Der findes i Axapta en ret fleksibel afstemningsfunktion. For at kunne anvende den skal den først aktiveres og så skal der også lige sættes lidt op.

Transkript

1 Bankafstemning Der findes i Axapta en ret fleksibel afstemningsfunktion. For at kunne anvende den skal den først aktiveres og så skal der også lige sættes lidt op. Aktivering af bankafstemning For at aktivere afstemningen gør du følgende: AccountPlus Opsætning Parametre faneblad Generelle parametre. Markér i Aktivér bankafstemning. Opsætning til bankafstemning Inden du kan gå i gang, skal der laves lidt opsætning, som kun gøres den ene gang. Hvis du ikke har tastet dine bankkonti ind, skal du gøre det, inden du kan gå videre under Bank Bankkonti. Med bankkontiene på plads, kan du gå videre til bankafstemning og opsætningerne: Bank Bankkonti knappen Funktioner Kontoafstemning.

2 og du får følgende boks frem: Indtast dato for bankkontoudtoget, bankkontonummeret du vil afstemme samt kontoudtogets slutsaldo. Tryk herefter på knappen ACP+ Opsætning: og følgende opsættes:

3 På faneblad Oversigt ses bankkontoen. Du skal nu indtaste Opstarts slutsaldo (er nul, hvis du ikke har stemt bank af før) og Primodato for dine bankposteringer.

4 På fanebladet Generelt ser du de default-parametre, som vil være aktive, når du åbner bankafstemningsformen. Efter et par afstemninger finder du måske ud af, at det er mere hensigtsmæssigt med andre defaultparametre, og så ændrer du dem bare, til de passer dig. Du kan selvfølgelig altid når formen er åbnet ændre og anvende flere forskellige match-parametre: Match-søgning Beløb: matcher på beløb Dato: matcher på dato (tolerance 3 angiver, at der tolereres op til 3 dages forskel på match) Tekst: matcher på tekst (tolerance -8 angiver, at der læses fra højre mod venstre på 8 karakterer. Hvis der ikke står - foran, betyder det, at der læses fra venstre mod højre. M m: skelner mellem store og små bogstaver i match : læser kun tal i teksten på match Her er der default-krav til match på BÅDE beløb, dato og tekst. Hvis du default kun ønsker krav om ens beløb, skal der kun være hakket af i Beløb. Du finder med tiden ud af, hvad der passer bedst til dig. Du kan ændre det, til det passer. Men princippet i krav om flere match for at blive stemt af, vil i en del tilfælde være en god idé. Man kan se efter følgende, når der er færre poster tilbage, fjerne nogle af kravene, fx dato og tekst. Se nærmere under afsnittet Bankafstemningens håndtering. Bankafstemning Hvis du markerer her, vil systemet ved åbning af formen default gøre de ting, du har markeret hhv. auto, find og markér. Det mest almindelige er, at man selv sætter sin afstemning i gang, når formen er åbnet. Overfør til Finanskladde Kladdenavn: angiver hvilken kladde, du vil have overført evt. posteringer til, der er i banken, men ikke i Axapta. Man kan så bearbejde kassekladden færdig, bogføre den og så afstemme det sidste i afstemningen. Indsæt Finanskonto: angiver hvilken konto du får sat på posteringerne i kladden, hvis du ikke har angivet en konto i afstemningen på de poster, der skal overføres til en kassekladde.

5 På faneblad Filopsætning filtype CSV sætter du op, hvilke kolonner fra bankens fil, der skal med: Kolonnenummer: her angiver du kolonnenummeret på bankens fil, der svarer til feltnavnet, fx er det her kolonne 1, der er Dato på bankens fil. Hvis man fx også ønsker Bankreference med og den ligger i kolonne 7 på bankens fil, skriver du 7 i feltet ud for Bankreference. Du trykker nu OK og du er klar til at gå til afstemning. Disse opsætninger skal kun gøres denne ene gang indtil du ønsker at ændre parametre og andet. Bankafstemningens håndtering Fremover, når du skal bankafstemme, skal du følge denne procedure: Bank Bankkonti knappen Funktioner Kontoafstemning

6 Indtast dato for kontoudtog og slutsaldo. Tryk på Posteringer. Følgende kommer frem: Tryk på knappen Importér fra fil. Tryk på den gule mappe, og peg på filen, du har modtaget fra banken. Stien huskes til næste gang du afstemmer.

7 Du kan nu se de hentede posteringer fra hhv. Axapta og banken. Fanebladene: Åbne: her ligger de åbne poster fra Axapta (til ve.) og fra banken (til hø.). Det er her, man arbejder med afstemningen. Match: Her ligger de matchede poster, før de afstemmes helt. Afstemte: her ligger de afstemte poster. Generelt: felter med data fra Axapta, der vedrører posteringen. Parametre: For oven i skærmbilledet kan du se de parametre, der kan anvendes ved matchning i hhv. Match søgning (default fra din opsætning) og Åbne håndtering. Du kan løbende ændre på parametrene, så du til sidst har matchet alle poster. Afstemning af posterne Du er nu klar til at gå i gang med selve afstemningen. Du kan fx starte med at markere i Autoafstem og herefter klikke på knappen Søg Match.

8 Systemet går nu i gang med at matche posterne af sig selv. Efterhånden som matchene findes, lægges de automatisk om på faneblad Match. I dette tilfælde ser fanebladene efter match-kørslen Auto afstem sådan ud for hhv. faneblad Match og Åbne : Match: Her ses alle fundne match. Den nederste er gul, fordi datoen ligger senere end kontoudtogets. Man kunne slette linjen før matchning, hvis man ikke ønsker den afstemt (ligesom man kan slette alle andre linjer). Det er en god idé at gå posterne igennem og hvis de er ok så trykke Accepter match. De flytter sig så straks til faneblad Afstemte.

9 Åbne: Her ses de poster, der ikke alene på de angivne parametre kunne matches. For at udvide match-kriterier og få flere afstemt, kunne man vælge kun at kræve, at beløbet skal matche. Markering fjernes herefter i Dato og Tekst og tryk Søg match. Posteringer, der matcher på beløb, ligger nu under faneblad Match (Kig dem evt. igennem og Accepter Match). Følgende er nu tilbage på Åbne:

10 Man kunne nu fx vælge at markere Marker poster i Åbne håndtering, og så markere ved klik i kassen ud for de relevante posteringer. Når markeringerne matcher (går i 0 ), forsvinder posterne fra Åbne (hvis der også er markeret i Auto afstem ) og lægger sig på faneblad Afstemte. Hvis du ikke har markeret i Auto afstem, bliver knappen Afstemt aktiv, og du skal derfor trykke på knappen for at få afstemt de valgte poster (derefter lægger de sig i Afstemte ). Der er nu kun poster tilbage i bankens side : Det ses nu, at der er poster i banken, der ikke findes i Axapta. Du kan få dem over i Axapta ved at indsætte finanskonto i feltet hertil, markere posterne (CapsLk+Shift+pil ned). Knappen Til finanskonto er nu aktiv, og du klikker på den for overførsel til finanskladde.

11 Hvis du ikke indtaster en finanskonto i feltet, (fx fordi det er en debitor), vil systemet default sætte den konto på, du satte op under parametre. Du kan efterfølgende i kassekladden gøre posteringen færdig og evt. rette inden bogføring. Når du har trykket på knappen, får du følgende infolog: Du kan nu lukke afstemningen ned og gå til kassekladden, hvor posterne nu ligger: Ret og tilføj (i det her tilfælde rette indbetalingen til en debitorkonto i stedet for en finanskonto og udligne), som det passer dig og bogfør. Når du går ind i afstemningen igen, ser det sådan ud:

12 Posterne ligger nu i afstemningen, og kan afstemmes færdigt. Når alle poster er afstemt, går du til faneblad Match. Knappen Accepter Match er nu aktiv klik for at acceptere match. Alle ligger nu på faneblad Afstemte : Man kan nu se, at Ikke afstemte er 0 og det afstemte beløb matcher. Knappen Afstem konto er nu aktiv, og du trykker nu på knappen for at få endelig afstemt.

13 Tips: tryk altid Accepter match efter hver matchning, når du har kontrolleret. De matchede bliver så afstemte, og dermed ligger de på faneblad Afstemte. Faneblad Match er nu blank og klar til næste matchning, der så igen kontrolleres, Accepteres osv., osv. start din matchning med flest mulig parametre, fx som vist: dato, tekst, beløb. Har du mange poster med tekstfeltet som tal, sættes dine parametre op til det (fx ved debitorindbetalinger). Find de parametre, der passer dig bedst, og sæt dem op som default til første matchning. du kan altid fortryde undervejs enten delvis eller helt. - knappen Fortryd markerede fortryder de markerede poster på det aktuelle faneblad - knappen Fortryd alt fortryder alle poster på det aktuelle faneblad - knappen Slet alt sletter alle de importerede poster (du kan altid importere dem igen fra din bankfil, så du kan starte forfra). - posterne fra Axapta vil stadig ligge i Axapta-siden Du skal altid postere på bank som modkonto og ikke finans på de konti, du vil køre bankafstemning på. Ellers kommer posterne ikke med i afstemningen. Spær evt. for direkte bogføring på dine bankkonti fra kassekladden, så du er sikker på at få alle posteringer med i bankmodulet (posteringen kommer dermed på finanskontoen via bankmodulet og ikke direkte fra kassekladden). Du spærrer kontoen for bogføring fra kladden i kontoplanen: