Afdeling: Bygningsafdelingen Udarbejdet af: Bygherrerådgiver Tom Slott Journal nr.: E-mail: Tom.Slott@rsyd.dk Dato: 15.april 2016 Telefon: 2920 1277 Notat Nyt OUH Risikovurdering af kvalitetsfondsprojekt Periode 1. januar 2016 31. marts 2015 (1. kvartal 2016) Uvildig risikovurdering I forbindelse med den kvartalsvise rapportering til Sundheds- og Ældreministeriet skal der vedlægges en af projektet uvildig kvalificering af risikovurderingerne. Den regionale Bygningsafdeling underlagt stabsfunktionen Økonomi har foretaget en vurdering af økonomi, tid og kvalitet sammenholdt med projektets risici. Grundlag for risikovurderingen Følgende dokumenter ligger til grund for vurderingen: Risikolog af 3. april 2016 Rapportering for 1. kvartal 2016, udateret Management Letter fra Deloitte af 30. november 2015 Projekteringstidsplan af 21. december 2015 Change Request katalog af 12. marts 2015 Projektets fase Projektet befinder sig pt. i slutningen af projektforslagsfasen, som startede i marts 2015 og løber frem til den 21. juni 2016. Efter en grundig granskningsperiode skal projektforslaget behandles i Regionsrådet den 24. oktober 2016. Efter godkendelsen i Regionsrådet vil projektet som udgangspunkt være låst for større ændringer, da større ændringer efter dette tidspunkt normalt vil medføre store konsekvenser for tid og økonomi. Der er realiseret et forbrug på 8,6 % af færdiggørelsen på investeringsrammen, hvilket svarer til den akkumulerede reviderede investeringsprofil, og er 0,9 % højere end ved seneste kvartalsrapportering. Til sammenligning voksede færdiggørelsesgraden i 4. kvartal 2015 med 0,3 %. Side 1/8
Økonomi Generelle bemærkninger til risici Med henblik på at styrke muligheden for at den uvildige risikovurdering kan tilføre projektet reel værdi efterlyses en feedback procedure fra projektorganisationen på de angivne anbefalinger. Jf. seneste risikolog af 3. april 2016 består denne af 15 risici, hvoraf 8 risici vurderes at have en nettorisiko=0, hvilket betyder, at projektet vurderes reelt kun at indeholde 7 relevante risici, der vurderes som væsentlige og behandles i kvartalsrapporten. At der kun skulle være 7 væsentlige og relevante risici i projektet vurderes som meget lidt sandsynligt, og det anbefales derfor stadigt at risikogruppen i samarbejde med projektledelsen intensiverer identifikationen af yderligere relevante risici. Der blev afholdt risikoworkshop den 22. juni 2015 og resultatet er analyseret af risikogruppen og er blevet forelagt den fælles projektledelsesgruppe. Resultatet forventes udmøntet i handlinger, og her efterlyses konkrete handlinger for de væsentlige risikoemner, der blev fremhævet på workshoppen, eksempelvis: Anlægsøkonomien er stadig udfordret. Forslag til løsning: Proces for target-budget skal styrkes. Bedre planlægning og detaljering i delprojekter på 300-400 mio. kr. (Dette er tillige et af opmærksomhedspunkterne i godkendelsesanmodningen fra Sundheds- og ældreministeriet af den 10. august 2015). Kommunikation til alle parter vedrørende projektets udfordringer i forhold til overholdelse af den økonomiske ramme. Indarbejdelse af delterminer for løbende kvalificering/drøftelse af target-budget. Tidsstyring og leverancer er udfordret. Forslag til løsning: Tidsplan skal i højere grad vise afhængigheder og kritisk vej. Fokus på stadeopfølgning på tidsplanen. Leveranceplaner detaljeres og afstemmes i september 2015. Det ses stadig ikke at risici forbundet hermed er behandlet og kvalificeret i kvartalsrapporten. I byggeprogramfasen blev der udviklet et nyt teknisk paradigme (NTP), som decentraliserede flere af de tekniske anlæg, som ellers ville være placeret centralt i teknikrum. Med decentraliseringen reducerede man pladsbehovet og bruttoarealet, som var blevet udfordret under byggeprogrammet. I forbindelse med projektforslaget er der foretaget en evaluering af NPT konceptet, da det viste sig at helt centrale forudsætninger har ændret sig. Ændrede forudsætninger er blandt andet skarpere krav til brandsikring, en ændring af bygningsfysikken (fortætning af byggeriet) og dermed en ny disponering af arealerne medfører, at dele af NTP konceptet indeholder for mange risici som kan fordyre projektet. Det må derfor antages, at projektorganisationen overvejer at vende tilbage til en mere traditionel løsning, med tilhørende konsekvenser for bruttoarealer og dermed totaløkonomien. Det ses stadigt ikke at risici forbundet hermed er behandlet og kvalificeret i kvartalsrapporten. Deloitte har udsendt Management Letter den 30.11.2015, som blandt andet anbefaler, at der for hver risiko sikres, at kvantificeringen af risiciene som minimum er baseret på følgende: kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH (1.kvt.2016).docx Side 2/8
o o o o Hvilke forudsætninger/tanker/argumenter, der ligger til grund for minimums- og maksimumbeløb, samt sandsynligheden for, at risikoen indtræffer. En beskrivelse af konsekvensen/betydningen af, at risikoen indtræffer (eksempelvis forsinkelse af byggeriet, og deraf afledte konsekvenser, øget udgift til rådgiver etc.) En beskrivelse/oplistning af de enkelte elementer, der forventes at medføre en udgift. Det kan eksempelvis være: rådgivnings- og håndværkertimer, timepriser, materialer/leje af materiel, bøder, rådgivning etc. Dokumentation, eventuel udtalelse fra ekstern part, til at understøtte de angivne beløb/sandsynligheder. Forudsætningerne for hver risiko skal være beskrevet/dokumenteret i en sådan grad, at det tydeligt fremgår, hvordan og hvorfor man er kommet frem til de givne beløb. Vi vil anbefale, at der i forbindelse med risikostyringen foretages en vurdering af, om der bør beregnes risikobeløb for en eller flere af de risici, der ikke indgår i de rapporterede top risici. Det bør ligeledes vurderes, om risici med risikobeløb over en given grænse (fx 100 t.kr.) bør summeres, for at vurdere, om de tilsammen har indflydelse på projektet. Det vurderes umiddelbart ikke, at ovenstående anbefalinger alle indgår i vurderingen af samtlige af de efter efterfølgende væsentligste risici. Væsentligste risici I det følgende behandles de 7 væsentligste risici, jf. risikogruppens kvalificering og rangorden. OBS: Rangordenen er ændret væsentligt siden seneste kvartalsrapportering, idet risiko nr. 6 i seneste rapportering (Forudsætninger for kvm-priser ikke kan realiseres) er rykket op på en 1. plads i denne rapportering. Samtidig er risikoen vurderet maksimalt med en score på 16 point, hvor scoren ved seneste rapportering var 6 point. Denne vurdering kræver øjeblikkelig risikominimerende tiltag. Se nærmere nedenfor. 1. Forudsætninger for m 2 -priser ikke kan realiseres Forudsætningerne der er lagt til grund for m 2 -priserne i dispositionsforslaget kan ændre sig, og dermed have negativ effekt på anlægsøkonomien. Med henblik på reducering af risikoen er det aftalt at totalrådgiver afrapporterer specifikt på projektstrategien på projektledelsesmøderne, der afholdes hver 14. dag. Risikominimerende handling jf. seneste rapportering var forøget focus og opfølgning på targetbudgettet. Handlingen har tilsyneladende ikke haft den fornødne effekt da, risikoen er rykket fra en 6. plads ved seneste rapportering, men en risikoscore på 6 point og en konsekvensklasse på 2 på økonomien (5-35 mio. kr.) til en 1. plads med en risikoscore på de maksimale 16 point og en konsekvensklasse for økonomien på 4 (over 100 mio. kr.) ved denne rapportering. Projektledelsen oplyser, at der arbejdes videre med focus på targetbudgettet, samt yderligere focuspunkter med henblik på at eliminere overskridelsen. Projektledelsen vurderer omkostningerne til for tiden at udgøre 146 mio. kr. mere end targetbudgettet, svarende til 3,7 % af håndværkerudgifterne og 17 % af reserverne. For en god ordens skyld bør nævnes, at totalrådgiver er forpligtet til at anvise besparelsesmuligheder kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH (1.kvt.2016).docx Side 3/8
på minimum 10 % af håndværkerudgifterne (ca. 400 mio. kr.) i forbindelse med licitationen, og at besparelsesmulighederne først og fremmest er tiltænkt anvendt som budgetværn i tilfælde at ugunstige licitationsresultater. Risikoen er forværret kraftigt i forhold til sidste rapportering. At der identificeres yderligere besparelsesmuligheder i projektet, blandt andet ved at der arbejdes med standardisering og simplificering af byggeprocessen. 2. Indeksregulering. Divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlæg pris- og lønindeks, der regulerer finansieringsrammen og byggeomkostningsindekset, der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser, ikke følger den samme udvikling, hvilket kan resultere i forøgede omkostninger for byggeriet i forhold til den regulering kvalitetsfondsbyggeriet modtager. Finansministeriet har dog over for regionerne oplyst, at det kan forventes at forskellen i de to indeks udlignes over tid. Konsulentfirmaet Ernest & Young har vurderet problematikken for Danske Regioner og er kommet med flere løsningsforslag, herunder kompensation eller mulighed for regional finansiering uden for rammen. En anden mulighed til finansiering af en eventuel manko er, at implementere en større genanvendelsesprocent af medioteknisk- og andet udstyr i projektet. Den sidste mulighed er der åbnet op for ved de seneste økonomiforhandlinger mellem region og stat, hvorved der er givet mulighed for at flytte penge fra udstyr til mursten. Til orientering blev der således i 4. kvartal 2015 flyttet 100 mio. kr. fra udstyrskontoen til reserverne på byggekontoen. Der er fortsat risiko for at forholdet kan udmønte sig i besparelser, der kan få betydning for økonomi og tid. Under alle omstændigheder er en fortsat solid reservestrategi vigtig, for at kunne imødegå en eventuel yderligere afvigelse i indekset. Risikoen vurderes stadigt høj med maksimal score på 16 point og konsekvensklasse 4 (over 100 mio. kr.). Projektledelsen vurderer omkostningerne til for tiden at udgøre 143 mio. kr. Risikoen er uændret i forhold til seneste kvartalsrapportering. 3. Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter/stort udbud få aktører Der er risiko for sammenfald med andre store udbud, hvilket kan medføre et overophedet marked, som ikke har den nødvendige kapacitet til løsning af opgaven med tilstrækkeligt kvalificerede firmaer. Dette kan få konsekvenser for tidsplanen, kvaliteten og ikke mindst for anlægsøkonomien, da det er forventeligt at tilbudspriserne vil være for opadgående i et marked med mange udbud af store byggeopgaver. Det anbefales derfor, at der løbende udføres markedsanalyser der sammenholdes med den valgte udbudsstrategi, som løbende justeres i forhold til resultatet af markedsanalyserne. Med henblik på en reducering af risikoen er der gennemført markedsdialog med potentielle danske og kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH (1.kvt.2016).docx Side 4/8
udenlandske tilbudsgivere. Sideløbende hermed er der udarbejdet en udbudsstrategi som forventes forelagt Regionsrådet i 2. kvartal 2016. Risikoen vurderes høj med maksimal score på 16 point og konsekvensklasse 4 (over 100 mio. kr.), svarende til min 2,5 % af håndværkerudgifterne. Ved seneste rapportering var risikoen vurderet til en score på 9 og en konsekvensklasse på 3 (35-100 mio. kr.) Projektledelsen vurderer de eventuelle omkostninger til at udgøre 35-100 mio. kr., svarende til 0,8-2,2 % af håndværkerudgifterne, hvilket vurderes at være væsentligt i underkanten. OBS: Det bemærkes her, at der ikke er overensstemmelse mellem risikologgen, der vurderer konsekvensklasse 4 (mere end 100 mio. kr.) og kvartalsrapporten der anfører konsekvensklasse 3 (35-100 mio. kr.). Risikoen er forværret i forhold til seneste rapportering. I figur 3 i kvartalsrapporten er angivet at risikoen er uændret i forhold til seneste rapportering. Det er også rigtigt hvad den røde farve angår, men i risikologgen er konsekvensklassen ændret fra konsekvensklasse 3 til konsekvensklasse 4 (over 100 mio. kr.). Projektledelsen vurderer risikoen til 275 mio. kr. jf. risikologgen at der løbende udføres markedsanalyser, der sammenholdes med den valgte udbudsstrategi, som løbende justeres i forhold til resultatet af markedsanalyserne. 4. IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Der er truffet beslutning om logistikløsning, men logistikområdet betragtes fortsat som et højrisikoområde. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt i det nye sygehus kan det formentlig få voldsomme driftsmæssige og økonomiske konsekvenser. Et velfungerende logistiksystem med den teknologi, der er valgt i projektet, fordrer et sammenhængende og velfungerende klinisk IT-system, hvor snitfladen til logistikkens styresystemer er velbeskrevet og velfungerende. Totalrådgiver har derfor igangsat en detailbeskrivelse af snitfladerne mellem logistiksystemerne og de øvrige ITsystemer med henblik på opnåelse af sammenhæng og robusthed. Der udestår stadig enighed om ansvarsfordeling og snitflader mellem totalrådgiver og bygherre i forbindelse med IT på logistikområdet, hvilket indebærer risici i sig selv. Området følges derfor tæt og der foretages løbende opfølgning på fremdrift mellem projektorganisationen og totalrådgiver, herunder hvorvidt området er besat med tilstrækkelige kompetencer. Risikoen vurderes til en score på 12 og en konsekvensklasse på 2 (5-35 mio. kr.) som var det samme ved seneste rapportering. Projektledelsen vurderer omkostningerne til for tiden at udgøre 5-35 mio. kr., hvilket anses for en meget lav vurdering, taget i betragtning at en meget stor del af effektiviseringsgevinsten netop skal komme fra dette område. Risikoen er uændret i forhold til sidste rapportering. kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH (1.kvt.2016).docx Side 5/8
5. Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger er afgørende for overholdelse af tidsplanen og kan derved få konsekvens for anlægsøkonomien. Med henblik på reducering af risikoen er der udarbejdet en mødehåndbog, hvor kommissorier og beslutningskompetencer er fastlagt. Endvidere er der aftalt et øget fokus på planlægning, opfølgning på leverancer og tværfaglig koordinering. Endvidere har totalrådgiver udarbejdet en ny projekteringstidsplan, der indeholder en række af de væsentlige beslutningsterminer. Projektledelsen oplyser, at det er svært at få truffet nødvendige og planlagte beslutninger i den takt, der er nødvendigt for at opretholde fremdriften i forhold til tidsplanen for projektforslaget. Projektledelsen vurderer omkostningerne til konsekvensklasse 2 og udgør 5-35 mio. kr. Risikoen er forværret i forhold til sidste rapportering. Det vurderes, at det kan have alvorlig konsekvens for tidsplanen, og dermed projektøkonomien, såfremt bygherren organisatorisk ikke er i stand til at træffe beslutninger på de aftalte tidspunkter. Det anbefales, at der udarbejdes en beslutningsliste med deadlines for alle kendte og væsentlige bygherrebeslutninger. Beslutningslisten bør være aftalt med og tiltrådt af alle relevante samarbejdspartnere, herunder entreprenørerne i udførelsesfasen. Endvidere anbefales det at analysere og revurdere de organisatoriske kompetencer og beslutningsveje med henblik på at identificere eventuelle barrierer for beslutningsflowet. 6. Lav kvalitet på grund af stram økonomi (ny risiko) Risikoen skal ses i sammenhæng med risiko 1 og 3, da disse risici kan udløse krav om besparelser hvad ofte går ud over kvaliteten, med mindre der skæres i kvadratmeterne. En større forringelse af kvaliteten kan være af afgørende betydning for projektets succeskriterier, herunder effektiviseringskravene, og kan medføre en delvis omprojektering og i værste fald delvis ombygning. Af risikominimerende tiltag foreslår projektledelsen en grundig granskning af projektforslaget samtidig med en afstemning af bygherrens forventninger og projektets økonomi. Projektledelsen vurderer omkostningerne til konsekvensklasse 1 og udgør mindre end 35. mio. kr. Såfremt der ved en besparelsesrunde ikke skæres i kvadratmeterne, vil det ofte gå ud over kvaliteten af byggeriet. Lav kvalitet på grund af stram økonomi vurderes ikke som værende en selvstændig risiko, men derimod en konsekvens af de øvrige risici, der har indflydelse på projektøkonomien kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH (1.kvt.2016).docx Side 6/8
Derfor vurderes det her ikke relevant at foretage specifikke handlinger, men det anbefales, at foretage risikominimerende tiltag på alle øvrige risici, der har alvorlig indflydelse på projektøkonomien og dermed kvaliteten. 7. Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Kompetente og kvalificerede medarbejdere er afgørende for projektets succes. For tiltrækning og fastholdelse af disse medarbejdere er der fokus på fagligt miljø, lønforhold, intern og ekstern kommunikation, kultur, stressreducerende tiltag, og konflikthåndtering. Rådgiverkonsortiet har samlet set betydelige ressourcer til rådighed gennem moderselskaberne, men alligevel opleves det for tiden som en udfordring at få stillet de nødvendige ressourcer til rådighed. Det er årsagen til at risikoen er opjusteret. Der er som risikominimerende tiltag fortsat focus på ovenstående handlinger. Projektledelsen vurderer omkostningerne til konsekvensklasse 1 og udgør mindre end 5 mio. kr. Risikoen er forværret i forhold til sidste rapportering. Change request og reserver Jf. kvartalsrapporten er reserverne opgjort til 857 mio. kr. ekskl. reserver på inventar. Besparelseskatalog af 12. marts 2015 er stadig gældende indeholdt ved rapporteringen for 3. kvartal 2015 besparelsesmuligheder for i alt 123-151 mio. kr. svarende til 3,3-4,1 % af håndværkerudgifterne, hvilket stadig vurderes at være i underkanten af hvad der vil være ønskeligt. Ved rapporteringen for 4. kvartal 2015 blev besparelsesmulighederne nedskrevet til 99-122 mio. kr., svarende til 2,2-2,7 % af håndværkerudgifterne. Ved denne rapportering er besparelsespotentialet fortsat 99-122 mio. kr., hvilket vurderes som værende langt fra tilfredsstillende. I den forbindelse bemærkes jf. totalrådgiverkontrakten af 5. december 2011, pkt. 7.2 er totalrådgiver forpligtet til at anvise beparelsesmuligheder for minimum 10 % af håndværkerudgifterne. Besparelseskataloget skal være godkendt af bygherren inden licitationstidspunktet. Det bemærkes endvidere, at reserverne er under forøget pres, da risikobeløbene er vokset siden seneste rapportering, hvilket fordrer forøget focus på risikominimerende handlinger. Samlet set vurderes det dog med baggrund i ovenstående, at reserverne og besparelsesmulighederne giver projektet den fornødne robusthed for nuværende og på niveau med seneste rapportering. Det anbefales dog, at der fortsat lægges det fornødne pres på totalrådgiver med henblik på opnåelse af besparelsespotentiale på minimum 10 % af håndværkerudgifterne. Tidsplan og stade Rapporteringen for 1. kvartal 2016 behandler ikke specifikt stadet på den godkendte tidsplan. Det fremgår ikke umiddelbart af kvartalsrapporten hvorvidt projekteringstidsplanen følges uden afvigelser. kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH (1.kvt.2016).docx Side 7/8
Her tænkes specifikt på de fremskudte arbejder med grundmodningen, der fysisk skal påbegyndes den 28. april 2016. Det anbefales derfor stadig, at projektets stade i forhold til gældende projekteringstidsplan behandles specifikt under eget hovedpunkt i den fremtidige kvartalsrapportering. Dispositionsforslaget med tilhørende tidsplan blev godkendt i regionsrådet den 27. april 2015. Den politiske godkendelse af projektforslaget er rykket fra den 4. oktober 2016 til den 24. oktober 2016, hvilket betyder at projektforslagsfasen er forlænget med 20 kalenderdage. Kvalitet Forudsætningerne for at projektet gennemføres jf. tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden vurderes i det væsentlige overholdt, således at de krævede effektiviseringsgevinster kan forventes opnået. Det skal dog bemærkes, at risikoprofilen er forværret siden seneste rapportering, hvilket fordrer at der fortsat er fokus på risikominimerende handlinger, der har indflydelse på projektøkonomien og dermed kvaliteten af projektet. Anbefalinger Det anbefales i øvrigt: At identificeringen af yderligere relevante risici intensiveres og at disse kvalificeres. At der fortsat er stor fokus på anlægsøkonomien i projektet, herunder ikke mindst forbruget af reserverne, da en fortsat solid reservestrategi er vigtig. At change request kataloget løbende udbygges med besparelsesmuligheder for minimum 10 % af håndværkerudgifterne. At risikoen for forsinkelser i udførelsesfasen vurderes og kapitaliseres, da erfaringen fra igangværende byggesager viser, at de udskrevne dagbøder langt fra dækker refleksforsinkelseskravene fra efterfølgende entreprenører, der uforskyldt er blevet forsinket. At risikoen for fejl og forglemmelser i udbudsmaterialet vurderes og kapitaliseres. Normal praksis er, at afsætte 8-10 % af håndværkerudgifterne som reserve til formålet, men igangværende byggesager har vist, at behovet har været væsentligt højere. At der arbejdes med standardisering af byggeriet og byggeprocessen med henblik på billiggørelse af byggeriet og forøgelse af reserverne. At det drøftes hvordan den økonomiske risiko for eventuelle fremtidige voldgiftssager håndteres, da eventuelle tab på den konto normalt ikke indeholdes i reserverne. At der opstilles konkrete forslag til risikoreducerende handlinger på baggrund af de væsentligste risikoemner, der blev fremhævet på risikoworkshoppen den 22. juni 2015. At risici i forbindelse med ændring af NTP kvalificeres og kapitaliseres. At den udarbejdede beslutningsliste med deadlines for væsentlige bygherrebeslutninger tiltrædes af relevante samarbejdspartnere, herunder entreprenørerne i udførelsesfasen. At kvartalsrapporteringen fremover specifikt behandler projektets stade i forhold til den gældende projekteringstidsplan. At stade jf. projekteringstidsplan får eget hovedpunkt i kvartalsrapporten. Vejle, den 15. april 2016. kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH (1.kvt.2016).docx Side 8/8