Medarbejderrepræsentant

BILAG1. REFERAT MØDE I BESTYRELSE, D. 16. MARTS 2015, KL. 14-18 WILDERS PLADS 8K, 1403 KØBENHAVN K, NORD SKOV 9. M A R T S 2 0 1 5 DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Jens Vedsted-Hansen Tim Jensen Jesper Ryberg Ewa Chylinski Jørn Vestergaard Rådet Ole Hartling (fmd.) Carsten Fenger Pernille Backhausen Dorthe Elise Svinth Ruth Lauge Stig Langvad Medarbejderrepræsentant Medarbejdere Jonas Christoffersen Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Ann Lisbeth Ingerslev (under pkt. 6) Louise Holck (under pkt. 6, 7 og 8) Afbud Nyt medlem er endnu ikke udpeget af Grønlands Råd for Menneskerettigheder. Lise Garkier Hendriksen PKT. EMNE, FORMÅL 0. Indledning Bestyrelsen indledte med at byde professor Jørn Vestergaard velkommen som nyt bestyrelsesmedlem udpeget af Københavns universitet. Der er endnu ikke udpeget et nyt medlem fra Grønlands råd for menneskerettigheder. Medarbejderrepræsentant, Lise Garkier Hendriksen, er i Grønland i embeds medfør, og suppleanten er på barsel. 1. Godkendelse af dagsorden (beslutning) Indstilling: Dagsorden godkendes. Det fremgår af referat af 10.12.2014, at bestyrelsen på dette møde skulle behandle bestyrelsens årshjul. 1/7

Pkt. 5 flyttes frem som et nyt pkt. 4. og pkt. 8 flyttes frem som et nyt pkt. 7. Punkt om årshjul skubbes til næste møde den 19. maj 2015 efter at have været drøftet i formandsskabet. Dagsordenen blev godkendt med ovenstående bemærkninger. 2. Godkendelse af referat (beslutning) Indstilling: Referatet godkendes. Udkast til referat har som led i ny praksis i formandsskabet (se pkt. 3) været forbi formandsskabet, og der er i fremsendte referat taget højde for formandsskabets bemærkninger. Referatet blev godkendt. 3. Beretning fra formanden (orientering og beslutning) Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, kommenterer kort på kommissoriet og tiltræder, at arbejdet med kvalitetsudvikling af bestyrelsens arbejde fremadrettet vil være forankret i formandskabet. Formanden orienterede om, at det ny formandsskab mødtes den 16. februar, hvor det bl.a. drøftede ny praksis for udsendelse af materiale til bestyrelsen, fremgangsmåde ved evaluering af direktør og bestyrelse (se bilag 2), opgavefordeling mellem udpegningsudvalg og formandskab samt kommissorium for kvalitetsudvikling af bestyrelsens arbejde (se bilag 3). Bestyrelsen ønskede, at evalueringen af direktøren fremover forankres i den samlede bestyrelse. Formandsskabet arbejder sammen med Pernille Backhausen videre med evaluering af bestyrelsen med henblik på drøftelse i bestyrelsen på mødet den 19. maj. Evaluering af direktøren forberedes fremover af formandsskabet, men drøftes og besluttes af den samlede bestyrelse. 2/7

Arbejdet med kvalitetsudvikling af bestyrelsen forankres fremadrettet i formandsskabet. Formandsskabets videre overvejelser drøftes af bestyrelsen på mødet den 19. maj. 4. Direktørens beretning (orientering) Indstilling: Bestyrelsen tager direktørens beretning til efterretning. International strategi, organisationsændring og lederskifte: Vurderingen er, at strategien er blevet velmodtaget såvel internt som eksternt, herunder i UM. Omprioritering af programmerne er stort set på plads, så de matcher strategi og samarbejdsaftale. Nye programledere og afdelingsledere er ved at være på plads. Direktøren er pt. fungerende vicedirektør på det internationale område, hvilket har givet øget indsigt i udfordringerne på området. Ny vicedirektør, Eva Grambye, tiltræder den 7. april. Strategiske mål 2015: Ingen afvigelser ift. kerneopgaver. Budgetrevisionen pågår intensivt som følge af årsregnskab og strategisk mål om at øge instituttets konkurrencedygtighed, hvilket behandles under pkt. 6 (bilag 5.2). Der er fundet en ekstern leverandør til håndtering af mini-apv og lederevaluering, der gennemføres i løbet af 2. kvartal 2015. Samtidig pågår der et arbejde med at formulere en ny personalepolitik, ligesom der pågår en fortsat investering i lederudvikling mhp. dels en professionalisering af instituttet, dels en håndtering af nogen af de udfordringer, der fremkom i APV-undersøgelsen fra sidste år. Ligebehandlingsnævnet: Som følge af instituttets nye rolle ift. ligebehandlingsnævnet, der nu giver instituttet mulighed for at indbringe sager for nævnet, foretages interne strategiske drøftelser i instituttet. Såfremt der sker mærkbare forandringer af strategisk art, vil bestyrelsen blive involveret Bestyrelsen tog beretningen til efterretning. 5. Orientering fra udpegningsudvalget (orientering) Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning idet sagen igen behandles på bestyrelsesmødet d. 19. maj efter høring af Rådet på rådsmøde i april. PB 3/7

Udpegningsudvalget orienterede kort om opdateret udkast til lovændring (bilag 4.1), udkast til generelle udpegningskriterier, kriterier for bestyrelsens uafhængighed og kriterier for selvsupplering (bilag 4.2) samt høringsnotat stilet til Rådet, hvor forskellige modeller for Rådets udpegning præsenteres (bilag 4.3). Bestyrelsen kvitterede for orienteringen med enkelte kommentarer, dels ift. spørgsmål om behov for en præcisering af udpegningsmodeller i høringsnotat (bilag 4.3), dels ift. en præcisering af de generelle udpegningskriterier, hvad angår forholdet mellem på den ene side at blive udpeget af en organisation med særinteresser og på den anden side i kraft af sine personlige kompetencer, og dels overvejelser om behovet for at indskrive bestyrelsens frivillige fratræden i overgangsordningen (bilag 4.1). Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet sagen behandles igen på bestyrelsesmødet den 19. maj efter høring af Rådet den 15. april. Udpegningsudvalget overvejer en præcisering af de modelforslag, der fremlægges for Rådet i høringsnotatet. Udpegningsudvalget præciserer de generelle udpegningskriterier efter drøftelse i bestyrelsen den 19. maj. 6. Årsrapport 2014 og økonomistyring 2015 (beslutning og orientering) Indstilling: Bestyrelsen godkender årsrapporten 2014 og tager orienteringen om håndtering af regnskabsresultatet til efterretning. Formanden for økonomiudvalget Carsten Fenger indledte med at anbefale bestyrelsen, at dagsordenens pkt. 6 deles op i to; nemlig dels 1) godkendelse af årsrapporten, dels 2) håndtering af regnskabsresultatet. Bestyrelsen tiltrådte anbefalingen. Ad. 1. Godkendelse af årsrapport: Økonomiudvalgsformanden bemærkede, at selv om årsrapporten er et svært håndterbart dokument, der følger en skabelon udstukket af Finansministeriet, så kan økonomiudvalget godt stå inde for årsrapportens indhold. 4/7

På bestyrelsens foranledning redegjorde økonomichef Ann Lisbeth Ingerslev kort for de kommentarer, som var fremkommet fra udenrigsministeriet, der dels omhandlede afklarende spørgsmål vedr. lønsumsloft, dels instituttet håndtering af at nå omsætningsmålet i 2015 set i lyset af regnskabsresultatet for 2014. Ann Lisbeth Ingerslev oplyste, at Udenrigsministeriet ikke havde haft bemærkninger til den eftersendte redegørelse for beregningen af lønsumsloftet, hvorfor der fra ledelsens side ikke var udeståender i forhold til årsrapporten. Ad. 2. Håndtering af regnskabsresultat. Økonomiudvalgsformanden kvitterede for direktionens analyse af regnskabsresultatet og direktionens håndtering heraf, der har været drøftet i økonomiudvalget op til bestyrelsesmødet. Økonomiudvalgsformanden oplyste, at udvalget havde modtaget betryggende oplysninger fra direktionen om iværksatte tiltag, der vil blive drøftet videre med direktionen i løbet af april. Direktøren gennemgik kort de tiltag, som direktionen har iværksat som følge af regnskabsresultatet (bilag 5.2), nemlig øget økonomistyring, styrket ledelsesinformation og begrænsning af overheadfinansierede udgifter. Ledelsen vil foretage strengere vurderinger end hidtil af kapaciteten, da det er afgørende nødvendigt, at projektøkonomien ikke kun hviler i sig selv, men også genererer et overskud, således at en mindre egenkapital kan oparbejdes. Bestyrelsen kvitterede for direktørens redegørelse og bakkede op om de iværksatte initiativer. Bestyrelsen anerkendte den usikkerhed blandt medarbejderne, som medarbejderrepræsentanten skriftligt havde gjort opmærksom på, og som var nævnt i ledelsens oplæg til bestyrelsen. Flere bestyrelsesmedlemmer understregede behovet for en åben kommunikation til medarbejderne både om vilkårene som følge af det negative regnskabsresultat, men også om mulighederne for ved bedre styring og opfølgning at reagere tidligere på uforudsete begivenheder og dermed sikre instituttet på længere sigt. Bestyrelsen hæftede sig ved at de igangsatte initiativer omfattede en ny personalepolitik, en ny projektlederuddannelse og den brede kompetenceudvikling også af ledelsen, der skal sikre, at såvel ledere som medarbejdere er rustet til at håndtere den foranstående opgave. 5/7

Direktøren takkede for bestyrelsens opbakning. Bestyrelsen godkendte og underskrev årsrapport 2014. Bestyrelsen tog orientering om analyse af regnskabsresultatet til efterretning og bakkede op om direktionens initiativer til håndtering af regnskabsresultatet. Bestyrelsen tog økonomiudvalgets orientering om fortsat at ville følge økonomistyringen til efterretning. 7. Strategiske overvejelser (drøftelse) Indstilling: Bestyrelsen drøfter den løbende varetagelse af instituttets interesser. Bestyrelsen drøftede forskellige strategiske tiltag mhp. at sikre den løbende varetagelse af instituttets interesser og kom med følgende anbefalinger: 1. Effekt og fundraising: Instituttet kan overveje at lave en effektberegning, hvor det dokumenteres, hvad penge givet til instituttet konkret skaber af resultater. 2. Nye satsningsområder: Instituttet bør overveje nye satsningsområder, fx inden for radikalisering, politisk handlefrihed inden for menneskerettighederne eller Østeuropa (fx Ukraine). 3. Fortælling om dynamisk organisation: Instituttet bør kort redegøre for og promovere instituttet på baggrund af den turn-around og de tiltag, som instituttet har gennemgået de senere år. Direktionen tager bestyrelsens anbefalinger til efterretning og giver en kort orientering om håndteringen heraf under direktørens beretning på bestyrelsesmødet den 19. maj. 8. Rådgivningsstrategi (drøftelse) Indstilling: Bestyrelsen drøfter diskussionsoplæg mhp. instituttets videre arbejde med en rådgivningsstrategi, som forelægges bestyrelsen på et senere møde. Drøftelserne samlede sig overordnet set inden for følgende temaer med dertilhørende indbyggede dilemmaer, der er nært 6/7

knyttet til kommunikationsstrategien og de øvrige, dagligdags aktiviteter: 1. Balance (viden vs. proaktivitet): Instituttet skal balancere mellem viden og proaktivitet ved fortsat at fokusere på evidens og legitimitet samtidig med, at instituttet skal komme ud over rampen og være synlig i den offentlige debat, overfor donerer og samarbejdspartnere. Det betyder ikke nødvendigvis, at der skal flyttes penge fra forskning til mere udadrettede aktiviteter, men nærmere at instituttet øger fokus på at fortælle de gode historier. 2. Mandat (skal vs. kan) Instituttets mandat udstikker retningslinjer for, hvad instituttet skal, men der kunne måske være behov for, at rådgivningsstrategien giver retningslinjer for, hvad instituttet kan, herunder hvornår der må opereres på et uklart juridisk og ufuldstændigt evidensmæssigt grundlag. 3. Prioritering (kort vs. langt sigte): Der er behov for en ledelsesprioritering af medarbejdernes tid på forskelligartede rådgivningsopgaver. Ved et fortsat fokus på viden, der ofte har et længere tidsperspektiv, kan det være vanskeligt at rådgive hurtigt og på kort sigt om væsentlige menneskeretlige spørgsmål. 4. Samarbejde (enegang vs. samarbejde): Rådgivningsstrategien bør berøre samarbejde med relevante partnere, både ift. at genere viden og ift. at få budskaber ud over rampen. Der kan være behov for at tydeliggøre, hvordan instituttet får ideer til nye indsatser og konkrete initiativer. Direktionen tager bestyrelsens drøftelse til efterretning og arbejdere videre med sagen med henblik på bestyrelsesmøde i maj. 9. Eventuelt Ingen punkter til evt. 7/7