JFK møde, torsdag, den 6. oktober 2005 Århus Kommune, Rådhuset Deltagere: Anders Lintner AL Aalborg Kommune Bente Neerup BN Hjørring Kommune Carsten Grønborg CG Horsens Kommune Flemming F. Christensen FFC Silkeborg Kommune Hanne Spangsborg HSI Vejle Kommune (ref.) Hans Jacobsen HJ Esbjerg Kommune Hans Ole Iversen HOI Randers Kommune Inge Flensted IF Herning Kommune Lee Pointing LP Odense Kommune Søren Dall-Hansen Århus Kommune Afbud fra: Jørgen Knudsen JK Middelfart Kommune Marianne Lessél ML Frederikshavn Kommune Per Johannsen PJ Kolding Kommune Dagsorden: 1. Godkendelse / fastlæggelse af dagsorden 2. JFK-medlemskommuner i ny struktur / FFC 3. FOT-teknik/ -organisation / BN+IF 4. JFK-hjemmeside på KTC-Viden / LP 5. Scanning af byggesagsarkiv / LP 6. IT og data fra amterne / Alle 7. Nyt fra medlemmerne / Alle 8. Fastsættelse af møder i 2006 9. Eventuelt 10. Boblere : a. JFK-wms løsning / PJ b. 3D-bygnings standardisering / FFC c. Bygningsgeokodning / LP d. Digital projektudveksling / IF 1. Godkendelse / fastlæggelse af dagsorden Dagsorden godkendt som ovenfor. 2. JFK-medlemskommuner i ny struktur / FFC FFC Har talt med Viborg og Svendborg Kommuner om deltagelse i JFK. Viborg ønsker at deltage v/ Steen Andersen Svendborg ønsker at deltage v/ Jan Carlsson Sønderborg er endnu ikke kontaktet. Aftalt at Steen og Jan inviteres til næste JFK-møde 3. FOT-teknik/ -organisation / BN+IF Se Servicefællesskabet for Geodata s hjemmeside:
http://www.xyz-geodata.dk her kan du vil læse nærmere om: - - FOTdanmark Nyhedsbrev nr. 1 - - FOTdanmark Overordnet projektplan - - FOTdanmark Arbejdsgruppe til fastlæggelse af specifikationerne for FOT: Status og revideret tidsplan - - FOTdanmark Kommussorium for arbejdsgruppen vedr. udvikling af forretningsmodel og driftsorganisation for implementering af FOT-konceptet FOTdanmark åbner egen hjemmeside http://www.fotdanmark.dk der forventes at være i drift 1. november i forbindelse med høring af FOT version 3 specifikationerne. IF Vedr. FOT teknik, hvor IF sidder i styregruppen for de 7 arbejdsgrupper der er nedsat til vurdering af alle objekter i den topografiske og tekniske kortlægning FOTspecifikation version 3. Arbejdsgrupperne tager godt fat omkring bl.a. naturtyper, så feks. amternes 3 registreringer kan bruge FOT. Ligesom der tages fat i vejmidteproblematikken med forskellige vej-id i kommunernes og amternes og Vejdirektoratets brug af data. Version 3 kommer i høring til november (på http://www.fotdanmark.dk ) I forbindelse med høringen forsøges at finde en vægtning af de enkelte objekters anvendelse: hvem har behov for de enkelte objekter kommuner, ledningsejere osv. og hvor højt vægtes objekterne i brugen. BN Vedr. organisation og økonomi, hvor BN sidder i arbejdsgruppen der skal komme med en økonomisk analyse af FOT-konceptet og forslag til forretningsmodel og driftsorganisation. Arbejdsgruppen havde første møde i august. I oktober håber man at kunne fremlægge nogle model-beregninger for FOT-styregruppen, der kan sandsynliggøre om FOT kan svare sig økonomisk. Arbejdsgruppen har så småt taget hul på beskrivelse af organisationsdelen. Én af forudsætningerne er at FOT-databasen betragtes som "offentligt ejede" data, det ligger ikke i FOT-projektet om private skal betale for data? men at data rent teknisk skal være ens tilgængelige for alle. IF Vedr. undersøgelse af betalingsstrømme i fbm. kommunernes tekniske kort. se resultatet af undersøgelsen på http://www.ktcviden.dk Undersøgelsen er landsdækkende excl. København og Frederiksberg kommuner. En overraskelse er at kun omkring 15% af udgifterne til kortproduktion kommer fra kommunale kortbudgetter de store bidragsydere er kommunale ledningsejere og private ledningsejere (via betalingsordninger)../../. IF sender et udtræk alene for JFK-kommunerne til os. Vore priser for kortdata i diverse betalingsvedtægter kunne måske godt trænge til at blive set på endnu en gang. sender skema ud til JFK-kommunerne for at samle status op. 4. JFK-hjemmeside på KTC-Viden / LP
LP KTC Viden er ved at udvikle hjemmesiden så, der bliver en åben og en lukket del (med password). KTC Viden tilbyder at sende f.eks. JFK-referater ud som nyhedsbrev efter en given liste. LP arbejder videre med en løsning på KTC Viden, der kan afløse vores www.jfkweb.dk 5. Scanning af byggesagsarkiv / LP LP Gennemgik SKI-projektet (Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S) vedr. scanning af byggesagsarkiv. Efter SKI-projektet, hvor 8 leverandører blev prækvalificerede, ligger der nu rammekontrakter med 6 leverandører. Prækvalifikationen omfattede 3 delaftaler, hvor der også er kommet nogle priser frem: - - klargøring - - scanning - - drift opbevaring af data SKI vil komme med en pressemeddelelse omkring disse rammeaftaler. Det videre forløb for de kommuner der vil gennemføre en scanning er, med reference til SKIrammeaftalerne, at indhente et såkaldt mini-tilbud fra 2 3 af de 6 anbefalede leverandører. Fra 01-01-2006 scannes alle byggesager i Odense i fbm. E-registreringen, der er indkøbt en A1-scanner til at håndtere de store tegninger../. HOI LP Se om rammeaftaler og leverandører på: http://www.ski.dk/dokumentskanning se endvidere Lee s overheads der er vedlagt. Randers har hos DanskScanning a/s før SKI-rammeaftalen kom frem - lavet scanning af byggesagsarkivet, der nu kan tilgås af alle aktører i kommunen på det elektroniske byggesagsarkiv: http://www.weblager.dk/weblager3/weblager3 (vælg kommune fra dropdown-listen og vælg Offentlig adgang ) Som kommune bør man overveje en supplerende finansieringsmulighed via et evt. løft i byggesagsgebyret. Størrelsen på byggesagsgebyret er et anliggende for byrådet og kan fastsættes individuelt i kommunerne. Men hvem vil hænges ud som den dyreste kommune? Hvis byggesagskontoret ønsker det så kan de køre sagen for byrådet og få godkendt takstforhøjelsen. Det skal nok gøres i fbm. budgetlægning. 6. IT og data fra amterne / Alle Her følger en lang række stikord om det der rører sig i kommunerne vil du have uddybning, så kontakt den enkelte. CG Koordinerer alle IT-aktiviteter indenfor teknik- og miljøområdet i NyHorsens. Horsens er sammen med Hillerød og Frederikshavn kommuner udvalgt som test-kommune i KL-projektet Det kommunale markstudie.
I Projektet ser man på opgaverne der kommer fra amtet, hvordan man gerne vil arbejde med dem og hvilken IT-løsning der er nødvendig for at løse opgaven. Målet er at komme ned på færrest mulige systemer. Vejle Amt har gjort et vældigt arbejde for præcis at beskrive deres opgaver og hvordan de løser dem i dag. Se mere om markstudierne på: http://www.kl.dk/markstudier og i KL Informationsskrivelse nr. 1 Forvaltning af kommunernes nye miljøopgaver: KL-Notat AL P.t. kender man absolut ikke situationen med hvilke opgaver / personer der kommer fra Nordjyllands Amt til NyAalborg kommune. GIS-medarbejdere i amtet bliver sandsynligvis siddende i det kommende Miljøcenter Aalborg, hvor GIS-kompetencen for de kommende 7 mijløcentre på landsplan samles. Det der kendetegner Nordjyllands Amt er at der er utrolig mange selvskabte små-systemer, hvis fremtid der skal tages stilling til. NyAalborg fortsætter magistratsformen, men arbejder med en ændring hvor der oprettes en Børn&Unge Magistrat. LP Situationen på Fyn ligner meget den nordjyske. I Kommuneforenings-regi har der været drøftelser om overførsel af opgaver / data fra amtet, men nu afventer man initiativet fra KL. Man ved nogenlunde hvor mange medarbejdere der kommer fra amtet til Århus kommune. Der kører også her noget udredningsarbejde under kommuneforeningen. Udgangspunkter er at amtets opgaver og brug af IT må indordne sig under det system-koncept Århus kører med. Århus fortsætter magistratsformen med en organisering, hvor GIS og IT bliver en del af Fællesadministrationen under 2. Magistrat. IT-driften bliver udskilt til et fælles IT-driftscenter. HSI NyVejle afventer p.t. udfaldet af de kommunale markstudier, før vi ved noget om hvordan amtets data kan tilgås og om det bliver køreklar til 1-1-2007 eller om vi er nødt til at have en plan B klar for, at kunne løse amtsopgaverne. I NyVejle-regi er nedsat en GIS-gruppe med deltagelse fra de fem sammelægningskommuner og amtet. NyVejle har valgt en struktur med en TekniskForvaltning og en MiljøForvaltning og vi benytter lejligheden til, at skabe synlighed, fokus og kompetence omkring den rolle geografisk information kommer til at spille i de 2 nye forvaltninger, ved at lægger op til en helt ny organisation for geografisk information. HOI sidste HJ Den overordnede struktur for NyRanders er ikke på plads, dermed er forholdet til amtet heller ikke på plads. Organisationsplan for NyRanders (udleveret på mødet) har været til politisk behandling den 07-10-2005 med det resultat, at vedtagelsen af den nye organisationsplan henlægges til det nye sammenlægningsudvalg som vælges den 15. november 2005. Ribe Amt har skabt sammenhæng mellem GIS, E og sagsbehandlersystemer. Det hele kan overdrages uden omkostninger til NyEsbjerg det ligger endda i ESRI-miljøet som også er kommunens system-koncept. Man har talt om at man fremover kan købe ydelser hos hinanden, f.eks. kan særlig sagsbehandling købes hos den kommune der får hovedvægten af én type opgaver.
Kortsekretariatet for KIRA fortsætter, bliver måske endda udbygget. IF NyHerning har haft en meget åben dialog med Ringkøbing Amt. Der er lavet oversigter over amtets opgaver i Kommuneforening-regi, hvor kommunen bød ind på sammenfaldende opgaver. Der er nedsat en række grupper, der drøfter sagsområder, ligesom der har været en række sociale arrangementer mellem amtet og sammenlægningskommunerne. Den ny organisation for NyHerning er indstillet, direktionen er på plads og afdelingschefer er indstillet, ansøgningsfrist til niveau3-ledere var i mandags. Medarbejderne er blevet stillet i udsigt at de kan afgive ønske om hvor de gerne vil arbejde. Man er godt i gang med at køre kortsystemerne sammen med de tre sammenlægningskommuner. Alt IT kobles sammen med kommunerne eet ad gangen. Der er sat nogle arbejder i gang omkring integration af vejområdet, der i dag kører meget forskelligt i amt og kommune. Det har været drøftet om det var muligt at køre på et OIS-udtræk frem for Ejendoms- & Miljødatabasen, da en række systemer bliver centraliseret og dermed ikke er afhængig af E&M. FFC En udredningsproces kørte i Århus Amt hen over foråret (endnu inden Pilsgaard-udvalget var rigtig i gang) hvor der blev lavet listninger af IT-systemer i amtet indenfor Natur- og Miljøområdet. Resultatet var 28 systemer!! hvoraf 10 var nødvendige for kommunens løsning af amtets opgaver. Pilsgaards-udvalgets arbejde har ændret en del på dette billede. Der arbejdes kraftigt på at de fleste løses på landsplan via web-løsninger fra Miljøportalen, ArealInfo m.fl. NySilkeborg har valgt E-systemet Acadre, og har fastlagt fælles IT-strategi i sammenlægningskommunerne, ligesom der trækkes lyslederkabler mellem de 4 rådhuse. Man går nu i gang med at se på de decentrale IT-systemer ( ikke KMD-systemer ) for at finde svaret på hvad fremtiden er for de enkelte systemer der kan komme store ændringer. NySilkeborgs organisation er i høring, det bliver en afdelingsmodel som i dag (ikke forvaltninger) med en direktion svævende over. 7. Nyt fra medlemmerne /Alle - - genoptages på næste møde 8. Fastsættelse af møder i 2006 ordinære møder er aftalt til: torsdag, den 2. februar 2006 torsdag, den 18. maj 2006 JFK-seminar er aftalt til: torsdag, den 5. oktober fredag, den 6. oktober 2006 - - det må være de fynske medlemmers tur denne gang til, at finde noget rigtigt spændende (sidst vi var på Fyn var i 1998)
9. Eventuelt TDC Hotspot PÅ Århus Rådhus er det nu muligt at komme på trådløs netforbindelse i alle lokaler medbring din PC og sig i receptionen at du gerne vil på Hotspot. 10. Boblere a. JFK-wms løsning /PJ - - genoptages på næste møde b. 3D-bygnings standardisering /FFC Geoforum er blevet bedt tage hånd om at få sat gang i en standardisering, det er forelagt Servicefællesskabet at det bør skubbes i gang. Geoforum havde den 29. september seminar i Aalborg om 3D By- og landskabsmodellering, med overvældende tilslutning. c. Bygningsgeokodning /LP Odense er færdig med geokodning af bygninger!! - - genoptages på næste møde, hvor der vil være afrapportering fra projekterne i Odense v/ LP, Århus v/ og Vejle v/ HSI. d. Digital projektudveksling /IF Herning har udarbejdet en CAD-manual for tegningsudveksling, med det formål at sikre at tegningsmateriale kan udveksles mellem rådgivere og kommune i forbindelse med kommunens projekter. Se den på Hernings hjemmeside: http://www.herning.dk/internet/hoved.n sf 11. oktober 2005 rev. 26. oktober 2005 Hanne Spangsborg