Referat fra kommuneleverandørmøde Dato: 20.12.10 Vor ref.: DSL Dato: Mandag den 20. december 2010 Sted: Deltagere: MedCom Michael Demol, ACURE An IBM Division Bolette Nybye Friis, KMD Torfinn Kåringen, KMD Karin Glindtvad, CSC Scandihealth Line Michelsen, CSC Scandihealth Henrik Palne, Rambøll Ulrik Schønnemann, MedWare Dorthe Skou Lassen, MedCom Kate Kusk, MedCom Jacob Glasdam, MedCom Lars Vibild, MedCom Jeanette Jensen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Kim Bjørn Hansen, Logica Niels Heikel Vinther, KMD Damantha Boteju, Avaleo Bente Sørensen, Avaleo Complimenta Anne-Mette Oudrup, CSC Scandihealth Jeppe Højholt Nielsen, CSC Scandihealth Ole Vilstrup, CSC Scandihealth Trine Lind Madsen, CSC Scandihealth Svend Holm Henriksen, FynSys Jesper Haffgaard, Systematic Preben Lauritsen, KMD Per Olsen Grønsund, Evenex Referat: 1. Velkomst, dagsorden, leverandørgruppens sammensætning og meddelelser Afbud fra Logica, Avaleo og Evenex. Kort præsentationsrunde. Velkomst v. Dorthe. Referatet på fra sidst blev tilføjet dagsorden, der var ingen bemærkninger til referatet. Dorthe præsenterede oversigt over pilotkommuner og regioner samt involverede leverandører. De
enkelte regioner med kommuner har aftaler med hinanden enten via sundhedsaftaler, IT-strategi, samarbejdsfora m.m., nedenstående link til samarbejdsaftalerne eller via MedComs hjemmeside. Region Syddanmark og de 22 kommuner, Sundhedskoordinationsudvalget GRUNDAFTALE FOR SUNDHEDSAFTALERNE 2011-2014 - Vision om Fælles Sundhed http://www.regionsyddanmark.dk/wm278031 Bilag til Grundaftalen 2011-2014: http://www.regionsyddanmark.dk/wm334441 Region Nordjylland og 11 kommuner: Generel sundhedsaftale Version - oktober 2010 http://www.rn.dk/sundhedogsygehuse/sundhedsaftaler/ Bilag 1: Udviklingsplan for elektronisk kommunikation i sundhedsaftalerne http://www.rn.dk/nr/rdonlyres/da7103e4-e70b-485a-b240-d435f5931ee2/0/allebilag.pdf Region Hovedstaden og 29 kommuner Grundaftale 2011 2014 godkendt af Sundhedskoordinationsudvalget 31. august 2010. Aftalen består af en grundaftale, der er fælles for regionen og alle 29 kommuner i regionen samt en tillægsaftale. http://www.regionh.dk/nr/rdonlyres/8d6f758b-755f-49a8-8287- 7716A8CB9615/0/Sundhedsaftale2011_2014grundaftalegodkendtafSKU310810.pdf Udviklingsgruppe vedr. IT og informationsudveksling: http://www.regionh.dk/menu/sundhedoghospitaler/kommunesamarbejde/sundhedsaftaler/udviklin gsgruppe+vedr.+it+og+informationsudveksling/ Region Midtjylland og 19 kommuner Samarbejde med kommunerne http://www.regionmidtjylland.dk/sundhed/samarbejde+med+kommunerne IT og kommunikation http://www.regionmidtjylland.dk/sundhed/samarbejde+med+kommunerne/it+og+kommunikation Region Sjælland og 17 kommuner Der er endnu ikke materiale for sundhedsaftaler år 2011-2014 på regionens hjemmeside 2. XML-VANSEnvelope Som aftalt indføres der positiv kvittering på hjemmepleje-sygehusstandarderne, og der indføres ny VANS-kuvert til transport af meddelelser, VANSEnvelope skal anvendes til de nye versioner af hjemmepleje-sygehusstandarder. De i indkaldelsen nævnte links er ikke rigtige. I stedet kan man gå ind på http://svn.medcom.dk. Her ligger der 2 muligheder enten releases eller drafts, hvor releases er gældende standarder, og drafts er arbejdsdokumenter til standarder. Jacob gennemgik de forskellige undermapper i VANSEnvelope og hjemmepleje-sygehusstandarderne. Det er meget vigtigt, at der er dato på alle dokumenter, så man præcist kan afgøre, hvilken version man bruger, der oprettes undermapper for hver meddelelse med dato, så det er nemt at finde tidligere versioner af standarden, det vil altid nyeste version som findes i MedComs oversigt. - Den Gode VANSEnvelope-scenariebeskrivelser Jacob gennemgik kort indholdet i scenariebeskrivelsen. Det samme dokument skal laves for klienter til VANS-kuverten. 2
- VANSEnvelope-testscenarier Vi vil snart sætte nogle MedCom-meddelelser ind til VANSEnvelopen. Efter forespøgsler fra KMD er der arbejdet med hvor de forskellige elementer skal stå. Der har været talt om, at Brevtype skal stå i Name, og Version skal stå i Version. Men på sigt vil det formentlig ikke kun være MedCom-meddelelser, der kommer til at ligge i VANSEnvelope. Man kunne lave en 3-bogstavsforkortelse for hver leverandør. Jacob laver et udkast til en liste inden jul, som han sender til VANS, som gerne vil vedligeholde den, da det er vans, der ved, hvad der bliver sendt. MedCom-VANS vil sende ud til de forskellige leverandører, validering gennemføres og der opsættes 4 demomodtagere op en der sender positiv kvittering efter en fremsendelse en der sender positiv kvittering først efter gensendelse 3. gang en der altid sender negativ kvittering en der intet svar sender Systemet vil kun teste forsendelsesflowet i VANS-kuverten. Det tester ikke på selve meddelelsen. Henrik efterlyser et vist antal testeksempler både nogle med fejl og nogle rigtige, så man kan teste modtagelsen. Planen var, at MedCom sender en række meddelelser ud til leverandørerne for at teste dem. Sigende kvitteringer diskuteres. Jacob forestiller sig et nummersystem, som fortæller noget om fejltypen. Bolette synes dog ikke, man skal bruge en masse krudt på en sådan liste der er måske kun 4-5 fejltyper, man bør beskrive. Jacob laver et forslag til en fejlliste. Skemavalideringsfejl burde gå tilbage til udvikleren og ikke brugeren. Bolette spurgte, om det er helt umuligt at få rettelser til VANSEnvelopen nu. Torfinn beskrev en problemstilling ::::::::::::::::::::: tilføjelse i referatet sættes efter konference med KMD og Jacob, men konklusionen var at eksisterende version af VANSEnvelope fastholdes. Det er oplagt at afteste med KMD først, inden alle de øvrige leverandører skal i gang. KMD og MedCom kan evt. holde nogle videomøder. KMD har udviklet første version af VANSEnvelope, det aftales at test gennemføres inden jul. De øvrige leverandører får en klarmelding, når testscenariet er kørt igennem med KMD. Testen bliver gennemført inden jul. Tilføjelse: første test er gennemført i samarbejde med KMD, der er behov for at foretage et par rettelser, men flere dele af testen gik godt. - VANS-test inden julen 2010 hvor langt er MedCom, og hvor langt er KMD og Evenex? Dorthe kontakter Evenex. Umiddelbart er Evenes ikke så presset, da deres kunder fx Region Midtjylland, ikke er blandt pilotregionerne som tester de nye hjemmeplejesygehusstandarder. KMD er beskrevet i ovenstående. - Overgange mellem gamle og nye PAS-/EPJ-systemer, hvorledes skal forskel mellem afsender- og modtager lokationsnumre håndteres fx ved autogenerede indlæggelsesrapporter, hvis regionen sender advis fra PAS, men skal modtage indlæggelsesrapport i EPJ? Bolette oplyser, at de 3 pilotregioner har en broker, hvor man kan styre routning på type. Hun kender ikke status på Region Sjælland og Region Midtjylland. Kan borger være forankret under flere myndighedsområder i kommunen? Der kan evt. være et fremtidsscenarie, hvor en kommune har flere myndigheds/ fagområder som kan sende indlæggelsesrapport (f.eks.. hvis borger både har ydelser fra ældreområdet og social eller psykiatriområdet og træningsområdet), det er ikke klart for 3
mødedeltagerne om dette kan give udfordringer med afsendelse af indlæggelsesrapporter fra flere kommunale myndighedsområder. Det mest sandsynlige må være at et myndighedsområde har hovedansvaret for borgeren og derfor bør ansvarshavende myndighed have ansvaret for at de relevante oplysninger sendes til sygehuset ved indlæggelse. Den enkelte kommunale leverandør bør følge op på om man møder denne problematik i den enkelte kommune, da scenarierne vil være forskellige fra kommune til kommune. Håndtering af både gammel og nye versioner af hjemmepleje-sygehusstandarderne i Region Nordjylland Man bør tage en beslutning om, hvorledes man skal håndtere overgangen fra den nuværende brug af edifact versionerne af indlæggelsesrapport (DIS1630) og udskrivningsrapport (DIS1830) mellem Rambøll Care kommunerne og sygehusene til brug af de nye versioner i xml (XDIS1631 og XDIS1831). Der sendes i dag et pænt antal indlæggelsesrapporter fra flere nordjyske Rambøll Care kommuner, men hvor udbredt brugen af indlæggelsesrapporterne er på sygehus side er ukendt, der sendes kun et meget begrænset antal udskrivningsrapporter fra sygehusene til kommunerne. Eksempel på antal af henholdsvis indlæggelsesrapporter og udskrivningsrapporter fra november 2010 viser et godt billede af antallet af udvekslinger generelt, udtrækket vedhæftes i Excel ark. Man kan se antallet af meddelelser via MedComs kommunestatistikdatabase enten via opslag på den enkelte kommune eller se alle meddelelser sendt siden april 2010 i det Excelark i databasen som findes under Lav din egen statistik, hvor alle historisk-datasæt findes. Det kan oplyses at det samlede antal sendte indlæggelsesrapporter/ udskrivningsrapporter til/fra Rambøll Care kommuner i Nordjylland i november 2010 er Indlæggelsesrapporter november 2010: 2.179 meddelelser Udskrivelsesrapporter november 2010: 30 meddelelser. Man skal være opmærksom omkring hvilke løsninger som sættes i drift for et begrænset antal meddelelser i en overgangsperiode mellem edifact og xml versionerne. 3. XML-hjemmepleje-sygehusstandarderne Standarderne er tilgængelige på MedComs svn: http://sundcom.healthtelematics.dk/svn/national%20sygehus-kommunesamarbejde/ - Skelnen mellem, hvilke versioner der er blevet released hvornår Gennemgået under punkt 2. - Fælles testplan for hjemmepleje-sygehusstandarder Der er en række forslag til ændringer, som gennemgås senere i dag. Det forventes, at disse rettelser er lavet og releases senest 31/12-10. tilføjelse: MedCom har endnu ikke fået snitfladebeskrivelse på PEM, så vi har ikke haft mulighed for at opdatere medicinfelterne i forhold til PEM snitfladen, vi kontakter straks Acure igen efter nytåret. Spørgsmålet er så, hvornår rettelserne skal implementeres. Karin synes, det er vigtigt, at vi i fællesskab gennemgår rettelserne, så man har et indtryk af, hvor omfattende de er for at kunne sige, hvor hurtigt de kan komme med. Senere vil der efter al sandsynlighed komme nogen tekniske rettelser hvornår skal de rettes? Og herefter vil der sikkert igen komme nogle sundhedsfaglige rettelser. CSC-kommunerne vil først begynde pilot efter sommerferien, og der skal jo køres et rul, inden man kan komme med rettelser, så deres bud er sundhedsfaglige rettelser hen i 4
efteråret 2011. CSC vil gerne være færdig med aftestning på både sygehus- og kommuneside i april til juni. Rambøll regner med at have noget klar i slutningen af april, hvis man fra MedComs side er klar pr. 1/1-11. Men hvis ingen andre er klar, vil de da gerne vente. Region Syddanmarks tidsplaner kender vi ikke helt. CSC sender opdateret tidsplan til Dorthe. MedCom har modtaget testlokationsnumre fra KMD 5790001382445 (Kun internt) og Evenex 5790001382452 (Kun internt). Første udkast for plan for rettelses releases, version fremgår af dato og namespace Release type Release måned/år Præcise releasedato/år Ændringsønsker og rettelser fra novemberdecember 2010 Opsamling af tekniske fejl efter vans test og certificering af leverandørerne Opsamling af fejl, små tilrettelser fra pilot test med regioner og kommuner, samt ændringsønsker Januar 2011 Kan ikke oplyses aktuelt, da dette er afhængigt af PEM snitflade rettelser, som MedCom endnu ikke har modtaget men forventes i uge 2 2011 August 2011 1. august 2011 November - december 2010 1. januar 2012 - Flow for XML-hjemmepleje-sygehusmeddelelserne Det er afsendelse af indlæggelsesrapport som giver forskellige tolkningsmuligheder i forhold til hvilken type indlæggelsesadvis som er modtaget i EOJ-systemet, det skal samtidig pointeres at det skal være muligt at sende en indlæggelsesrapport uafhængigt af om man har modtaget et indlæggelsesadvis. Ved annullering og rettelser skal der ikke sendes ny indlæggelsesrapport. Ved overflytning er det sygehusene internt som skal sørge for at relevante og nyeste data fra indlæggelsesrapport er tilgængelige for sygehuspersonalet, dog vil der fortsat blive sendt en autogeneret indlæggelsesrapport hver gang EOJ modtager et indlæggelsesadvis. - Ad hoc-kommunikation, ønsker pilotgruppen, foregår via korrespondancemeddelelsen På pilotgruppemødet den 29/11 gav deltagerne udtryk for, at man ønskede at bruge korrespondancemeddelelsen til ad hoc-kommunikation. Karin mener ikke, den er helt uproblematisk, men sandsynligvis den eneste mulighed, vi har lige nu. Vi blev enige om at starte med korrespondancemeddelelsen og afvente udviklingen. 5
Ændringer i standarderne: Der mangler en SOR-kode i XDIS19, og dette rettes naturligvis, MedCom vil gerne kontaktes hver gang man finder fejl i dokumentationen. - Pårørende udbygges I dag kan man vælge mor, far, barn og ægtefælle/partner. Ønsket går herudover på forældre, barnebarn, svigerbarn, ingen relationer, nabo, samboende, registreret partner, søskende og øvrig familie - Funktionsevneskemaet udbygges med feltet udvides med at spise i samme felt som at drikke, mens at lave mad også fastholdes - Hjælpemidler hedder behandlingsredskaber indenfor sygehusområdet. Det skal derfor benævnes: Hjælpemidler/behandlingsredskaber, rettelse gennemføres - Der er behov for at kunne se, hvilke indlæggelsesrapporter, der er autogeneret, og hvilken indlæggelsesrapport, der er manuelt opdateret. Kan vi oprette nyt felt, som oplyser, om en indlæggelsesrapport er autogeneret eller manuelt sendt? Det kan enten stå i afsenderfeltet, men man kan også lave et nyt felt. Efter lidt diskussion blev vi enige om, at det er lettest at tilføje et ekstra felt. - Felt til smitterisiko i indlæggelsesrapporten Der er skærpede krav til dokumentation fra bl.a. Embedslægeinstitutionen, og man er derfor blevet enige om, at kommunen også bør oplyse sygehuset om evt. smitterisiko. Karin oplyser, at Helle fra CSC har været i kontakt med SST vedr. smitterisiko, og der er jura, der bør afklares. Lars vil gerne arbejde videre med emnet i samarbejde med CSC. - C/O eller midlertidig opholdsadresse skal kunne oplyses Det ville være en god service, at kommunen får mulighed for at sende en registreret C/Oadresse til sygehuset, felterne tilføjes. - Medicinoversigt skal også kunne rumme PEM-registreringsfeltlængder m.m. Dorthe har ikke fået fremskaffet PEM-dokumentationen, men vil arbejde videre med det. Det drejer sig om nogle feltlængder, der ikke stemmer overens i henholdsvis PEMstandarden og sygehus-hjemmeplejestandarden. - Behov for større tekstfelter 2 steder: Indlæggelsesforløb: hæves til 3500 felter, og Kommentar medicin: hæves til 700 felter. Dette blev vedtaget. 6
Udfordrende områder: - Hvem beskriver funktionsevnen i kommunen er det visitator og/eller udfører/fagpersonale nær borger i dagligdagen? Der er behov for scenariebeskrivelser på området I Avaleo er det visitator, der udfylder funktionsevneskemaet, men udfører kan tilføje i et fritekstfelt. I Rambøll Care er der mulighed for at arbejde med beskrivelse af funktionsevne for både visitator og udfører. Ved brug af God sagsbehandling i kommunen kan der være felter som ikke kan udfyldes, der vil således blot stå ikke vurderet. - Fælles Sprog i forskellige versioner Der er kun ganske få kommuner, der kører Fælles Sprog 1, disse kommuner vil ikke kunne sende udfyldt funktionsevne skema. - God sagsbehandling Baseres meget på Fælles Sprog 2 version 2, men det er ikke helt så omfattende, så der vil være nogle ting, der ikke er dokumenteret. - Ydelser, hvilke data sendes? Det, der indberettes til Danmarks Statistik. Karin gør opmærksom på, at sygehusene er interesserede i at vide, hvor plejetung patienten er. Data som sendes til Danmarks Statistik vil ikke altid være sigende for sygehuspersonalet. Region Hovedstaden har arbejdet en del med beskrivelse af ydelserne, således at data bliver anvendelige for sygehuspersonalet. Man ønsker en angivelse af, hvor mange gange i døgnet, om ugen, om måneden m.m. fordelt på praktisk hjælp, sygepleje, træning eller personlig pleje. Karin mener, at regionerne vil stille kravene til leverandørerne. Det kunne være fint, hvis vi kunne blive enige om et niveau. CSC beskriver færdigt sammen med Region Hovedstaden og vil efterfølgende bede regionerne sende det videre til Rambøll og Avaleo. Avaleo vil oplyse antal timer per uge fordelt på dag/aften/nat i forhold til praktisk hjælp, sygepleje, træning eller personlig pleje. - Hvis man arbejder på portalløsninger i kommunerne, er der så flere områder, man kan trigge fra? Hvis en kommune både har et omsorgssystem, et træningssystem og et handicapsystem, kan man risikere, at der bliver sendt 3 indlæggelsesrapporter af sted. Dorthe mener dog, at en af afdelingerne må have det juridiske ansvar for borgeren. Som nævnt under VANSEnvelope vil det være rigtig godt at få en klar afklaring af, hvorledes kommuner forankrer ansvar, hvis en borger får ydelser indenfor flere myndighedsområder. - Indlæggelsesrapport skal være valgfri, om den skal autogeneres/sendes. Endvidere skal det være muligt at sende en indlæggelsesrapport, uden at et indlæggelsesadvis er modtaget - Overflytninger på sygehusene. Det er sygehusenes opgave at sende indlæggelsesrapport med til næste sengeafdeling. På sigt kunne det være fint med en kode til overflytning, så man ikke skal udskrive eller kode patienten død. - Tidstro registrering er meget væsentlig i forhold til melding om færdigbehandling - Tidsfaktor i forsendelseskæden af den enkelte meddelelse, oftest mest synligt, hvis en borger udskrives, og der sendes diverse meddelelser til kommunen, men borger kan fx være udskrevet kl. 14.30, men meddelelserne når først frem kl. 16.00 kan vi mindske gabs undervejs - tømmer alle parter deres elektroniske postkasser ofte nok bliver det dyrere at tømme oftere? 7
KMD tømmer og henter hver ½. time til og fra kommunerne. Henrik ved ikke, hvor ofte det kører til/fra deres kommuner, men det kan jo nærmest sættes, som man har lyst til den skal selvfølgelig kunne nå at køre indholdet igennem. Det koster ikke mere fra Rambøll, hvis man vil have sat hyppigheden op. De øvrige leverandører finder lige ud af, om der kan skrues på det, og om det koster mere, KMD arbejder med muligheden for hyppigere kørsler i KFSLAN regi, dette forventes at blive muligt i løbet af år 2011. - Der har i pilotgruppen været ønske om, at der blev lavet et felt til udfyldt af. Den bliver lige vendt i pilotgruppen igen, inden vi tager stilling. Guide første version Input er meget velkomne. Den opdateres selvfølgelig med de ændringer, der kommer. Der er ikke umiddelbart kommentarer, men man kan sende dem, hvis man har nogen. 4. Kommunestatistikdatabasen kort status - Bemærk, at I bedes registrere jer som ny bruger af statistikdatabasen via dette link: http://medcom.medware.dk/ - Projektsite er oprettet i kommunestatistikdatabasen. Hvis I opretter jer som bruger, vil I blive tildelt rettigheder til at læse og skrive i projektsitedelen. Dorthe præsenterede kort ny opbygning i projektsite, så det er blevet mere overskueligt. 5. Henvisning til kommunale forebyggelsestilbud - Pjecer omkring henvisning til kommunale forebyggelsestilbud færdige. KL har i samarbejde med SST, PLO, DSAM og MedCom udarbejdet 2 pjecer omkring henvisning til kommunale forebyggelsestilbud Kom godt i gang Indførelse af elektronisk kommunikation ved henvisning til kommunale sundheds- og forebyggelsestilbud og Info-pjece til praktiserende læger Henvisning til kommunale sundheds- og forebyggelsestilbud. Pjecerne blev omdelt, kan ses på MedComs hjemmeside på http://www.medcom.dk/wm111383, og yderligere eksemplarer kan rekvireres ved kontakt til MedCom. - Overvejelser omkring forsendelse via REFHOST I forbindelse med kræftpakkehenvisningerne arbejdes der med en løsning i første omgang via en udbygning af henvisningshotellet REFHOST. Det var oplagt også at lægge henvisninger til de kommunale forebyggelsestilbud her. Man afventer en afklaring fra KL til denne mulighed. Kommunerne forespørger også mulighed for at hente henvisninger til fysioterapi fra henvisningshotellet, og det er ikke noget problem for kommunerne at få adgang til REFHOST. Man skal blot kontakte hotline til REFHOST http://www.medcom.dk/wm110598 og blive oprettet 6. Kort orientering og input til debat: DGOP til XGOP, hvilken proces skal sættes i gang? - DGOP-statistik DGOP-statistik er på trapperne. Der kommer statistik med tilbagevirkende kraft fra 1/1-10. I forbindelse med Dorthes opdatering af de forskellige kommuner til DGOP-statistikken er hun stødt på CSC-kommuner, der både modtager i DGOP- og korrespondanceformat. KMD oplyser, at de kun sender enten eller, men måske kan det være lige i overgangsfasen i forhold til Evenex. - Møde DGOP-brugergruppe den 25. januar 2011 Der er lidt ændringsønsker til genoptræningsplanen. Der er planlagt møde i gruppen den 25/1-11. 8
- XGOP-overgang skal planlægges, andre modtagere/afsendere som praktiserende læger, privatpraktiserende fysioterapeuter og privathospitaler tænkes ind i løsningsforslag. Skal vi anvende hotelløsning eller via sundhed.dk eller andre modeller forslag er velkomne? Det bliver svært at få lægesystemerne til at stille det som et krav at kunne modtage XML, da de kun modtager den, fordi det er et lovkrav, at sygehusene skal sende den til egen læge. Herudover er der behov for modtagelse/afsendelse af GOP hos privatpraktiserende fysioterapeuter og privathospitaler. Dorthe synes, det kunne være rart, hvis man blot kunne aflevere GOP på et hotel, og så kunne de forskellige parter bare hente den der. Dorthe modtager gerne gode idéer til løsning af ovennævnte. - E-mailadresse på borger Er meget efterspurgt af de kliniske brugere, det er muligt at sende e,mail adresser med, men de er sjældent udfyldt af sygehus personalet 7. Efterlysning: har I input til SOR s leverandørgruppe? Der er møde den 7. januar 2011 (Jeppe og Damantha repræsenterer de kommunale leverandører) Hvis I har noget, der skal med på mødet, som først er den 13. januar, vil vi gerne vide det. Der er behov for at få enhedstyperne i drift med valide data, så man kan se, om det er et sundhedsplejesystem, et omsorgssystem eller et andet system. 8. Eventuelt Dorthe havde prøvet at få arrangeret at få besøg af Mette Vinther Poulsen fra KL på mødet i dag og i fællesskab med pilotgruppen, men det kunne desværre ikke arrangeres. Pilotgruppen mødes i stedet den 3/1-11, hvor Mette Vinther Poulsen kommer og fortæller om Fælles Sprog 2 version 2, og man er meget velkommen, hvis man har mulighed for det. 9