transparente 2
blev belyst ved gennemgang af AAs 4 politikområder og ved gennemgang af arbejdsprocessen med hurtigtarbejdende task forces i stedet for faste udvalg. AA har i det forgangne år været meget synlig i pressen. Bogen Arkitektur der forandrer, har skabt debat. Også fælles indsats med IDA med opfordring til politikere om at løfte anlægsloftet var en succes. AA Kompetencer har haft en gennemførelsesprocent af kurser på næsten 100 %. Pilotprojektkurset Ledelse af Kreative Videns Virksomheder, udviklet i samarbejde med Danske Ark var en succes. Professionaliseringsplatformen er under stadig udvikling og skal nu formidles til medlemmerne. AA konkurrencer har travlt, og der er ansat endnu en konkurrencerådgiver. Det første fagdommerkursus har fundet sted, og der er udarbejdet en række kriterier for, hvordan man kan blive fagdommer, der sammen med de forskellige 16 konkurrenceformer er lagt på webben. Der har været høj aktivitet i lokalafdelingerne. En af de store kommende udfordringer er at få afklaret alle detaljer og aftaler i forbindelse med Arkitekten. Der blev stillet spørgsmål til hvorvidt det er korrekt, at AA i dag har 16 gennemafprøvede konkurrenceformer enten i AA eller andre steder. Torben Hjortsø (TH) svarede, at der findes 16 kendte konkurrenceformer, som alle har været afprøvet, men nogle kun en enkelt gang, fordi efterspørgslen ikke har været der. Det blev stillet uddybende spørgsmål vedrørende formandens task force og RK svarede, at resultatet faktisk var, at AA allerede har langt de fleste af de efterspurgte medlemsfordele, men havde ikke formået at udbrede kendskabet dertil, hvorfor der nu arbejdes på målrettet kommunikation til studerende og nyuddannede. Fx er AAs bachelorlegat et tiltag for at øge AAs synlighed blandt de studerende. Bestyrelsens beretning blev godkendt. 3.b. Godkendelse af skriftlige beretninger fra udvalg og institutioner under AA Retsudvalgets beretning blev godkendt Kvalifikations- og Optagelsesnævnets beretning blev godkendt Understøttelsesfondens beretning blev godkendt Arkitekternes Pensionskasses beretning blev godkendt 4. Godkendelse af bestyrelsens indstilling om AAs fremtidige kommunikation Bo Boje Larsen (BBL) fremlagde bestyrelsens indstilling, som er udarbejdet på basis af medieudvalgets indstilling, og strategisk hviler på tre ben: web, trykt kommunikation og de fysiske møder som AA enten arrangerer selv eller laver sammen med andre. (Bilag: matrix) BBL trak forslagets økonomiindstilling ud af fremsendte forslag, da punktet rettelig hører under budget. 3
Mht. til det trykte medie, lyder indstillingen, at der ønskes ét fælles blad for branchen, som skal være af høj faglig standard. Bladet skal registreres som forskningsmagasin og udkomme med frekvens på 6-10 gange om året. Afsenderen skal være faget, dvs. at jo flere samarbejdspartere som vil være med jo bedre. Bladet skal være renset for organisationspolitik, som i stedet placeres på de respektive foreningers web. Det indstilles desuden, at der skal være internationale samarbejder om udveksling af artikler mm. Det indstilles, at bladet skal hedde Arkitekten, og indstillingen henstiller. at bladet udkommer på Arkitektens Forlag såfremt fornuftige betingelser opnås. BBL foreslog at stilleren af modforslag (7.2) til medieudvalgets indstilling trak deres forslag. Merete Ahnfeldt-Mollerup (MAM) afviste forslaget. Der blev spurgt til hvilke organisationer der er taget kontakt til. BBL svarede, at der var positive tilkendegivelser fra Arkitektforbundet, Danske Ark og interesse fra Danske Landskabsarkitekter, Danske Designere og Byplanlaboratoriet, men at bestyrelsen havde brug for repræsentantskabets godkendelse af den økonomiske side af indstillingen inden der kan forhandles mere konkret. Baggrunden for bestyrelsens indstilling til økonomi baserer sig på det budget, som Arkitektens Forlags direktør på et møde har præsenteret for medieudvalget. Der var mange tilkendegivelser fra repræsentantskabet om, at der ønskes ét samlet blad, og at det var et godt oplæg til videre forhandling. Ordfører gav herefter ordet til forslagsstillere af forslag 7.2. Merete Ahnfeldt-Mollerup (MAM) præsenterede som udgangspunkt Arkitektens Forlags økonomiske situation, som er yderst kritisk. Forlagets revisor kræver en garanti her og nu som dokumenterer AAs vilje til samarbejde med Forlaget. MAM fremlagde forslag 7.2.s økonomi, som betinger, at AA betaler 3,4 mill. incl. moms for Arkitekten i 3 år. Baggrunden for beløbets størrelse var, at det var det beløb der manglede, for at budgettet hang sammen. MAM fremhævede, at Dreyers Fond har givet tilsagn om støtte til et uvildigt blad for standen på 1 mill. kr. om året de kommende tre år, men at støtten er betinget af, at budgettet for bladet skal være bæredygtigt. MAM afgav argumentation, hvor der blev omdelt fortrolig mailkorrespondance, og hvor både direktion og bestyrelse i AA blev miskrediteret for manglende samarbejdsvilje. MAM argumenterede for, at et fælles blad skal udkomme 12 gange om året og suppleres med 6 numre af Arkitektur.dk. Flere medlemmer af repræsentantskabet gav udtryk for, at de ikke var interesseret i denne model, men udelukkende ønskede, at modtage Arkitekten som en del af medlemskab af AA. Formanden bad flere gange under MAMs indlæg om, at tonen blev holdt sober. Formanden gjorde klart, at processen har været langsommelig, men i demokratiets navn. Det har været afgørende for bestyrelsen, at være inkluderende og høre medlemmerne således at denne væsentlige beslutning blev truffet på et så bredt grundlag som muligt. Ordføreren bad flere gange om, at repræsentantskabet så frem og brugte tiden på at diskutere en fremadrettet løsning. 4
Forslag 7.2. blev trukket. Repræsentantskabet gav klart udtryk for en vilje til at redde Arkitektens Forlag ud af den akutte situation ved at forpligte sig til at indkalde til hasteforhandlinger med inddragelse af uvildig forhandler med de potentielle samarbejdsorganisationer og at yde en underskudsgaranti på max. 750.000 kr. incl. moms under forhandlingsforløbet. Bestyrelsens indstilling til AAs fremtidige kommunikationsstrategi, eksklusiv økonomi blev vedtaget enstemmigt. 7.3. Forslag til ændring af vedtægter 7.3.a. Forslag om optagelse af ekstra medlemmer for et år i lokalledelserne med ret til at deltage i og tale ved repræsentantskabsmøderne stillet af AA København ved Andreas Lauesen 7.3.b. Forslag om selvsupplering af lokalledelserne stillet af AA Østjylland ved Bente Melgaard Det blev besluttet at behandle de to indkomne forslag under ét punkt. Forslaget til ændring af vedtægter, 7.3a blev nedstemt Forslaget til tilføjelse til vedtægter, 7.3b blev nedstemt 7.4. Forslag til arbejdet med AAs registreringsordning Ordføreren gav ordet til Bente Melgaard (BM), som motiverede forslaget med udgangspunkt i, at AAØstjylland ikke føler sig godt nok informeret om ordningens status og dens økonomiske konsekvenser. Irene Lønne (IL) svarede på vegne af bestyrelsen, at status blev afgivet i formandens beretning og gennemgik herefter budget for de årlige udgifter for den direkte drift af ordningen som er 20 timers studenterløn og 5 timers projektlederløn om måneden samt en årlig udgift på i alt 80.000 kr. til licens til CV skabelon. Udgifter til udvikling af certificeringsordninger, karriereudvikling etc. ligger i andre budgetter. Da forslaget havde karakter af et spørgsmål snarere end et forslag blev der ikke stemt. 7.5. Forslag vedr. faste udvalg 7.5.a. Forslag om, at AA fortsat markerer sig i forhold til miljøpolitiske spørgsmål Ordfører gav ordet til Rie Øhlenschlæger (RØ), som motiverede forslaget med udgangspunkt i en utilfredshed med, at miljøudvalget nu er nedlagt. Der ønskes en sikring for, at der fortsat arbejdes 5
med miljø i sekretariatet, og derfor foreslås det, at der allokeres midler til ansættelse af en arkitektfaglig miljømedarbejder på ½ tid. Repræsentantskabet tilslutter sig forslaget. 7.5.b. Forslag om, at der nedsættes et fast udvalg vedr. arkitektkonkurrencer Ordfører gav ordet til Dan Ljungar (DL), som motiverede sit forslag med udgangspunkt i et ønske om kvalitetssikring af AA Konkurrencers arbejde. Udvalget skal endvidere være garant for fagdommerinstitutionen. Torben Hjortsø (TH) svarede på bestyrelsens vegne, at årsagen til at de faste udvalg blev nedlagt var et ønske om at skabe dynamik. Dette ønske er nu imødekommet. TH henledte opmærksomheden på, at det på repræsentantskabsmøde 07 blev besluttet, at der skulle arbejdes mere med forskellige konkurrenceformer, vækstlaget og fagdommerinstitutionen. Det er sket med indførelse af wild card ordningen, og nye procedurer for fagdommerudpegning og det nyetablerede kursus for fagdommere. I dag er det bestyrelsen som godkender fagdommere, men alle medlemmer kan søge om at blive fagdommer. Bestyrelsen har endvidere vedtaget en forretningsplan for AA konkurrencer, men det tages ad notam, at der ønskes mere information. Forslaget blev nedstemt. 6. Valg Valg til bestyrelsen Formanden motiverede bestyrelsens kandidater med udgangspunkt i et ønske om at sammensætte en så bred bestyrelse som muligt ud fra geografi, alder, køn, uddannelsessted, ansættelsesform og erfaring. Alle kandidater motiverede herefter deres kandidaturer. Stemmefordelingen blev: Andreas Lykke-Olesen 37 (nyvalgt 2009 2013) Peder Baltzer Nielsen 37 (nyvalgt 2009 2013) Eva Møller Sørensen 32 (genvalgt 2009 2013) Bente Melgaard 31 (nyvalgt 2009 2013) Martin Paludan Keiding 24 (nyvalgt 2009 2011) Vibeke Lydolph Lindblad 22 Sara Asmussen 15 6
Søren Bøgh 15 Dan Ljungar 13 Da Susanne Eben Ditlevsen har valgt at udtræde af bestyrelsen midt i sin valgperiode er Martin Paludan Keiding valgt for resten af hendes valgperiode, og dermed for 2 år mod de andres 4 år. Valg til optagelses- og kvalifikationsnævnet Klaus Toustrup (genvalgt 2009 2012) Pernille Poulsen (genvalgt 2009 2012) Retsudvalget Christian Gerlach (genvalgt 2009 2012) Hanne Alrø (genvalgt 2009 2012) Lars Krogh (genvalgt 2009 2012) Poul Jorsal (formand) (genvalgt 2009 2013) Voldgiftsretten, liste I Gert Ingemann (genvalgt 2009 2013) Henrik Venndt (genvalgt 2009 2013) Jesper Sottrup-Jensen (genvalgt 2009 2013) Understøttelsesfondet Aksel Vestergaard (genvalgt 2009 2012) Per Svensson (genvalgt 2009 2012) 5. Godkendelse af årsregnskab 2008 samt budget for 2010/11 Gennemgang af regnskab (2008) og budget og estimat (2010/11) ved Bo Boje Larsen (BBL). 7
BBL pointerede, at budgettet for 2010 bærer præg af krisen, og AA sandsynligvis vil komme til at mærke nedgang i kontingentindkomster pga. kontingentreduktionen. En arbejdsløshed på godt 12,5-15% må forventes. En af de helt store udfordringer i den nærmeste fremtid bliver, at få så mange studerende som muligt til at melde sig ind i foreningen. Denne opgave vil sekretariatet kaste sig over med det samme. Merete Anhfeldt-Mollerup (MAM) efterspurgte en uddybning af forskellen mellem foreningspolitiske omkostninger og policy som udgiftspost i regnskabet. Jane Sandberg (JS) blev bedt om at give en gennemgang af sekretariatets ansatte deres arbejdsområder og funktioner. Rie Øhlenschlæger (RØ) efterspurgte en uddybning af, hvorledes der arbejdes med bæredygtighed i sekretariatet, og foreslog, at der ansættes en arkitektuddannet miljømedarbejder på halv tid i sekretariatet. Carsten Maegaard (CM) foreslog, at afskaffe julekortet og lægge årsberetningen på internettet frem for at bruge penge på produktion og porto. Rikke Krogh (RK) svarede at julekortet allerede er afskaffet. Repræsentantskabet vedtog, at der ansættes en arkitekt på halv tid til miljøområdet. Repræsentantskabet vedtog, at afskaffe julekort og trykt årsberetning. Efter meget lang debat besluttede repræsentantskabet at bemyndige bestyrelsen til at ompostere i det vedtagne budget for 2010 samt sættes kontingent op med op til 120 kr. pr. medlem pr år (undtaget studentermedlemmer) såfremt AAs betaling for Arkitekten bliver mere end 2,75 mil. kr. Budgettet blev vedtaget. Et ønske om større transparens i de enkelte budgetposter blev taget ad notam 8. Eventuelt Der blev stillet spørgsmål til, om der kan søges om flere penge til lokalafdelingerne. Jane Sandberg (JS) bekræftede, at det var muligt inden for den samlede pulje til lokalafdelingerne da ikke alle lokalafdelinger bruger hele det tildelte beløb. Det blev foreslået, at afrapporteringen fra lokalafdelingerne blev standardiseret, så den samme slags oplysninger blev givet. Sekretariatet udarbejder en skabelon. 9. Fastsættelse af tid og sted for repræsentantskabets årsmøde 2010 8
Det besluttes, at næste års repræsentantskabsmøde skal finde sted hvis det er muligt på Klarskovgaard d. 11.-12. juni 2010. Efter mødet fulgte en visionsworkshop under ledelse af Institut for Fremtidsforskning, hvor repræsentantskabets medlemmer arbejdede med mulige politikområder for foreningen de kommende år. Slides fra Institut for Fremtidsforsknings oplæg er vedhæftet dette referat som bilag. Referent: Annette Blegvad, Jane Sandberg, Cæcilie Skovmand 9