Vejledning af Økonomi opsætning

Transkript

1 Vejledning af Økonomi opsætning 1. Økonomi Integration 2. Debitorindstillinger 3. Varekatalog 4. Betalingsskabeloner 5. Betalinger 6. Eksportér 7. Debitornumre og ventelistemedlemmer

2 Økonomi Integration Det første der skal tages stilling til er hvilken økonomi integration der bruges. Der kan vælges imellem de forskelllige versioner vi integrerer med i GolfBox. Kontakt os hvis I er i tvivl om hvad I skal vælge, eller hvis jeres økonomisystem ikke findes i listen. Man kan evt. udfylde felterne, men de bliver ikke brugt i nogen eksporter og vil kun være til info for andre. Der findes forskelllige C5 versioner, og hvilken version der skal vælges, afhænger af hvilken leverandør man bruger til C5. Der er forskel i filformaet, så derfor er det vigtigt at man vælger den rigtige version. Kontakt GolfBox hvis I er i tvivl.

3 Debitorindstillinger: Det er KUN nødvendigt at bruge debitorindstillinger hvis man har ventelister man opkræver årligt, og man opretter medlemmerne på venteliste uden medlemsnummer, men med debitornummer. I punktet debitorindstillinger skal man vælge om man vil bruge synkrone, eller asynkrone lister. Hvis man gerne vil have at medlemsnummer og debitornummer er det samme skal man vælge synkrone lister. Man skal også oprette en nummerliste, som kan bruges til at tildele de personer, som ikke har et medlemsnummer, et debitornummer.

4 Varekatalog: Det første man bør oprette er alle de forskellige varer. En vare er selve linket til økonomi systemet. Dvs. at den peger på den konto eller varenummer som som betalingen skal ind på. Der skal også vælges hvor varen skal være synlig. Dette afhænger af hvilke moduler man har I GolfBox, hvor man bruger varer, men som udgangspunkt skal man altid vælge Betalingsskabeloner. Når man har oprettet alle de forskellige varenumre er man klar til at oprette skabelonerne.

5 Betalingsskabeloner: Skabelonerne indeholder følgende ting. Fakturateksten, forfaldsdatoen, hvem betalingen gælder for. Faktura tekst (teksten som vil fremkomme på fakturaen) Beløb Vare (hentet fra listen vi lavede under varer) Forfaldsdato (kan gentages) Gælder for: Vælges ud fra faktura grupperne, eller dynamiske grupper hvis det drejer sig om skabe eller ventelister der skal faktureres.

6 Når man har lavet alle sine skabeloner er man klar til at generere sine betalinger. Dette gøres ved at man klikker sig ind på hver enkel skabelon og klikker på Generer knappen. Den dato man generer betalingen bliver også fakturadatoen.

7 Klik på generér for at for at lave alle betalinger for denne skabelon. Derefter klikkes på Opdater. OBS: hvis man allerede har oprettet skabelonen og man bare er inde og ændre fakturateksten og forfaldsdatoen er det VIGTIGT at man husker at trykke OPDATER inden man generer sine betalinger det er ikke muligt at generere data før man har opdateret skabelonen. I nogle skabeloner vil der også være en generingsdato.

8 Denne dato kommer frem hvis man bruger Skift Status modulet og har har nogle medlemmer som skifter status i lige præcis den gruppe som er brugt i skabelonen. Denne dato er ofte den samme som forfaldsdatoen, men er afhængig af skift status datoen. Hvis man eks. skifter status xx og forfaldsdatoen er midt i december skal man sætte generingsdatoen til xx. Når man har oprettet betalingen viser oversigten hvor mange betalinger der blev generet. Herfra kan man også slette de generede betalinger hvis man finder ud af at der var noget galt med skabelonen. Det kunne være et forkert beløb eller faktura tekst. Betalinger: Når man har generet alle sine betalinger kan man nu tjekke at de ser rigtige ud inden man eksporterer dem til økonomiprogrammet. Dette gøres under betalinger.

9 Hvis man vælger Betalingstype får man alle de skabeloner/betalinger frem som bruger denne betalingstype. Vælger man Status kan man se om man har Ikke Eksporterede, Eksporterede, men ikke Godkendt, eller Godkendte betalinger. Vælger man Skabelon kan man tjekke de enkelte skabeloner man har generet betalinger for, men også hvis man har lavet manuelle betalinger. Der vælger man så Ingen skabelon = manuelle betalinger! Vælger man Skabelonstatus kan man vælge betalinger som ikke er eksporterede, eller som er ændret i forhold til skabelonen. Ændring af få generede betalinger: Hvis man har genereret sine skabelons betalinger men der er nogle få afvigelser, kan man lave en søgning på skabelonen og klikke på den person man gerne vil rette beløbet for.

10 Teksten og beløbet er blevet ændret i forhold til skabelonen. Nu kan man se at Grethe Abildgaard har fået ændret sin betaling i forhold til skabelonen. Dette vises ved en *.

11 Eksportér: Når man er klar til at eksportere sine betalinger klikker man på Eksporter: Klik på Eksporter for at starte eksporten til økonomi systemet. C5: Efterfølgende er specifikt for C5 bruger: Når man har klikket på Eksporter skal man højreklikke og gemme filen på sin computer, oftest i C:/GolfBox og den skal oftest hedde golfbox.txt. Dette er dog afhængig af C5 leverandøren. Derefter skal filen importeres ind i C5 via import funktionen i C5. Importfunktionen ligger oftest under Finans Dagligt men kan også ligge andre steder, igen afhængig af C5 leverandøren. Check deres vejledning for specifik sti.

12 E-conomic: Efterfølgende er specifikt for E-conomic brugere: Klik på log på E-conomic klappen. Log på E-conomic Når man er logget på E-conomic klikker man på Bogføring og vælger GolfBox under Integration. Efterfølgende klikker man på GÅ TIL EKSPORT

13 Og til sidst klikker man på EKSPORTÉR Og vælger Eksportér i det efterfølgende pop-up vindue. Når eksporten er færdig og overført korrekt vil der stå FÆRDIG. Derefter kan vinduet lukkes og det efterfølgende arbejde foregår i E-conomic. C5 og E-conomic: Når man har fået eksporteret og importeret sine betalinger vil Eksportér siden se sådan her ud:

14 Har man lavet sine skabeloner og betalinger korrekt, klikker man på GODKEND og derved frigiver man betalinger i skabelonerne, så de kan bruges igen til næste betaling. Har man af en eller anden grund lavet en fejl man skal have rettet, klikker man på ANNULLER og skabelonerne bliver frigivet så de kan rettes til og eksporteres forfra. Debitornumre og ventelistemedlemmer: Når man opretter et ventelistemedlem får de ikke et medlemsnummer. Derfor bliver de nødt til at have et uafhængigt debitor nummer. Dette nummer tages fra Debitornummer puljen (se Økonomi Integration, debitor indstillinger). Dette nummer svarer oftest ikke overens med det medlemsnummer ventelistemedlemmet får når de bliver aktiveret til et rigtigt medlem. Det er derfor vigtigt at man husker at ændre debitor nummeret under Økonomi i profilen, samt i C5/E-conomic, for at bevare den synkrone struktur.