Vejledning i udfyldelse af EudraCT ansøgningen
Indhold Hvor kan jeg læse mere?... 2 Rekvirering af EudraCT nummer... 2 EudraCT ansøgningen... 2 Værd at vide før du går i gang... 2 Kommentarer til udvalgte punkter i EudraCT ansøgningen... 3 Når skemaet er udfyldt... 8 Følgebrev... 8 Ansøgning via DKMA net... 8 Elektronisk på e-mail til kf@dkma.dk... 8 Ansøgningsprocedurer for internationale multicenterforsøg... 9 Ændringslog... 10 Version 9.1, 4. januar 2016 side 1 af 10
Hvor kan jeg læse mere? Vejledning til ansøgning om tilladelse til kliniske forsøg med lægemidler på mennesker (Lægemiddelstyrelsens vejledning) afsnit 3: https://sundhedsstyrelsen.dk/da/medicin/regulering/kliniskeforsoeg/forsoeg-med-mennesker/vejledning-til-ansoegning-om-tilladelse-til-kliniske-forsoeg-medlaegemidler-paa-mennesker#ansoegning EU s retningslinjer for ansøgning til kliniske forsøg: Detailed guidance on the request to the competent authorities for authorization of a clinical trial on a medicinal product for human use, the notification of substantial amendments and the declaration of the end of the trial (CT 1). Denne retningslinje kan findes på Kommissionens hjemmeside på nedenstående link: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:c:2010:082:0001:0019:en:pdf Rekvirering af EudraCT nummer Inden ansøgning til Lægemiddelstyrelsen skal ansøger rekvirere et EudraCT-nummer, som er et identifikationsnummer for det kliniske forsøg, og som gælder i hele EU. Dette nummer rekvireres ved at gå ind på: https://eudract.ema.europa.eu EudraCT netstedet Vælg Acces to EudraCT Application Vælg Create i øverste bjælke og vælg dernæst EudraCT Number Udfyld skemaet der fremkommer: Sponsor s protocol code number, version, and date: Hvis protokollen har en kode skal den angives her. Hvis ikke man selv har en kode kan man fx benytte GCPenhedens projektnummer. Bemærk: Hvis man vælger at benytte en kode (fx protokol 01), som ikke er unik, kan man risikere at en anden protokol har denne kode og systemet vil give en advarsel, for at sikre at der ikke er flere, der er i gang med at ansøge om den samme protokol. EudraCT nummeret modtages på E-mail. Denne udprintede E-mail skal vedlægges ansøgningen til Lægemiddelstyrelsen som dokumentation. EudraCT ansøgningen Ansøgningsskemaet findes ved at vælge Create i øverste bjælke. Vælg Clinical Trial og EEA (European Economic Area). Ansøgningsskemaet skal udfyldes via internettet, men ansøgeren kan ikke gemme xml-filen direkte i EudraCT databasen, det kan udelukkende de kompetente myndigheder. Ansøger skal derfor gemme xmlfilen på sin egen computer og uploade filen igen ( Load Clinical Trial ), hvis skemaet har været lukket ned. Der findes vejledning ud for de enkelte punkter i skemaet. Disse fremkommer ved at føre musen over den aktuelle tekst. Værd at vide før du går i gang EudraCT er afprøvet i Internet Explorer, hvorfor det er denne browser, der helst skal benyttes. Version 9.1, 4. januar 2016 side 2 af 10
Computerens almindelige navigeringssystem kan ikke benyttes, brug systemets markeringer for at fortsætte, gemme eller rette. Udfyld på engelsk EudraCT databasen bør udfyldes på engelsk, da databasen opfylder kravene, som anerkendt register, på samme måde som det amerikanske register ClinicalTrials.gov. Det betyder at forskere, der har ansøgt om tilladelse til et klinisk forsøg, samtidig opnår registrering i en offentlig database, som krævet af ICMJE (international komité af redaktører af medicinske tidsskrifter). Dette gælder dog ikke Fase I forsøg, der bør registreres i clinicaltrials.gov eller en anden anerkendt database. Tidsskrifterne kan dog have forskellige krav til, hvilke offentlige registre de accepterer. Det er derfor relevant at anmelde til et register, der er godkendt af det tidsskrift man forventer at publicere i. Kommentarer til udvalgte punkter i EudraCT ansøgningen A. TRIAL IDENTIFICATION A.3 Hvis man udover engelsk ønsker at udfylde skemaet på dansk, klik på krydset og Add other languages A.4 Sponsor s protocol code number, version, and date: Vær opmærksom på at versionsnummer og dato stemmer overens med den protokol der vedlægges ansøgningen. A.5 Name or abbreviated title of the trial where available: Udfyldes hvis man har en forkortet titel eller kaldenavn. Det anbefales af IMCJE at forsøget registreres i en offentlig tilgængelig database. EudraCT databasen er fra den 26. marts 2012 blevet anerkendt som offentlig database, hvilket betyder, at man kan undlade registrering i en af nedenstående databaser. A.5.1 ISRCTN number Nummeret fra registrering i controlledtrials.com eller spring over. A.5.2 US NCT number Nummeret fra registrering i clinicaltrials.gov eller spring over. A.5.3 WHO (UTRN) Nummeret fra registreret i WHO s database eller spring over. A.5.4 Other Identifier Ikke relevant A.6 Is this a resubmission? Dette spørgsmål går ikke på amendments, men på genindsendelse af ansøgning, fx hvis der tidligere er givet afslag på ansøgningen. B. IDENTIFICATION OF THE SPONSOR RESPONSIBLE FOR THE REQUEST B.1.1 Name of organisation: Hvis sponsor er en enkeltperson angives sponsors navn og ikke hospitalets. Angiv arbejdsadresse. Version 9.1, 4. januar 2016 side 3 af 10
B.2 Legal representative of the sponsor in the Community for the purpose of this trial (if different from the sponsor) Udfyldes hvis sponsor er bosat udenfor EU og dermed har en Legal Representative i EU. B.3 Status of the sponsor Non-commerciel. B.4 Source of Monetary or Material support Her skal anføres store organisationer, der giver økonomisk eller materiel støtte til forsøget. B.5 Contact point EudraCT databasen er på visse punkter gjort offentlig tilgængelig, så denne kontaktperson, der er angivet her er den der er villig til at besvare spørgsmål fra offentligheden. C. APPLICANT IDENTIFICATION, (please tick the appropriate box) C.1 Applicant identification Sponsor er ansøger. Sponsor kan uddelegere opgaven at ansøge om tilladelse til et klinisk forsøg. I disse tilfælde skal der foreligge et dokument, hvor dette bekræftes af sponsor. C.1.5 Do you want a copy of this data saved on EudraCT as an xml file? Data bliver først uploaded i databasen, når Lægemiddelstyrelsen har modtaget xml filen ved anmeldelsen. Svar derfor ja til at få en kopi af ansøgningen, når den er uploaded i databasen, så du har dokumentation for hvad der er lagt ind i EudraCT-databasen. C.1.5.1.1 E-mail Tilføj en mailadresse på jer selv og også gerne en mailadresse på din kontaktperson i GCP-enheden, så denne får en kopi. C.1.5.1.2 Secure E-mail (EudraLink account) Lægemiddelstyrelsen kræver ikke at der oprettes en sikker konto for offentlige forsøg, der kan derfor svares nej til dette. C.2 APPLICATION IDENTIFIKATION Request for the Ethics Committee Udfyldes ikke D. INFORMATION ON EACH IMP (Investigational Medicinal Product) D.2.1.1.1 Trade name. Handelsnavn fx panodil D.2.1.1.1.1 EV product code Ikke relevant for non-commercielle forskere D.2.1.1.2 Name of the MA holder I produktresuméet findes navnet på den der har markedsføringstilladelsen. D.2.1.1.3 MA number Marketing Authorisation number findes i produktresuméet. D.2.1.1.4 Is the IMP modified Fx indkapsulering, ompakning osv. Version 9.1, 4. januar 2016 side 4 af 10
D.2.1.2 The country which granted the MA Hvilket land har givet markedsføringstilladelsen? D.2.1.2.1 Is this member state concerned with this application Er det land der har givet tilladelsen omfattet af dette forsøg? D.2.2.1 In the protocol, is treatment defined only by active substance? Hvis protokollen tillader, at man bruger et hvilket som helst fabrikat af forsøgslægemidlet (fx. pamol, pinex, panodil) skal der svares ja til at behandlingen er defineret ved den aktive substans (fx paracetamol) Det anbefales at man ikke lægger sig fast på en bestemt specialitet (den originale fremstilling), hvis man ønsker at bruge generica (kopiprodukter). D.2.2.1.1 If Yes, give active substance in D.3.8 or D.3.9 Se D3.8 3.10 D.2.2.3.1 If Yes, give the ATC group ATC gruppe findes i produktresuméet under terapeutisk klassifikation (se D.3.3) D.2.3.1 Full IMPD (Investigational Medicinal Product Dossier). Dvs. opsummering af informationer vedr. kvalitet, fremstilling og kontrol af forsøgslægemidlet. Dette skal sikre at Lægemiddelstyrelsen har tilstrækkelig information til at kunne vurdere et forsøg. Full IMPD skal vedlægges hvis Lægemiddelstyrelsen ikke i forvejen har kendskab til lægemidlet. Lægemiddelstyrelsen kan have kendskab til lægemidlet, enten fordi lægemidlet har markedsføringstilladelse eller fordi, dokumentation tidligere er indsendt i forbindelse med et andet forsøg. Se CT1 punkt 4.1.6 for yderligere information. D.2.3.2 Simplified IMPD Hvis forsøgsmedicinen er et markedsført lægemiddel og anvendes som beskrevet i produktresuméet eller anvendes til fx en ny indikation, er det tilstrækkeligt at henvise til produktresuméet og for en ny indikation supplere med oplysninger om den nye indikation, men der er ikke behov for flere oplysninger om selve produktet. Hvis forsøgsmedicinen er et markedsført lægemiddel og anvendes i fx en anden lægemiddelform, en anden styrke, eller der pga. blinding af forsøget ændres på form, udseende eller sammensætning, skal der, udover oplysninger, som er nævnt ovenfor, indsendes supplerende oplysninger om den kvalitative og kvantitative sammensætning af lægemidlet, samt overvejelser vedr. bioækvivalens vedlagt resultater af relevante in vitro test for såvel den markedsførte som den ændrede formulering. Disse oplysninger vil man sædvanligvis kunne få fra fremstiller af den ændrede formulering. Hvis der indgår placebo i forsøget, skal lignende oplysninger indsendes vedrørende placebo. D.2.3.3 Summary of product characteristics (SmPC) only Hvis der er tale om et godkendt markedsført præparat, der anvendes som beskrevet i produktresuméet, kan der henvises til dette. D.2.5 Has the IMP been designated in this indication as an orphan drug in the Community? Orphan drug er en status til lægemidler der bruges til behandling af meget sjældne sygdomme. D.3.1 and D.3.2 Product name and product code Udfyldes hvis der ikke er noget handelsnavn. Version 9.1, 4. januar 2016 side 5 af 10
D.3.3 ATC code, if officially registered: Anatomisk terapeutisk kemisk klassifikation findes i produktresuméet. ATC koden inddeler lægemidler i forskellige grupper efter hvilke organsystemer de påvirker og deres terapeutiske og kemiske egenskaber. Lægemidlerne inddeles i 5 niveauer: 1. niveau: Bogstavkode for den anatomiske gruppe, A, B, C. 2. niveau: Talkode (2 cifre) for terapeutisk hovedgruppe. 3. niveau: Bogstavkode for terapeutisk/farmakologisk undergruppe. 4. niveau: Bogstavgruppe for kemisk/terapeutisk/farmakologisk undergruppe. 5. niveau: Talkode (2 cifre) for kemisk substans-undergruppe Tilføj ét niveau på hver linje (ved at tilføje på krydset). Eksempel: N N05 N05B N05BA N05BA01 Nervesystemet Psykoleptika Anxiolytika Benzodiazepin-derivater Diazepam D.3.8 3.10 IMP Details Efter Done når alle punkter er udfyldt under D kommer man tilbage til IMP Details og her kan man få adgang til D.3.8 til D.3.10 under Add active substance. Der skal altid tilføjes aktive substance for alle forsøgslægemidler. Søg efter CAS number (CAS Database over kemiske substanser) ved at skrive fx contains og navnet på det aktive stof og herefter søg. Klik på krydset ud for det stof, der ønskes valgt. Såfremt din søgning ikke giver noget resultat (eller ikke finder det stof du skal bruge), bliver du præsenteret for en række muligheder for at tilføje stoffet manuelt. Vælg den sidste: If none of the above are successful, continue with the Clinical Trial Application by entering as much information about the substances as you are able. However, please only do this as a last resort. Please note that substances added this way will not appear in the substance list in the future. If you plan to the substance again in future Clinical trial applications, please follow one of the processes above. Bekræft at du ønsker at fortsætte, og udfyld minimum D.3.8 og D.3.10.1 D.3.10.3. INN er den aktive substans. Fx for Panodil (paracetamol 500mg) udfyld følgende: D.3.8: Paracetamol D.3.10.1: mg D.3.10.2: equal D.3.10.3: 500 (i det venstre felt) I det tilfælde, at der anvendes flere styrker af samme lægemiddel, vælges range D.3.10.2 og højeste henholdsvis laveste styrke skrives i de to felter. Det er vigtigt, at det er præparaternes styrke og ikke den anvendte dosis der skrives. D.9 IMPs and placebos for which no responsible sites need to be identified Her ønskes angivet de sygehusapoteker / firmaer der er i besiddelse af den person QP (qualified person) der er ansvarlig for frigivelse af forsøgslægemidlerne. Version 9.1, 4. januar 2016 side 6 af 10
Hvis medicinen leveres fra et sygehusapotek (hvor den fx er blevet pakket og etiketteret), sidder QP på sygehusapoteket og er ansvarlig for frigivelsen af lægemidlet. Hvis det kommer direkte fra et firma, er det firmaet der er i besiddelse af QP og dem, der skal nævnes her. I mange tilfælde vil de forhold der er listet under punkt 9.1 være gældende og 9.2 skal ikke udfyldes. Det er vigtigt, at et forsøgslægemiddel kun er anført under ét af punkterne D.9.1 eller D.9.2 og at alle forsøgslægemidler er anført under et af punkterne. D.9.2 Who is responsible in the Community for the certification of the finished IMP`s? D.9.2.1. As a manufacturer, importer or both Manufacturer eller fremstilleren er den virksomhed, der har Lægemiddelstyrelsens tilladelse til fremstilling af lægemidler. I de tilfælde, hvor apoteket pakker, etiketterer osv. er apoteket manufacturer (fremstiller). Importer er enhver, der har Lægemiddelstyrelsens tilladelse til indførsel af lægemidler. Importøren er kun ansvarlig for frigivelsen, hvis præparatet kommer fra 3. land (dvs. udenfor EU) ellers vil det altid være manufacturer (fremstilleren) der er ansvarlig for frigivelsen. E. GENEREL INFORMATION ON THE TRIAL E.1.2. MedDRA information MedDRA er en klinisk valideret international medicinsk terminologi, der benyttes af myndigheder og biofarmaceutisk industri. For at finde klassifikationskoden indtast enten contains, equals eller starts with alt efter hvor snævert filtret skal være. I feltet til højre indtastes den medicinske tilstands betegnelse på engelsk. Under level anbefales det at benytte LLT (lower limit term). Klik search og de matchende resultater vises, hvorefter det ønskede resultat afkrydse. Add selected. F. POPULATION OF TRIAL SUBJECTS F.1.2, F.1.3 Age Range Antallet af deltagere mellem 18 og 65, samt >65 kan være baseret på et kvalificeret skøn. G. CLINICAL TRIAL SITES/INVESTIGATORS IN THE MEMBER STATES G.1 and G.2 Investigators Tilføj én (og kun én) Investigator for hvert site. G.3 Central technical facilities Her tilføjes centrale laboratorier eller laboratorier uden for egne rækker. Det er altså ikke nødvendigt at tilføje det lokale laboratorium. G.4 Trial Network Her kan anføres netværk som ikke samtidig er sponsor. G.5 Sponsors Subcontractor Facilities Her anføres de sponsoropgaver som sponsor har uddelegeret: Fx monitorering og quality assurance auditing som kan være uddelegeret til GCP-enheden. Det kan også være uddelegering af anmeldelsesprocedurerne til myndighederne, data management, hosting af e-crf, statistisk analyse osv. H. COMPETENT AUTHORITY / ETHICS COMMITTEE INFORMATION H. Version 9.1, 4. januar 2016 side 7 af 10
Her anføres hvilken videnskabsetisk komite der er ansøgt. Når skemaet er udfyldt Vælg Package og dernæst Create Submission Package for National Competent Authority. Vælg Gem. Herved får man en samlet pakke af: FullData.xml, pdf form af ansøgningen og en pdf valideringsrapport. Valideringsrapporten gennemgås for fejl og mangler. Følgebrev Ansøgningen skal vedlægges et signeret følgebrev, forsynet med EudraCT nummer, sponsors protokolkode og forsøgets titel. Følgebrevet skal gøre opmærksom på specielle forhold relateret til ansøgningen, så som en speciel forsøgspopulation, First in human forsøg, usædvanlige forsøgslægemidler, usædvanligt forsøgsdesign og indikere hvor den relevante information findes i ansøgningen. Ansøgning via DKMA net Der kan ansøges via DKMA net som er en fælles portal for ansøgning om lægemiddelforsøg til både Lægemiddelstyrelsen og det Videnskabsetiske komitésystem. Ansøgninger vedr. kliniske lægemiddelforsøg sendes via denne portal til begge instanser. Læs mere og find linket til ansøgningsportalen under DKMA net, under Spørgsmål og svar: http://sundhedsstyrelsen.dk/da/om-os/digitale-tjenester/om-dkmanet/spoergsmaal-og-svar/kliniske-forsoeg Elektronisk på e-mail til kf@dkma.dk Lægemiddelstyrelsen oplyser (december 2015) at der kan være tekniske problemer med systemet. Det er derfor stadig muligt at ansøge via e-mail: 1. Ansøgningen sendes pr. mail til kf@dkma.dk 2. Emnefeltet udfyldes med: navn på sponsor navn på lægemiddel baggrund for henvendelsen 3. Xml-filen, samt medfølgende dokumentation (fx protokol, deltagerinformation, Investigators Brochure, produktresumé, udfyldt blanket med faktureringsoplysninger, eksempel på etiket ect.) vedhæftes i pdf-format i én fil. Filen skal indeholde bogmærker for hvert dokument. Se bemærkninger med rødt nedenfor Filstørrelsen må max være 40MB, såfremt ansøgningen er større, ønskes IMPD/IB i separat fil Husk også Checkliste for ansøgning om tilladelse til kliniske forsøg der findes som bilag 10 til Sundhedsstyrelsens vejledning 4. Underskrevet følgebrev, scannes og vedhæftes. 5. Formen sendes til kf@dkma.dk For at kunne sætte pdf filer sammen og indsætte bogmærker, kræves et program som fx Adobe Acrobat Professional. Hvis ikke man har mulighed for at benytte dette, accepterer Sundhedsstyrelsen at dokumenterne sendes som individuelle pdf filer med tydelig entydig navngivning (fx Protokol v 1.pdf, Samtykkeerklæring v2.pdf osv.) Version 9.1, 4. januar 2016 side 8 af 10
Ansøgningsprocedurer for internationale multicenterforsøg Sponsor udenfor Danmark: Den nationale koordinator, eller den der har ansvaret for anmeldelsen i Danmark, skal have en kopi af den udfyldte EudraCT ansøgning som xml-fil. Følg vejledningen under punktet EudraCT ansøgningen men vælg upload. Ansøgningen skal nu ændres på de punkter der adskiller sig fra den oprindelige ansøgning. Det vil ofte dreje sig om: A.1 Member State ændres til Danmark. C.1 Request for the competent authority ændres til kontaktoplysninger på den der ansøger i Danmark. F.4.1 Planned number of subjects to be included ændres til antal patienter i Danmark. G.1 Clinical Trial Sites koordinerende investigator anføres her. G.2 Principal investigator anfør én for hvert center. G.5 Organisations to whom the sponsor has transferred trial related duties her anføres GCP-enheden. H.1.2 Ethics Comitee her anføres hvilken etisk komite der er ansøgt. Følg herefter vejledningen Når skemaet er udfyldt. I forsøg hvor sponsor er i Danmark skal denne sørge for at alle deltagende lande får en kopi af xml-filen. Version 9.1, 4. januar 2016 side 9 af 10
Ændringslog Ændringer fra version 8.2 til version 8.3 Digital ansøgning Tilføjet at der kræves Adobe Acrobat Professional for at samle pdf-filer og indsætte bogmærker, samt at Lægemiddelstyrelsen midlertidigt accepterer individuelle pdf filer. Ændringer fra version 8.3 til 8.4 Lægemiddelstyrelsen erstattet med Sundhedsstyrelsen Tilretning af punkter efter ny version af EudraCT Flere punkter uddybet og omformuleret Ændringer fra version 8.4 til version 8.5 Tilføjet at EudraCT-databasen opfylder kravene til en offentlig tilgængelig database Ændringer fra version 8.5 til version 8.6 Tilføjet bemærkninger under D3.8 til D.3.10 efter ønske fra Sundhedsstyrelsen Ændringer fra version 8.6 til version 8.7 Efter ønske fra Sundhedsstyrelsen er det tilføjet at SST ikke kræver at der benyttes en sikker e-mail account Ændringer fra version 8.7 til version 8.8 Lægemiddelstyrelsen ændret til Sundhedsstyrelsen Ændringer fra version 8.8 til version 9.0 Sundhedsstyrelsen ændret til Lægemiddelstyrelsen Tilføjet ansøgning via DKMA net Version 9.1, 4. januar 2016 side 10 af 10