Vedtægter for Esbjerg Tri & Multisport 1 Navn og hjemsted: 1.1 Foreningens navn er Esbjerg Tri & Multisport 1.2 Foreningen blev stiftet den 12. november 2005 og har hjemsted i Ny Esbjerg kommune. 2 Formål: 2.1 Det er foreningens formål at, - idrætsudøvere med lyst til at dyrke organiseret multisport kan gøre dette i en attraktiv forening i den sydvestjyske region. - fremme kendskabet til og udøvelsen af triathlon, duathlon, aquathlon, multisport, adventure og beslægtede sportsgrene, for alle - herunder børn og unge under 25 år - ved at skaffe de bedste muligheder for at dyrke idræt og socialt samvær med ligesindede i deres fritid. - give alle medlemmer optimale muligheder for at dyrke multisport på et individuelt niveau. - styrke kammeratskabet og det sociale fællesskab gennem medlemsarrangementer på tværs af alder og sportsligt niveau. 2.2 Foreningens formål søges opnået gennem et aktivt foreningsarbejde med tilpassede aktiviteter indenfor træning, kurser, klubture, sociale arrangementer og et godt kommunikationsniveau mellem alle medlemmer og samarbejdspartnere. 3 Forbund, datterklubber venskabsklubber og samarbejdspartnere: 3.1 Foreningen er medlem af Dansk Triathlon Forbund under Danmarks Idræts Forbund og er forpligtet til at følge de til enhver tid gældende love og konkurrenceregler for dette forbund. 3.2 Bestyrelsen kan beslutte, at foreningen, udover medlemsskabet af Dansk Triathlon Forbund, skal være medlem af andre forbund under Danmarks Idræts Forbund. 3.3 Bestyrelsen kan beslutte, at indgå aftaler med datterklubber, venskabsklubber eller andre samarbejdspartnere. 4 Medlemsforhold: 4.1 Som medlemmer kan optages alle, der har interesse i foreningens formål og som ønsker at leve op til foreningens vedtægter og aktivt arbejde for dens formål. 1
4.2 Medlemmer kan optages som aktive medlemmer fra det år, hvor de fylder 8 år. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde godkende optagelsen af personer, som ikke opfylder alderskravet. Optagelse af umyndige personer kræver skriftlig samtykke fra forældre eller værge. 4.3 Nye medlemmer godkendes af bestyrelsen og skal underskrive en indmeldelseserklæring. 4.4 Tidligere medlemmer som er i restance, kan dog ikke optages før restance er betalt. 4.5 Aktive medlemmer under 18 år betaler ungdomskontingent. 4.6 Indmeldelse er først gyldig, når første kontingent er indbetalt. 4.7 Bestyrelsen kan, efter anmodning, midlertidigt nedsætte medlemmers kontingent, når særlige økonomiske omstændigheder gør sig gældende. 4.7 Bestyrelsen kan i særlige tilfælde friholde et medlem for kontingent. 4.9 Alle medlemmer modtager ved indmeldelse et eksemplar af foreningens vedtægter, samt anden relevant information om foreningen og dens aktiviteter. 4.10 Et medlem kan blive udnævnt til æresmedlem i klubben. Det kan enten være en person, der som medlem har vundet et individuelt DM, EM eller VM, og/eller en, der i særlig grad har fremmet sporten/klubben i den sydvestjyske region. Bestyrelsen beslutter, hvem der skal indstilles til æresmedlem, og dette skal endeligt vedtages på generalforsamlingen. Beslutning om valg af æresmedlemmer kan ikke gøre til genstand for diskussion på generalforsamlingen. 4.11 Æresmedlemmer er kontingent fri. 4.12 Æresmedlemmer kan til enhver tid opsige deres status og medlemskab. 4.13 Klubben fører medlemsfortegnelse. 5 Medlemsforpligtigelser: 5.1 Alle medlemmer har pligt til aktivt, at arbejde for foreningens formål. 5.2 Som medlem er man forpligtet til aktivt at tage del i de forskellige opgaver, der er nødvendige for at foreningen kan være et aktiv for det enkelte medlem og for sportens sag såvel lokalt som nationalt. 5.3 Alle aktive medlemmer er ved deltagelse i konkurrencer arrangeret under Dansk Triathlon Forbund forpligtiget til at repræsentere Esbjerg Tri & Multisport, dog undtaget medlemmer, som har deres licens i en anden klub under Dansk Triathlon Forbund. Bestyrelsen kan give dispensation fra denne regel, hvis der er indgået en skriftlig aftale om at medlemmet har lov til at have dobbeltmedlemsskab af Esbjerg Tri & Multisport og en anden klub under Dansk Triathlon Forbund. 2
5.4 I enhver form for konkurrence aktivitet under Dansk Triathlon Forbund skal medlemmer af Esbjerg Tri & Multisport deltage i det til enhver tid gældende officielle klubtøj, som det er defineret i foreningens tøj-reglement. 5.5 Klubtøj defineres i foreningens tøj-reglement, som det udvalg af beklædningsgenstande, der er påført Esbjerg Tri & Multisports klublogo. Klubben har eneret til logoet, og klublogo påføres sammen med logo af eventuelle sponsorer. 5.6 Påføring af individuelle logoer må ikke være i modstrid med klubbens interesser og de må ikke kompromittere aftaler mellem Esbjerg Tri & Multisport og klubbens sponsorer. Det skal fremgå af foreningens tøj-reglemenet, hvilke rettigheder og pligter foreningens sponsorer har til logoer på klubtøjet. Al påføring af individuelle logoer skal godkendes af bestyrelsen og/eller klubbens sportschef. 5.7 Dispensation fra kravene om klubtøj og individuelle sponsorer kan i særlige tilfælde gives af bestyrelsen. 5.8 Ved enhver form for cykling i klubregi skal der køres med godkendt cykelhjelm. 5.9 Ved manglende opfyldelse af medlemsforpligtigelserne har bestyrelsen en eller flere af følgende sanktionsmuligheder; 1. Mundtlig advarsel. 2. Skriftlig advarsel. 3. Indstille medlemmet til eksklusion (se pkt. 13.1). 6 Kontingent: 6.1 Foreningens kontingentsatser fastsættes på den ordinære generalforsamling. Kontingentet opkræves helårligt forud i marts. 6.2 Aktive medlemmer, som er i restance den 1. februar, har ikke mulighed for at deltage i trænings- og konkurrenceaktiviteter, samt sociale arrangementer og familieaktiviteter. 6.3 Eventuelle medlemsafgifter, herunder licenser, til Dansk Triathlon Forbund skal være indeholdt i kontingentet. 6.4 Medlemmer af bestyrelsen er kontingentfrie. 7 Udmeldelse: 7.1 Udmeldelse skal ske skriftlig til klubbens kasserer med mindst 1 måneds varsel til den 31. december. 7.2 Udmeldte medlemmer har intet krav på foreningen eller dens midler. 8 Generalforsamlingen 3
8.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. 8.2 Generalforsamlingen ledes af en af forsamlingen valgt dirigent, som ikke samtidig kan være medlem af foreningens bestyrelse. 8.3 Den ordinære generalforsamling skal afholdes hvert år inden udgangen af februar. 8.4 Bestyrelsen skal udsende indkaldelsen til generalforsamlingen mindst 30 dage før afholdelsen af generalforsamlingen. Indkaldelsen skal endvidere fremgå af klubbens hjemmeside mindst 30 dage før generalforsamlingen. 8.5 Alle æresmedlemmer, aktive medlemmer og ansatte har adgang til og taleret på generalforsamlingen. Bestyrelsen kan beslutte at invitere specielt indbudte gæster, som kan tildeles taleret af dirigenten. 8.6 Aktive medlemmer som er fyldt 15 år, og ikke er i restance til foreningen, har én stemme på generalforsamlingen. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Beslutninger tages ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udfaldsgivende. Ved stemmelighed ved personvalg foretages omvalg 8.7 Vedtægtsændringer kræver 2/3 flertal på generalforsamlingen. 8.8 Afstemningsmåden bestemmes af dirigenten. Afstemningen skal dog foregå skriftligt på blot eet af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmers forlangende. 8.9 Generalforsamlingens beslutninger skal fremgå af referatet, der underskrives af dirigenten. 8.10 Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af 2 stemmetællere 3. Beretning fra: * Formand * Økonomiudvalg * Træningsudvalg * Eliteudvalg *Social- og breddeudvalg * Stævneudvalg 4. Fremlæggelse af bestyrelsens og udvalgene målsætninger og handleplaner for det kommende år. 5. Indkomne forslag fra bestyrelse og medlemmer (se evt. bilag med alle indkomne forslag). 6. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. 7. Forelæggelse af budget for indeværende til orientering. 8. Fastsættelse af kontingent for kommende år. 9. Valg af formand og kasserer (ulige år). 10. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer (lige år), og 1 bestyrelses medlemmer (ulige år). 11. Valg af 1. bestyrelsessuppleant (for 1 år). 4
12. Valg af 2. bestyrelsessuppleant (for 1 år). 13. Valg af 2 revisorer. 14. Valg af revisor suppleant. 15. Valg til nedsatte udvalg. 16. Eventuelt. 8.11 Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, samt kandidatforslag til bestyrelsen, skal være bestyrelsen i hænde senest den 10. januar. 8.12 Den endelige dagsorden indeholdende indkomne forslag og kandidatforslag skal udsendes senest 14 dage før afholdelsen af generalforsamlingen. 9 Ekstra ordinær generalforsamling: 9.1 Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen beslutter det, eller senest en måned efter, at mindst 1/5 af klubbens stemmeberettigede medlemmer skriftligt har stillet krav herom. Indkaldelse og dagsorden tilsendes medlemmerne senest 14 dage før generalforsamlingen. 10 Bestyrelsen: 10.1 Klubben ledes af en bestyrelse, der repræsenterer klubben i alle forhold. 10.2 Bestyrelsen består af 5 personer - formand, kasserer og 3 bestyrelsesmedlemmer. 10.3 Valgbar til bestyrelsen er ethvert stemmeberettiget medlem, der er villig til at modtage valg. Flertallet af bestyrelsesmedlemmerne skal dog være myndige. 10.4 Bliver formands- eller kassererposten ledig i valgperioden, konstituerer bestyrelsen en ny formand eller kasserer ud af sin midte. 10.5 Hvis et bestyrelsesmedlem udtræder, indtræder en suppleant i bestyrelsen. Indtrådte suppleanter er på valg på den førstkommende generalforsamling. 10.6 Bestyrelsen kan ansætte medarbejdere f.eks. instruktører eller trænere. 10.7 Bestyrelsens på lovlig måde vedtagne beslutninger og i henhold hertil foretagne handlinger forpligter foreningen. 10.8 Hvervet som bestyrelsesmedlem og revisor er ulønnet, dog ydes der godtgørelse for udlæg, herunder telefonudgifter og lignende. 10.9 Formanden er berettiget til at handle på foreningens vegne i sager, der ikke tåler udsættelse, men skal i så fald fremføre sagen for bestyrelsen ved førstkommende møde. 10.10 Bestyrelsesmedlemmerne hæfter ikke personligt for de for foreningen indgående forpligtelser, hvilket alene foreningen hæfter for med dens respektive formue. 5
11 Bestyrelsesmøder: 11.1 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. 11.2 Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden, efter behov, eller når mindst 3 af bestyrelsesmedlemmerne ønsker det. Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpelt stemmeflertal og er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er tilstede, heriblandt formanden eller kassereren. 11.3 Bestyrelsen skal som minimum afholde 4 møder om året, 11.4 Formanden er mødeleder, og i dennes fravær varetages mødeledelsen af kasseren. 11.5Ved stemmelighed er mødelederens stemme afgørende. 11.6 Bestyrelsens beslutninger skal fremgå af et referat, der godkendes på næste møde ved underskrift. 12 Regnskab og revision: 12.1 Foreningens regnskabsår er kalenderåret, dog er det første regnskabsår frem til 31. december 2006. Kassereren fører specificeret regnskab. Den revisorpåtegnede resultatopgørelse og status skal være færdig inden førstkommende generalforsamling. 12.2 Foreningen tegnes af formanden og kassereren i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer. 12.3 Kassereren har adgang til klubbens konti i finansielle institutter og kan varetage klubbens interesser med beløb til enkeltudgifter indtil kr. 10.000,- dog maksimum klubbens egenkapital. I dennes fravær er det formanden. Beløb til enkeltudgifter over kr. 10.000, dog maksimum klubbens egenkapital, - kræver formandens og kassererens underskrifter i forening. 12.4 Køb af fast ejendom, inventar eller andet udstyr til en værdi af mere end 100.000 kr. dog maksimum klubbens egenkapital, kræver alle bestyrelsesmedlemmernes underskrift i forening. 12.5 Kassereren fremlægger på bestyrelsesmøderne en status over foreningens aktuelle økonomiske situation. 12.6 På den ordinære generalforsamling vælges hvert år en revisor og en revisorsuppleant. Revisoren kan til enhver tid forlange at få adgang til regnskabsmaterialet og beholdninger. Revisoren foretager i løbet af regnskabsåret mindst et uanmeldt besøg, hvor foreningens indestående på konti kontrolleres. 13 Eksklusion og doping: 6
13.1 En enig bestyrelse eller mindst 12 stemmeberettigede medlemmer i foreningen kan indstille et medlem til eksklusion. 13.2 Eksklusion af et medlem kan kun ske med 2/3 flertal på en generalforsamling. 13.3 Ekskluderede medlemmer kan kun genoptages efter beslutning på en generalforsamling. Der træffes i hvert enkelt tilfælde bestemmelse om, hvorvidt der skal betales kontingent for det tidsrum eksklusionen har varet. 13.4 Ekskluderede har intet krav på foreningen eller dens midler. 13.5 Hvis et medlem findes skyldig i brug af doping i forbindelse med træning eller konkurrence udelukkes medlemmet fra al træning og konkurrenceaktivitet i foreningen i den periode, som i dommen er fastsat af Danmarks Idræts Forbund eller anden højere myndighed. 14 Opløsning: 14.1 Beslutning om foreningens opløsning skal vedtages med 2/3 flertal på en generalforsamling eller en ekstra ordinærgeneralforsamling, hvor 3/4 af samtlige stemmeberettigede medlemmer skal være til stede for at denne er beslutningsdygtig. 14.2 Er dette ikke tilfældet, indkaldes der til en ekstraordinær generalforsamling, hvor beslutningen om opløsning kan tages hvis 3/4 af de tilstedeværende stemmeberettige medlemmer stemmer for. 14.3 Ved opløsning af foreningen, skal den formue og andre aktiver, der måtte være i behold på opløsningstidspunktet deponeres hos Esbjerg Idræts-Forbund (EIF) i indtil 3 år, idet den indenfor dette tidsrum vil være at overdrage til en ny forening, som måtte blive stiftet med hjemsted i Esbjerg kommune med den samme formålsparagraf som Esbjerg Tri & Multisport, og med et sæt vedtægter, som kan godkendes af EIF og Dansk Triathlon Forbund, herunder at disse vedtægter indeholder en bestemmelse af samme omfang som denne paragraf. 14.4 Lykkes det ikke indenfor en 3 års periode efter foreningens opløsning at oprette en ny forening, skal formuen og andre aktiver overdrages til EIF og anvendes til børne- og ungdomsaktiviteter i Esbjerg kommune under administration af EIF's bestyrelse. Vedtaget den 12. november 2005 på den stiftende generalforsamling. Senest ændret på generalforsamling den 23. februar 2011. 7