Risikostyringspolitik RISIKO.DOC/het Ishøj Kommune har d. 07.10.1997 vedtaget følgende risikostyringspolitik. Risikostyringspolitikken omfatter alle forvaltningsområder og alt personale. Som supplement til risikostyringspolitikken er der vedtaget: En igangsætningsplan, som indeholder en beskrivelse af den hastighed, hvormed risikostyringspolitikken ønskes igangsat. En forsikringspolitik, der beskrives i hvilket omfang, der ønskes foretaget forsikringsmæssig afdækning af kommunens risici. Risikostyringspolitikken træder i kraft d. 01.01.1998.
2 Målsætning Målet med risikostyringspolitikken er at sikre kommunens ansatte og borgere mod skader, som kan undgås ved omtanke og hensigtsmæssig udførelse og tilrettelæggelse af arbejdet. at sikre kommunen mod uundgåelige tab og driftsforstyrrelser i relation til bygninger, anlæg, driftsudstyr, inventar i øvrige og økonomiske midler. Målet skal nås ved en fortløbende risikostyringsindsats, der som hovedpunkter har en hensigtsmæssig: Tilrettelæggelse af arbejdsprocesser. Indretning af kommunale arbejdspladser, hvad enten disse findes i kommunale bygninger/anlæg eller udenfor disse. Beskyttelse af kommunens værdier i form af bygninger, anlæg, motorkøretøjer, driftsudstyr, inventar og økonomiske midler m.v. Risikostyringen skal omfatte alle tænkelige tab, både de for hvilke kommunen tegner forsikringer samt de, der bæres af kommunen selv. Risikostyringen tænkes gennemført med midler som teknisk og mekanisk sikring samt adfærdsændrende påvirkninger af personalet. Risikostyringen kan ikke gennemføres uden en positiv medvirken fra samtlige ansatte. Derfor har enhver ansat både ret og pligt til at gøre opmærksom på handlinger eller indretninger, der er sikkerhedsmæssigt uforsvarlige, ligesom enhver ansat har ret og pligt til at sige fra, hvis sikkerhedsregler ikke respekteres. Der skal i kommunen opsamles tilstrækkelig erfaring til, at risikostyringen kan gennemføres kontinuerligt af kommunens eget personale. Der kan dog i startfasen købes ekstern bistand efter behov.
3 Organisering Det administrative ansvar for gennemførelsen af risikostyringspolitikken placeres hos Risikokoordinatoren. Risikokoordinatoren (RS-koordinator) nedsætter en risikostyringsgruppe (RSstyregruppe) RS-koordinatoren der indgår i styregruppen og fungerer som den daglige leder af risikostyringen. RS-koordinatoren placeres ansættelsesmæssigt i byrådssekretariatet. Sekretærhjælp stilles til rådighed i fornødent omfang. RS-styregruppen udarbejder en arbejdsplan for implementering af risikostyringen i kommunen. Arbejdsplanen skal fra starten omfatte de første 3 år og skal løbende ajourføres, så den altid rækker minimum 2 år frem. RS-styregruppen kan give påbud om etablering af sikringsforanstaltninger, ændringer af arbejdsrutiner m.v. i det omfang disse tjener til at opnå en forbedret risikosituation. Til støtte for RS-koordinatoren udpeges i hver institution/afdeling en risikostyringsrepræsentant (RS-repræsentant), som i risikostyringsspørgsmål refererer direkte til RSkoordinatoren. Den faglige chef orienteres om arbejdet. Det er RS-repræsentantens opgave at sprede idéen og viden om risikostyring til de øvrige ansatte og modsætningsvis indsamler information om risikoforholdene på hans/hendes tjenestested. RS-repræsentanten skal i sit risikostyringsarbejde have den nødvendige opbakning fra sin faglige chef og have den fornødne tid til rådighed. Risikostyringen skal, hvad angår personsikkerhed, udføres i samarbejde med den bestående sikkerhedsorganisation og samarbejdsudvalg og i videst muligt omfang med eksterne organisationer og myndigheder, såsom Arbejdstilsyn og Bedriftssundhedstjeneste.
4 Skaderegistrering Risikostyringen udføres fra starten på basis af erfaringer med skadeforløbet. RS-styregruppen skal foranledige, at der oprettes en central skaderegistrering, både af aktuelle og nye skader, men også af tidligere skader, i det omfang disse kan registreres på en sådan måde, at registreringen tjener noget formål. Skader ældre end 2 år registreres ikke. Samtidig med registrering af skaden, skal der foretages en opgørelse og registrering af de af skaden afledte ikke-forsikringsdækkende omkostninger, selvrisikobeløb samt - for personskader - udgifter til vikarer. Inden udløbet af 2. år skal RS-styregruppen fremlægge forslag til gennemførelse af en systematisk risikostyring, baseret på en egentlig risikoanalyse af kommunens risici.
5 Økonomi Styregruppen udarbejder forslag til risikostyringsregnskab på basis af risikostyringspolitik og handlingsplan. Byrådet bevilger efter godkendelse af risikostyringsregnskabet de nødvendige midler til gennemførelsen af handlingsplanen. Der kan, såfremt omstændighederne taler for det, gives tilskud til anlægsudgiften via risikostyringsbudgettet. De nødvendige midler til dækning af risikostyringsbudgettet tilvejebringes ved: Direkte bevillinger. Til styring og måling af resultatet af risikostyringen udarbejdes et egentligt risikoregnskab, hvori kommunens risikoudgifter anføres, fx betalt præmie, skadeerstatninger, betalt selvrisiko, afledte, ikke-forsikringsdækkede omkostninger ved skader, omkostninger ved selvforsikring, vikarudgifter pga. arbejdsskader, omkostninger til administration af skader, omkostninger pga. driftsforstyrrelser m.m.
6 Rapportering/Information RS-koordinatoren er ansvarlig for den løbende orientering om risikostyringsprocessen til RS-repræsentanterne. Periodiske rapporter Styregruppen udarbejder: Månedlige rapporter til kommunaldirektøren/sekretariatschefen, indeholdende orientering om forløbet af risikostyringen, herunder resultater og påtænkte initiativer m.m. Kvartalsmæssige rapporter til Byrådet indeholdende resultater Årlig statusrapport. Intern information Styregruppen udsender løbende nyhedsbreve til kommunens personale med informationer om risikostyringsprocessens forløb, statistikker, opfordring til adfærdsændringer, gode råd, solstrålehistorier osv. Ekstern information For at styrke effekten af risikostyringen vil kommunen løbende orientere pressen om risikostyringsprocessen. Kontakten til pressen varetages - medmindre andet aftales i konkrete tilfælde - af borgmester eller kommunaldirektør/sekretariatschefen.
7 Ajourføring På basis af statusrapporten tages der hvert år stilling til behovet for ajourføring af risikostyringspolitikken.