Frivillighed i Odense Bibliotekerne- en model 02-01-2017 Odense Bibliotekerne Kamilla Geisler 0
Indhold 1. Indledning... 2 2. Organisering og fordeling af ansvar i arbejdet med frivillige.... 3 3. Interne retningslinjer for arbejdet med frivillige i Odense Bibliotekerne... 6 4. Rekruttering... 9 5. Samarbejdsaftale og oplæring... 12 6. Fastholdelse... 13 1
1. Indledning Hvad er en frivillig? Hvordan rekrutteres frivillige? Er de frivillige forsikrede? Hvem skal lære de frivillige op? Hvornår er man frivillig? Spørgsmålene er mange, og modellen giver svar på en lang række af de mest stillede spørgsmål omkring Odense Bibliotekernes samarbejde med frivillige. Modellens formål er at støtte op omkring allerede eksisterende aktiviteter på frivillighedsområdet og samtidig være med til at sætte rammerne for udviklingen af frivillighedsarbejdet i Odense Bibliotekerne. Der ligger rigtig mange muligheder i samarbejdet med frivillige i Odense Bibliotekerne, muligheder for at berige, udvide og tilføre ekstra og anderledes oplevelser i biblioteksrummet for vores brugere. De frivillige skal være en berigelse af bibliotekets tilbud og ikke en erstatning for bibliotekets ansatte. De frivillige skal indgå i et tæt samarbejde med bibliotekets ansatte. 2
2. Organisering og fordeling af ansvar i arbejdet med frivillige. Nedenfor ses den organisatoriske opbygning af frivillighedsområdet i Odense Bibliotekerne. Modellen viser organiseringen i en driftssituation, og hvordan den er forankret i Odense Bibliotekernes organisation. ANSVARLIG CHEF- AFHÆNGIGT AF EMNE Frivilligkoordinatoren rapporterer til chefgruppen. Den ansvarlige chef afhænger af emne og fagområde, og der udpeges derfor ikke én ansvarlig chef for frivillighedsområdet. FRIVILLIGKOORDINATOR Der er etableret en central tovholderfunktion, kaldet frivilligkoordinatoren. Frivilligkoordinatoren har til opgave at facilitere frivillighedsområdet i alle bibliotekets afdelinger samt at støtte op omkring de lokale tovholdere. Frivilligkoordinatoren refererer til den ansvarlige chef, og har ikke ledelseskompetence. Frivilligkoordinatoren netværker med andre frivillighedsaktører i Odense Kommune og har desuden kontakten til forvaltningens repræsentant i Center for civilsamfund, som er Odense Kommunes centrale enhed, der arbejder med frivillighed. Det er frivilligkoordinatorens opgave at holde sig ajourført med udviklingen på området og indgå i kommunale netværk og samarbejder med relevante aktører. Frivilligkoordinatoren ajourfører løbende oversigt over de frivillige, som indeholder kontaktoplysninger mv. på alle frivillige i Odense Bibliotekerne. LOKALE TOVHOLDERE Lokale tovholdere, er de frivilliges kontaktpersoner i dagligdagen. Der etableres en tovholderfunktion i forbindelse med en aktivitet/event/projekt, eller hvis det giver mening én tovholder pr. lokalbibliotek. De lokale tovholdere er bindeledet mellem de frivillige, frivilligkoordinatoren og Odense Bibliotekernes ledelse. De lokale tovholdere sørger for oplæring af den frivillige i de konkrete arbejdsopgaver/aktiviteter, som den frivillige involveres i. Det er ligeledes de lokale tovholdere, der har den daglige kontakt med de frivillige, og som støtter de frivillige under arbejdets/aktivitetens udførelse. FÆLLESMØDER Der afholdes ca. 2 årlige fællesmøder, hvor de lokale tovholdere og frivilligkoordinatoren mødes. Fællesmøderne fungerer både som et koordinerende forum, og et forum for sparring, videndeling og udvikling af tovholderne. Frivilligkoordinatoren har ansvaret for at indkalde til fællesmøderne og udarbejder i samspil med den ansvarlige leder indholdet på fællesmøderne. 3
FRIVILLIGE De frivillige tilknyttes altid en lokal tovholder, der fungerer som kontaktperson i det daglige. Den frivillige tilknyttes den tovholder, som har ansvaret for opgaven/aktiviteten/projektet mv., som den frivillige skal deltage i. Den frivillige har på den måde en direkte indgang til biblioteket og en person at spørge til råds i hverdagen. 4
Ansvarlig chef afhængig af emne Frivilligkoordinator Tovholder Tovholder Tovholder Tovholder Aktivitet/projekt/opgave Frivillige Aktivitet/projekt/opgave Frivillige Aktivitet/projekt/opgave Frivillige Aktivitet/projekt/opgave Frivillige 5
3. Interne retningslinjer for arbejdet med frivillige i Odense Bibliotekerne HVAD ER FRIVILLIGT ARBEJDE? Center for frivilligt socialt arbejde definerer frivilligt arbejde som en indsats, der: Ikke er lønnet. Udføres for personer uden for den frivilliges familie og slægt. Frivilligt arbejde er dermed ikke almindeligt husholdningsarbejde og omsorg for familiemedlemmer. Er formelt organiseret. Almindelig hjælpsomhed betegnes ikke som frivilligt arbejde. Er aktiv. Det vil sige, at alene et medlemskab af en forening ikke er frivilligt arbejde. HVEM ER DE FRIVILLIGE I ODENSE BIBLIOTEKERNE? En frivillig i Odense Bibliotekerne, er en person, der udfører et stykke frivilligt og ulønnet arbejde i Odense Bibliotekerne. Den frivillige er direkte organiseret under Odense Bibliotekerne og uden ophæng på en foreningsdannelse eller anden organisation i øvrigt. Nærværende model og dens delelementer er gældende for de frivillige, som er direkte organiseret under Odense Bibliotekerne. Modellen udelukker dog ikke muligheden for samarbejde med andre typer af frivillige, foreninger og organisationer. Odense Bibliotekernes definition af frivillige og frivilligt arbejde tager udgangspunkt i Center for frivilligt socialt arbejdes officielle definition. Frivillige ved Odense Bibliotekerne skal være fyldt 16. år ved indgåelse af samarbejdsaftalen. PROCEDURE FOR INDGÅELSE AF SAMARBEJDE MED FRIVILLIGE ANSØGNING: Alle ansøgninger og personlige henvendelser, uanset om de er opfordrede eller uopfordrede, skal sendes til frivilligkoordinatoren. Frivilligkoordinatoren videresender de opfordrede ansøgninger til tovholderen i den pågældende afdeling. Uopfordrede ansøgninger skal sendes til frivilligkoordinatoren, som videresender ansøgningen til relevante tovholdere. Der kan dispenseres fra denne praksis i forbindelse med store events og enkelt arrangementer. Dette aftales mellem tovholderen og frivilligkoordinatoren. INDGÅELSE AF SAMARBEJDSAFTALE: Samarbejdsaftalen indgås og underskrives af lederen i den afdeling (team, afdeling, chef), hvor opgaven er placeret, den lokale tovholder og den frivillige. Der sendes altid en kopi af 6
samarbejdsaftalen til frivilligkoordinatoren, som er ansvarlig for journalisering af alle samarbejdsaftaler. Der skal indgås samarbejdsaftale med alle frivillige, som er direkte organiseret under Odense Bibliotekerne. OPHØR AF SAMARBEJDSAFTALEN: Såfremt det er nødvendigt at afbryde samarbejdet med en frivillig, er det den lokale tovholder, med bistand fra nærmeste leder, som varetager denne opgave. Der tilstræbes at overholde et ophørsvarsel på 14 dage. Dette gælder både for den frivillige og for Odense Bibliotekerne. Events o. lign. er undtaget, da samarbejde med den frivillige kun er gældende i en tidsbegrænset periode. NØGLER OG UDSTYR Frivillige får som udgangspunkt ikke udleveret nøgler og andet teknisk udstyr. Dog kan frivillige efter nærmere vurdering få udleveret nøgle i Sekretariatet. Den lokale tovholder vurderer om den frivillige har behov for nøgle, og tildelingen godkendes af nærmeste leder med personaleansvar i samarbejde med Sekretariatschefen. I specielle tilfælde kan den frivillige, i en kort periode have behov for teknisk udstyr (mobiltelefon, computer). Lån af teknisk udstyr skal altid godkendes af nærmeste leder med personaleansvar. Lån af teknisk udstyr foregår ved henvendelse til Digital Formidling i samarbejde med Sekretariatschefen. DELTAGELSE I MØDER OG ARRANGEMENTER De frivillige, som er organiseret direkte under Odense Bibliotekerne og hvor samarbejdsaftalen ikke har en aftalt udløbsdato, inviteres til at deltage i den årlige julemorgenkaffe og modtager en julegave. Den enkelte afdeling vurderer, om det er hensigtsmæssigt at invitere frivillige til lokale møder. FORSIKRING Odense Kommune har udarbejdet en pjece Forsikringsforhold og frivilligt arbejde, hvor der kan hentes detaljerede svar omkring forsikring af frivillige i Odense Kommune. Odense Kommune opfordrer alle frivillige til at sikre sig, at de er dækket af deres egen ulykkesforsikring, da det ifølge kommunalfuldmagten, ikke er tilladt for kommuner at tegne forsikring for frivillige. Alle frivillige, der organiseres direkte under Odense Bibliotekerne opfordres derfor altid forud for indgåelse af samarbejdsaftale til at sikre sig, at de er dækket af deres egen ulykkesforsikring. 7
BØRNEATTEST Der skal indhentes en børneattest, hvis den frivillige har en fast tilknytning til en institution og har direkte kontakt med børn og unge under 15 år. Fast tilknytning betyder i denne sammenhæng: I mere end 3 måneder og inden for det tidsrum har fungeret i mindst 3 tilfælde/ eller i en sammenhængende periode af mindst 1 uges varighed i en stilling/funktion, hvor man er i direkte kontakt med børn og unge under 15 år. TAVSHEDSPLIGT Frivillige ved Odense Bibliotekerne er pålagt en tavshedspligt, som svarer til den der gælder for ansatte i kommunen. I forbindelse med indgåelse af samarbejdsaftale med Odense Bibliotekerne, skriver den frivillige under på tavshedspligtserklæring. ODENSE BIBLIOTEKERNES POLITIKKER Odense Bibliotekernes politikker er gældende for alle frivillige. Politikkerne ligger på Odense Kommunes medarbejderportal. Da de frivillige ikke har adgang til medarbejderportalen, får de frivillige udleveret papirudgave af Odense Bibliotekernes politikker i forbindelse med underskrivningen af samarbejdsaftalen. Alternativt oplyses den frivillige om, at politikkerne udleveres ved henvendelse til den lokale tovholder. INDKVARTERING OG TRANSPORT AF FRIVILLIGE Som udgangspunkt afholder Odense Bibliotekerne ikke udgifter til indkvartering og transport af frivillige. 8
4. Rekruttering De lokale tovholdere har i samarbejde med frivilligkoordinatoren ansvaret for rekrutteringen af de frivillige, og dermed for udvælgelsen af rekrutteringskanaler i forbindelse med de enkelte events og aktiviteter. Der kan med fordel gøres brug af formidlingsmedarbejdernes viden og erfaring med markedsføringskanaler i planlægningen og gennemførelsen af rekrutteringen af frivillige. I forbindelse med udviklingen, rekrutteringen og markedsføringen af frivillighedsområdet, er det oplagt at inddrage Odense Bibliotekernes brede netværk både internt i kommunen, biblioteker, foreninger og andre samarbejdspartnere. 9
VELKOMSTFOLDER TIL FRIVILLIGE: 1. Velkommen til Odense Bibliotekerne Velkommen som frivillig hos Odense Bibliotekerne. Vi sætter stor pris på, at du har lyst til at være frivillig hos Odense Bibliotekerne. Vi værdsætter din indsats og glæder os til at byde dig indenfor i et moderne kulturhus. 2. Hvad kan du forvente som frivillig ved Odense Bibliotekerne? At blive en del af Odense Bibliotekerne En introduktion til biblioteket og oplæring i opgaverne At have en tovholder, som vil være din kontaktperson på biblioteket At blive inviteret til specielt tilrettelagte arrangementer for de frivillige på biblioteket At arbejde med opgaver, der giver mening At blive en del af et netværk Dokumentation på at du har været frivillig hos Odense Bibliotekerne 3. Hvad forventer Odense Bibliotekerne af dig? At du bidrager til at gøre Odense Bibliotekerne til et endnu bedre bibliotek. At du udfører opgaverne indenfor de rammer, som Odense Bibliotekerne har sat At du er fleksibel i forhold til, at opgaverne kan ændres At du overholder samarbejdsaftalen. At du er ambassadør for dit lokale bibliotek 4. Samarbejdsaftale Odense Bibliotekerne indgår samarbejdsaftaler med alle frivillige. Samarbejdsaftalen underskrives forud for din opstart som frivillig. 5. Politikker Odense Bibliotekernes Politik for rygning, Alkohol og rusmiddelpolitik, Voldspolitik og Kollegapolitik er gældende for alle frivillige. 6. Tavshedspligt Som frivillig har du tavshedspligt om privatpersoners økonomiske og personlige forhold, som du måtte blive bekendt med gennem din frivillige indsats. Du kan læse mere om tavshedspligten i samarbejdsaftalen. 7. Forsikring Som frivillig ved Odense Bibliotekernes opfordres du til selv at tegne heltidsulykkesforsikring og en ansvarsforsikring, hvis du ikke allerede har gjort det. Du er som udgangspunkt ikke dækket af Odense Kommunes forsikring. 10
8. Sygdom/fravær Ved sygdom eller anden fravær er det vigtigt, at du giver din tovholder besked. Du kan finde din tovholders telefonnummer og mailadresse nedenfor. 9. Kontaktoplysninger Navn, telefonnummer, mailadresse på tovholder, frivilligkoordinator og leder. 11
5. Samarbejdsaftale og oplæring SAMARBEJDSAFTALE Inden den frivillige påbegynder sit virke på Odense Bibliotekerne, underskrives en samarbejdsaftale mellem den frivillige, den lokale tovholder og nærmeste leder. Separat findes en redigerbar skabelon med samarbejdsaftalen. OPLÆRING AF FRIVILLIGE Det den lokale tovholders opgave at introducere og oplære de frivillige i deres opgaver. Tovholderens opgaver er derfor følgende: Oplæring af den frivillige i konkrete arbejdsopgaver Assistere i forbindelse med eventuel udlevering af nøgle til arbejdsstedet At give den frivillige vigtige informationer omkring arbejdsstedet Udlevering af eventuel vagtplan Kontaktoplysninger ved sygdom At fungere som kontaktperson for den frivillige ved tvivlsspørgsmål 12
6. Fastholdelse De frivillige skal føle sig velkomne på biblioteket, at de skal have lyst til at være her, og have lyst til at bidrage med deres indsats. Odense Bibliotekerne er værter for de frivillige, vi respekterer den ligeværdighed der er mellem ansatte og frivillige, og vi møder de frivillige i øjenhøjde. Odense Bibliotekerne tilbyder alle frivillige: - Oplæring og introduktion til deres opgaver - Parrer de frivillige med den/de opgaver, som motiverer den frivillige - Alle frivillige får et diplom, når de har fungeret som frivillig på Odense Bibliotekerne i minimum 6 måneder. - Fast tilknytning til en lokal tovholder. - Årligt fælles arrangement for alle bibliotekets frivillige. - Lokale arrangementer, som arrangeres af de lokale tovholdere 1-2 gange årligt. - Deltagelse i den årlige julemorgenkaffe. - Julegave Vi tilbyder en kombination af faglige inputs og sociale aktiviteter. Men vigtigst er, at de frivillige føler sig velkomne og som en del af et socialt fællesskab med de øvrige frivillige og med Odense Bibliotekernes ansatte. 13