DAGSORDEN Politisk følgegruppe MØDETIDSPUNKT 05-03-2018 15:00 MØDESTED Psykiatrisk Center Sct. Hans, Boserupvej 2, 4000 Roskilde. Administrationsbygningen, 1. sal, lokale 143. MEDLEMMER Finn Rudaizky Formand Deltog Annie Hagel Medlem Deltog Maria Gudme Medlem Deltog Hanne Andersen Medlem Deltog Marianne Frederik Medlem Deltog Martin Schepelern Medlem Deltog Side 1 af 10
INDHOLDSLISTE 1. Velkomst 2. Orientering om den politiske følgegruppes rolle i byggeprojekterne v/enhedschef Niels Peter Hansen, Enhed for Byggestyring 3. Introduktion til projektet v/kim Sander, Projekt- og driftschef og Ulrik Hammer Jørgensen, Byggechef, Region Hovedstadens Psykiatri 4. Status for projektets økonomi, reserver og change request v/ Projektleder Mogens Hedegaard Andersen, Region Hovedstadens Psykiatri 5. Kunstnerisk udsmykning v/ Projektleder Mogens Hedegaard Andersen, Region Hovedstadens Psykiatri 6. Kommende møder i følgegruppen 7. Rundvisning på byggegrund Side 2 af 10
1. VELKOMST Velkomst ved Direktør Martin Lund, Region Hovedstadens Psykiatri. Direktør Martin Lund bød velkommen til den nye følgegruppe, heriblandt de tre helt nye medlemmer af følgegruppen. Side 3 af 10
2. ORIENTERING OM DEN POLITISKE FØLGEGRUPPES ROLLE I BYGGEPROJEKTERNE V/ENHEDSCHEF NIELS PETER HANSEN, ENHED FOR BYGGESTYRING Enhedschef Peter Hansen fra Enhed for Byggestyring redegør for den rolle de politiske følgegrupper varetager i byggeprojekterne. Regionsrådet har nedsat politiske følgegrupper for hvert af regionens seks kvalitetsfondsprojekter, samt de to regionale projekter BørneRiget og Nyt Hospital Glostrup. Nyt Hospital Glostrup er et regionalt finansieret projekt, der gennemføres efter samme regelsæt som regionens kvalitetsfondsprojekter. Regionsrådet har besluttet hvilken rolle den politiske følgegruppe skal have i byggeprojekterne. Følgegruppen for byggeprojekterne indkaldes minimum to gange om året. De interne rammer for byggeriet fremgår af projektets gældende styringsmanual og regionens byggestyringsregler. De to bilag er vedlagt mødesagen. Den politiske følgegruppe varetager følgende: Følgegruppen følger realiseringen af det nye byggeri og orienteres om projektets fremdrift. Følgegruppen drøfter projektets faseskift mv. forud for forelæggelser for forretningsudvalg og regionsrådet. Faserne i projektet er sædvanligvis: idéoplæg, projektkonkurrence, byggeprogram, ansøgning om endeligt tilsagn, dispositionsforslag og projektforslag. Følgegruppen overvåger, at beslutninger der er truffet af regionsrådet og retningslinjer for projektet følges. Ved projektkonkurrencer udpeger regionsrådet seks medlemmer der indgår i bedømmelseskomitéen, hvoraf et medlem udpeges som formand. Bedømmelseskomitéen udgør efter projektkonkurrencen den politiske følgegruppe. Følgegruppen inviteres til at deltage i første spadestik, indvielser og ibrugtagning af byggerier. Følgegruppen orienteres løbende om andre væsentlige spørgsmål der vedrører projekterne. Til orientering om følgegruppens hidtidige arbejde, er vedlagt referater af de seneste to møder i den politiske følgegruppe fra henholdvis 7. januar 2016 og 22. september 2016. Der blev ikke afholdt møder i 2017. Følgegruppen er i stedet løbende orienteret skriftligt. Enhedschef Peter Hansen redegjorde kort for følgegruppens rolle i forhold til kvalitetsfondsprojekterne. Der var en generel drøftelse af hvorledes følgegruppen kan understøtte samspillet mellem forretningsudvalget/regionsrådet og projektet (administrationen). Følgegruppen opfordrede til, at alle der arbejder med regionens byggeprojekter tager referater af alle former for møder. Niels Peter Hansen oplyste, at det fremgår af styringsmanualen at der skal tages referater af alle møder, og at det er et formelt krav at der tages referat af telefoniske og andre møder hvor der træffes beslutninger samt hvor det i øvrigt er relevant. BILAGSFORTEGNELSE 1. Byggestyringsregler Februar 2017 2. Ny Retspsykiatri Sct. Hans Styringsmanual Juli 2017 3. Referat politisk følgegruppemøde 7. januar 2016 4. Referat politisk følgegruppemøde 22. september 2016 Side 4 af 10
3. INTRODUKTION TIL PROJEKTET V/KIM SANDER, PROJEKT- OG DRIFTSCHEF OG ULRIK HAMMER JØRGENSEN, BYGGECHEF, REGION HOVEDSTADENS PSYKIATRI Kvalitetsfondsbyggeriet Ny Retspsykiatri Sct. Hans omfatter et nybyggeri på ca. 21.000 m² med 126 retspsykiatriske sengepladser fordelt på fire sengeenheder med alle dertil hørende støttefunktioner, tekniske faciliteter, personalefaciliteter, kontorer, ankomstarealer, besøgsfaciliteter og indendørs og udendørs aktivitetsområder. Nybyggeriet indrettes med enestuer og opføres på østdelen af matriklen på Psykiatrisk Center Sct. Hans i Roskilde. Projektet har et samlet budget på 550 mio. kr. (pl-09). Denne ramme er udvidet med ca. 16 mio. kr. svarende til det forventede låneoptag fra energilånepuljen til at opfylde bygningsklasse 2020. Byggeriet igangsættes i foråret 2018 og forventes afleveret fra entreprenøren primo 2021 og klar til ibrugtagning af patienter medio 2021. Totalrådgiver på projektet er KHR arkitekter A/S med Rubow Arkitekter A/S, Oluf Jørgensen A/S Rådgivende Ingeniører, Spangenberg & Madsen Rådgivende Ingeniører A/S og Opland Aps Landskabsarkitekter mdl. som underrådgivere. Bygherrerådgiver er Niras A/S, og byggeledelse er MOE A/S. Regionsrådet godkendte den 24. oktober 2017 udbetalingsanmodningen for Ny Retspsykiatri Sct. Hans. Projektorganisationen godkendte hovedprojektet i juni 2017, og igangsatte derefter udbudsfasen, hvor i alt 16 fagentrepriser blev udbudt. Primo januar 2018 har projektet underskrevet kontrakter med de vindende entreprenører, og dette til et samlet entreprisebudget som ligger ca. 40 mio. kr. under forventet budget. Det betyder at der, i forbindelse med udførelsesopstart, kan hensættes 40 mio. kr. til projektets allerede eksisterende reserver. I forhold til den oprindelige tidsplan, vil projektet samlet have en forsinkelse på ca. 3½ år. Forsinkelsen skyldes først og fremmest langstrakte forhandlinger med Roskilde Kommune om lokalplansindhold, der har medført en forsinkelse på 2½ år. Den resterende forsinkelse på et år relaterer sig til afrundingen af dispositionsforslag, granskning af hovedprojekt og indarbejdelse af krav, som kommunen har stillet til projektet. Lokalplanen for Sct. Hans området blev vedtaget i Roskilde Kommune i september 2016, og der er efterfølgende opnået byggetilladelse i november 2016. Nedrivningen af fire eksisterende bygninger på byggefeltet blev afsluttet i sensommeren 2017, og der er i efteråret blev fældet en stor mængde træer samt gennemført ledningsomlægning på byggegrunden. Byggemodning er påbegyndt i januar 2018. Selve udførelsen fejres med første spadestik (ceremoni) den 13. april 2018. Projekt- og driftschef Kim Sander orienterede om projektorganisationens organisering i Region Hovedstadens Psykiatri. Projektleder Mogens Hedegaard Andersen indledte herefter introduktionen af projektet med en dronefilm af Sct. Hans Øst matriklen, herunder byggegrunden. Følgegruppen blev orienteret om, at nedrivningen af de tidligere bygninger på byggegrunden, som har huset blandt andet patienter, fysioterapeut og erhvervsterapi, blev afsluttet i august 2017. I efteråret er det gennemført ledningsomlægning og træfældning, og der er endvidere etableret byggestrøm og faciliteter som skur by og parkering til entreprenørerne. Mogens Hedegaard Andersen orienterede desuden om Fredningsnævnets godkendelse af, at overskydende jord fra byggegrunden - i forbindelse med byggemodningen - kan flyttes til den eksisterende uanvendte fodboldbane vest for byggegrunden. Det betyder at der kan ske en genopretning Side 5 af 10
af den forhenværende vold fra 1800-tallet. Mogens Hedegaard Andersen gennemgik herefter den nye retspsykiatriske afdeling i forhold til arkitektur, materialevalg og funktionalitet. Der er særligt lagt vægt på at skabe en levende og helende arkitektur der er tilpasset den retspsykiatriske patient målgruppe. Det har ligeledes været vigtigt at skabe rum og muligheder for aktivering af den enkelte patient, både i form af fysisk aktivitet i multisal, terapibassin og aktivitetshave men også også ved at lave indendørs fællesområder, som opfordrer til aktiviteter som for eksempel madlavning. Der er lagt vægt på lys og udsigt, og at lade træ indgår i materialevalget. Det har endvidere været væsentligt at sikre afdelingen optimalt sikkerhedsmæssigt, både af hensyn til patienter og personale. Det blev påpeget at byggegrunden skråner fra øst mod vest med ca. 12 meter. Dette er både en udfordring i forbindelse med selve opførelsen af bygningen, men også en fordel for arkitekturen, da bygningen kan opføres i forskudte niveau, og dermed give mere lys og udsigt til den enkelte sengestue. Følgegruppen spurgte ind til at antal senge i det nuværende og i det kommende byggeri. Der er på nuværende tidspunkt i alt 180 senge fordelt på retspsykiatriske patienter og patienter med dobbelt diagnose, heraf er 86 retspsykiatriske senge. I den kommende nye afdeling vil der være 126 retspsykiatriske senge og 54 senge til patienter med dobbelt diagnose i det eksisterende byggeri - det vil sige fortsat 180 sengepladser i alt. Følgegruppen spurgte herefter ind til den estimerede liggetid på en retspsykiatrisk afdeling. Martin Lund svarede at liggetiden gennemsnitlig ligger på fire til fem år. BILAGSFORTEGNELSE 1. Ny Retspsykiatri Sct. Hans Projektforslag August 2016 Side 6 af 10
4. FORTROLIG PUNKT UDTAGET Side 7 af 10
5. KUNSTNERISK UDSMYKNING V/ PROJEKTLEDER MOGENS HEDEGAARD ANDERSEN, REGION HOVEDSTADENS PSYKIATRI Der gives en kort orientering vedrørende arbejdet med kunstnerisk udsmykning på projektet. Totalrådgiver KHR Arkitekter A/S, der har kunsten som en del af deres leverance, havde oprindeligt tilknyttet Olafur Eliasson som kunstner på projektet. Igennem processen har der været afholdt møder med Olafur Eliasson og der er blevet fremlagt flere forslag til kunstnerisk udsmykning, herunder et lysloft i forbindelse med en udkragning af en bygning i den store aktivitetshave. Ligeledes blev der udformet et sanseanlæg i haven, der kunne indgå som en del af kunstpuljen. Imidlertid har Olafur Eliasson trukket sig fra projektet og projektet skal derfor have tilknyttet en ny kunstner, der kan arbejde med at integrere et værk i projektet. Totalrådgiver er i gang med at undersøge nye muligheder og projektet venter at få præsenteret tre til fire muligheder inden for kort tid. Mogens Hedegaard Andersen orienterede om det ophørte samarbejde med kunstneren Olafur Eliasson. Totalrådgiver ved KHR Arkitekter er kontraktligt ansvarlig for at finde en anden løsning, hvilket betyder at der skal findes en eller flere kunstnere som i stedet kan udføre den kunstneriske udsmykning. Det er projektorganisationens vurdering at KHR Arkitekter har den faglige ekspertise til at foretage de rette valg i denne forbindelse. Kim Sander adspurgte om følgegruppens involvering i den kunsteriske proces. Følgegruppen var enige om, at der gerne må orienteres om valg, men at yderligere involvering i selve beslutningsprocessen ikke er nødvendig. Det er fortsat hensigten at den kunsteriske udsmykning i en udstrækning skal være bygningsintegreret samt være en del af sanseindtrykket i for eksempel aktivitetshaverne. Side 8 af 10
6. KOMMENDE MØDER I FØLGEGRUPPEN Næste møde i den politiske følgegruppe forventes at ligge i september 2018. Administrationen vil, i forsommeren 2018, foreslår tre mulige tidspunkter til følgegruppens medlemmer hvorefter det mest passende tidspunkt besluttes af formanden for følgegruppen. Følgegruppen bad om tidlig planlægning af næstkommende følgegruppemøde i september 2018. Administrationen vil i løbet af foråret fremsætte forslag til mulig mødedato i september. Side 9 af 10
7. RUNDVISNING PÅ BYGGEGRUND Mødet afsluttes med rundvisning på byggegrunden. Vedlagt er seneste luftfoto af Psykiatrisk Center Sct. Hans øst, hvor byggegrunden kan ses til venstre i fotoet. På grund af vejret blev det besluttet at flytte rundvisningen til næste møde i følgegruppen. BILAGSFORTEGNELSE 1. Luftfoto Byggegrund Psykiatrisk Center Sct. Hans 9. februar 2018 Side 10 af 10