Referat Generalforsamlingen Dato/tid: Søndag den 17/11 2002 Sted: Hellerup Kajakklub Referent: Karin Christensen (Søs) Formanden bød velkommen. A. Valg af Dirigent. Christian blev valgt som Dirigent. Christian: konstateret at Generalforsamlingen er lovligt indkaldt. Stemmeret kun for de aktive. B. Formandens beretning, og udvalgenes beretninger. Johnny: Formanden fremlagde sin beretning, og fremførte endnu en gang om det gode år, med gode roture og hyggelige afterne i klubben. Vi satser på at vores bådpark ikke bliver over 10 år gamle, vi har indkøbt 9 nye både i år, der er købt nogle både til langture, så kom og brug dem. Der er kommet nyt låsesystem, monteringen blev startet i mandags og var færdig i onsdags, vi startede desværre med hærværk på kortholderen ude ved hoveddøren, og en stjålet boremaskine fra bestyrelsesrummet, en meget kedeligt start. Der har været problemer med vores økonomistyring, om hvordan de forskellige poster er blevet bogført, og vi har haft svære kommunikation i forhold til vores økonomi. Så det er derfor at resten af bestyrelsen står på valg og i dag handler det om at vi får diskuteret tingene ordentligt igennem, og dette ikke skal ende udi personforføgelse. Aase: Aase undskyldte at Carsten I. ikke var nævnt på beretningen for ungdomsudvalget. Ingen kommentar fra Idrætudvalget. Christian: Beretningerne er fremlagt og vedtaget. C. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse, herunder barregnskabet. Frank: synes også at det har været svært at kommunikere, og at det til sidst foregik skriftligt. Frank gennemgik regnskabet, omkring de forskellige poster. Valdemar: Undre sig over at instruktion på 30.00 kr., da regnskabet ryger til kommunen, og hvor står de 30.000 kr. Frank: De står under tilskud og sponsorer. Gethe: Der mangler en underskrift fra formanden på regnskabet. Johnny: Nej der er ingen underskrift, da regnskabet kom sent. Gethe: Hvad administrationsomkostningerne blandt andet indeholder. Frank: Der er blandt andet nye amature i baderummene, og udsugningen der er lavet. Ralf: En udgift på 16.000 kr. i ungdomsafdelingen. Frank: Revisionen har gennemgået, og der er også brugt på andre ting. Ralf: Jeg har også set udkastet, men bordtennisbord er flyttet. Revisionen: Der er ompostere en del under revisionen. Ralf: Med stor utilfredshed, kan jeg ikke følge mit forbrug i løbet af året. Vi fik først et regnskab efter 3 eller 4 gang, og det har været svært at følge med.
Jørgen: Fik et udtræk på 19.000kr. poster var regel kun på ca. 8.000 kr. har på baggrund af dette holdt tilbage på bådreperationerne. Frank: Har altid afholdt mange andre ting på den post. Hakon: Fastslå at der hver måned fastlægges en orientering om regnskabet, så man hele tiden, kan følge med i hvor vi står, og et krav om at kunne se hvor meget der er brug. Ole: Enig med Håkon, Frank: der har været et udkast hver måned. Johnny: Det handler også om, at der er mange ting der ikke er blevet betalt til tiden, og at det også var sådant sidste år. Revisionen: Regnskabet er meget stort, og det er som en mindre virksomhed, det kræver noget disciplin, også fra bestyrelsen, når der gøres udlæg i Baren. Kasper: Der er for 21.000 kr. udlæg, det har været utroligt svært, at se hvor de forskellig udlæg kommer fra og hvad de lige handler om. Det må tages op til overvejelse, at lave det anderledes til næste år. Revisionen: Der har været rigtig sjuk, når udlæggene ikke skrive rigtigt. Gethe: Har formanden tænkt sig at skrive under på regnskabet, det er vigtigt. Johnny: Ja. Valdemar: når man kommer med en regning for man at vide, at man kan gøre udlæg i Baren. Revisionen: Det skal skrives under og hvad det går til. Ralf: Det har været svært at få penge fra Kasseren, derfor er der til tider gjort store udlæg i Baren. Kasper: Der er mellemregninger, der giver ekstra tid på regnskabet, og det skaber svind også. Der står sommetider på 500 kr. og de kommer først senere i med regngskab. Johnny: Bestyrelses har drøftet at der ikke skal kunne tages penge i Baren af menige medlemmer, men at bestyrelsen har en kasse, hvor folk kan få penge når de har haft en klubudgift. Kunne samtidig godt lide at vide, hvor de inversteringsbeviser er kommer fra. Frank: Det er på obligationer, det er ikke risiko investering. Revisionen: Frank har valgt at placere pengene, sikkerhedsmæssigt skulle de være gode nok. Nina: Hvis man nu kun har udlæg på 20 til 30 kr., kunne man så ikke lave et A 4 ark og vedhæftet regningen på. Johnny: Har tanker om at lave en separat kasse. Valdemar: Nye medlemmer betaler kontingent, kasseren fik ikke ført dem ind, så man måtte spørge de nye om de nu havde betalt for medlemsskabet. Christian: Gælden til Dansk Idrætsforening, skulle den ikke bringes ned. Frank: Jo, det var også af min opfattelse, men ikke enighed i bestyrelsen. Jens: Slut nu denne diskussion, og lad det være op til den nye bestyrelse. Christian: Den nye bestyrelses kan tage ved lære af dette og rette op på det. Kasper: Barregnskabet blev gennemgået, svindet er bragt ned, der er et overskud på 30.000 kr. Der er et svind på 2500 kr. hvor der var gamle øl og vand der måtte kasseres, så reelt er det 1500 kr. og svindet er på indholdet og ikke på panten. Takker for året, og kommer gerne sammen med Christian og laver Drinks i Baren. Regnskabet og Barregnskabet godkendt. Indkommende foreslag: Tanker fra Visionsudvalget. Klubbens udfordringer: Tungt bestyrelsesarbejde, manglende deltagelse i udvalgsarbejde, medlemmernes svigtende medansvar. Handling: Generalforsamling 2002, se på udfordringerne, se på organisationsstrukturen.
Løsninger: kompetence skal flyttes fra bestyrelsen, reduktion af antal medlemmer i bestyrelsen, udvalgene skal være drivkræfterne, de skal styrkes, KOMPETENCE SKABER MOTIVATION. Konkret løsning: Bestyrelsen: 4 mand/ kvinder som fungere som forretningsudvalg, udføre visionære tanker på klubbens vegne, Sikre eksterne interesser. 9-? udvalg: Udbygning af udvalgskoncceptet, interessecentre, eget budget. Bestyrelsen: Formand, Næstformand, Kasserer, Sekretær. Udvalg traditionelle: Instruktionsudvalg, ungdomsudvalg, materialeudvalg, klubhusudvalg, festudvalg. Udvalg de nye: Breddeudvalg, kapronigsudvalg, vinterudvalg, informationsudvalg. Konceptet: motivationsskabende, mere indflydelse fra det enkelte medlem, udvalgsmøder, stormøder hvert kvartal, tradition nytænkning, mere information til medlemmerne, bederne grundlag for foretagsomhed på flere niveauer. Stormøder: Den første onsdag i Januar, april, juli og oktober. Hvordan kommer vi videre..???????? Generalforsamlingsdebat, 2 medlemsmøder gennem vinteren, Ekstraordinær generalforsamling ultimo februar. Debat: spørgsmål og kommentarer til Visionsudvalget, hvor skal vi hen. Se i øvrigt opslaget i Klubben. Valdemar: En stor mundfuld og meget på en gang, hvis der kun er 4 bestyrelsesmedlemmer, er det svært at blive enig. Nina: Rigtig godt oplæg, lave en tidsbegrænsning, så vi ikke kommer til at diskuteret oplægget for længe. Lars S: Nu har medlemmerne også mulighed for at lave de små ting de har lyst til. Lone: Enig med Nina, vil gerne have et oplæg til pagajen. Espern: Godt med nogle visioner, og Per Spejder arbejder med det, måske man kunne få nogle råd af ham. Øger risikoen ved at lave en lille bestyrelse, for der kan blive nogle bonkammerater, det kunne give problemer. Jens: Godt oplæg, og få det lagt på Hjemmeside, og få en debat i gang. Marc: Vil hellere holde nogle stormøder og få en livlig debat omkring det. Men det kunne godt komme på Hjemmesiden. Christian: Det kan være svært med en lille bestyrelse, det giver et større ansvar. Og visse udvalg ikke køre hvem har så ansvaret. Henrik: Så må det kører på vågeblus, hvis udvalgene ikke kører, et godt koncept, også med udvalget, og en god ide med en pose penge til udvalgene. Ole: Generalforsamlingen er klubben, udvalgene skal komme med et koncept og her fra så kan man arbejder videre. Kommer der ikke udvalg så er det bare ærgerligt, det handler om at lægge ansvaret ud til de menig medlemmer. Jørgen: Kunne man ikke flytte den ekstra ordinær generalforsamling tættere på, hvis man ikke kan acceptere de udvalg, der kommer, kan man bare springe fra. Gethe: Det kunne måske også blive for mange små klubber i klubben. Valdemar: Hvad med os der ikke har tilgang til hjemmesiden. Hakon: Problem at reducere bestyrelsen til 4, hvem påtager så ansvaret ved frafald, fordel ved større bestyrelsen at flere arbejder med opgaverne. Lars S: Den lille bestyrelse skal tale med de små udvalg, så der bliver en sammenhæng, ellers kan det jo ikke fungere. Eiliv: Godt at debattere noget nyt, godt at få det ud på hjemmesiden og i pagajen, det er godt at medlemmerne, at de kan melde sig til de forskellige udvalg.
Christian H: det er svært nogle gange at få besat udvalgene, så det er godt med en debat i klubben. Lars H: Vi har en traditionsliste, som er et godt redskab at arbejde ud fra. Hvordan forholder klubben sig til de 9 udvalg, har talt meget om i bestyrelsen om at lave en Hvidbog, som et godt redskab og opslagsbog, så de nye i udvalgene kan se hvordan tingene fungerer. Så de ikke skal bruge så meget energi på at finde og spørge om tingene. Jørgen: Matrialeudvalget sidder på nuværende tidspunkt, og ved at rykke ud fra bestyrelsen, kunne det godt se ud som om at de ville give flere møder, og en langsommere arbejdsgang. Marc: Vi er åbne for alle de gode forslag udvalgene bestemmer. Og bestyrelsen bestemmer selv hvor tit de vil holde møder. Det vigtigste er at få tingene til at køre. Slut debatten og tager den senere og lad os lave en afstemning. Ole: Skal vi forsætte med vores visioner, eller har vi en god nok klub. Det blev vedtaget, med undtagelse af en stemme, og at Visionsudvalget kører videre med deres oplæg. E. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for tiden 1/10 2002 til 30/9 2003 til godkendelse, herunder fastlæggelse af kontingent og indskud: Der var fremlagt et budget fra kasserens side. Christian: Den nye bestyrelse laver et budget. Kan denne generalforsamling acceptere, ellers skal vi have indkaldt til ekstra ordinær generalforsamling. Johnny: Kontingenter forbliver som før. Hakon: Bestyrelses skal holde sig inden for rammen, der er fastlagt, hverken mer eller mindre. Espern: Budgettet skal vedtages. Christian: Bestyrelsen får pause, til at gennemgå det nye budget. Christian: Bestyrelsen er vendt tilbage og fremlægger det nye budget. Ralf: Fremlagde budgettet: Indtægter: tilskud sættes ned til 60.000kr. Udgifter: Materialet er ok forbliver. Sportsaktiviteter: Startgebyr: ned til 30.000 kr. og interne løb: ned til 15.000 kr. Administration: Rengøring: sat til 30.000 kr. Nyanskaffelse : 60.000 kr. Der skal beregnes en udgift til de nye låse, samt en ekstra udgift på hærværket på de nye låse. Dette er ikke budgetteret endnu. Så der bliver taget noget af formuen til de nye låse. Gethe: Lave en 0- stilling, men et underskud er ikke at acceptere. Hakon: Kan godt acceptere at man investere i noget nyt og godt, og et nyt låsesystem er nødvendigt. Rødtop: Hvordan kan det blive så dyrt med de nye låse. Ralf: Vi har haft flere tilbud på låsene, og dette system var det der var bedst og har så mange andre muligheder også, som klubben får brug for på et senere tidspunkt. Der er mange muligheder i det. Jens: I et elektronisk låsesystem, er der mange muligheder og der kan hurtigt udbygges. Christian: Har man spurgt andre alternativer så som fra klubbens medlemmer. Ralf: Dette er selvfølgelig blevet drøftet i bestyrelsen, og vi har talt med Frank omkring dette, men Frank var ikke interesseret i at giver et skriftligt tilbud, og det mente bestyrelsen at vi havde behov, for, så der var nogle sammenlignings grundlag. Bestyrelsen har ikke haft tillid til at det blev lavet hurtigt færdigt. Morten: Hvordan fungere systemet med de nye låse.
Henrik: Det bliver styret med 2 terminaler, og en Hardware, med løbende bagup. Christian: Kan undre sig over at man har brændt 100.000 kr. på grund af person-fnider. Johnny: Frank er blevet bedt om at komme med et tilbud. Eiliv: Frank kan jo ikke komme med et tilbud, på noget der ikke laves, nå det kun var på materiale udgifterne. Jens: Bestyrelsen har et ansvar over for klubbens medlemmer, og er derfor også nødt til at have det skriftlige helt i orden, når der udføres et større og mere omfattende stykke arbejde. Jørgen: Det har aldrig været mening at Frank skulle lave låse systemet gratis. Espern: Ved konflikter, det er godt at bruge en mæler ved en konflikt løsning, måske man skulle overvejer det til en anden god gang. Christian: Sætter nu Budgettet til afstemning: 4 mod budgettet 11 undlader 32 stemmer for Budgettet er vedtaget. Valg af bestyrelse: Formand: Johnny og Gethe var på valg, det blev Johnny der blev valgt. Næstformand: Christian Højer. Kasseren: Sonja ( Midlertidig ) Sektræer: Søs Barkeeper: Håkon Idrætsleder: Gethe med hjælp fra andre, en opfordring, ellers bliver det på vågeblus. Ungdomsleder: Ulla Lyt Materialeforvalter: Jørgen Bestyrelsesmedlem: Lars H På sigt: Sonja hjælper bestyrelsen til at køre regnskab ned på så lidt som muligt, og at vi må køre det ude i byen, og Christian H og Johnny vil lave en orientering omkring dette, et lille slag på hvad det koster, ca. 20.000 til 25.000 kr. Det bliver det foreløbigt, vi kan jo komme dertil at vi kommer til at lønne folk, til det forskellige arbejde der skal laves i klubben, for der er færre og færre der melder sig til de forskellige poster. Hvis der skulle være en fra klubben, der senere har lyst til kassere jobbet, har bestyrelsen bemyndigelse til at tage vedkommende på kassere posten. Det knib også gevaldigt med at få dækket barkeeper jobbet, og det ville være en indtægt for klubben på 40.000 kr., og at vi måtte lukke for baren, men heldigvis så sprang Håkon til. Nedsættelse af udvalg: Idrætsudvalg: Charlotte, Niels, Espern, Jette, Lone, Christian, Birgitte Ungdomsudvalg: Marc, Lorin, Sara, Morten, Lars S, Michell. Matrieludvalg: Jørgen forsætte som han plejer og ønsker ingen ændring.
Festudvalg: Festkoordinator: Søs, Udvalget: Jette, Henrik, Aase, Mia, Carsten, Pernille, og muligvis flere. Ad Hoc udvalg: Dem der sidder i forvejen, Morten, Gisela og Henrik. H. Valg af 2 Revisorer og 1 revisorsuppleant: Christian, Nina, og Vibeke som suppleant. I Valg af redaktør: Lone S. J Eventuelt: Nina: Juleræs i Hvidovre, med efterfølgende Sauna og øl, og fest senere, se i øvrigt opslag Aase: Julefrokost 14 dec., se opslaget i klubben, der skal betales inden fristen udløber direkte til Jonas. Johnny: En aften med rundvisning på Dykker skolen på Holmen ( ved ET. ) Valdemar: Eraætningøvelse er ikke kun for de nye, det er for alle, og det er den 8 marts kl 15.45 til kl. 19.00. Diegenten: takker for god ro og orden. Referent : Søs