Referat af ordinær generalforsamling i E/F Frederiksberg Allé Afholdt tirsdag den 26. april 2016 kl. 18:00 hos Café Tænk, Frederiksberg Allé 12 Dagsorden var som følger: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning 3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab 4. Godkendelse af kommende års driftsbudget, herunder fastsættelse af størrelsen af den enkelte ejers periodevise betaling 5. Drøftelse af større vedligeholdelsesarbejder m.v. 6. Valg af formand - Dette punkt springes over, da formanden vælges for 2 år. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer (2-4 medlemmer) 8. Valg af revisor 9. Indkomne forslag a) Ny vedtægtsbestemmelse omkring elektronisk post, indkaldelser mv. - se bilag nr. 1. 10. Eventuelt I alt var 11 lejligheder tilstede eller repræsenteret ( heraf 3 ved behørig fuldmagt ) ud af 14 lejligheder i foreningen. Repræsenteret i fordelingstal var 1.621 ud af et samlet fordelingstal på 1.945. Tillige var Mikela Rowland Sørensen og Maria Andersen fra Administrationshuset A/S til stede. Antal beslutningsdygtige i alt: 11 S i d e 1 a f 6
1. Valg af dirigent og referent Formand Christophe Kittel bød velkommen. Mikela Rowland Sørensen fra Administrationshuset A/S blev indstillet som dirigent og Maria Andersen fra Administrationshuset A/S blev indstillet som referent. Mikela Rowland Sørensen og Maria Andersen blev enstemmigt valgt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indkaldt og beslutningsdygtig. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for 2015 Formand Christophe Kittel fremlagde bestyrelsens beretning for det forløbne år, og orienterede bl.a. om følgende forhold: Velkommen til de nye beboere i nr. 14, 3. og 14, 1. Tak til den nye lejer af caféen for professionalisme og respekt. En tak til haveudvalget for indsatsen og de fine nye havemøbler. En sidste tak til alle beboere for at overholde husordenen og en generel gensidig respekt for hinanden. Opfølgning fra sidste års generalforsamling: - der er etableret nye vandmålere til erhvervslejlighederne. Udfaldet heraf er en kraftig reduktion i vandforbrug i forhold til beboelseslejlighederne. - der er ikke gjort så meget vedr. cykelfaciliteterne, idet der er plads i kælderen. - de tidligere udfordringer med rotter, har der været taget hånd om. Dog er der igen set rotter, som har forsøgt at trænge ind i ejendommen. Formanden påpegede vigtigheden i, at man skal huske at lukke skralde-containerne, hvis de står åbne. - kælderens fremstår forholdsvis sund og fin. - der er fortsat behov for at der foretages udbedringer af asfaltering Fællesprojekter i foreningen: - En tak til bestyrelsesmedlem Janet Kino for at få styr på nøgler, låse og døre der skal i øvrigt findes en ny Master of the keys. Der er dog lidt udfordringer i forhold til dørene ved gårdindgangen. De lukker ikke optimalt dette bliver undersøgt nærmere. - Opgangen i nr. 14 er blevet malet og det ser rigtig fint ud. - der har været 5 års syn på renoveringsprojektet med arkitekt og byggemester, som var meget tilfredse med arbejderne, men vinduerne nye som gamle skal males, idet malingen er skallet af. Den gode nyhed er, at dette kan gøres ved brug af lift til en fornuftig pris. Der indhentes tilbud. Andre projekter der vedrører ejendom men er udenfor ejerforeningsansvar: - altaner til nr. 12 er etableret. Kommunen er meget stolte. Kommunen afventes i forhold til altaner til nr. 10. Indbrud og sikkerhed: - der har været 2 indbrud i samme lejlighed i foreningen i løbet af det sidste år. I denne forbindelse har der været skabt kontakt til en sikkerhedsrådgiver og det menes blandt andet at være grundet manglende belysning småting kan foretages. S i d e 2 a f 6
Beretningen blev herefter taget til efterretning. 3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab Mikela Rowland Sørensen gennemgik årsrapporten for 2015, som viste et overskud på kr. 17.580,00,- efter finansielle poster. Foreningen har betalt Parkerings Fonden kr. 262.020,00 ligesom sidste år. Beløbet står bundet hos Parkeringsfonden i fire år (frem til 11. september 2017). Såfremt fonden ikke får etableret en ekstraparkeringsplads, vil beløbet blive tilbageført til foreningen. En ejer spurgte ind til om i hvilken radius parkeringspladserne må ligge. Parkeringspladserne må placeres på 1,5 km. afstand i fugleflugt Efter redegørelse af enkelte spørgsmål, blev årsrapporten sat afstemning og enstemmigt godkendt. 4. Godkendelse af kommende års driftsbudget, herunder fastsættelse af størrelsen af den enkelte ejers periodevise betaling. Mikela Rowland Sørensen fremlagde forslag til budget 2016. Budgettet indeholdte ikke en regulering af fællesudgifterne. Budgettet er baseret på sidste års realiseret tal samt en evt. indeksregulering. Der er afsat kr. 144.900,00 til løbende vedligeholdelse, under punkt 5. Bestyrelsen vil uddybe hvorledes dette beløb vil blive disponeret. Budgettet blev herefter enstemmigt vedtaget. 5. Drøftelse af større vedligeholdelsesarbejder m.v. Formand Christophe Kittel oplyste, at foreningen har et stort budget og et fint beløb til vedligeholdelsesarbejder. Christophe oplyste, at såfremt der er et overskud til næste år, bør det overvejes at benytte det til maling af vinduerne. Opgang 12: I det forgangne år er opgang 14 blevet malet. I år er det opgang nr. 12, der skal males. Ved håndsoprækning blev det enstemmigt vedtaget, at der skal benyttes samme farver som der er i dag Der vil blive indhentet tilbud for reparation og maling. Bagtrapperne: Vil først blive vedligeholdt til næste år. Der vil blive indhentet tilbud. Vandmålere i lejlighederne: Formanden oplyste, at det nu er lovpligtigt med særskilte vandmålere i lejlighederne, såfremt dette er rentabelt og at der bør kigges nærmere på det. Det vil blive en individuel omkostning for lejlighedsejerne. En beboer spurgte om hvad udgiften ville udgøre, hvortil formanden oplyste at han i en anden forening har fået det implementeret, hvor det ca. kostede 700-800kr. + løbende abonnement. Dog er formanden ikke sikker på at implementeringen af vandmålerne kan kræves foretaget, grundet rørføringen mv. i lejlighederne. S i d e 3 a f 6
Der vil blive foretaget en undersøgelse om hvorvidt dette er rentabelt for foreningen. Når undersøgelsen er udarbejdet og afklaring foreligger, kan en beslutning træffes. Reparation af asfalt: Der vil blive indhentet tilbud til reparation af asfalten. 6. Valg af formand Dette punkt blev sprunget over, da formanden vælges for 2 år og var på valg i 2015. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg var: Janet Kino. Da Ole Christensen er fraflyttet foreningen, ønskede bestyrelsen endnu en bestyrelsespost tiltrådt. Til bestyrelsen blev følgende valgt: Katrine Damgaard og Rasmus Søndergaard. Hermed består den samlede bestyrelse af: På valg: Christophe Kittel 2017 Morten Møller 2017 Katrine Damgaard 2018 Rasmus Søndergaard 2018 8. Valg af revisor (statsautoriseret revisor). AP Statsautoriserede revisorer P/S blev genvalgt. 9. Indkomne forslag a) Ny vedtægtsbestemmelse omkring elektronisk post, indkaldelser mv. se bilag 1. Der blev henvist til det med indkaldelsen fremsendte bilag 1. Dirigenten motiverede forslaget, på vegne af bestyrelsen, og nævnte herunder at forslaget bl.a. var en reaktion af de øgede portopriser som trådte i kraft i januar 2016. Forslaget blev herefter sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. S i d e 4 a f 6
10. Eventuelt Katrine Damgaard foreslog, at man indhenter tilbud til vinduespudsning for de lejlighedsejere, som ønsker det. Udgiften er individuel og foreningen uvedkommende. Der var generelt positiv feedback og interesse. Janet og Katrine indhenter tilbud. Formanden oplyste at man hos Yousee, nu kan købe deres boks via foreningen. For private er prisen kr. 99,- om måneden, hvis man ønsker at købe den via foreningen, kan dette nedskrives til ca. kr. 30,- i stedet. Christophe Kittel vil undersøge dette nærmere hos Yousee, og vende retur til ejerne efterfølgende, så man kan give sin interesse til kende. I haveudvalget blevet der plantet lidt og investeret i nye havemøbler. Martha oplyste at øvrige ejere, var mere end velkomne, såfremt man ønsker at deltage. Martha sagde, at gården synes vældig mørk og hvis der er gode idéer og budget til forbedringer i gården, så hører hun gerne nærmere. Christophe Kittel synes dialog derom er rigtig fin og opfordrer til, at man sender forslag til ejerne, idet han mener, at alle skal være involveret. I gårdhaven er der ubenyttede brosten, som Martha foreslog, kunne sælges. Peter foreslog at de 3 nye parkeringspladser tegnes op, så det tydeliggøres, at der er plads til 3 biler. Der vil blive indhentet tilbud og tages en beslutning efterfølgende. Administrator blev opfordret til at undersøge, hvorvidt der er en beløbsbegrænsning for hvor meget bestyrelsen kan godkende af betalinger uden øvrige ejeres samtykke. Administrator har efter generalforsamlingen undersøgt det og gennemgået generalforsamlingsreferater tilbage fra 2007, og har ikke fundet nogle beløbsbegrænsninger. Dirigenten hævede generalforsamlingen, takkede for god ro og orden og afsluttede generalforsamlingen kl. 19.40. Underskrevet: Formand, Christophe Kittel Dirigent, Mikela Rowland Sørensen S i d e 5 a f 6
Bilag 1: Ny vedtægtsbestemmelse omkring elektroniske post, indkaldelser mv. Bestyrelsen foreslår at nedenstående indsættes i foreningens vedtægter som en ny 5 A: Stk.1: Alle medlemmer skal, hvor muligt, oplyse elektronisk postadresse/e-mail til administrator. Et medlem har selv ansvaret for, at den oplyste e- mail adresse kan modtage beskeder/informationer fra administrator eller bestyrelsen. Hvis medlemmet skifter e-mail adresse, skal medlemmet straks give administrator besked herom. Hvis medlemmet ikke opfylder sine forpligtelser, bærer medlemmet selv ansvaret for, at korrespondancen ikke kommer frem til medlemmet. Stk. 2: Når foreningen har registreret en e-mail adresse på et medlem, er bestyrelsen og administrator berettiget til at have elektronisk korrespondance med medlemmet og fremsende alle meddelelser, herunder bl.a. indkaldelser til generalforsamlinger, vand- og varmeregnskaber, opkrævninger, påkrav af enhver art, inkassoskrivelser og varslinger (herunder varsling om adgang til en lejligheden) mv. Fremsendelse gælder også anden elektronisk fremsendelse via fx e-boks eller lignende. Stk. 3: Bestyrelsen og administrator kan i al korrespondance, både pr. post eller e-mail, henvise til at eventuelle bilag (regnskaber, forslag, etc.) er gjort tilgængelige på foreningens hjemmeside eller på anden tilgængelig elektronisk platform. Nævnte bilag anses derved at være indeholdt i forsendelsen. Dette gælder uanset om der måtte være angivet andet i andre bestemmelser i nærværende vedtægt. Stk. 4: Uanset ovennævnte bestemmelser skal korrespondancen ske med almindelig post, såfremt lovgivningen stiller krav herom, eller såfremt medlemmet har givet meddelelse til administrator om at fremtidig korrespondance skal ske med almindelig post. Stk. 5: Bestyrelsen er, uanset ovenstående bestemmelser, altid berettiget til at give meddelelser mv. med almindelig post. S i d e 6 a f 6
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Mikela Rowland Sørensen referent På vegne af: Administrationshuset Serienummer: CVR:27346065-RID:78290304 IP: 193.89.60.196 29-04-2016 kl. 07:55:36 UTC Christophe Henri Alphonse Kittel formand Serienummer: PID:9208-2002-2-756191472576 IP: 80.161.175.224 29-04-2016 kl. 07:58:55 UTC Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate