Navision Stat 3. juli 2015 ØSY/NSUDV/cps Manuelle opsætninger efter afsluttet opgradering til NS7.0 Nærværende dokument beskriver de regnskabsspecifikke opsætninger, som institutionen selv skal (overveje at) ændre, pr. regnskab, efter afsluttet opgradering fra NS5.4.02 til NS 7.0, før det enkelte regnskab må tages i anvendelse. For ØSC institutioner vil opsætningerne typisk skulle ændres i samarbejde med relevant ØSC regnskabsteam. Her er det ØSC institutionen, der bærer ansvaret for at igangsætte de relevante manuelle opsætninger afhængigt af institutionens forretningsmæssige behov. Indholdsfortegnelse Opsætning af den enkelte PC 3 De-aktivering af grafikgenvejstaster 3 Generelt 3 Korrekt mapning af lokal sprogkode 3 Integration til INDFAK2 3 Genåbning for overførelse 3 Overførelse af tilbageholdte bilag 4 Integrationer til fremmede fakturahåndteringssystemer 4 Opsætning af Nemhandelsregistret 4 Opsætning af EAN nr. i Navision Stat regnskabet 4 Integrationer via GIS 5 Re-aktivering af GIS-integrationer 5 Tilpasning af filtre opsat i GIS udeladelsesfiltre 5 Finans 5 Dimensionsopdatering 5 Salg 6 Udstedelse af salgsbilag i ØSC et på vegne af en ØSC institution 6 Korrekt rapportvalg ved udstedelse af salgsbilag med papirudskrift 6 Opsætning af momsklausuler 6 Korrekt rapportvalg ved klassisk salg 8
Side 2 af 11 Salg Bogfør & E-mail løsningen 8 Korrekt rapportvalg ved udstedelse af salgsbilag 8 Afsendelse af e-mail fra hosting partners SMTP-server 8 Køb 8 Mulig bogføring af købsfakturaer, uden forudgående købsordre 8 Korrekt rapportvalg ved klassisk køb 9 Integration til Nemkonto 9 Integration til Danske Bank 10 Lager 10 Anvendelse af varekonti 10 SUPER-LOG 10 Opsætning af SUPER Log E-mail. 10 LDV 11 Skift af servernavn 11
Side 3 af 11 Opsætning af den enkelte PC De-aktivering af grafikgenvejstaster For fuld aktivering af genvejstaster i Navision Stat skal de ordinære grafikgenvejstaster de-aktiveres på klient pc en. Dette gøres ved at højreklikke et tilfældigt sted på Skrivebordet og markere De-aktiver via Grafikvalg/Genvejstaster. Generelt Korrekt mapning af lokal sprogkode Sprog valideres skrappere i NS7.0, hvorfor man skal sikre sig, at ens lokale sprogkode er mappet til korrekt Windows-sprog-id under opsætningen Sprog. I modsat fald gives fejl ved udskrift af salgshandelsrapporter. Opsættes under: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Sprog. Hvis fejlagtig mapning fås følgende fejl ved træk af salghandelsdokumenter Korrekt mapning kan fx se ud som nedenstående: Integration til INDFAK2 Genåbning for overførelse For statslige og selvejende institutioner hostet hos KMD eller SIT, der opgraderes efter 1. maj 2015, vil der automatisk ske en lukning og gen-åbning iht. implementeringsplanen for NS7.0. For øvrige institutioner, hvor der ikke findes en implementeringsplan udarbejdet af Moderniseringsstyrelsen, vil den enkelte institution selv skulle kontakte supporten via modstoko@modst.dk for hhv. lukning og genåbning.
Side 4 af 11 Under selve opgraderingen af Navision Stat, må der ikke oversendes godkendte bilag fra INDFAK2 til Navision Stat. Overførelse af tilbageholdte bilag Efterafsluttet opgradering skal der ske en håndtering af godkendte E-bilag, der har været tilbageholdt i INDFAK2 under opgraderingen. Institutionens fakturafordeler logger på IndFak2 under: Hovedmenu - Faktura(er) til behandling - Gruppering, gruppe = Status Her dukker der 4 grupper op, og bilag som skal overføres manuelt til NS ligger under Klar til overførsel. Fakturafordeleren markerer de respektive bilag, og klikker på Overfør til regnskabssystem (Navision Stat). Integrationer til fremmede fakturahåndteringssystemer Opsætning af Nemhandelsregistret Hvis institutionen anvender et andet foranliggende fakturagodkendelsessystem end INDFAK2, skal der via NS NHR REG TOOL et være registreret 2 EANregistreringer af typen Simpel. For det officielle EAN nummer skal der peges på det foranliggende indkøbssystem, og for udveksling af hhv. NemKonto betalinger og salgsbilag skal der registreres et uofficielt EAN nummer, der peger på den IIS, der skal modtage applikationsmeddelelser (afledt af afsendte salgsbilag) og kvitteringer fra NemKonto. Dette er IKKE nyt ift. tilsvarende integrationer på NS5.4.02. Opsætning af EAN nr. i Navision Stat regnskabet I Navision Stat (NS TS integrationsopsætningen) og på transportlaget (Route- Setup.Config) skal der ske en opsætning af de EAN-numre, der skal have lov til at levere data ind til Navision Stat. I dette tilfælde udelukkende det uofficielle skygge EAN nummer. Da Nemkonto altid returnerer kvitteringssvar til samme EAN nummer, der har afsendt selve betalingsordren, er det ydermere vigtigt at feltet Officielt EAN nr. på Virksomhedsoplysningerne, Oversigtspanel Betalinger udfyldes med det uofficielle EAN nummer. Med denne opsætning, vil der altid blive udvekslet salgsbilag og Nemkontobetalinger baseret på det uofficielle EAN nummer. Dette er IKKE nyt ift. tilsvarende integrationer på NS5.4.02, blot er opsætningen af skygge EAN nummeret ændret.
Side 5 af 11 Integrationer via GIS Re-aktivering af GIS-integrationer Husk at re-aktivere GIS-integrationsfunktionaliteten, enten en gang for alle (via den overordnede aktivering af GIS integrationsopsætningen), eller for en datastrøm ad gangen. Det kan være hensigtsmæssigt at starte med at re-aktivere REJSUD datastrømmen, da denne giver et godt billede af funktionsdueligheden på resterede datastrømme. Tilpasning af filtre opsat i GIS udeladelsesfiltre Når regnskabet er opgraderet til Navision Stat 7.0 skal udeladelsesfilteret kontrolleres for alle GIS datastrømme, som anvender udeladelsesfiltet særligt IFS Master datastrømmen, hvor udeladelsesfilteret bliver anvendt i stor stil. I NS7.0 kan der ikke anvendes stjerne (*) sammen med et interval, f.eks. 1018*..1218*. Fremadrettet skal intervallet hedde 101800..121899. Derimod kan Navision godt håndtere f.eks. 1018* 1218*, da stjernen i dette eksempel ikke indgår i et interval. Opsættes via: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Importdatastrømme Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Eksportdatastrømme Vælg den aktuelle datastrøm Vælg Rediger og gå til Naviger og klik på Udeladelsesfilter. Finans Dimensionsopdatering Grundet ny datostyring på dimensioner, vil der første gang regnskabet åbnes, blive gjort opmærksom på dimensioner som datomæssigt er udløbet og som bør spærres. Dette gælder fx flere indkøbsdimensioner Spærring kan ske via kørslen Spær dimensionsionsværdier, som lettest fremfindes via søgning (Ctrl+F12)
Side 6 af 11 Salg Udstedelse af salgsbilag i ØSC et på vegne af en ØSC institution Hvis man ønsker påskriften Udstedt på vegne af på sine salgshandelsdokumenter, skal man afmærke felt Regnskabscenter på Salgsopsætningens oversigtspanel Udskrifter. Korrekt rapportvalg ved udstedelse af salgsbilag med papirudskrift Tjek opsætning af rapportvalg ift. salgsdokumenter under: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Salg & marketing/opsætning Afdelinger/Salg & marketing/opsætning Opsætning af momsklausuler I regnskaber med salgsvirksomhed bør man anvende den nye funktionalitet i Navision Stat 7.0 for opsætning af Momsklausuler. Hermed understøttes korrekt layout af salgsfaktura/-kreditnota jf. momsloven. Momsklausuler opsættes under Økonomistyring/ Opsætning/ Momsbogføringsgruppe med nedenstående koder og tilhørende beskrivelser. Hvis man har brug for en yderligere uddybning, er det ligeledes muligt at udfylde Beskrivelse 2. Bemærk at dette felt kan indeholde op til 250 tegn.
Side 7 af 11 Hertil tilknyttes følgende oversættelser: Når momsklausulerne er defineret, indsætter man disse værdier i sin Opsætning af momsbogf. For de kombinationer, der anvendes ifm. salg: Herefter er Momsklausulopsætningen afsluttet for regnskabet.
Side 8 af 11 Korrekt rapportvalg ved klassisk salg Tjek rapportvalg for hver enkelt rapporttype via Rapportvalg Salg, da der kan være opsat rapporter, der ikke længere findes på NS7.0. Moderniseringsstyrelsen anbefaler en opsætning af følgende NS 7.0 rapporter: 6007014 Salgskreditnota NS 6007015 Rykkermeddelelse NS 6007017 Kontoudtog NS 6007023 Salgsfaktura NS Du kan i øvrigt læse hvilke rapporter, der er udgået eller fusionerede i Nyt i Navision Stat 7.0. Salg Bogfør & E-mail løsningen Korrekt rapportvalg ved udstedelse af salgsbilag Tjek opsætningen under oversigtspanelet E-mail på selve Salgsopsætningen (faktura og kreditnota). Moderniseringsstyrelsen anbefaler en opsætning af følgende NS 7.0 rapporter: 6007014 Salgskreditnota NS 6007023 Salgsfaktura NS Med Bogfør og E-mail-løsningen sendes der automatisk en mail med et pdfformateret salgsbilag ifm. bogføringen. Afsendelse af e-mail fra hosting partners SMTP-server Ved afsendelse af mails, kan man risikere, at modtager tjekker, om det er OK, at afsender (Navision Stat institutionen) sender med en mailadresse, der tilhører et domæne, der er forskelligt fra hosting leverandørens domæne. I så fald skal man bede Intern IT i egen institution, om at indsætte IP-adressen for hostens domæne i egen SPF record. For KMD er IP adressen: 131.165.73.21 Køb Mulig bogføring af købsfakturaer, uden forudgående købsordre Tjek at feltet Std.ant.til modt. på Købsopsætningens oversigtspanel Generelt er sat til Resterende. Hvis den er sat til Tom, kan man ikke længere bogføre købsfakturaer, med mindre disse er genereret fra købsordre. Dette er meget usædvanligt, hvorfor man i langt de fleste tilfælde skal ændre værdien til Resterende.
Side 9 af 11 Hvis værdien er sat til Tom fås følgende fejl bogføring af købsfaktura: Korrekt rapportvalg ved klassisk køb Tjek rapportvalg for hver enkelt rapporttype via Rapportvalg Køb, da der kan være opsat rapporter, der ikke længere findes på NS7.0. Du kan læse hvilke rapporter, der er udgået eller fusionerede i Nyt i Navision Stat 7.0. Integration til Nemkonto Instruktion til NKS Når der afsendes betalinger gennem Nemkonto skal der opsættes Instruktion til NKS på bankkontokortet, ellers ender betalingerne som mislykkedet. Instruktionen bruges af banken til styring af fejlende betalinger. Du kan vælge mellem følgende: Retur: Vælger du denne indstilling, bliver fejlende betalinger indsat på udbetalingskontoen. Bankcheck: Vælger du denne indstilling, og en betaling fejler, vil Danske Bank prøve at udstede en check. Der kan være et gebyr forbundet med dette, så det kan vi ikke anbefale. Fejlkonto: Vælger du denne indstilling og en betaling fejler, vil den blive overført til KUB kontoen, hvor du kan genudbetale fra, eller tømme beløbet til FFX kontoen.
Side 10 af 11 Integration til Danske Bank Såfremt der udveksles direkte med Danske Bank, via Danske Bank API et, hvor der kan sendes direkte fra udbetalingskladden til Danske Bank, SKAL den krypterede sikkerhedskode på bankkortet gentastes efter afsluttet konverteringen. Dette skyldes at konverteringsscriptet ikke kan håndtere konvertering af krypterede værdier. Gå til: Afdelinger/ Opsætning/ Programopsætning/ Økonomistyring/ Finans/ Betalingsformidling/ Opsætning og vælg Bank. Åbn DB bankkortet og genindtast sikkerhedskoden. Lager Anvendelse af varekonti Lagerstyringen bliver mere restriktiv på NS7.0, hvilket betyder, at der skal opsættes følgende pr. regnskab, for at der kan bogføres salg af typen vare Lagerkonto i Opsætning af varebogføringen Vareforbrugskonto i Bogføringsopsætningen Finanskontoen skal, for institutioner, der anvender SKS kontoplanen, pege på SKS-konto 6031. Ingen af de nævnte opsætninger afleder finansposteringer, men er påkrævet af Microsoft aht. mulig baggrundsbogføring, som gerne skulle kunne gennemføres 100 %, uden at brugeren skal tage stilling undervejs i bogføringsprocessen. SUPER-LOG Den nye SUPER-log logger automatisk alle SUPER - bruger aktiviteter på det enkelte regnskab, men der skal opsættes særskilt pr. regnskab for afsendelse af adviseringsmail til systemejer. Afsnittet herunder beskriver hvordan. Opsætning af SUPER Log E-mail. Der skal opsættes en superlog modtager mail, hvor der skal angives en Modtager e-mail. Den angivne bruger modtager mail med en pdf-fil indeholdende SUPERbrugerens aktiviteter. Hvis feltet Send altid e-mail er markeret, fås også en mail, i tilfælde af at der ikke har været SUPER-bruger aktivitet, med besked om, at der ikke har været nogen aktivitet. Det anbefales derfor, at man undlader at markere feltet, med mindre det efterfølgende konstateres, at der er uventet SUPER-bruger aktivitet på databasen.
Side 11 af 11 Det anbefales, at der for ØSC-institutioner foretages en opsætning, så der som minimum altid sendes til MODST s vms-postkasse samt regnskabsteamets teamleder. Sti: Afdelinger/Opsætning/It-administration/SUPER Log/SUPER Log E-mail opsætning. Selve opsætningen af afsendelsen er beskrevet i dokumentet NS 70 konverteringsvejledning, da denne del af opsætningen bør udføres ved Intern IT, KMD eller SIT. LDV Skift af servernavn Ved opgradering til Navision Stat 7.0 sker der samtidigt en opgradering af LDV til 2.4.0. I den forbindelse skal der tages højde for skift af servernavn. Du kan se hvordan, via de 2 nye vejledninger, afhængigt af om Navision Stat og LDV hostes hos SIT eller KMD, frigivet på http://www.modst.dk/systemer/oes-ldv/it-administrator/ldv-2_4_0 i kassen Vejledninger.