Referat Bilag 1.2 Bestyrelsesmøde d Klokken Furesø Egedal Forsyning A/S, Knud Bro Alle 1, 3660 Stenløse

Transkript

1 Referat Bilag 1.2 Bestyrelsesmøde d Klokken Furesø Egedal Forsyning A/S, Knud Bro Alle 1, 3660 Stenløse Deltagere: Kim Røgen (KRØ) Bestyrelsesformand Susanne Mortensen (SMO) Bestyrelsesmedlem (næstformand) Per Brøgger Jensen (PBJ) Bestyrelsesmedlem Sanne Nikolic (STN) Anne Margrethe Hansen (AMH) Martin Wiingaard (MWI) Direktør Økonomicontroller Afbud: Jens Jørgen Nygaard (JJN) Bestyrelsesmedlem Raymond Larsen (RLA) Mødeleder: Referent: Kim Røgen (KRØ) Anne Margrethe Hansen (AMH) 1. Forelæggelse af forhandlingsprotokol 1.1 Godkendelse af dagsorden Bilag: 1.1 Dagsorden _FEF Dagsorden indstilles godkendt. Dagsorden godkendt 1.2 Godkendelse af referat af Bilag 1.2 Referat_ _FEF Referat indstilles godkendt og til formel underskrift. Referat godkendt. Bestyrelsesmødet blev afholdt digitalt, hvorfor en række dagsordenspunkter blev besluttet behandlet på næste møde. Disse punkter behandles på indeværende møde. 2. Meddelelser fra formanden Formanden bød velkommen til Sanne Nikolic som medarbejderrepræsentant i bestyrelsen. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde Side 1 af 6

2 Formanden orienterede om problemerne med overdragelse af aktierne i Måløv Rens. Bestyrelsen bad AMH henvende sig til Horten med henblik på en reduktion af honoraret pba. processens forløb. Formanden orienterede endvidere om, at det nye fælles serviceselskab kommer til at hedde NOVAFOS. SMO oplyste, at hun er udpeget som suppleant for Ole Bondo Christensen til bestyrelsen i det nye selskab. 4. Orientering fra direktion om selskabets virksomhed 4.1 Gennemgang af perioderegnskab og redegørelse for afvigelser Bilag 4.1. Budgetopfølgning Q3 E FEF Perioderegnskab og estimat for 3. kvartal 2016 foreligger til bestyrelsens orientering. 3. kvartalsregnskab (Q3) udviser en negativ afvigelse på resultat (før afskrivning, renter og skat) på 449 t.kr. Afvigelsen skyldes hovedsageligt lavere end budgetterede indtægter fra salg af timer til netselskaberne. Dette opvejes i mindre grad af lavere personaleomkostninger end budgetteret. På investeringssiden skyldes det lavere forbrug beslutningen om ikke at opgradere Navision. E3: Forventningen til årets resultat, pba. resultatet fra 3. kvartal, er en negativ afvigelse på 850 t.kr. Heri er indeholdt ikke budgetterede fusionsomkostninger på 400 t.kr. Bestyrelsen bad om, at der udarbejdes en opgørelse over omkostninger til fusionen i 2016 (regning på fusionsomkostninger samt internt timeforbrug i relation til fusionen). AMH oplyste, at fusionsomkostningerne i fase 2 fordeles i forhold til ejerandele i det nye selskab. Orientering i øvrigt taget til efterretning. 4.2 Selskabets økonomi og likviditet Likviditet Selskabets likviditet, som udgøres af det samlede bankindestående udgjorde pr DKK Taget til efterretning. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde Side 2 af 6

3 4.2.2 Rammer for udmøntning af lokalløn i 2016/2017 Bilag Ramme Lokalløn Den daglige ledelse i FEF tildeler lønreguleringer, med virkning fra primo året, efter forudgående lønsamtaler i november måned. De årlige reguleringer bliver tildelt efter en ledelsesmæssig vurdering efter følgende princip hhv.: - Bagudrettet: et engangstillæg for særlige indsatser i det forgangne år. - Fremadrettet: et varigt kvalifikationstillæg på baggrund af øgede kompetencer eller anden behov for justering af indplacering i lønniveau. Det skal tillige bemærkes, at der ved væsentlig forøgelse af medarbejdernes ansvarsområder ved funktions- og organisatoriske ændringer, tildeles funktionsløn, som modsvarer det øgede ansvarsområde. Dette tildeles indenfor de budgetsatte rammer i det aktuelle budgetår. Ledelsen har hidtil udmøntet en andel af lønsummen, som svarede til den årlige index-regulering af prisloftrammerne der udmeldes fra Forsyningssekretariatet. Denne metode har imidlertid ikke været brugbart i de senere år, da dette index-tal dels har været negativt og dels har været nær nul. Direktionen ønsker således at få fastlagt en ramme for hvordan der kan tildeles lokalløn til selskabets medarbejdere. Administrationen har undersøgt de senest tilgængelige lønstatistikker for relevante fagområder, som udviser en samlet årlig lønstigning på mellem 2,7% og 4,2%. Der estimeres en overenskomstmæssig lønregulering på 2,0% i 2017 i KL-regi. Direktionen ønsker i relation hertil en supplerende ramme på op til 1,0% af lønsummen til lokale varige lønreguleringer, således at den samlede lønregulering for 2017 udgør 3,0%. Oplysninger om budgetterede lønreguleringer fra kollegaforsyninger søges tillige indhentet og fremlægges på mødet. Indstilling: Direktionen indstiller for 2016/2017, en ramme på op til 1,0% af lønsummen til lokale lønreguleringer til bestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen lægger vægt på, at selskabet er på niveau med de øvrige selskaber, der indgår i fusionen hvad angår lønregulering samt at selskabet ikke er lønførende. Indstilling godkendt Månedsfordelt Budget 2017 Bilag Budget 2017 FEF Månedsfordelt I relation til Budget 2017 for Furesø Egedal Forsyning godkendt på bestyrelsesmøde d fremlægges det månedsfordelte budget for Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde Side 3 af 6

4 Indstilling: Vedlagte Budget 2017 FEF Månedsfordelt indstilles til bestyrelsens godkendelse. Indstilling godkendt. 4.3 Erklæring om betaling af skatter, moms og andre afgifter Bilag 4.3 Erklæring om betaling af afgifter Erklæring vedr. moms og afgifter fremgår af bilag 4.3. Taget til efterretning. 4.4 Forhold i øvrigt af interesse for bestyrelsen Bestyrelsens Årshjul 2017 Bilag Årshjul_2017_FEF Sagsfremstilling Udkast til årshjul for aktiviteter og møder i 2017 foreligger til bestyrelsens orientering og behandling. Årshjulet afspejler de pt. forventede aktiviteter samt de tilsvarende pt. kendte temaer på for bestyrelsesmøder i Materialet vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. AMH orienterede om, at der afholdes nytårskur i FEF d. 11. januar Der afholdes tillige nytårskur i det nye selskab for samtlige 282 medarbejdere medio januar. AMH orienterede om, at milepæle i forbindelse med den kommende fusion og dannelse af overordnet holdingselskab vil blive indarbejdet i årshjul Indstilling: Direktionen indstiller årshjulet til bestyrelsens godkendelse, specifikke mødedatoer vil efterfølgende blive fastsat for møder og aktiviteter i Årshjul med tilføjelser godkendt Øvrig orientering om selskabets drift AMH orienterede om hhv.: - Ansættelse af laborantelev i samarbejde med laboratoriet ALS, en yderligere laborantelev starter i foråret 2017 i samarbejde med Nordvand. - Elev i administrationen (som selskabet har i fællesskab med Frederikssund Forsyning og Halsnæs Forsyning) afslutter sin uddannelse hos selskabet i Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde Side 4 af 6

5 perioden 1. januar 31. marts Personalesituationen efter fratræden af Chef for Plan og Projekt, herunder ændrede referenceforhold, projektansættelse af teknisk sekretær samt nedsættelse af et koordinationsudvalg til opfølgning i Plan og Projekt-afdelingen. - Som følge af fusionsprocessen og for at støtte medarbejderne ind i den kommende proces, er der indgået samarbejde med en erhvervspsykolog, som medarbejderne fortroligt kan aftale coach-samtaler med. 4.5 Samarbejder med øvrige forsyninger Orientering om aktiviteter sfa. fusionen i NOVAFOS PBJ spurgte til, hvilke arbejdsgrupper, der fortsætter fremadrettet i forbindelse med fusionen. AMH oplyste, at der er arbejdsgrupper vedr. design, administration & jura, IT/økonomi samt HR. AMH er tovholder i arbejdsgruppe vedr. design samt en underarbejdsgrupper i IT vedr. WEB-GIS. Selskabet er godt repræsenteret i de forskellige arbejdsgrupper. PBJ anførte, at han savner dialog og vidensoverdragelse fra de gamle bestyrelser til den nye NOVAFOS-bestyrelse. Bestyrelsen bad AMH spørge ind til, hvordan denne proces skal foregå Øvrige aktiviteter vedr. samarbejder AMH orienterede om det igangværende indkøbssamarbejde Nordkøb, herunder igangsatte udbud og forhandlinger. Bestyrelsen bad om en opgørelse af, hvad vi har fået ud af samarbejdet. AMH orienterede endvidere om, at det er lykkedes at nå en aftale med øvrige vandselskaber i vores forsyningsområde vedr. fremtidig betaling for målerdata. 6 Orientering fra bestyrelsesmødet Beslutning træffes pba. bestyrelsesmødet. Ingen lukkede punkter. 7. Eventuelt Intet til punktet. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde Side 5 af 6

6 Sted: Dato: Kim Røgen Formand Susanne Mortensen Næstformand Jens Jørgen Nygaard Bestyrelsesmedlem Per Brøgger Jensen Bestyrelsesmedlem Sanne Nikolic Raymond Larsen Anne M. Hansen Direktør Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde Side 6 af 6