INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Frederikssund Kommune Tilsynsrapport Frederikssund Kommune Social Service Rosenfeldthusene Uanmeldt tilsyn Februar 2013 WWW.BDO.DK 0
Forord Rapporten er bygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse er ligger til grund for den samlede, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 1
Indholdsfortegnelse 1 samlede... 3 1.1 bemærkninger og anbefalinger... 4 2 3 Oplysninger... 5 grundlag... 6 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn... 6 3.2 Fysiske rammer... 6 3.3 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis... 7 3.3.1 Referenceramme, pædagogik og metode... 7 3.4 Særligt fokusområde... 8 3.4.1 Pædagogiske planer og mål for borgerne... 8 3.5 Hverdagsliv... 9 3.5.1 Hverdag og aktiviteter... 9 3.5.2 Indflydelse... 10 3.5.3 Omgangsform og sprogbrug... 10 3.5.4 Tryghed og trivsel... 11 3.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold... 12 3.6.1 Internt samarbejde og kommunikation... 12 3.6.2 Procedurer og retningslinjer... 13 3.7 Særligt fokusområde... 14 3.7.1 Magtanvendelser... 14 4 Formål og metode... 16 4.1 Formål med tilsynet... 16 4.2 Metode... 16 4.3 varsling og tilrettelæggelse... 17 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger... 17 5 Kontaktoplysninger... 18 5.1 Præsentation af BDO... 18 2
1 samlede BDO har på vegne af Frederikssund Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på Rosenfeldthusene. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Rosenfeldthusene er, at der er tale om et velfungerende tilbud, hvor der er fokus på at støtte beboerne gennem en individuel tilpasset pædagogik. Tilsynet vurderer, at der er arbejdet aktivt med anbefalingerne, der blev givet ved tilsynet i 2011. Det konstateres, at der i januar 2013 har været brand i en beboerlejlighed, hvor personalet håndterede situationen professionelt. De berørte boliger er ved at blive genopbygget. Tilsynet vurderer, at der på relevant vis redegøres for den pædagogiske referenceramme, og hvordan denne konkret udmøntes gennem relevante metoder i det daglige arbejde. Tilsynet bemærker, at fire medarbejdere har neuropædagogisk uddannelse, samt at flere medarbejdere skal have uddannelsen. Derudover bemærker tilsynet, at medarbejderne efterspørger mere viden om sansestimulation. Der er fokus på at skabe sammenhæng mellem de pædagogiske handleplaner, 141 handleplanen og de neuropædagogiske screeninger (hvor dette er foretaget), og beboerne oplever, at der er arbejdes med de opsatte mål. Det er samtidig tilsynets, at såvel beskrivelse samt de opsatte mål skaber gode betingelser for at sikre en systematisk sammenhæng i det målrettede pædagogiske arbejde. Beboerne tilbydes en hverdag med mulighed for aktiviteter i form af dagsbeskæftigelse en eller flere gange om ugen, ligeledes er der mulighed for aktiviteter eftermiddag og aften som f.eks. bowling. Der tilbydes forskellige sommerferier, som alle visualiseres for beboerne, så de kan vælge mellem dem. Der er fokus på såvel kollektiv som individuel medbestemmelse i dagligdagen. Formelt har beboerne indflydelse via husmøder og beboerrådsmøder, hvor der anvendes dagsorden og referat. Tilsynet konstaterer, at man ikke anvender visualisering af dagsorden eller referat og anbefaler, at det overvejes at indføre dette ved husmøderne. Beboerne er sikret individuel indflydelse gennem deres pædagogiske plan, ligesom der tages hensyn til beboernes ønsker. Der er en god omgangsform både blandt beboerne samt beboerne og medarbejderne imellem. Der tages individuelle hensyn til beboernes behov i kommunikationen, idet nogle har brug for korte og præcise sætninger. Såfremt der opstår konflikter beboerne imellem, så griber medarbejderne ind og hjælper med at løse konflikten. Gennem tydelig kontakt og kommunikation samt ensartet tilgang til beboerne skaber medarbejderne tryghed og trivsel for beboerne. For at understøtte ensartetheden og undgå fx splitting laves der skriftlige aftaler. Det er tilsynets, at Rosenfeldthusene efter en omorganisering af både ledelse og personalegruppe har fået skabt et velfungerende internt samarbejde. Der er fokus på konstruktiv, faglig dialog med plads til åbenhed og forskellighed, og det interne samarbejde understøttes af coaching, som ledelsen såvel som medarbejderne kan benytte sig af. Medarbejderne kan redegøre for de interne procedurer og retningslinjer. Der er retningslinjer for brand og evakuering, hvor der løbende holdes øvelser. I relation til medicin og utilsigtede hændelser vurderer tilsynet, at der er fokus på at drage læring af de utilsigtede hændelser ved at tage dem op til drøftelse på personalemøderne. Medarbejderne er desuden bekendte med de interne retningslinjer for magtanvendelser. Der drøftes jævnligt gråzonetilfælde på personalemøderne og i dagligdagen. Medarbejderne kommer med flere eksempler på gråzonetilfælde, hvor tilsynet særligt i ét tilfælde anbefaler, at der søges dispensation. Endelig er det tilsynets, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med beboernes behov. 3
1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at fire medarbejdere har neuropædagogisk uddannelse, samt at flere medarbejdere skal have uddannelsen. Derudover bemærker tilsynet, at medarbejderne efterspørger mere viden om sansestimulation. Anbefalinger 1. Medarbejderne udtrykker ønske om et rum til samtaler, hvilket tilsynet anbefaler, at ledelsen undersøger mulighederne for. 2. Tilsynet konstaterer, at man ikke anvender visualisering af dagsorden eller referat og anbefaler, at det overvejes at indføre dette ved husmøderne 3. Medarbejderne kommer med flere eksempler på gråzonetilfælde, hvor tilsynet særligt i ét tilfælde anbefaler, at der søges dispensation. Anbefaling om påbud Ingen anbefaling om påbud. 4
2 Oplysninger Adresse Rosenfeldt 2, 3600 Frederikssund Leder Susanne Fallesen Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et selvejende botilbud med driftsoverenskomst med Frederikssund Kommune Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 108 Antal pladser Der er 17 pladser, inkl. et enkeltmandsprojekt Takst pr. døgn Ifølge tilbudsportalens oplysninger er prisen pr. døgn kr. 1.838,00 (Længerevarende ophold) Målgruppebeskrivelse Målgruppen er svært udviklingshæmmede borgere samt borgere med dobbeltdiagnoser af psykiske lidelser (Kilde: Hjemmesiden). Antal ansatte og personalesammensætning Antal ansatte i alt: 25 medarbejdere, heraf leder, 1 HR-, regnskabs- og bogføringsmedarbejder, 15 specialpædagogiske medarbejdere, 8 pædagogiske medhjælper Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 27. februar 2013 kl. 10 14 Deltagere i interviews Ledelse: Susanne Fallesen, leder, omsorgsassistent, overflyttet fra andet tilbud til Rosenfeldthusene for 6 år siden, de sidste 4 år har tilbuddet ligget under Frederikssund Kommune Pia Poulsen, stedfortræder, pædagog og uddannet neuropædagog, er i gang med diplomuddannelse, ansat siden 1.2. 2010, kommer fra Hillerød Kommune Medarbejdere: Omsorgsmedhjælper, ansat i 3 år, arbejder i hus 2 Socialpædagog med neuropædagogisk efteruddannelse, ansat 3 år, arbejder i hus 2 Pædagog, ansat i 10 år, arbejder i hus 2, fungerende Tillidsrepræsentant Beboere: Beboer, boet på stedet i 10 år, hus 2 Beboer, boet på stedet i 10 år, hus 2 Tilsynsførende Lene Thorius (Manager, cand.pæd., PD og socialpædagog) Heidi Pors Sørensen (Chefkonsulent, plejehjemsassistent, socialpædagog, supervisor) 5
3 grundlag 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn BDO har ikke tidligere ført tilsyn med Rosenfeldthusene. Det oplyses, at sidste tilsyn foregik 2011, og blev foretaget af Frederikssund Kommune. Her blev der givet en anbefaling om at få etableret et mere velfungerende samarbejde med LEV samt at få etableret et beboerråd. Begge dele er der arbejdet med, og beboerrådet har eksisteret siden. Ledelsen oplyser, at der også har været tilsyn fra Arbejdstilsynet, og fødevarekontrollen. Arbejdstilsynet har givet en positiv tilbagemelding. Fødevarekontrollen gav smileys i alle huse. I relation til kosten har der været fokus på, at beboerne skulle have en bedre kost med mere økologi, og siden 1.1.2012 har Rosenfeldthusene været økologiske. Tidligere kostpris til beboerne på kr. 2.215 er nu nedsat til kr. 1.800 pr. måned på trods af, at der er indført 98 % økologi. Der er sparet på sødevand, der bruges lokale leverandører, og man køber direkte hos dem. Det sparer en del penge. Der leveres også direkte fra Fisketorvet. Adspurgt om der har været nogen formelle klager, oplyser ledelsen, at dette har der ikke været. Der har været brand i en lejlighed den 21. januar 2013. Lejligheden udbrændte totalt, mens en anden lejlighed blev ødelagt af rødskader. Der skete ingen skade på nogen af beboerne. Personalet reagerede, som de skulle, og de to beboere er genhuset hos nogle af de andre beboere. Man er nu i gang med genopbygningen af lejlighederne, hvilket forventes færdig i løbet af kort tid. Tilsynet vurderer, at der er arbejdet aktivt med anbefalingerne, der blev givet ved tilsynet i 2011. Det konstateres, at der i januar 2013 har været brand i en beboerlejlighed, hvor personalet håndterede situationen professionelt. De berørte boliger er ved at blive genopbygget. 3.2 Fysiske rammer Botilbuddet er opdelt i tre selvstændige levegrupper. Der er sytten 2-værelses lejligheder med eget bad og tekøkken. Grupperne er på henholdsvis 5 5-7 beboere. Alle døre er lyddæmpende, hvilket betyder, at det er muligt for den enkelte beboer at trække sig tilbage til egen lejlighed, og hér føle sig ugeneret af medbeboere og personale. Medarbejderne beskriver, at de fysiske rammer er gode og velfungerende til beboerne. Der er gode badeværelser og god plads. I forhold til medarbejdere forhold kunne man godt bruge et rum mere, fx til samtaler. Der er 2 computere til personalets rådighed samt en bærbar pc er. Beboerne, som tilsynet taler med, fortæller, at de er glade for deres lejligheder, og at de synes de er store. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med beboernes behov. Der er mulighed for, at den enkelte beboer kan trække sig tilbage i 6
egen bolig og være sig selv. Medarbejderne udtrykker ønske om et rum til samtaler, hvilket tilsynet anbefaler, at ledelsen undersøger mulighederne for. 3.3 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis 3.3.1 Referenceramme, pædagogik og metode På Tilbudsportalen beskrives det, at den pædagogiske referenceramme og metode udgøres af Involvering samt Kommunikation. Adspurgt, hvad der er stedets referenceramme, redegør medarbejderne for, at der er fokus på den enkelte beboer og dennes forudsætninger og ressourcer. Der er lavet neuropædagogiske screeninger på 9 beboere ud af 17, og det er meningen, at der skal laves screeninger på alle. Fire af pædagogerne på Rosenfeldthusene er efteruddannet indenfor neuropædagogik, og det er meningen, at flere skal igennem uddannelsen, oplyser ledelsen. Ledelsen redegør for, at der arbejdes ud fra de neuropædagogiske principper, hvor der tages afsæt i beboernes ressourcer, ligesom personalet understøtter de områder, som beboerne har behov for hjælp til. Der anvendes visualisering til nogle af beboerne, hvilket afstemmes beboernes behov. Eksempelvis har man anvendt visualisering hos en af beboerne, der har svært ved at udtrykke egne behov. Man er dog gået bort fra det, fordi beboeren blev meget fastlåst i det og brugen blev mere tvangspræget. For at udvikle den pædagogiske praksis omkring denne beboer er der taget kontakt til kommunikationscentret i Hillerød med henblik på at få etableret et samarbejde og udviklet nye metoder til kommunikation med denne beboer. Social Stories indgår ligeledes som en metode i det pædagogiske arbejde med beboerne. Ledelsen fortæller, at beboerne har brug for fysisk hjælp fx til personlig pleje, og her er der fokus på, at beboerne ser præsentable ud og dufter godt. Der arbejdes med taktilstimulation, i overensstemmelse med beboernes behov. F.eks. kan nogle beboere have svært ved at gå i bad, og her arbejder man med at indstille bruseren, så de undgår unødig stimulation, samtidig med at de trænes i at kunne udholde en vis stimulation. Der er desuden fokus på, at beboerne skal lære at kunne mærke sin krop og afgrænse sig selv, ligesom der er fokus på, at beboerne skal vaske sig af over det hele, i stedet for blot at børste sig lidt af med svampen. Ved yderligere plejebehov har Rosenfeldthusene samarbejde med hjemmesygeplejen, der kommer og ordner fx sår eller kateter. De ansatte skal fokusere på den pædagogiske opgave, mens plejebehov løses af relevante faggrupper. Medarbejderne vurderer, at de altid kan bruge mere viden om målgruppen, og der peges på, at mere viden omkring sansestimulation kunne være godt. Det er målet, at Rosenfeldthusene skal være et videns center, hvilket forudsætter fortløbende kompetenceudvikling. Tilsynet vurderer, at medarbejderne på relevantvis kan redegør for den pædagogiske referenceramme, og hvordan den konkret udmøntes gennem relevante metoder i det daglige arbejde. Tilsynet bemærker, at fire medarbejdere har neuropædagogisk uddannelse, samt at flere medarbejdere skal have uddannelsen, og at medarbejderne efterspørger mere viden om sansestimulation. 7
3.4 Særligt fokusområde 3.4.1 Pædagogiske planer og mål for borgerne Medarbejderne redegør for, at de pædagogiske handleplaner udarbejdes en gang om året for den enkelte beboer. På baggrund af denne formuleres indsatsområder for den enkelte beboer. Disse evalueres på møder hver 3. måned i personalegruppen. Hvis der er behov for det, justeres målene, men der fokuseres primært på de overordnede mål i handleplanen. Disse tager afsæt i 141 handleplanens mål. Som oplæg til handleplansmøderne udarbejdes statusoplæg, som drøftes med beboerne. På handleplansmøderne deltager alle involverede, fx arbejdspladsen, pårørende og her bidrager alle med deres syn. Beboeren deltager også, såfremt det er muligt. På baggrund af statusoplægget udarbejdes en pædagogisk handleplan i et letforståeligt sprog, så beboerne også har en chance for forstå det. Der anvendes ikke visualiseret materiale. De pædagogiske handleplaner betragtes som personalets handleredskab, og medarbejderne vurderer, at planen fungerer som et dynamisk redskab, idet den hjælper med at holde fokus på de ting, som beboer og medarbejder har fundet frem til. Samtidig hjælper handleplanen med at huske på, hvad det er beboeren formår, og hvad der skal arbejdes med. I udarbejdelsen af de pædagogiske handleplaner tages der afsæt i de neuropædagogiske screeninger, når der sættes konkrete mål og delmål for beboeren. Den pædagogiske handleplan drøftes en gang om måneden på gruppemøde. Den ene beboer, som tilsynet taler med, fortæller, at hun får rigtig god hjælp af personalet. Adspurgt om beboeren har været med at lave sin statusplan, svarer hun, at hun ikke har været med. Beboeren forklarer, at hun ikke selv kunne spise, da hun kom til Rosenfeldthusene, men gennem målrettet indsats mestrer hun nu spisning selv. Dog fortæller hun, at hun ikke kan bruge kniv, da venstre hånd ikke fungerer så godt. Den anden beboer fortæller, at han får god hjælp af personalet, men har ikke været med til at lave sin handleplan. Han synes, personalet er søde og hjælpsomme. Tilsynet får udleveret en socialpædagogisk handleplan for en beboer. Den socialpædagogiske handleplan er udarbejdet i Frederikssund Kommunes koncept, og rummer en beskrivelse af beboerens trivsel og udvikling. Sproget er etisk korrekt og generelt anerkendende. Der indgår kortsigtede og langsigtede mål, men det beskrives ikke, hvordan der skal arbejdes med disse. Derudover indgår borgerens bemærkninger ikke. Derudover får tilsynet udleveret en beskrivelse af de pædagogiske mål for en anden beboer. Her tages der afsæt i de områder, som medarbejderne har observeret, at beboeren er optaget af. Der er tydelig beskrivelse af målformulering, bestemmelse af tegn samt planlægning af aktiviteter, der sikrer at målet nås. Her opstilles der med angivelse af datoer og periode klare succeskriterier, der kan understøtte en kommende evaluering af de opsatte mål. Der laves økonomiaftale en gang om året med beboerne, bl.a. omkring lommepenge. Tilsynet vurderer, at der er fokus på at skabe sammenhæng mellem de pædagogiske handleplaner, 141 handleplanen og de neuropædagogiske screeninger (hvor dette er foretaget). Beboerne oplever, at der er arbejdes med de opsatte mål og det er tilsynets, at såvel beskrivelse samt de 8
opsatte mål skaber gode betingelser for at sikre en systematisk sammenhæng i det målrettede pædagogiske arbejde. 3.5 Hverdagsliv 3.5.1 Hverdag og aktiviteter Det beskrives, at der arbejdes med motivation i forhold til, at arbejde med beboerne. F.eks. anvendes der belønning, udbetaling af penge, når en beboer eksempelvis har været med til at cykle på træningscykel. Alle beboerne går i dagbeskæftigelse på nær en. Beboerne går på Ejegod, der er et aktivitetscenter, hvor der foregår forskellige aktiviteter, fx kor, udehold og kreativt håndarbejde, hvor man syr tasker. Det oplyses, at beboerne bliver kørt til og hentet fra dagtilbud. Det varierer, hvor mange timer beboerne har; nogle er af sted nogle timer, fx fra morgen mens andre tager af sted over middag. Der er også forskelligt, hvor ofte beboerne er i dagtilbuddet, nogle er det to gange om ugen, mens andre er oftere. Ligeledes har beboerne også hjemmedage, hvor man f.eks. går til tandlægen eller i banken. Udover dagtilbuddet har beboerne mulighed for at gå i en pensionistklub i Birkerød, hvor de fx spiller kort, og der er Gnisten, som er et lidt mindre sted. Derudover er der klub Stjerneskud, hvor der foregår mange ting, fx fest i Ølstykke. I fritiden har beboerne mulighed for at gå til bowling og yoga en gang om ugen, og der arrangeres idrætslørdag en gang om måneden, hvor man mødes på tværs af tilbuddene. Rosenfeldthusene har egen bus, som man kan køre ture i, hvilket beboerne holder meget af. Der er mulighed for at komme på ferie sammen. Der er fem feriemål, der alle er visualiseret, og ud fra det kan beboerne vælge, hvor de gerne vil hen, ligesom man kan vælge mellem medarbejderne, der er vist med foto. Sidste år var mulighederne bondegårdstur, til Aabenraa og tur til Vejle og Slettestrand samt Tour de Bornholm. Medarbejderne understreger, at der er meget opmærksomhed på, at beboerne skal kunne fungere sammen til de forskellige aktiviteter, fx har man måtte dele nogle op, fordi det fungerer bedst. Den ene beboer fortæller, at hun tager på arbejde på Ejgodcentret og fletter hundesnore, og laver tasker. Den anden kommer på pensionistklubben i Birkerød, hvor han laver alt muligt. Udover at gå på arbejde fortæller beboerne om bowling om onsdagen, og om muligheden for at komme på ferie. Sidste år gik ferien til en bondegård med dyr. Det kunne beboerne godt lidt. Beboerne synes, de har det godt i hverdagen og er glade for personalet. De får den hjælp, som de har brug for. Det er tilsynets, at beboerne tilbydes en hverdag med mange muligheder for aktiviteter. Beboerne har dagsbeskæftigelse en eller flere gange om ugen, ligeledes er der mulighed for aktiviteter eftermiddag og aften som f.eks. bowling. Der tilbydes forskellige sommerferier, som alle visualiseres for beboerne. 9
3.5.2 Indflydelse Hver søndag afholdes der husmøde, hvilket foregår i hvert hus, med dagsorden og referat fra møderne. Referaterne står personalet og enkelte beboere for. På møderne planlægges menuen, der visualiseres via kogebøger og billeder. Alle beboerne deltager i møderne. Adspurgt om det kunne være en ide med visualisering af hele dagsorden og referatet, så vurderer medarbejderne, at det kunne være en god idé, men fortæller også, at de fx bruger reklamer, men synes godt, at man kan gøre mere ud af det. Der er også beboerrådsmøde, som afholdes hver 2. måned. I forhold til mad er der mulighed for, at man kan komme på besøg i andre huse, hvis man får lyst til noget andet mad end det, man skal have i eget hus. Her skal man blot spørge, om man må spise med. Der er også reel indflydelse gennem dialogen ved indkøb af tøj etc. Foruden den kollektive indflydelse, så har beboerne individuel indflydelse på deres hverdag gennem deres pædagogiske planer. Der tages desuden individuelle hensyn i dagligdagen, eksempelvis har en beboer diabetes, hvorfor man har fokus på kosten og tager hensyn til både beboerens ønske om at få småkager, men også helbredet, idet småkagerne nu er sukkerfri. I relation til en konkret beboer med svækket hukommelse, så overvejer personalet at indføre visualisering fx ved beskeder, så vedkommende kan huske, hvad der skal ske. Beboerne fortæller, at de er med til husmøde om søndagen. Her taler de om, hvilken mad de gerne vil have, fx vil den ene beboer gerne have risengrød. På husmødet taler man om, hvad man skal om dagen, hvad man skal have at spise eller om der er noget andet, der skal ske. Tilsynet vurderer, at der er fokus på såvel kollektiv som individuel medbestemmelse i dagligdagen. Formelt har beboerne indflydelse via husmøder og beboerrådsmøder, hvor der anvendes dagsorden og referat. Tilsynet konstaterer, at man ikke anvender visualisering af dagsorden eller referat og anbefaler, at det overvejes at indføre dette ved husmøderne. Beboerne er sikret individuel indflydelse gennem deres pædagogiske plan, ligesom der tages hensyn til beboernes ønsker. 3.5.3 Omgangsform og sprogbrug Medarbejderne fortæller, at der eksisterer en god omgangsform og sprogbrug, hvor de udviser respekt for hinanden. Der er en god stemning, hvor personalet er opmærksomme på at sikre, at alle kan komme til orde. Beboerne indbyrdes taler ofte sammen, og går på besøg hos hinanden. Hvis der opstår konflikter mellem beboerne, så griber medarbejderne ind, når det er relevant, mens det i andre situationer ikke er nødvendigt. Der er fokus på, at der i fællesrummet skal være en god stemning og et ordentligt sprogbrug. Alle skal have lov til at være der - også dem, der er mere forsagte. Hvis medarbejderne kan høre, at konflikten ikke kan løses beboerne indbyrdes, så griber personalet ind og understøtter en god dialog. Der er også opmærksomhed på, at en enkelt beboer kan være efter en anden, og her skærmer personalet ved fx at tage beboeren med, hvis de skal ud af døren. Det er ikke ofte, der opstår konflikter. Medarbejderne oplever, at de er klædt på til at kunne håndtere konflikterne 10
på en god måde, og der er en fælles tilgang til, hvordan man skal håndtere konflikterne. De øvrige medarbejdere støtter op omkring de andre medarbejderes løsning af situationen. Der er generelt fokus på at have et individuelt perspektiv, hvor man i dialogen med nogle beboere skal tale i korte sætninger, mens man til andre beboere kan bruge længere sætninger. Beboerne synes, at personalet taler pænt til dem, og at de er glade for dem alle sammen. Beboerne syner også, at de taler pænt til hinanden og er søde ved hinanden. En af beboerne fortæller, at der er en anden beboer, som hun ikke rigtig kan med. Adspurgt, hvad hun så gør, fortæller hun, at hun går for sig selv, eller taler med personalet om det. Den anden beboer synes, han kan med alle. Tilsynet vurderer, at der er fokus på at have en god omgangsform både blandt beboerne samt beboerne og medarbejderne imellem. Der tages individuelle hensyn til beboernes behov i kommunikationen, idet nogle har brug for korte og præcise sætninger. Såfremt der opstår konflikter beboerne imellem, så griber medarbejderne ind og hjælper med at løse konflikten. 3.5.4 Tryghed og trivsel Medarbejderne fortæller, at det at de er tydelige i fremtydningen og kontakten samt synlige, hvilket betyder meget for beboerne i forhold til trivslen. Der peges på, at beboerne har brug for at opleve ægthed i kontakten for at trives. En af medarbejderne påpeger, at det meget sjældent sker, at beboerne taler grimt om de andre medarbejdere. Der er enighed i forhold til at stille krav, så beboerne møder ensartethed hos medarbejderne. Der er lavet skriftlige aftaler med enkelte beboere om, hvordan tingene skal foregå. Dette for at undgå splitting. Der kan fx opstå konflikter, hvis en medarbejder lader nogen sove sammen i hverdagen, mens andre ikke giver lov til det. Her er der også fokus på, at begge partere skal have det godt med fx at sove sammen. Ledelsen er med inde over og laver aftalerne. Den ene beboer fortæller, at hun har dette som blommen i et æg, dvs. rigtig godt. Hun får den mad, som hun kan lide. Der er ikke noget, som hun kunne ønske sig var anderledes. Den anden beboer synes også, at han trives og der er ikke noget, der skal være anderledes. Tilsynet vurderer, at medarbejderne gennem tydelig kontakt og kommunikation samt ensartet tilgang til beboerne skaber tryghed og trivsel for beboerne. For at understøtte ensartetheden og undgå fx splitting laves der skriftlige aftaler. 11
3.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold 3.6.1 Internt samarbejde og kommunikation Ledelsen blev etableret som ledelsesteam for 3 år siden, og har været igennem en proces, som har resulteret i et afklaret og velfungerende team, oplyses det. Der har været fokus på at være synlige som ledelsesteam. Der er fokus på teamdannelse, og ledelsen fortæller, at det at arbejde i teams kræver, at man arbejder på en bestemt måde. Man har brudt uhensigtsmæssige teams op og flyttet rundt på medarbejderne, og 15 medarbejdere er blevet fyret gennem en 3-årig periode. Ledelsen fortæller, at de som nyt ledelsesteam har revet en masse ned billedeligt set og nu skal man til at bygge tingene op igen. Det er ledelsens, at der er nogle engagerede medarbejdere, der byder ind, mens andre er lidt mere afventende. Der redegøres for, at der er lavet en APV og en tilfredshedsundersøgelse. Af APV en fremgår det, at de fysiske rammer ikke er optimale, mens en trivselsundersøgelse viser, at der er 88 % tilfredshed. Der har været en enkelt arbejdsskade, og vedkommende er i gang med at blive undersøgt. Sygefraværet er højt, hvilket skal ses i forhold til, at medarbejdere, der er blevet fyret ofte sygemelder sig. Man benytter kommunens sygefraværspolitik. Adspurgt, hvad ledelsen gør for at sikre medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde, påpeges synlighed og tilgængelighed som vigtigt. Ledelsen er til rådighed, hvilket betyder, at selv om medarbejderne måske skal vente 5 min., så vender leder altid tilbage. Det er ledelsens, at der er respekt for ledelsen, men at medarbejderne ikke er bange for ledelsen. Stedfortræder fremhæver, at enigheden i ledelsen er vigtigt, og der er løbende forventningssamtaler med alle medarbejdere, om end dette ikke kører så kontinuerligt som ønsket. Disse bliver fulgt op af coachende forløb. Der har således været periode, hvor man har holdt samtaler hver 14. dag, nu afholdes de ca. hver 3. måned. Der er en coach tilknyttet ledelsen, som understøtter, at indsatsen målrettes. Vedkommende kan også bruges til medarbejderne for at finde ud af, hvad medarbejderne tænker om deres arbejdsplads. Nogen meldte fra og andre var glade for forløbet. Medarbejderne fortæller, at de er på vej. I starten af den ene medarbejders ansættelse, for 3 år siden, var man delt i to grupper. Der var en gruppe, der gerne ville udvikle sig og andre ville ikke. Den gruppe, der støttede op omkring ledelsen blev kaldt ledelsens personale, og det er medarbejderens, at der var en del usikkerhed hos nogle medarbejdere, hvilket udmøntede sig i modstand mod den nye ledelse. Det er denne medarbejders, at ledelsen hele tiden var tydelige omkring deres mål. Den anden medarbejder supplerer, og fortæller, at personalegruppen var delt, og at stemningen ikke var rar. Efterfølgende er nogle rejst, og nogle er fyret. Stemningen er nu blevet bedre, og det er blevet rarere at komme på arbejde. Det er denne medarbejders, at man er blevet gode til sparre og undre sig overfor hinanden. En ny udfordring er, at personalet skal til at lave en omrokering, hvilket sker fortløbende ca. hver 3 år. Målet er at have nye øjne på arbejdet. Selvom man hjælper hinanden på tværs af husene, fx ved sygdom, så er det godt at få rokeret og få ny inspiration, vurderer en af medarbejderne. Det er medarbejderens, at ledelsen giver god støtte til nye ideer, og at der gives tid og plads til udvikling og kompetenceudvikling. 12
Hvis der opstår konflikter, så tages de op i personalegruppen. Det kan ske, at ledelsen går ind i konflikterne, men det er ikke sket i den senere tid, idet der ikke har været brug for det. Personalegruppen opleves nu som en gruppe, og ikke som to eller flere konkurrerende og konfliktende grupper. Før i tiden kunne man være nervøs, hvis man havde lavet en fejl, det opleves ikke mere. Man stoler på, at alle gør deres bedste, og hvis der begås en fejl, så har man forståelse for, at det måske skyldtes, at man havde for travlt. Processen i de sidste 3 år har krævet en del af den enkelte medarbejder, men oplevelsen er, at tingene løbende falder på plads. De faglige udfordringer består i, at Rosenfeldt skal være et videns- og kompetence center, hvilket kræver at medarbejderne tilegner sig ny viden og ekspertise. I det daglige arbejdes der på kryds og tværs i husene, og det forventes at man dagligt holder sig opdateret med, hvad der sker i alle 3 huse. Derfor er det godt med den kommende omrokering, vurderer medarbejderne. Medarbejderne beskriver desuden, at man let kan komme til at føle sig brugt op, fordi man bruger den samme energi til enkelte beboere, mens man bruger andre energier til andre beboer. Og hvert hus kræver noget hvert sit sted fordi beboergrupperne ikke er ens. På Rosenfeldthusene er der ansat pædagoger og social- og sundhedsassistenter samt nattevagter. Man er pt. i gang med at ansætte nye pædagoger i huset. Der afholdes 4 temdage om året, for alle medarbejdere. På to af disse dage tager man efterfølgende ud og spiser sammen, så man styrker fællesskabet og det sociale element i arbejdsgruppen. Information fra ledelsen sker gennem møder og via EKJ samt gennem dagkalender, der bliver printet ud. Kalenderen bliver brugt flittigt. Det er tilsynets, at Rosenfeldthusene efter en omorganisering af både ledelse og personalegruppe har fået skabt et velfungerende internt samarbejde. Der er fokus på konstruktiv, faglig dialog med plads til åbenhed og forskellighed. Det interne samarbejde understøttes af coaching, som ledelsen såvel som medarbejderne kan benytte sig af. 3.6.2 Procedurer og retningslinjer Som beskrevet i afsnittet Opfølgning fra sidste tilsyn, har der været brand i januar 2013. Det oplyses, at man forinden branden havde holdt brandøvelse, ligesom man efter branden også afholdt øvelse. Det tilkendegives, at brandmanden i øvrigt gav positiv respons til personalet og ledelsen. Tilsynet observerer, at der er opsat evakueringsplaner overalt. Beboerne er ikke særlig motiverede for at deltage i evakueringsøvelse, men her er personalet opmærksomme på at få dem med ud. Medarbejderne fortæller desuden, at de har fået udvidet Førstehjælpskursus. Alle skal igennem kurset, og der er indkøbt hjertestarter. I relation til medicin er der udarbejdet procedure og retningslinjer vedr. medicinhåndtering, som dog stammer tilbage fra før strukturreformen. I hvert hus opbevares beboerens medicin i hver deres kasse med CPR-nr. Alle medarbejdere uddeler medicin, og de fleste har medicinkursus. En af de medarbejdere, som tilsynet taler med, har det udvidede kursus og er medicinansvarlig sammen med leder. Dokumentationen foregår i EKJ, hvor også de utilsigtede hændelser registreres. Det oplyses, at der foregår ganske få utilsigtede hændelser, dog i perioder 13
flere. De fleste handler om, at medicinen byttes om. Når der sker utilsigtede hændelser, drøftes de på personalemøderne, og der er fokus på, at man ikke forstyrrer hinanden, når medicinen håndteres. Håndtering af beboermidler er sekretærens opgave. Enkelte beboere har økonomisk værge. I den forbindelse oplyses det, at der indsættes beløb til lommepenge, men hvis der skal indkøbes større ting, så skal værge kontaktes. De der ikke har værge, beder sekretæren om lommepenge og til andre indkøb. Alle beboere har hævekort, og her sættes der penge ind til lommepenge. Det aftales individuelt, hvordan beboerne får pengene; nogle får sat dem ind på kontoen, mens andre henter penge hos sekretæren. Dette er afhængigt af, hvad beboeren magter og selv ønsker, fx synes en, at det er hyggeligt at hente pengene hos sekretæren. Tilsynet vurderer, at medarbejderne kan redegøre for de interne procedurer og retningslinjer. Der er retningslinjer for brand og evakuering, hvor der løbende holdes øvelser. I relation til medicin og utilsigtede hændelser vurderer tilsynet, at der er fokus på at drage læring af de utilsigtede hændelser ved at tage dem op til drøftelse på personalemøderne. 3.7 Særligt fokusområde 3.7.1 Magtanvendelser Adspurgt, om medarbejderne har kendskab til retningslinjer vedrørende magtanvendelser, svarer medarbejderne, at de har de. Sidste magtanvendelse skete under branden, hvor en beboer ikke ville forlade sin lejlighed. Her måtte medarbejderne føre beboere ud. Magtanvendelsen er indberettet. Derudover er der meget få magtanvendelser. I projektet foregår der en del magtanvendelser, bl.a. hvor personalet må føre beboere ind i egen bolig, så de øvrige beboere ikke generes unødigt. I relation til gråzonetilfælde i forhold til magtanvendelser, så fortæller medarbejderne, at der løbende foregår drøftelser på personalemøder og løbende i konkrete situationer omkring situationer, hvor personalet anvender magt. Der gives eksempler på, at en beboer, der fx ikke ville komme ud af sin seng, hvis medarbejderne ikke motiverer og udøver et vist psykisk pres. Dette af hensyn til at undgå, at beboeren ikke udsættes for omsorgssvigt. Et andet eksempel omhandler en beboer, der elsker at gå i kjole og ikke vil gå i bukser, hvorfor man måtte indkøbe særligt varme strømpebukser og kjoler. I et konkret eksempel ville beboeren af sted i en sommerkjole til et udendørs arrangement i vinter, og her måtte personalet sige til beboeren, at hvis hun ikke tog mere tøj på, så kom hun ikke med. Der er således opmærksomhed på dialemmer ift. omsorgspligt og magtanvendelser. Medarbejderne beretter i øvrigt om et eksempel, hvor der er lavet en skriftlig aftale med en beboer om, at hun skal aflevere sin mobiltelefon kl. 10, hvilket medarbejderne vurderer som værende et gråzonetilfælde. Medarbejderne fortæller, at beboeren nu er så motiveret for aftalen, at hun selv afleverer sin mobiltelefon til medarbejderne, og beder om, at den skal oplades. Tilsynet påpeger, at der bør søges en dispensation ift. dette. Ledelsen oplyser, at der i forhold til begge beboere er lavet en aftale på handleplansmødet og aftalen er indskrevet i deres pædagogiske handleplaner. Tilsynet vurderer, at medarbejderne er bekendte med de interne retningslinjer for magtanvendelser. Der drøftes jævnligt gråzonetilfælde på 14
personalemøderne og i dagligdagen. Medarbejderne kommer med flere eksempler på gråzonetilfælde, hvor tilsynet særligt i ét tilfælde anbefaler, at der søges dispensation. 15
4 Formål og metode 4.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Frederikssund Kommune ikke i BDO s tilsyn. 4.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 16
tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 4.3 varsling og tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Frederikssund Kommune at give påbud, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 17
5 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig hej@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.: 33 12 65 45 www.bdo.dk 5.1 Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 18