Realiseringsplan for Ungeenheden organisering, forarbejder, tids- og handleplan m.m.

Transkript

1 FORSLAG Realiseringsplan for Ungeenheden organisering, forarbejder, tids- og handleplan m.m. Direktørområdet Børn og Kultur Juli 2012 # v2

2 Indhold Realiseringsplanens baggrund og fokus... 3 Ungeenhedens principielle indhold og rammer... 4 Projektorganisationen etableres... 6 Nødvendige forarbejder... 8 Ikrafttræden og opfølgninger Tids- og handleplan en oversigt

3 Realiseringsplanens baggrund og fokus Denne realiseringsplan for etablering af en Ungeenhed i Frederikshavn Kommune bygger på Direktionens forslag til etablering af ungeenhed, som blev politisk behandlet og tiltrådt i forsommeren 2012 af Børne- og Ungdomsudvalget, Sundhedsudvalget og Arbejdsmarkedsudvalget. Socialudvalget behandler principdokumentet på sit møde i august Realiseringsplanen bygger på en forventning om, at Ungeenheden implementeres: smidigt der skal tænkes i holdbare, realistiske og ubureaukratiske processer og løsninger hurtigt ungeenheden skal realiseres snarest, da opgaven er presserende og det er nødvendigt at fastholde ro og fremdrift i hele organisationen inddragende relevante medarbejdere og aktører inddrages med henblik på fagligt og konkret at styrke og berige realiseringen af ungeenheden åbent der skal informeres løbende og konkret om status for realiseringen m.m. Realiseringsplanen bygger på følgende afsnit, som også viser den tidsmæssige progression i realiseringen: Ungeenhedens principielle rammer og indhold (skematisk resume) Projektorganisation etableres (august-september 2012) Nødvendige forarbejder (oktober april 2013) Ikrafttræden og opfølgning (maj 2013 og herefter) Tids- og handleplan 3

4 Ungeenhedens principielle indhold og rammer Formålet med en selvstændig ungeenhed er at styrke en samlet og koordineret indsats for den unge fra det tidspunkt, de afslutter folkeskolen til de har afsluttet en ungdomsuddannelse og er kommet videre i uddannelsessystemet eller i beskæftigelse. De unge skal opleve, at de får én indgang via ungeenheden til kommunens ungeindsatser. Skemaet nedenfor viser ungeenhedens principielle organisering, jf. Direktionens principforslag og den hidtidige politiske sagsbehandling. Ungeenheden Politisk udvalg Børne- og Ungdomsudvalget Direktørområde Børn og Kultur (Center for Undervisning og Tværgående Ungeindsats) Ungeenheden Projektleder sagsbehandlere, administrativøkonomisk personale m.fl. Budget drift, ydelser, midler til fleksible ungeindsatser, udvikling m.m. Tilbud, indsatser og samarbejdsrelationer Kommunens egne tilbud, indsatser, samarbejder og netværk m.m. Fælles tilbud, indsatser, samarbejder og netværk m.m. Eksterne tilbud, indsatser, samarbejder og netværk m.m. 4

5 Skemaet her viser Ungeenhedens opgaver og rammer: Ungeenhedens indhold og rammer, jf. principforslaget Referencer Politisk udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Direktørområde: Børn og Kultur Chefområde: Center for Undervisning og Tværgående Ungeindsats Organisation Der ansættes en projektleder, via eksternt opslag Der ansættes medarbejdere fra relevante fagområder, via interne opslag Målgruppe Målgruppen er overordnet set unge i alderen Opgaver Fremme uddannelsesperspektivet og en varig tilknytning til arbejdsmarkedet Medvirke til at den unge finder sit ståsted som menneske og borger Hindre / mindske ungdomsarbejdsløsheden Bevare / udvikle en kvalificeret arbejdsstyrke Mindske antallet af unge på passiv forsørgelse Igangsætte uddannelses- og beskæftigelsesfremmende aktiviteter Forebygge marginalisering af unge Udvikle meningsfulde tilbud, praktikpladser, ungenetværk m.m. Mål Øge andelen af unge med gennemført ungdomsuddannelse Øge andelen af unge med en kompetencegivende uddannelse Reducere antallet af unge på kontanthjælp / overførselsindkomst Styrke / fastholde unges varige tilknytning til arbejdsmarkedet Undgå marginalisering af unge Tilgange Tage afsæt i den unge Investere i vækst, positiv udvikling og realiseringskompetence Anerkendelse og inklusion Lydhørhed, nysgerrighed og omtanke Muligheder og løsninger Helhed og sammenhæng Fleksibilitet, smidighed og hurtig reaktionstid Bruge relevante og tilgængelige ressourcer Budget Ungeenheden har et selvstændigt budget til drift, lovbundne ydelser, fleksible indsatser og udvikling. Realisering Ungeenheden realiseres pr Parallelle processer Parallelt med etableringen af ungeenheden vil den omkringliggende organisation have behov for at tilpasse sine opgaver, budgetter, kompetencer osv. Ligesom der skal arbejdes med samarbejdsflader m.m. 5

6 Projektorganisationen etableres Første step i realiseringen af Ungeenheden er etableringen af en projektorganisation, som sætter rammen og rollerne i realiseringsarbejdet. Projektorganisationen sættes i august september Arbejdet med at realisere ungeenheden gennemføres via nedenstående model: Organiseringen Styregruppen Projektgruppen Følgegruppe Arbejdsgrupper Den samlede realisering forudsætter en tæt dialog og stærk koordination mellem politikere og projektorganisation og i projektorganisationen. Styregruppen udgøres af: Direktør for Børn og Kultur Undervisningschefen Arbejdsmarkedschefen Socialchefen Sundhedschefen Familiechefen Styregruppen mødes 1 gang månedligt eller efter behov. Styregruppen sikrer dialog med det politiske niveau og hensyntagen til den samlede kommunale organisation. Direktør for Børn og Kultur er formand for styregruppen. Projektgruppen udgøres af: Undervisningschefen Chefer og ledere fra relevante centre / Direktørområder Projektgruppen refererer til styregruppen, og er igangsættende og opfølgende i forhold styregruppens og politikeres ønsker til ungeenheden. Projektgruppen 6

7 udarbejder kommissorier og nedsætter arbejdsgrupper, og sørger for sammenhæng og koordination mellem disse. Projektgruppen mødes hver 14. dag eller efter behov. Undervisningschefen er formand for projektgruppen. Arbejdsgrupper udgøres af: En eller flere repræsentanter fra projektgruppen Medarbejdere fra relevante områder / centre Arbejdsgruppen arbejder ud fra et kommissorium. Arbejdsgruppernes formænd er altid en repræsentant fra projektgruppen, for derved at sikre sammenhæng og koordination mellem arbejdsgrupperne. Arbejdsgrupperne kan nedsætte underarbejdsgrupper og indkalde kompetencepersoner ad hoc. Realiseringsperioden er forholdsvis kort, og derfor vil de fleste arbejdsgrupper m.m. løbe parallelt. Følgegruppen udgøres af: MED-systemet, alle relevante områder Formand for styregruppen Formand for projektgruppen Følgegruppen præsenteres løbende for forarbejder, processer, resultater m.m. i realiseringen af Ungeenheden. Følgegruppen er ikke besluttende, men fungerer som et forum for dialog og sparring. Følgegruppen kan indkalde kompetencepersoner ad hoc. Følgegruppen mødes ca. 1 gang månedligt eller efter behov. 7

8 Nødvendige forarbejder Det er nødvendigt at afklare en række ansættelsesforhold, budgetmæssige afgrænsninger, indholdsmæssige analyser osv., for at kunne etablere Ungeenheden på det kendt og kvalificeret grundlag. De nødvendige forarbejder gennemføres i perioden oktober 2012 april Forarbejdet omhandler bl.a. om at afgrænse Ungeenhedens ledelse og stab, budget, målgruppe, tilgange og forventet effekt, samarbejde og snitflader samt de fysiske rammer. Som noget af det første skal der ansættes en projektleder i en tidsbegrænset stilling (f.eks. 3 år), som får som sin primære opgave at etablere ungeenheden herunder: at forestå fusionen at etablere organisationen at sætte fælles retning og kultur at definere og kvalificere opgaveløsningen at afklare opgaveporteføljen at skabe samarbejder internt og eksternt Projektleder vil naturligvis indtræde i projektorganisationen og deltage i analysearbejder, ansættelser m.m. Efter projektperiodens ophør ansættes en fast leder af ungeenheden, som overtager og viderefører den etablerede drift og udvikling. Styregruppen udarbejder stillingsopslag og forestår ansættelsen. Stillingen opslås i efteråret 2012 og projektlederen ansættes snarest muligt. Der skal ansættes medarbejdere, jf. enhedens formål, opgaver og målgruppe. Medarbejderne rekrutteres internt via opslag. Styregruppe og projektgruppe definerer antallet af stillinger, ansættelsesforhold, kompetencesammensætning, m.m., og opslår stillingerne, når der er klarhed over budget, opgaveportefølje m.m. Projektgruppen (og evt. tiltrådt projektleder) forestår ansættelserne sammen med projektleder, HR og Løn og tillidsmandssystemet. Ansættelse af medarbejdere forventes gennemført i løbet af vinteren Budgettet skal fastlægges snarest. Der skal samles budgetmidler fra de involverede centre (Børn og Kultur, Arbejdsmarkedet samt Social og Sundhed). 8

9 Budgettets størrelse skal nøje udregnes med udgangspunkt i den kendte virkelighed og forventede stordriftsfordele, investeringer, centrenes respektive bidrag til ungeenhedens budget, økonomiske snitflader osv. Ungeenheden skal have bl.a. have et selvstændigt budget til drift, lovbundne ydelser, fleksible indsatser og udvikling. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Økonomicentret, de berørte fagcentre. Budgetanalyse og -forslag skal afsluttes snarest, da det er en væsentlig forudsætning for ungeenhedens samlede etablering. De økonomiske analyser tilvejebringes i løbet af efteråret/vinteren Ungemålgruppen skal defineres præcist. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe med medarbejderrepræsentanter og projektgruppemedlemmer fra forskellige afdelinger og fagområder. Det er væsentligt med en tæt dialog med den omkringliggende organisation, da målgruppedefinitionen også indirekte definerer opgaveporteføljen og medarbejderstaben. Målgruppen skal defineres tidligt i forløbet, da det er en forudsætning for arbejdet vedr. budget, retning, tilgange, opgaver, snitflader osv. Målgruppen fastlægges i løbet af efteråret / vinteren 2012, i kobling til budgetarbejdet. Retning, tilgange og forventet effekt handler om, hvad der kendetegner os i mødet med den unge, og hvilken retning og resultater vi forfølger. Der skal formuleres konkrete, og gerne også målbare mål, for ungeenhedens retning, tilgang og effekter. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe med medarbejderrepræsentanter og projektgruppemedlemmer fra forskellige afdelinger og fagområder. Dette arbejde kan igangsættes i primo Opgaver, samarbejdsrelationer og samarbejdsflader med interne og eksterne aktører er helt afgørende for Ungeenhedens succes. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som skal forholde sig til ungeenhedens interne organisering af procedurer, ressourceanvendelse, nye samarbejdsformer, udvikling m.m. Arbejdsgruppen skal også forholde sig til, hvordan ungeenheden skal også gøre sig kendt og attraktiv ift. eksterne samarbejdsparter og omverden i øvrigt. Arbejdet med at opbygge gode relationer til og med omverden er en fortløbende proces, hvor bl.a. de involverede medarbejder, Direktør for Børn og Kultur og styregruppen vil være til rådighed for dialog i de respektive centre, ligesom de deltagende chefer og ledere naturligvis er forpligtet til løbende dialog, sparring m.m. i eget regi. 9

10 Kommunikation og offentlighed er væsentlige elementer i realiseringen af ungeenheden. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe, der bl.a. påtager sig følgende kommunikative opgaver: navngive ungeenheden oprette sig på kommunens hjemmeside kommunikere ungeenheden via nyhedsbreve, pressemeddelelser m.m. udarbejde information og dialogmateriale til brugere samt interne og eksterne samarbejdspartnere arrangere fællesmøder, fyraftensmøder e.l. ved behov Arbejdsgruppen sammensættes af kommunikationsmedarbejder, medarbejdere fra de berørte afdelinger og en repræsentant fra projektgruppen. Kommunikation er en fortløbende opgave i hele etableringsprocessen. De fysiske rammer for ungeenheden skal afklares. Dette besluttes senest vinteren Andre temaer og spørgsmål. Det er styregruppen og projektgruppen, som sikrer, at alle nødvendige vinkler belyses i etableringen af ungeenheden. 10

11 Ikrafttræden og opfølgninger Ungeenheden oprettes pr. maj 2013 som en permanent enhed.. Efter Ungeenhedens realisering må forventes løbende tilpasninger og justeringen af såvel Ungeenheden som den omkringliggende organisation ift. f.eks. økonomi, opgaver og samarbejder. Dette vil ske som følge af konkrete erfaringer i etableringen og som følge af den løbende udvikling på fagområderne generelt. Det anbefales, at der gennemføres en egentlig evaluering af Ungeenheden efter hhv. 1 og 3 år ved ekstern evaluator. Evalueringen efter 1 og 3 år vil dels give muligheden for at løbende tilpasninger, og vil også kunne kvalificere valget af permanent leder til enheden. Det er en væsentlig forudsætning for Ungeenhedens etablering, at enheden er i løbende dialog med alle relevante centre og politisk udvalg om enhedens etableringsstatus, resultater, udvikling, udfordringer m.m. Ungeenheden tilgodeser bl.a. disse referenceforhold, således: sager til politisk behandling tilgår BUU, og øvrige udvalg ved behov der udarbejdes kvartalsvise status- og initiativrapporter i år 1 (2013) til alle udvalg ungeenheden tilbyder årligt temamøde for BUU og andre udvalg i år 2 og år 3 ungeenheden er i dialog med relevante, lokale råd og nævn 11

12 Tids- og handleplan en oversigt Tids- og handleplanen er søgt udarbejdet med henblik på en kort, men også realistisk proces. Den korte proces er nødvendig af hensyn til snarest at påbegynde arbejdet med en koordineret, effektiv og enkel ungeindsats for borgernes skyld. Og fordi den øvrige kommunale organisation behøver klarhed over arbejdets organisering. Tids- og handleplanen kan naturligvis forskydes af forskellige forhold herunder SOUs beslutninger i sagen, budgetforhold, ansættelsesforhold m.m. Den skitserede tids- og handleplan er således vejledende. Tids- og handleplan for Ungeenheden Skitse efter Handlinger f.eks.: Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Møde i SOU x Projektorganisationen x x etableres Ansættelsesproces, x x x projektleder Projektleder tiltræder x Ansættelsesproces, x x x medarbejder Budgettet fastlægges x x x Målgruppen x x x fastlægges Retning, tilgange x x x m.m. fastlægges Opgaver, samarbejde x x x mm. fastlægges Kommunikation m.m. x x x x x x x x x x om realiseringen De fysiske rammer x x x afklares Ikrafttræden X Evaluering / tilpasning x 12