Referat Møde i Personalepolitisk Underudvalg Deltagere: Jens Andersen (formand) (afbud), Marianne Evers, Kim Leck Fischer, Jenny Heinrichs, Margit Siig Mortensen, Jes Hansen (afbud), Gunhild Krogager Carlsson, Dorethe Bay Christiansen, Richard Faarup (afbud). Lene Winther Grøndahl under punkt 3 Sekretariat: Karin Winther Side 1 af 14
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Godkendelse af referat... 4 3. Program for projekt Mening og Sundhed... 5 4. Drøftelse af indhold i regionalt samarbejdsprojekt... 7 5. Duftpolitik i Region Sjælland... 9 6. Drøftelse af ansøgning til arbejdsmiljøpuljen 2013... 11 7. Gensidig orientering... 12 8. Eventuelt... 14 Side 2 af 14
Sag nr.: 1 Journalnummer: 12-002880 1. Godkendelse af dagsorden Medarbejdersiden anmodede om, at presseomtalen af den nye rygepolitik samt tilgængeligheden af referater på intranettet drøftes under gensidig orientering. Side 3 af 14
Sag nr.: 2 Journalnummer: 12-002880 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 1. marts 2013. Personalepolitisk underudvalgs behandling Referatet blev godkendt. Side 4 af 14
Sag nr.: 3 Journalnummer: 12-002880 3. Program for projekt Mening og Sundhed Resumé Tirsdag den 21. maj 2013 blev projektet Mening og Sundhed skudt i gang med et stort arrangement, hvor trivselsekspert Henrik Krogh var inviteret til at holde et oplæg om begrebet langtidsfriskhed. Efterfølgende blev alle deltagere inviteret til, at bidrage med forslag til temaer i projektet. På møde i MED-Hovedudvalget den 17. juni 2013 blev input fra kick-off-dagen præsenteret i overordnede emner. I det videre arbejde skal der ske en vurdering, prioritering og sortering af indholdet fra kick-off-dagen mhp. at designe og udvikle relevante aktiviteter, der kan indgå i projektprogrammet. Sagsfremstilling/bilag I fortsættelse af de overordnede emner, der blev præsenteret på mødet i MED- Hovedudvalget den 17. juni 2013 præsenterer HR Strategi og Udvikling på mødet et forslag til udmøntning af forslagene fra kickoff-dagen i efterårets projektprogram for Mening og Sundhed. PPU har i mødet mulighed for at bidrage med input til forslaget, samt give forslag til konkrete ændringer eller andre aktiviteter, der ønskes indarbejdet i programmet. Indstilling At Personalepolitisk underudvalg giver input til forslaget til projektprogram, således at projektgruppen kan arbejde videre med den konkrete udfoldelse og planlægning. Personalepolitisk underudvalgs behandling På mødet blev status for og emner/indhold i projekt Mening og Sundhed præsenteret med udgangspunkt i vedhæftede præsentation. Side 5 af 14
Indholdet i projektet kan løbende blive justeret i takt med, at projektet opnår kendskab til ny forskning eller erfaringer på området. Dertil kommer, at der med udgangspunkt i projekt Mening og Sundhed gennemføres andre aktiviteter, der også understøtter målsætningen om, at sygefraværet skal være 10 % lavere - f.eks. lederudviklingsaktiviteten Den sundeste ledelse. Medarbejdersiden anerkender, at der med lederudviklingsaktiviteten Den sundeste ledelse gennemføres en aktivitet, der også er målrettet mellemlederne i bestræbelserne på at nedbringe sygefraværet i Region Sjælland. Medarbejdersiden havde følgende input til indholdet i projekt Mening og Sundhed : Der skal fra politikkernes og ledelsens side være opmærksomhed på, at sygefraværet kortsigtet betragtet kan stige, hvis der sættes fokus på, at de langtidsfriske medarbejdere ikke skal møde syge på arbejde. Aktiviteten skal ses som en langsigtet investering i, at regionens langtidsfriske medarbejdere ikke ender som langtidssygemeldte. I forhold til aktiviteter vedrørende jura og roller ved sygefraværsforløb blev der foreslået et fællesarrangement, hvor ledere og tillidsrepræsentanter har samspil om, hvordan sygefraværsforløb håndteres i Region Sjælland. Personalepolitisk Underudvalg foreslog også, at man sørgede for, at viden og information om jura var tilgængelig enten på en hjemmeside eller i form af en lille vejledning. På kick-off dagen den 21. maj 2013 blev der foreslået bonusordninger og belønning ved lavt fravær. Velvidende at belønning sker i forbindelse med den lokale løndannelse, anførte medarbejdersiden, at belønning for lavt sygefravær ikke bør iværksættes som redskab til at nedbringe sygefraværet. Det aftales, at projekt Mening og Sundhed i nyhedsbreve, på relevante kurser medvidere formidler den holdning, at forskning viser, at belønning ikke er en holdbar fremgangsmåde i forhold til at nedbringe sygefravær. Formidling af projektet skal sikres, blandt andet gennem rejsehold, der tager ud til de enkelte virksomhedsområder med information og ekspertise. Der var en drøftelse af, at der i Region Sjælland kan findes mange gode historier om langtidssyge medarbejderes vellykkede tilbagevenden til arbejdet. Historierne udbredes af forskellige årsager ikke, men ved fælles indsats kunne ledere og medarbejdere få de gode historier frem til inspiration for andre. Afslutningsvis kvitterede medarbejderne for, at præsentationen havde skabt klarhed over de aktiviteter, der fremadrettet vil indgå i projekt Mening og Sundhed. Det aftales, at projektet arbejder videre med de input, der kom fra medarbejderside under præsentationen. Side 6 af 14
Sag nr.: 4 Journalnummer: 12-002880 4. Drøftelse af indhold i regionalt samarbejdsprojekt Resumé I forbindelse med OK13 (i aftalen om udviklingsmæssige aktiviteter på det personalepolitiske område mellem RLTN og KTO, Sundhedskartellet, FOA og AC) er der afsat kr. 384.394 årligt til projekter på det personalepolitiske område (regionale samarbejdsprojekter) i Region Sjælland. Midlerne skal anvendes i overenskomstperioden (senest den 31. marts 2015), dog kan projekter planlagt i perioden række ind i den følgende overenskomstperiode. Midlerne skal anvendes til samarbejdsprojekter, hvor det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg (MED-Hovedudvalget) fungerer som styregruppe. Til mødet i MED-Hovedudvalget den 17. juni 2013 var der udarbejdet et kommissorium med arbejdstitlen Din trivsel - for medarbejdere i Region Sjælland. Kommissoriet udgjorde et forslag til, hvordan de afsatte midler til et regionalt samarbejdsprojekt kunne anvendes. Der blev foreslået et projekt, der giver den enkelte medarbejder redskaber til bedre at tage vare på sig selv, så medarbejderne kan påvirke deres rammer og vilkår på jobbet konstruktivt. Projektet skulle desuden medvirke til at styrke og udvikle de personlige forudsætninger for et godt samarbejde på arbejdspladserne. På møde i MED-Hovedudvalget den 17. juni 2013 blev det aftalt, at der gives mulighed for at medarbejdersiden kan bidrage til fastlæggelse til indholdet i et regionalt samarbejdsprojekt. Sagsfremstilling/bilag Personalepolitisk underudvalg drøfter på mødet formål for og indhold i et regionalt samarbejdsprojekt. Det sker med udgangspunkt i nedenstående spørgsmål: Vil forslaget i projektkommissoriet med arbejdstitlen Din trivsel - for medarbejdere i Region Sjælland kunne være udgangspunkt for yderligere konkretisering af indhold i et regionalt samarbejdsprojekt i Region Sjælland (udarbejdelse af business case til godkendelse i MED- Hovedudvalget)? Side 7 af 14
Vurderer Personalepolitisk underudvalg at de afsatte midler til projekter på det personalepolitiske område i stedet bør understøtte et andet formål? Bilag 1: Projektkommissorium - personalepolitisk projekt Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter formål for og overordnet indhold i et regionalt samarbejdsprojekt Personalepolitisk underudvalgs behandling Medarbejdersiden havde følgende kommentarer til projektkommissoriet for det personalepolitiske projekt: Med arbejdstitlen Din trivsel - for medarbejdere i Region Sjælland og et projektformål om, at den enkelte medarbejder skal have redskaber, der gør dem bedre i stand til at tage vare på sig selv, anførte medarbejderne et synspunkt om, at der vil være medarbejdere, der ikke støtter op om initiativer i projektet. Der er svage medarbejdere i Region Sjælland, for hvem indsatsen ikke vil slå igennem overfor, og for dem må indsatsen ikke give bagslag. Ledelsen svarer, at det ikke er hensigten at den svageste gruppe af medarbejdere skal føle sig udsatte med projektet. Tanken er derimod, at der også skal gennemføres aktiviteter for medarbejderne for at de kan påvirke rammer og vilkår. Kommissoriet bør uddybes med, hvordan Region Sjælland får styrket sammenholdet og fællesskabsfølelsen på arbejdspladserne. Herunder bør medansvar for kollega også indgå. Nyt udkast til projektkommissorium behandles på møde i MED- Hovedudvalget den 19. august 2013. Side 8 af 14
Sag nr.: 5 Journalnummer: 12-002880 5. Duftpolitik i Region Sjælland Resumé På møde i Personalepolitisk underudvalg den 13. november 2012 drøftedes den udfordring, at ansatte og patienter bliver påvirket af dufte - særligt set i lyset af at mange udvikler allergi overfor parfume. I forlængelse heraf drøftede Personalepolitisk underudvalg den 1. marts 2013 konkrete tilføjelser i retningslinje vedr. brug af arbejdsdragt om brugen af parfume. På mødet i MED-Hovedudvalget den 3. april havde medarbejdersiden følgende bemærkninger til den nye retningslinje vedr. brug af arbejdsdragt: Formuleringen i politikkens formål. at sikre, at ingen patienter ufrivilligt udsættes for parfumestoffer fra personalet. bør ændres til. at sikre, at ingen ufrivilligt udsættes for parfumestoffer Der er behov for, at brugen af parfume defineres. Brugen af parfumerede produkter bør ses bredere end der lægges op til i formuleringerne i retningslinjen (f.eks. også i forhold brugen af parfumeret vaskepulver) Medarbejdersiden anførte desuden, at der er behov for en politik, der gælder alle medarbejdere i regionen. Det blev desuden aftalt at retningslinje vedr. brug af arbejdsdragt skulle behandles igen i personalepolitisk underudvalg. Sagsfremstilling/bilag Region Sjælland har efterfølgende modtaget en fælles henvendelse fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og Miljøministeriet med opfordring til at udarbejde lokalt forankrede duftpolitikker for regionernes sygehuse. Heraf fremgår også forslag til, hvad en lokalt forankret duftpolitik på regionens sygehuse kan indeholde: Der kan opfordres til, at de vaskemidler, rengøringsmidler og produkter til personlig pleje, der anvendes på sygehusene, skal være uparfumerede. Luftfriskere og duftblokke kan med fordel undgås. Side 9 af 14
Personalets brug af duftstoffer kan også påvirke patienterne på hospitaler. Sygehusene kan derfor overveje at opfordre til, at de ansatte i størst mulig grad er duftneutrale i arbejdstiden. Der opfordres til, at den lokale duftpolitik præsenteres på personalemøder el. lign. I forlængelse heraf opfordres der til, at duftpolitikken ligger et sted, hvor den er lettilgængelig for de ansatte. Det kan overvejes, om der i regionens duftpolitik for sygehusene skal opfordres til, at patienter og pårørende i størst mulig omfang skal være duftneutrale under deres besøg på sygehusene. Se den samlede henvendelse i bilag 2. I forlængelse af ovenstående henvendelse samt udkast til retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region Sjælland, der tidligere er drøftet i Personalepolitisk underudvalg og MED-Hovedudvalget, fortsættes drøftelsen af udarbejdelsen og forankringen af duftpolitikker for regionens sygehuse på mødet i Personalepolitisk underudvalg. Bilag 2: Bilag 3: Henvendelse fra ministerier om udarbejdelse af lokalt forankrede duftpolitikker for regionernes sygehuse Udkast til retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region Sjælland Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter udarbejdelsen og forankringen af duftpolitikker for regionens sygehuse. Personalepolitisk underudvalgs behandling Personalepolitisk Underudvalg havde en fornyet drøftelse af, hvordan hensynet til de, der bliver generet af duftstoffer, bedst tilgodeses, herunder om dette bedst sker gennem forbud og restriktive regler eller gennem en holdningsændring og opmærksomhed på duftstoffers negative virkning på omgivelserne. Det aftales, at der med udgangspunkt i henvendelsen fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og Miljøministeriet udarbejdes en holdningstilkendegivelse fra MED-Hovedudvalget om anvendelsen af duft og parfumerede stoffer. Sagen drøftes på møde i MED-Hovedudvalget den 19. august 2013. Side 10 af 14
Sag nr.: 6 Journalnummer: 12-002880 6. Drøftelse af ansøgning til arbejdsmiljøpuljen 2013 Resumé På mødet i MED-Hovedudvalget den 17. juni 2013 drøftedes en ansøgning, der under høringen havde givet anledning til bemærkning fra et medlem af MED- Hovedudvalget. Det blev aftalt, at ansøgningen skulle genbehandles på møde i Personalepolitisk underudvalg. Sagsfremstilling/bilag Til brug for genbehandling af ansøgningen i Personalepolitisk underudvalg vedlægges ansøgning samt udklip fra oversigt, hvoraf arbejdsgruppens henholdsvis sekretariatets tidligere anbefalinger fremgår. Bilag 4: Bilag 5: Ansøgning til arbejdsmiljøpuljen Udklip fra oversigt over ansøgninger Indstilling: At Personalepolitisk underudvalg fastholder arbejdsgruppens henholdsvis sekretariatets anbefaling om, at projektet får afslag på ansøgning. Personalepolitisk underudvalgs behandling Det aftales, at projektet får afslag med følgende begrundelse: Projektets hensigt om at søge ny viden om den moderne patient kan ikke støttes indenfor arbejdsmiljøpuljens formål. Fsva. undervisningsforløb i håndtering af den moderne patient henvises til Region Sjællands kurser i vold og konflikthåndtering. Side 11 af 14
Sag nr.: 7 Journalnummer: 12-002880 7. Gensidig orientering GRUS - samtaler På møde i MED-Hovedudvalget den 17. juni blev der spurgt til afholdelsen af GRUS (Gruppeudviklingssamtaler). Der er på nuværende tidspunkt ikke udarbejdet et egentlig koncept for afholdelse af GRUS (i modsætning til det netop vedtagne koncept for MUS og LUS). Koncern HR har planer om at benytte de kommende kurser i MUS og LUS til at afdække, om der er behov for at udvikle et koncept for GRUS og evt. et kursus i afvikling af GRUS. Synspunkter eller input fra Personalepolitisk underudvalg om GRUS kan fremføres under denne del af orienteringen. Udbredelse af det personalepolitiske grundlag Den 19. juni blev Personalepolitisk underudvalg informeret om, at Region Sjællands re-designede sygefraværspolitik; Fra fravær til nærvær., nu er tilgængelig på intranettet. Se sygefraværspolitikken her. Det er som aftalt i Personalepolitisk underudvalg den 1. marts 2013 udelukkende sygefraværspolitikkens layout og design, der er blevet ændret og ikke indholdet. På tilsvarende vis er Region Sjællands nye rygepolitik nu tilgængelig i samme layout. Se rygepolitikken her. HR Strategi og Udvikling arbejder videre med det nye designkoncept og tilretter det løbende jfr. tidligere beslutning i Personalepolitisk underudvalg. Det nye design er udarbejdet på baggrund af business casen vedrørende dialogprocessen om MED-aftalen, hvor der er fokus på at øge kendskabet til Region Sjællands personalepolitiske grundlag. Personalepolitisk underudvalgs behandling Side 12 af 14
Supplerende vedr. GRUS Der var enighed mellem ledelse og medarbejdere om, at GRUS ikke kan gennemføres som erstatning for individuelle årlige MUS, men kan anvendes som supplement til disse. Det aftales, at der i efteråret skal ske en relancering af MUS og LUS, hvoraf det fremgår, at afholdelse af MUS og LUS følger af overenskomstaftaler. Desuden skal det præciseres at GRUS ikke kan erstatte, men supplerer MUS. Presseomtale af ny rygepolitik Den nye rygepolitik havde givet anledning til nogen ekstern presseomtale. Opsummerende angik presseomtalen dog mest det principielle i, at Region Sjælland som virksomhed strammer yderligere op i forhold rygeloven. Der har været kun været mindre intern omtale og reaktion på de ændrede rygeregler. Tilgængeligheden af referater på intranet Medarbejdersiden anførte at de siden oprydning på intranettet har manglet adgang til MED-Hovedudvalgets referater fra før 2011. Sekretariatet vil overveje en løsning, hvor medarbejderne henvises til Koncern HR, hvis der er behov for referater vedr. politikker, retningslinjer med videre, der ikke længere er tilgængelige på intranettet. Side 13 af 14
Sag nr.: 8 Journalnummer: 12-002880 8. Eventuelt Side 14 af 14