FORORD Denne arbejdsplansbeskrivelse skal ses som et øjebliksbillede af det arbejde, som udføres på kollegiet; hvem der gør hvad, hvor ofte og hvornår. Arbejdsplansbeskrivelsen tager udgangspunkt i det antal timer, der er afsat i budgettet. Arbejdsplansbeskrivelsen er udarbejdet efter en konstateret behovssekvens, som ved den årlige bygningsgennemgang kan revideres/ændres ud fra et realistisk syn på, hvordan vedligeholdelsesniveauet bør/skal være på den enkelte afdeling. Eventuelle ændringer i normeringen vil først kunne træde i kraft i efterfølgende budgetår. Det skal i den forbindelse slås fast, at der er arbejdsopgaver, der ikke kan fraviges fra den oprindelige udarbejdede arbejdsplan, fx affaldshåndtering, administrative opgaver, glatførebekæmpelse m.m. Det skal understreges, at der ved udarbejdelse af denne arbejdsplansbeskrivelse ikke er taget højde for udefrakommende begivenheder, der vil kunne belaste enkelte områder i arbejdsplanen, fx skybrudsskader, længerevarende eller voldsomt snevejr, der kræver ekstra mandskabsdækning/timer. I takt med den stigende udvikling indenfor den elektroniske verden, løses flere og flere administrative arbejdsopgaver foran computeren. Dette giver mulighed for en mere professionel og i mange henseende langt mere effektiv løsning på opgaverne. Der bliver ligeledes mulighed for et langt større udbud af individuelle ydelser til glæde for beboerne, bestyrelsen og kollegiet. Det skal også nævnes, at beboerne har pligt til at rydde op efter sig selv, når de færdes på fællesområderne. Ligeledes gælder det med hensyn til affald, storskrald og lignende. Man skal huske, at den tid, personalet skal bruge til dette, kan bruges til noget mere fornuftigt
ARBEJDSPLANS FOR KOLLEGIET SOLBAKKEN 1 Hovedområde (1) Administrativt arbejde I forbindelse med opførsel af et stykke arbejde, skal det pågældende arbejde som udgangspunkt først besigtiges. Efter- følgende udfærdiges en elektronisk rekvisition, som blandt andet indeholder en beskrivelse af arbejdet, anslået pris og arbejdsstedet. Når arbejdet er udført, foretages stikprøve kontrol af det udførte arbejdet. Til sidst modtages regningen, som sammenholdes med rekvisitionen. Regningen konteres, godkendes og sendes videre til betaling. Ved alle fraflytninger foretages et syn af lejemålet. Der udarbejdes en flytterapport samt elektroniske rekvisitioner til håndværkere. Efterfølgende koordineres de forskellige håndværkere og der afsluttes med en kontrol af arbejdet samt klarmelding til udlejningsafdelingen om muligt genudlejningstidspunkt. Mindre klargøringsopgaver og små reparatio- ner udføres af servicemedarbejderne. I forbindelse med udlevering af nøgler etc., tilstræbes det, at alle nye lejere mindst får en mundtlig introduktion til afdelingen. 14 dage efter at lejeren er flyttet ind skal der foretages et indflytningssyn. Synet foretages i lejemålet. Der registreres eventuelle fejl eller mangler og hvordan de løses. I forbindelse med indflytninger udleveres materialer (maling m.m.) til istandsættelse af lejlighederne. Materialerne afleveres i lejlighederne. Behandling af beboerklager og konfliktløsning. Ved opstået skader foretager servicemedarbejderne nødvendige tiltag for at formindske omfanget af skaden. Skaden vurderes og der indhentes tilbud på udbedringen af skaden. Derefter anmeldes til forsikringsselskabet (er der tale om hærværk meldes det ligeledes til politiet). Herefter benyttes samme procedure som ved rekvirering af håndværkere. Til sidst færdigmeldes sagen til forsikringen. Eventuelt møde med taksator på skadesstedet kan komme på tale. Af andre administrative opgaver kan der nævnes, opfølgning på regnskaber og budgetter, brev- og mailbehandling, møder med beboere, udfærdigelse af opslag og omdeling af materialer til beboerne og aflæsninger og behandling af forbrugstal, månedssedler, budget kontrol / opfølgning, vaskeriregnskab, inspektørafregninger, tilbudsindhentning og igangsætning af arbejder, arbejdsplanlægning, administration af hotel og beboerfaciliteter. Der er kontortid mandag til fredag fra klokken 8.00 til 9.00, dog ikke onsdag, hvor kontortiden er mellem 16.00 og 17.30
2 Hovedområde (2) Affaldshåndtering DAGRENOVATION På afdelingen er der affaldsskakter. I alt er der 7 skakter i kælderplan. Som opsamling for affald bruges 400 liters af- faldsbøtter. Bøtterne indsamles i kælderen og transporteres op i terræn ved hjælp af lift. På grund af denne arbejdsruti- ne, skal der altid være to personer til at skakte. Dette er et sikkerhedskrav. Efterfølgende transporteres bøtterne op til miljøgården, hvor containerne hensættes for ekstern tømning. Efterfølgende transporteres bøtterne tilbage til udgangs- punktet. Der skaktes 3 gange om ugen mandag onsdag og fredag. Skaktbundene og kældergulvet umiddelbart uden for skakten, fejes efter behov, dog mindst en gang om ugen. Rengø- ring af samme sker efter behov, dog mindst en gang om måneden. Afløbene i kælderen skal altid være fyldt med vand, for at undgå kloak lugt. Affaldsskaktene renses en gang om året. Affaldsbøtterne rengøres 2 gange årligt. Arbejdet foretages af eksterne. STORSKRALD Storskrald er betegnelsen for alt skrald, som ikke er dagrenovation. Når skraldet afhentes skal det være sorteret i de rigtige fraktioner, da afhentning ellers kan forventes at blive afvist. Som udgangspunkt skal beboerne selv sortere deres affald. Sorteringen skal ske i de anviste fraktioner. Afhentning af affald foretages af Københavns kommune. Afhentningen sker på følgende dage: Dagrenovation Storskrald Glas/flasker Farligt affald Elektronik skrot Grønt affald Pap Papir Batterier Plast Kompost Afhentes mandag onsdag og fredag. Afhentes ca. hver 14. dag, eller efter behov. Afhentning bestilles af ejendomskontoret. Afhentes ca. en gange om ugen. Indsamles og deponeres i aflåst skab. Afhentning hver 14. dag. Afhentes ca. hver 14. dag. Afhentning sker automatisk. Afhentes efter behov. Afhentning bestilles af ejendomskontoret. Afhentes hver uge. Containerne indsamles i miljøgården til tømningsdagen. Afhentes hver uge. Oprydning og sortering foretages løbende. Indsamles på ejendomskontoret og miljøgården. Afhentes sammen med farligt affald. Indsamles og transporteres til genbrugsstation af personalet. Kører som forsøgsordning.
3 Hovedområde (3) Almindelig vedligeholdelse Almindelig vedligeholdelse består af alle tænkelige små reparationer og vedligeholdelses opgaver, som måtte opstå på en afdeling. Arbejdet udføres i overensstemmelse med autorisationsloven og reglerne om faggrænser. Der skal foretages løbende vedligeholdelse af alle maskiner, som beskrevet i manualerne. Dette betyder i de fleste til- fælde før og efter brug. Efter brug rengøres og smøres maskinerne. Håndværktøj og redskaber vedligeholdes løbende. Mindre opretninger og lunker i befæstningen oprettes af personalet. Større opretninger foretages af eksterne. Der foretages mindre reparationer, opsætning af diverse skilte, justering af døre, udskiftning af låse Brandudstyr, brandmeldere, røg- og andre alarmer, efterse og tjekkes løbende. Brønde og kloakker efterses to gange årligt, eller ved mistanke om brud og skader. Skilte holdes rengjorte og fri for graffiti. Trafikstriber holdes rene og op malede. Haveudstyr (borde og bænke) vedli- geholdes. Større vedligeholdelsesarbejder udføres af eksterne. Elevatorer tilses dagligt. Fejlsøgning foretages indenfor de gældende autorisationsregler 4 Hovedområde (4) Beboerservice Beboerservice udføres indenfor gældende regler om faggrænser. Beboerservicen udføres primært på afdelingens faste installationer. Servicepersonalet er dog i et vist omfang, behjælpelig med beboernes eget indbo. Af VVS opgaver udføres, reparation af cisterner, udskiftning af perlatorer, svingtude, topstykker, pakninger, brusere, etc. På varmesiden udskiftes termostater, foretages udluftning af radiatorer etc. Der udskiftes kontakter, pærer etc. Derudover justeres døre, vinduer, låger, Tjek af ventilationer og andre tekniske installationer. Personalet står til rådighed for vejledning i udskiftning af sikringer og andet.
5 Hovedområde (5) Glatførebekæmpelse Glatførebekæmpelsen udføres efter de retningslinjer, som er jævnfør politivedtægten. Det vil sige, at der er sneryd- ningspligt i perioden kl. 07.00 til kl. 22.00. I weekender dog fra kl. 08.00. Snerydning iværksættes, når salt alene ikke kan holde vejen fri for sne, eller snelaget overstiger 3-5 cm. Alle fortove og flisebelagte stier sneryddes. Efterfølgende bliver alle de fejet områder saltet. Parkeringspladsen sneryddes og saltes. Det kan ikke forventes, at alle store flader bliver fuldstændigt ryddet for sne. Glatførebekæmpelse udføres også i forbindelse med isslag eller når der er glat. Der anvendes fortrinsvis Urea til glatfø- rebekæmpelsen. Dette skåner miljøet mere end ved traditionel saltning. På mindre udsatte steder anvendes salt. Snerydning og saltning udenfor normal arbejdstid afregnes efter gældende regler. 6 Hovedområde (6) Grønne områder Afdelingen har mange grønne områder, som deles med Københavns kommune. Disse fremstår med græs, buske, bu- sketter, hække og solitære træer. Områderne på nordsiden fremstår i vild tilstand, af hensyn til støj og miljø. Ukrudt bekæmpes løbende i vækstperioden (1. april til 31. oktober). Bekæmpelsen foregår manuelt med brænder eller værktøj til formålet. Der må IKKE anvendes nogen former for plantegifte eller lignende. Alle planter, buske og træer tilses løbende. Eventuel døde eller beskadiget dele fjerne, ligesom der foretages eventuel efter plantning. Hække klippes en gang om året i juni.. 7 Hovedområde (7) Indvendig renholdelse Loftet/taget kontrolleres løbende for eventuelle skader på tag, taghætter og m.m.
Afdelingen har 7 opgange. Opgangene skal have frie adgangsveje og der må ikke opbevares hverken cykler, barnevog- ne eller lignende. Dette gælder også reklamer og andre brandfarlige effekter. Der fortages dagligt inspektion af alle indgangspartier for eventuelle hensatte effekter. Trapperne efterses en gang om ugen. Lys tjekkes en gang om ugen, for defekte lyspære og lysrør. Kontakter efter ses løbende. Dørpumper, døre og vinduernes bevægelige dele vedligeholdes løbende, så de er funktionsduelige. Postkasser efterses og repareres i mindre omfang. Reklamer, aviser og andet fjernes dagligt. Rengøring af trapper, postkasserum og vindfang og fællesområder foretages af eget rengøringspersonale. Alle kældergange, cykelkældere og barnevogns rum støvsuges hvert 14. dag. Større effekter fjernes løbende. Lys tjekkes to gange om ugen, for defekte lyspære og lysrør. Kældertrapper fejes 1 gange om ugen. Større effekter fjernes løbende. Lyset i kældrene tjekkes 3 gange om ugen. Døre og låse smørere efter behov, dog mindst 2 gange om året. Der foretages løbende oprydning hensatte effekter i kældergangene. Dette udføres minimum 3 gange om ugen i forbin- delse med skaktning. Kældergangene skal have frie adgangsveje. Gangene, cykel- og barnevognsrum skal fremstå renlige. Rengøring af afdelingens ejendomskontor og mandskabsrum foretages af personalet. 8 Hovedområde (8) Personale tidsforbrug Driftslederen deltager i en række møder i løbet af et år. Af decideret afdelings relaterede møder kan nævnes, bygnings- gennemgang, budgetmøde, afdelingsmøde, driftsudvalgsmøde, sikkerhedsgennemgang. Derudover deltager han i, sikkerhedsmøder, ledermøder i FSB, driftsmøder med nærmeste leder, medarbejder udvik- lingssamtaler med sig selv og personale. På kollegiet deltager driftslederen i ledelsesmøder, beboermøder, bestyrelsesmøder og andre stående udvalg. Desuden står driftslederen for fremvisninger af kollegiets støttede projekter. Der kan forekomme byggemøde ved større renoveringer, ligesom faglige kompetencer skal holdes ved lige. Som udgangspunkt tilstræbes det, at en medarbejder kun er på kursus max 3 uger om året.
Ejendomsfunktionærerne har krav på 5 ugers ferie og 5 feriefridage. Oveni kommer diverse alders bestemte fridag, barsel etc. Derudover er der overenskomstmæssige pauser, frokost og lignende. Alt overarbejde forsøges afspadseret. 9 Hovedområde (9) Udvendig renholdelse Afdelingen er delvist omkredset af offentlig park, kørevej, stier og en asfalteret vej. Der er ligeledes et større antal cykelparkeringer. Der forefindes en parkeringsplads og en materialegård, samt en børnehave. Alle udearealer med befæstede arealer renholdes primært med kost og papiropsamler. Alle flader med løst underlag (grus, græs etc.) renholdes med papiropsamler. Med befæstede arealer menes gange, stier, indgangspartier og veje. Befæstningen består af asfalt, brosten og betonfliser. Alle befæstede arealer og arealer med løst underlag renholdes dagligt. Synligt affald i buske og hække fjernes dagligt. En gang om måneden foretages et mere intenst renhold. Cykelparkeringerne renholdes dagligt. Efter behov rykkes alle cykler ud, så der kan fejes i bund. Cykellig fjernes 4 gange om året. Legepladsen efterses dagligt for eventuelle defekter. Faldunderlaget glattes og kontrolleres for farlig ge nstande. Parkeringspladserne renholdes dagligt med papiropsamler. En gang om måneden foretages renholdelsen med kost. Glasskår etc. fjernes dog dagligt. Skraldebøtter i terrænet tømmes 3 gange om ugen. Rensning af regnvandsbrønde og tagnedløb foretages 2 gange om året. Graffiti bekæmpelse foretages løbende. Tagrender renses for blade, grene og andet en gang om året. 10 Hovedområde (10) Varmecentral Varmecentralen deles med Otto Mønsted kollegiet og er afdelingens hjerte. Her produceres centralvarmen og det varme vand. Varmecentralen består af en lang række ventiler, pumper og andet teknisk udstyr. Størstedelen af arbejdet i varmecentralen består af at overvåge og justere.
Afdelingens fjernvarme er hedtvand. Afdelingen er udstyret med et CTS (Central Tilstandskontrol og Styring) som er et kommunikationssystem til varme- styring og energistyring. Varmecentralen efterses og kontrolleres dagligt. Varmtvandsbeholderen skal slammes ud en gang om ugen for bund- fald. Termometre, trykmålere etc. kontrolleres, ligesom anlægget efterses for manglende vand. Ventiler og haner skal en til to gange om året åbnes og lukkes (motioneres), så de ikke sætter sig fast. Elektronikken testes og afprøves efter gældende anvisninger. Den sidste hverdag i måneden, foretage der aflæsning af alle forbrugsmålere (dette er et myndighedskrav). Efterfølgen- de indberettes alle dataene elektronisk. Eventuelle afvigelser behandles hurtigst muligt. Varmecentralen rengøres løbende. En gang årligt foretages hovedrengøring. Arbejdet udføres af ejendomsfunktionæ- rerne. Rensning af snavsesamlere og motorventiler sker efter behov. Arbejdet udføres af eksterne Sekundavandsanlægget (regn og indvundet vand) efterses dagligt. Vandkvaliteten kontrolleres på sekundvandssiden. 11 Hovedområde (11) Vaskeri Vaskeriet forefindes i Rektorparken 14. Der er 6 vaskemaskiner, 3 tørretumblere, alle af fabrikatet Nyborg/Elektrolux. Betaling for vask sker elektronisk. Vaskeriet er åbent døgnet rundt. Vaskeriet kontrolleres hver dag. Maskinerne efterses for eventuelle fejl eller skader. Alle tilførsler, pakninger etc. tjek- kes. Tromlen kontrolleres for eventuelle fremmedlegemer og skader. Fnugfilteret på tørretumbleren efterses og renses. Vaskeriet opryddes hver dag. Rengøringen består af afvaskning af maskiner, inventar og gulve. I forbindelse med ren- gøringen påfyldes sæbe. Blødtvandsanlægget efterses 3 gange om ugen salt påfyldes efter behov. Vaskerimaskerne serviceres løbende. Arbejdet udføres af ekstern. Der føres løbende tilsyn med det automatiske sæbedoseringsanlæg. Det påhviler altid den enkelte bruger, at rydde op og rengøre efter sig.
12 Hovedområde (12) Øvrige I udarbejdelsen af et servicekoncept kan det være svært, at få alle arbejdsopgaver medtaget og beskrevet. Nogle opga- ver dukker op med års mellemrum, nogle er ikke kendte før de kommer og andre er så små, at de kun kan registreres i sammenhæng med andre opgaver. Eksempler på øvrige opgaver kunne være: oversvømmelser i forbindelse med kraftig nedbør vandskader angreb af skadedyr stormskader brand hærværk