Referat: Bestyrelsesmøde d. 19.10.2015 Klokken 17.00 19.00 Furesø Egedal Forsyning A/S, Knud Bro Alle 1, 3660 Stenløse Bilag 1.1 Deltagere: Kim Røgen (KRØ) Bestyrelsesformand Susanne Mortensen (SMO) (næstformand) Jens Jørgen Nygaard (JJN) Per Brøgger Jensen (PBJ) Anne Margrethe Hansen (AMH) Poul Michael Fanøe (PMF) Direktør Økonomichef Mødeleder: Referent: Kim Røgen (KRØ) Anne M. Hansen (AMH) 1. Forelæggelse af forhandlingsprotokol 1.1 Godkendelse af dagsorden Bilag: 1.1. Dagsorden 19.10.2015_FEF Dagsorden indstilles godkendt. Dagsorden godkendt. 1.2 Godkendelse af referat af 14.04.2015 Bilag 1.2 Bestyrelsesreferat_14.04.2015_FEF Referat af 14.04.2015 foreligger til godkendelse og formel underskrift. Referat fra møde 14. april 2015 godkendt. 2. Meddelelser fra formanden Formanden orienterede om principper for løsning af aktuel sag i forsyningsområdet i Egedal Kommune vedr. kloaktilslutning i åben land. Vendes i Furesøs bestyrelse. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 19.10.2015 - Side 1
4. Orientering fra direktion om selskabets virksomhed 4.1 Gennemgang af perioderegnskab og redegørelse for afvigelser Bilag 4.1. Q3_E3_FEF Perioderegnskab og estimat for 3. kvartal, foreligger til bestyrelsens orientering. 3. kvartalsregnskab (Q3) udviser en positiv afvigelse på resultat (før afskrivning, renter og skat) på 608 t.kr. De primære afvigelser skyldes hovedsageligt højere end budgetteret indtægter fra salg af timer til netselskaberne, idet flere timer konteres direkte ned i netselskaberne. Hertil kommer ikke-budgetterede indtægter fra FAS gebyrer og salg til andre forsyninger. Dette opvejes i mindre grad af højere driftsudgifter. E3: Forventningen til årets resultat, pba. resultatet fra 3. kvartal, er en positiv afvigelse på 383 t.kr. 4.2 Selskabets økonomi og likviditet 4.2.1 Likviditet Selskabets likviditet, som udgøres af den samlede kassebeholdning udgjorde pr. 07.10.2015 DKK 46.201.000. Langt den overvejende del tilhører Furesø Spildevand, hvor betalingen for anden a konto 2015 havde forfald 05.10.2015, samt i mindre grad likviditet fra de forbrugsafgifter FEF opkræver på vegne af Ballerup Vand i Ledøje-Smørum. 4.2.2 Samhandelsaftale 2016 (Lukket punkt) 4.2.3 Budget 2016 Bilag 4.2.3a Budget 2016 FEF Bilag 4.2.3b Budget 2016 FEF månedsfordelt Budget 2016 foreligger til bestyrelsens godkendelse. Budgetforudsætninger: På personalesiden er indarbejdet omkostninger til rekruttering af to medarbejdere til Plan & Projekt, primært til planlægning og gennemførelse af anlægsprojekter. I Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 19.10.2015 - Side 2
budgettet er desuden indeholdt omkostninger til genbesættelse af to vakante stillinger i Drift-afdelingen. I budget for administrationsomkostninger er indarbejdet omkostninger til hhv. ekstern assistance i forbindelse med forventede analysearbejder, initiativer til styrkelse af kundeservice, indkøb af ledelses- og projektstyringsværktøj samt deltagelse i indkøbssamarbejdet [Samarbejde A/S]. På investeringssiden er indeholdt omkostninger til opdatering af regnskabssoftware samt udskiftning af IT-udstyr. Det forelagte budget indstilles til bestyrelsens godkendelse. Budget 2016 godkendt. 4.3 Erklæring om betaling af skatter, moms og andre afgifter Bilag 4.3 Erklæring moms og afgifter FEF Skematisk oversigt vedr. afregning af moms og afgifter i selskaberne under Egedal Forsyning A/S foreligger til bestyrelsens orientering. 4.4 Forhold i øvrigt af interesse for bestyrelsen 4.4.1 Bestyrelsessamling møde i efteråret Der blev i 2014 afholdt et samlet temamøde for Furesø- og Egedal bestyrelserne Mødet blev gennemført med indlæg fra ekstern oplægsholder. I forbindelse med fastlæggelse af bestyrelsernes årshjul blev der drøftet muligheden for at gennemføre en årlig bestyrelsessamling i regi af de to holdingbestyrelser. Direktionen indstiller til bestyrelsen at afklare eventuelle ønske om tilsvarende afholdelse af fælles bestyrelsessamling ultimo 2015. Bestyrelsen støtter afholdelse af fælles bestyrelsessamling i begyndelsen af 2016. Forslag er torsdag den 25. februar 2016 kl. 16-18 med efterfølgende spisning på Kongemosen. Administrationen rundsender invitation til kalenderreservation. 4.4.2 Øvrig orientering om selskabets drift Direktionen orienterede om igangsat trivselsundersøgelse, hvorfra resultater Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 19.10.2015 - Side 3
forventes i november. Selskabet er undervejs med at rekruttere to medarbejdere til Plan & Projekt. Bemanding af to ledige stillinger i Driften afventer resultatet af de igangværende fusionsanalyser. Som midlertidig løsning er dels indgået samarbejdsaftale med Forsyning Ballerup omkring udlån af ressourcer, dels forventes en midlertidig ansættelse af ca. 1 års varighed. 4.5 Strategiplan 2015-2018 Forsyningskoncernens samlede strategiplan er nu vedtaget i regi af de respektive Holding-bestyrelser. Det videre arbejde omkring udførelse af planens målsætninger og initiativer vil tage afsæt i handlingsplaner, som udarbejdes af virksomhedens daglige ledelse. Til understøttelse af implementeringsprocessen, er der behov for en drøftelse med FEF-bestyrelsen for afstemning af forventninger til den løbende opfølgning. Der vil på mødet blive fremlagt et debatoplæg til drøftelse. På baggrund af fremlæggelse og drøftelse på mødet, indstilles til bestyrelsen at tilkendegive forventninger til implementeringsprocessen med tilhørende opfølgningsprocedure. Emnet behandles på næstekommende bestyrelsesmøde. 4.6 Samarbejder med øvrige forsyninger (lukket punkt) 5. Aktiviteter sfa. Vandsektorloven 5.1 Orientering om elementer i og forventninger til VSL II Emnet behandles på kommende bestyrelsesmøde. 6 Orientering fra bestyrelsesmødet Beslutning træffes pba. bestyrelsesmødet. Referatets åbne punkter offentligøres på hjemmesiden efter referat er godkendt pr. mail. 7. Eventuelt Intet til punktet. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 19.10.2015 - Side 4
Sted: Dato: Kim Røgen Formand Susanne Mortensen Næstformand Jens Jørgen Nygaard Per Brøgger Jensen Anne M. Hansen Direktør Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 19.10.2015 - Side 5