sreferat Organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 13. november 2018 Bestyrelsen: Susan Egede, Merete Kjær, Jan Olsen, Jan Kragh og Rene Vang Pedersen Afbud: Fra KAB: Vicedirektør Lone Skriver og driftssupportchef Brian Schnell. 1/15
Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 22. maj 2018 2. Forretningsorden for bestyrelsen 3. Bestyrelsens sammensætning 4. Meddelelser fra formanden a. Styringsdialog med Halsnæs Kommune b. Skæve boliger - lokalplan etc. c. APV d. Opfølgning fra KAB-konference Sager til beslutning 5. Seminar forår 2019 for bestyrelse og personale 6. Sommerophold 2019 (manchet) 7. Byggepartnerskab (manchet) 8. Rammeaftaler for teknisk rådgivning (manchet) 9. Lønregulering for rengøringspersonalet 10. Låneramme for Skovbakken i.f.m. kollektive moderniseringssager køkken/bad 11. Driftsbudgetter for afdelingerne til godkendelse 12. Tilskud til Personaleforeningen Sager til orientering 13. Haveaffalds- og basketcenter, Skovbakken 14. Sammenlægning af Ølstedafdelinger 15. Inklusionsboliger Kildemoseparken 16. Servicecenter, Skovbakken afslutning og økonomi 17. Byggeskadesag, Skovbakken 18. Brandsag, Karlsgave 19. Legeplads, Karlsgave afslutning 20. Trappeprojekt, Karlsgave 21. Eventuel orientering fra FU 22. Kommende møder 23. Udlejningstal 2017 24. Eventuelt 25. Referat fra mødet - fortrolighed 2/15
1. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 22. maj 2018 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 22. maj 2018 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen efter seneste møde. Der er ikke kommet nogen bemærkninger til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes af organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Forretningsorden for bestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden seneste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forretningsordenen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning På valg Susan Egede Formand 2019 Merete Kjær Næstformand 2020 (2019) Jan Olsen 2020 Rene Vang Pedersen 2020 Jan Kragh 2019 Suppleant: Bente Pedersen, 1. suppleant Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager sammensætningen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog sammensætningen til efterretning med bemærkning om, at Merete er på valg i 2019. 3/15
4. Meddelelser fra formanden Styringsdialog med Halsnæs Kommune Skæve boliger - lokalplan APV Opfølgning fra KAB-konferencen Susan Egede orienterede om, at styringsdialogen forløb godt, og kommunen havde ingen bemærkninger til økonomien i selskabet. Lokalplanen for de skæve boliger er i høring, og der afholdes informationsmøde, hvor formanden deltager. René og Susan deltog på KAB-konferencen med emnet beboerdemokrati. Der var gode oplæg, som kan bruges i bestyrelsens arbejde. Julia fra firmaet Ingerfair inddrages i seminaret og en temaaften. Organisationsbestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. 5. Seminar 2019 for bestyrelse og personale Det ønskes, i lighed med tidligere, at der afholdes seminar i 2019 for personale og bestyrelse. Seminaret forventes afholdt i Jørlunde den 7. 8. marts 2019. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender seminaret etc. Organisationsbestyrelsen godkendte rammerne for seminaret. 6. Sommerophold 2019 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i 2018 havde i alt 170 deltagere. Heraf deltog 123 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. KAB s familieophold i Pindstrup Centeret (mellem Randers og Århus) fik en flot evaluering af deltagerne. Senioropholdet fik ligeledes en tilfredsstillende evaluering. Også i 2019 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Familieopholdet vil som i 2018 gennemføres i Pindstrup Centeret. Der er større søgning på deltagelse i familieopholdet, end der er pladser. Derfor forsøger KAB at arrangere to ophold i 2019. En 4/15
forudsætning for at kunne gennemføre dette er dog, at KAB får tilstrækkeligt med midler fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Senioropholdet afholdes i 2019 i september på seniorhøjskolen Rude Strand i Østjylland, og der forventes 50-60 deltagere. Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Maksimalt Egenbetaling 5.150 kr. 1.050 kr. 4.100 kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt * 4.350 kr. 2.550 kr. Tilskud fra organisation maksimalt 1.050 kr. 1.050 kr. Egenbetaling 3.300 kr. 1.500 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp, får tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Prisen for senioropholdet dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Eneværelse kan tilkøbes. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan tilkendegive ønske om at tilbyde et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris er maksimalt 1.050 kr. pr. plads i 2019, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. Fordeling af pladser sikrer, at alle boligorganisationer, som har tildelt pladser og som har ansøgere, der opfylder kriterierne, vil blive tildelt pladser. For familieopholdets vedkommende er Arbejdsmarkedets Feriefonds kriterier for udbetaling af tilskud grundlaget for fordeling. For senioropholdet vil det være først til mølle-princippet, der gælder, i tilfælde af overtegning. Det er KAB's administration, der endeligt fordeler alle pladserne, når ansøgningerne er indkommet. Det kan ikke forventes, at alle ønskede pladser anvendes, men KAB tilstræber en god fordeling under hensyntagen til alle boligorganisationer og kriterierne. I 2018 deltog 2 beboere fra på seniorophold med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. 5/15
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil 1.050 kr. pr. plads samt anfører, hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at kunne tilbyde. Organisationsbestyrelsen godkendte tilskud med op til 10 pladser á 1.050 kr. pr. plads. 7. Byggepartnerskab KAB arbejder hele tiden på at forbedre kvaliteten i byggeriet og samtidig sikre, at boligorganisationen oplever bygherrerollen positivt. KAB har derfor igangsat en ny udbuds- og samarbejdsform, der er målrettet større renoveringsopgaver og nybyggeri. Samarbejdsformen har fået navnet Byggepartnerskabet. Hvad er Byggepartnerskabet På vegne af de KAB-administrerede boligorganisationer udbyder KAB en rammekontrakt på et Byggepartnerskab. Rammekontrakten er en fireårig aftale med mulighed for forlængelse i yderligere to år. Udbudspligten for projekter, der gennemføres i regi af Byggepartnerskabet, vil herefter være afløftet. Byggepartnerskabet er baseret på, at entreprenør, rådgiver og bygherre danner et fælles projektteam. Projektteamet vil være gennemgående fra sag til sag i aftaleperioden, og dermed kan processer i renoveringsopgaver og nybyggeri løbende optimeres. Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at blive en del af Byggepartnerskabet. Ved at tilslutte sig Byggepartnerskabet har man som boligorganisation mulighed for, men ikke pligt til, at gøre brug af den nye samarbejdsform på kommende projekter. Byggepartnerskabet bliver finansieret gennem et projekthonorar på 100.000 kr. pr. projekt. Dette honorar erstatter de nuværende omkostninger ved et EU-udbud, der erfaringsmæssigt beløber sig til ca. 200.000 kr. pr. projekt. KAB forventer at kunne starte de første projekter i Byggepartnerskabet i 2. kvartal 2019. Der er vedlagt to bilag om byggepartnerskabet en folder med en let tilgængelig forklaring på byggepartnerskabet samt en udvidet model med mere detaljeret forklaring. Bilag 1: Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform Bilag 2: Introduktion til Byggepartnerskab 6/15
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at boligorganisationen tilslutter sig KAB s Byggepartnerskab for en fireårig periode, med mulighed for forlængelse i to år. Organisationsbestyrelsen godkendte deltagelse i byggepartnerskabet. 8. Rammeaftaler for teknisk rådgivning De sidste 12 år har KAB stillet såkaldte rammeaftaler for teknisk rådgivning til rådighed for de boligorganisationer, som ønsker at være med i ordningen. Aftalerne kan benyttes i alle renoverings- og nybyggerisager, hvor der skal benyttes arkitekt-/ingeniørbistand. Aftalerne har en varighed på fire år, og de nuværende aftaler udløber med udgangen af 2018. Efter den gældende lovgivning skal langt de fleste rådgiveropgaver i udbud efter udbudsloven og de særlige almene bestemmelser. Denne udbudsforpligtelse løses nemmest, hurtigst og billigst ved at benytte en rammeaftale som beskrevet i bilaget. Der gennemføres et rammeudbud i efteråret 2018, hvor der udvælges fem-seks rådgivere inden for hver af de beskrevne fem kategorier af rådgivningsopgaver (se bilag). Som en ny kategori er tilføjet byggeledelse, sikkerhedskoordinering og arbejdsmiljøledelse. Udbuddet gennemføres én gang og dækker over den næste fireårige periode. Udbudsudgifterne dækkes af, at hver deltagende boligorganisation betaler et éngangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms. Når den enkelte byggesag skal have tildelt en rådgiver via ovennævnte miniudbud, koster det byggesagen 12.750 kr. inkl. moms (2018-priser i prisblad). Et traditionelt gennemført udbud af teknisk rådgivning koster 75-150.000 kr. og vil normalt tage fem-seks måneder. Det vil typisk være boligorganisationen, der afholder éngangsudgiften til rammeudbuddet, og den enkelte byggesag, der afholder udgiften til miniudbuddet. Forholdet til andre aftaler Som det er bestyrelsen bekendt, kører der også et udbud af det såkaldte byggepartnerskab. Der vil være en række sager, som vil blive løst inden for dette partnerskab, men der vil samtidig være en række andre sager, som ikke egner sig til dette. Og disse sager skal stadigvæk have valgt rådgivere i udbud, hvorfor byggepartnerskabet og rammeaftalerne for teknisk rådgivning supplerer hinanden. KAB anbefaler derfor, at boligorganisationen tilslutter sig ordningen, som herefter kan benyttes af alle afdelinger i boligorganisationen ved renoveringssager og af boligorganisationen ved nybyggeri. 7/15
Rammeaftalerne vil kunne træde i kraft primo 2019. Bilag 3: Rammeaftaler for teknisk rådgivning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter: at tilmelde sig rammeaftaleordningen for den næste fireårige periode 2019-2022 at der som konsekvens af ovennævnte beslutning bevilges et beløb på 25.000 kr. til at dække andel af udbudsomkostningerne. Beløbet tages af selskabets arbejdskapital. Organisationsbestyrelsen godkendte deltagelse i rammeaftalerne for teknisk rådgivning med en udgift på 25.000 kr., der dækkes af selskabets arbejdskapital. 9. Lønregulering for rengøringspersonalet Rengøringspersonalet og andet tilknyttet timelønsansat personale i er ikke tidligere blevet reguleret i løn. Boligselskabet vil derfor fremadrettet og fra 1. januar 2019 regulere deres løn med udvikling i nettoprisindekset hvert år. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter reguleringsordningen. Organisationsbestyrelsen godkendte lønreguleringen med udviklingen i nettoprisindekset, som beskrevet ovenfor fra oktober til oktober. 10. Låneramme for Skovbakken i.f.m. kollektive moderniseringssager køkken/bad Det er opgjort af servicecentret, at der er ca. 12-15 køkkensager fra tidligere, hvor der udestår en afklaring af lånebeløbet (finansieringen). Beboerne skulle blive opkrævet øget husleje, men lånet er ikke kommet på plads. Derfor mangler der skønsmæssigt finansiering for ca. 1,1 mio. kr. 8/15
Det er forsøgt at matche byggeregnskaber til hovedstol og udbetalingstidspunkter, som bl.a. er baggrund for den skønsmæssige vurdering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen stiller beløbet til rådighed ift. finansieringen. Organisationsbestyrelsen godkendte lånerammen. Det skal drøftes i administrationen, hvorledes disse sager fremadrettet skal køre. 11. Driftsbudgetter for afdelingerne til godkendelse Afdelingernes drifts- og langtidsbudgetter for perioden 1. januar 31. december 2019 vedlægges som bilag. Driftsbudgetterne er godkendt af afdelingsbestyrelserne samt på afdelingsmøderne i samtlige afdelinger på nær Aktivitetshuset, der ikke har valgt afdelingsbestyrelse. Bilag 4: Budgetterne inkl. organisationens budget er vedlagt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for 2019. Organisationsbestyrelsen godkendte budgetterne for 2019. 12. Tilskud til Personaleforeningen Personalet i har en Personaleforening, som selskabet yder støtte til. Medarbejderne betaler indtil nu 75 kr. pr. måned, og selskabet har ydet støtte på 50 kr. pr. måned pr. medarbejder, der er med i Personaleforeningen. Medarbejderne har lige afholdt generalforsamling, hvor de besluttede at hæve egenbetalingen fra de 75 kr. til 125 kr. pr. måned. Personaleforeningen søger derfor selskabet om en forhøjelse af selskabets betaling fra de nuværende 50 kr. pr. medarbejder om måneden til 75 kr. pr. medarbejder pr. måned. Alle ti medarbejdere er medlem af Personaleforeningen, og forhøjelsen vil medføre en ekstraudgift for selskabet på 3.000 kr. om året. 9/15
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter Personaleforeningens henvendelse og træffer beslutning om ønsket. Organisationsbestyrelsen godkendte at udvide tilskuddet til personaleforeningen, så selskabet i alt betaler 9.000 kr. Sager til orientering 13. Haveaffalds- og basketcenter, Skovbakken Projektet er i sin afsluttende fase. Der udestår en udfordring med justering af asfaltbelægningen i skrivende stund. Når projektet er fuldt afleveret, skal der udarbejdes byggeregnskab, og LBF skal ansøges ift. trækningsret. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Sammenlægning af Ølsted-afdelinger Opgaven pågår fortsat. Teknisk er afdelingerne nu lagt sammen i Unik, men der skal foretages test heraf. Testen foretages af personalet i servicecentret. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Inklusionsboliger Kildemoseparken 10/15
Inklusionsboligen i Kildemoseparken er i dag beboet af tre unge, som er glade for at bo i Kildemoseparken. Formanden og driften har tidligere besøgt og afholdt møde med de unge. Kommunen ønsker de næste to lejemål. Administrationen skal ved årsskiftet udarbejde årsregnskab i forbindelse med trækning af midler fra projektet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Samtidig bliver de to næste lejemål til projektet afklaret, således at kommunen får de næste to ledige boliger stillet til rådighed, mod at to lejemål efter de normale tildelingskriterier bortfalder. Bestyrelsen gav deres samtykke hertil. Det blev endvidere aftalt, at den sociale vicevært skal præsenteres for den nye bestyrelsesformand i Kildemoseparken. 16. Servicecenter, Skovbakken Projektet er i sin afsluttende fase. Der udestår en udfordring med justering af ventilationsanlægget og KS-materiale. Når projektet er fuldt afleveret, bliver der udarbejdet byggeregnskab af KAB. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Byggeskadesag, Skovbakken Sagen er anmeldt til Byggeskadefonden efter seneste OB-møde. Byggeskadefonden har den 12. september 2018 bekræftet at have modtaget tilstrækkeligt materiale for anmeldelsen og er ved at vurdere, om forholdet vil være dækningsberettiget. 11/15
Susan Egede orienterede om, at der ryger glaspartier af, så de skal eftergås nu. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Brandsag, Karlsgave Lejemålene i nr. 39 og 43 er klar til aflevering, og familierne er i skrivende stund på vej ind igen. De sidste to lejemål i hhv. nr. 41a og 41b forventes afleveret ultimo november måned. Herefter skal sagen afregnes via forsikringsselskabet mv. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Trappe, Karlsgave OB har tidligere afgivet bevilling til gennemgang og delvis fornyelse af trapper mv. Arbejderne pågår fortsat og forventes tilendebragt inden udgangen af året. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Legeplads, Karlsgave Projektet er nu afsluttet. Der skal udarbejdes byggeregnskab, og LBF skal ansøges ift. trækningsret. 12/15
Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der var endvidere kommentarer på, at åbningsarrangementet for legepladsen var forløbet fint. 21. Orientering fra FU FU har afholdt møde i dag for at drøfte seminar. 22. Kommende møder 15. januar 2019 - Temaaften vedr. regnskab/budget og råderet 7. marts til 8. marts 2019 - Seminar for bestyrelse og personale (i Jørlunde) 4. april 2019 Formandsmøde (udvides med afdelingsbestyrelsesmedlemmerne) 28. maj 2019 Organisations- og repræsentantskabsmøde 4. juni 2019 Konstitutionsmøde for organisationsbestyrelsen 3. september 2019 Afdelingsmøde Skovbakken 5. september 2019 Afdelingsmøde Gydetoppen 10. september 2019 Afdelingsmøde Karlsgave 12. september 2019 Afdelingsmøde Ølsted 24. oktober 2019 Formandsmøde 19. november 2019 Organisationsmøde 10. december 2019 Julekomsammen for organisationsbestyrelsen og personalet Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Udlejningstal 2017 13/15
De seneste udlejningstal for og KAB-fællesskabet vedlægges for perioden 2014-2017. Bilag 5: Oversigt vedlagt. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den bemærkning, at selskabet træder ud af Bolignøglen pr. den 1. januar 2019. 23. Eventuelt 1) Der blev spurgt til havefællesskabet på Skovbakken. Der blev svaret, at der afholdes møde herom den 14. november 2018. 2) Der blev spurgt til, om vagttelefonordningen med Falck var opsagt. Der blev svaret, at det kendte man umiddelbart ikke til, men at Falck var blevet kontaktet tidligere på året for en afklaring af telefonordningen, da et andet selskab vil tilbyde en gratis ordning ift. forsikringsforholdet i KAB-fællesskabet. Dette undersøges nærmere, og OB orienteres særskilt herom. 3) Der blev spurgt til en ny områdechef til boligselskabet. Der blev svaret, at stillingsopslaget netop var offentliggjort, og at Susan og Lone afholder samtalerne med relevante kandidater. 24. Referat fra mødet - fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold af personfølsom art, eller forhold, som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. Det indstilles, at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. 14/15
Der er intet på mødet, der kræver fortrolighed. 15/15