1-års evaluering af Ungeenheden CENTER FOR UNGE, Frederikshavn Kommune KOMMISSORIUM 16. januar 2015 1
Kommissorium for 1-årsevaluering af Ungeenheden, Center for Unge I forbindelse med etableringen af Ungeenheden blev det besluttet, at enheden skulle evalueres efter henholdsvis 1 og 3 års drift. Etableringen af Ungeenheden blev endeligt besluttet på byrådsmødet d. 29. maj 2013. I forbindelse med byrådsvedtagelsen og den forudgående behandling i fagudvalgene blev der blandt andet lagt vægt på at følgende elementer skulle evalueres: - Overførslen af yderligere 5 årgange (25-30 årige) - Burde der være overflyttet yderligere grupper/opgaver? - Er der grupper/opgaver, der ikke burde være overflyttet (særlig opmærksomhed på det specialiserede område) I 1-årsevalueringen indgår de erfaringer, som organisationen som helhed har gjort sig i forhold til snitflader, målgruppeopgørelse, faglighed, økonomistyring, normering mm. De øvrige centres og Ungeenhedens egne overvejelser, iagttagelser og anbefalinger vil sammenholdt med de resultater, som enheden indtil nu har opnået danne baggrund for en evalueringsrapport. Følgende vil blive belyst: 1. strategi og effektmåling 2. normering og økonomi 3. faglig bæredygtighed herunder tværfaglighed i Ungeenheden 4. afgrænsning af målgruppen og snitflader (Ungeenhedens og afgivende centres erfaringer) 5. fysiske rammer og geografisk placering Punkterne 1, 3 og 5 belyses primært af Ungeenheden selv, mens punkterne 2 og 4 belyses i samarbejde med de relevante centre. Selve indholdet og dispositionen for evalueringen fremgår bl.a. af indholdsfortegnelsen til den kommende rapport (se bilag 1). Tids- og procesplan I det dette afsnit beskrives tids- og procesplanen for udarbejdelsen af 1-årsevalueringen - herunder hvornår de øvrige centre, MED-udvalgene og de politiske udvalg inddrages. Ungeenheden udarbejder oplæg til de evalueringsspørgsmål, som skal danne grundlag for at belyse ovenstående nedslagspunkter. Spørgsmålene skal bl.a. medvirke til en analyse af de konkrete erfaringer der internt og eksternt er gjort i forbindelse med den nye organisering i kommunen (pkt. 4). 2
Spørgsmålene kan i deres nuværende form ses i bilag 2. Der kan ske en tilpasning/redigering af spørgsmålene, ligesom de vil blive valideret på mødet med de øvrige centre den 12. januar 2015. Nedenstående viser en oversigt over hvilke centre, der indgår i evalueringen, ligesom der er peget på de områder, der primært bør indgå i evalueringen. Center IT, digitalisering og velfærdsteknologi Handicap og psykiatri Social- og sundhedsmyndighed Arbejdsmarked Skole Unge Familie Bibliotek og borgerservice Økonomi og personale Områder Samarbejdet om opgaveløsningen, snitflader, overførsel af de 25-30 årige, eventuel tilbageførsel af opgaver, eventuel overførsel af nye opgaver, normering, økonomi, samarbejde i forbindelse med overlevering til/fra Ungeenheden m.m. Centrenes bemærkninger danner tilsammen med Ungeenhedens overvejelser grundlag for konklusioner og anbefalinger i en evalueringsrapport. En rapport der endvidere beskriver Ungeenhedens strategier, metoder for resultatstyring, effektmålinger mm. Rapporten drøftes i MED-udvalgene og de relevante politiske udvalg med henblik på endelig behandling i Byrådet. Nedenstående viser tids- og procesplanen for indhentelse af information, opsamling heraf og udarbejdelsen af de endelige anbefalinger i 1-årsevalueringen. Center December Januar Marts April Aktuelle centre* Center for Unge Kommissorium udarbejdes og fremsendes evalueringsgruppen. Udkast til evaluering samt udarbejdelse af evalueringsspørgsmål (udsendes primo januar) Møde i evaluerings - gruppen 12. januar. Drøftelse og endelig fastsættelse af evalueringsspørgsmål. Centervis behandling af spørgsmålene. Nulpunktsanalyse (tilfredshedsundersøgelse) samt diverse statistikmateriale udarbejdes. Evalueringssvar behandles. Møde evalueringsgruppen 2. marts ift. resultater af indkomne svar samt inddragelse af Center-MED er Evalueringen afrundes og sagsfremstillinger udarbejdes. Behandling i de relevante fagudvalg. Byrådsbehandling. Evalueringsrapporten foreligges byrådet. * Centre der afgav opgaver/personale til Ungeenheden, og centre med tætte samarbejdsrelationer til Ungeenheden 1-års evalueringen skal behandles i Byrådet den. 29. april 2015 3
Forinden har fagudvalgene mulighed for at drøfte evalueringen som følger: Socialudvalget den 8.april 2015 Børne og Ungdomsudvalget den 9. april 2015 Arbejdsmarkedsudvalget den 13. april 2015 Kultur- og Fritidsudvalget den 15. april 2015 4
Bilag 1: Indholdsfortegnelse 1. Baggrund for 1-årsevalueringen...2 2. Fysiske rammer og geografisk placering...5 3. Faglig bæredygtighed og organisering...6 4. Strategi og effektmåling...10 4.1 Strategi vision, mission og værdier...10 4.2 Effektmåling...10 5. Økonomi og normering...17 6. Evalueringsgruppens evaluering af Ungeenheden...20 6.1. Snitflader...20 6.2 Overlappende sagsbehandling...23 6.3 Nuværende organisering af opgaveløsning for de 15-25 årige...24 6.4 Overlevering af sager mellem centrene...27 6.5 Opgaveporteføljen...30 6..6 Normering...32 6.7 Fordele og ulemper ved at overføre de 25-30 årige til Ungeenheden...34 6.8 Yderligere refleksioner vedrørende de foregående besvarelser...37 6.9 Andet...38 7. Evalueringsgruppens anbefalinger...40 5
Bilag 2: Udkast til evalueringsspørgsmål til behandling i Center for Unge og øvrige relevante centre - Hvordan opleves snitfladerne imellem centrene og Ungeenheden (funktioner, målgruppe, alder, serviceniveau mm.)? - Er der områder, hvor der både i Ungeenheden og i yderligere et eller flere centre uhensigtsmæssigt foretages sagsbehandling på samme borger/målgruppe? Er der forslag til, hvordan dette i givet fald kan ændres? - Løses der opgaver for de 15-25 årige, som i stedet burde løses i Ungeenheden eller omvendt? - Fungerer overleveringen af sager mellem centrene og Ungeenheden? Hvis ikke så beskriv problemstillingerne. Er der forhold, der bør ændres? - Vurderer I, at antallet af medarbejdere, der overgik til Ungeenheden var passende i forhold til den opgaveportefølje, der blev tilbage i de gamle centre og den opgaveportefølje, der etableredes i Ungeenheden? - Har forandringen i sagsmængden og volumen givet anledning til overvejelser i normeringen henholdsvis centrene og/eller i Ungeenheden? - Hvad er fordelene/ulemperne ved at overføre de 25-30 årige til Ungeenheden, og hvilke anbefalinger har de afgivne centre og Ungeenheden i den forbindelse? - Giver refleksionerne omkring de 25-30 årige anledning til at ændre på de foregående besvarelser? I så fald hvilke? - Er der yderligere overvejelser med 1-årsevalueringen af Ungeenheden, som bør nævnes? 6