Referat af ordinært divisionsrådsmøde mandag d. 15. April 2013 Ole Andersen bød på divisionsledelsens vegne divisionsrådet med gæster velkommen 1. Valg af dirigent og referent: John Søgaard blev foreslået som dirigent og blev efterfølgende valgt. John overtog ordet og foreslog Kenneth Petersen som referent. Kenneth blev ligeledes valgt. Gæster på mødet: (blev budt særskilt velkommen af Charlotte undervejs i mødet ) Marianne Karstensen: som spejderchef/repræsentant for korpsledelsen. Stuart McAlden: Som repræsentant for Friluftsrådet Christian Tolstrup: Som udviklingskonsulent fra korpskontoret På baggrund af opråb konstateredes grupperepræsentation som følgende på mødet: Bjarke Gruppe, Hjalte Gruppe, Vigge Gruppe, Gadstrup Gruppe, Skovtrop, Lyng Gruppen, Køgespejderne, Radulf Gruppe; Greve Spejderne; Svend Grate; Thorshøj Gruppe. John konstaterede herefter mødet rettigdigt indkaldt overdrog ordet til divisionsledelsen 2. Beretning fra divisionsledelsen: Charlotte præsenterede den divisionsledelsen og dens medlemmer. Charlotte berettede herefter om de gennemførte arrangementer og aktiviteter i 2012 herunder: Fælles divisionsturnering for mini, mikro, junior grenene i BPs fodspor på Avnstrup Leder/bestyrelsesdag: Begejstringsdag hos Jyllinge Fælles ledermøder: (blandt andre): - Grillmøde hos Jyllinge (sommerafslutning) for ledere) - Fællesledermøde hos Radulf m. blandt andet test af WOOP mobilapp. Vidunderhjek for juniorspejdere fra Ølstykke, hvor juniorerne mødte Dupont & Dupont (m.fl). Tusmørkeløb for mikrospejdere i Hedeland ca. 60 deltagende mikrospejdere i Hedelands tusmørke. DYTTIN for troppen med udgangspunkt i Ringsted. Diverse TV produktioner såsom Bonderøven, Alone in the dark, MythBusters fik besøg af tropsspejderne. Struktur-ændrings-gruppe: På baggrund af sidste divisonsrådmøde blev der nedsat en strukturændringsgruppe bestående af: Ole (DC), Charlotte (DC), Steffen (Hjalte), Jan (Køge Sø). Gruppens arbejde har bestået i at undersøge mulighederne/behovet for ændring af strukturen af ledelsen i Kongslejre Division. Gruppens forslag blev diskuteret og gennemgået på fællesledermødet primo 2013. På baggrund af tilbagemeldingerne/diskussionerne på mødet blev det besluttet ikke at stille forslag om strukturændring til dette divisionsrådsmød. De gode ideer er dog taget til efterretning for mulig senere indarbejdelse. Gruppeudviklingsudvalg Divisionen har i 2012 nedsat et gruppeudviklingsudvalg med fokus på gruppe- og medlemsudvikling. Udvalgt har afholdt et par møder og fortsætter arbejdet i samarbejde med Christian (udviklingskonsulent fra
Korpskontoret) Forsamlingen tog beretningen til efterretning. 3. Fremlæggelse af årsregnskabet for det foregående år til godkendelse: Bente gennemgik i overordnede træk årets regnskab holdt op mod budgettet. Baggrunden for de lavere indtægter og udgifter på ture og lejre skyldes blandt andet mindre på aktivitet på ledertræningsområdet end først budgetteret/planlagt. Spørgsmål fra divisionsrådet: Steffen/Hjalte: Hvad gør divisionen for at bruge de penge, der er afsat til ture og lejre: Charlotte DC: Aktiviteterne varierer fra gren til gren, men nogle arrangementspriser er nedsat for ikke at skabe overskud. Steffen/Hjalte: Hvad er divisionens holdning til arrangementer & budgetter? Charlotte DC: Arrangørerne skal lave et budget hvorefter divisionen vurderer budgettet der er som udgangspunkt ikke et standard krav om, at et arrangement skal give overskud eller balancere. Lars/Divisionsledelsen: Bemærkede at nogle af arrangementers økonomi påvirkes positivt af at højere deltagerantal end i forudsætningen for budgetterne, hvorfor de har generet overskud i stedet for underskud. Peter/Divisionsledelsen: Bemærkede, at det samlede underskud på ture og arrangementer trods alt var på ca. 20.000 i 2012 men dog ikke så stort som oprindeligt budgetteret. Bente/Divisionsledelsen: Bemærkede, at besparelsen blandt andet skyldes, at oprindeligt planlagte lederuddannelsesaktivitet ikke var blevet gennemført i 2012. Regnskabet blev herefter godkendt 4. Indkomne forslag: Ingen indkomne forslag 5. Væsentlige beslutninger om divisionens fremtid: 1. Fremlæggelse af divisionens udviklingsplan med indsatsområder for indeværende år. Charlotte gennemgik den på mail fremsendte udviklingsplan for Kongslejre Division. Charlotte bemærkede efterfølgende, at de nærmere praktiske rammer skal fastsættes af den nye divisionsledelse. Steffen/Hjalte: Bemærkede: At han glæder sig til at se tingene omsat i praksis. 2. beslutninger i øvrigt om divisionens udvikling, spejderarbejde mv.
Ole (Divisionschef)berettede, at divisionen forventer at arbejde hen mod, at der bliver afholdt Kongslegene i 2014. Afklarende spørgsmål fra Stuart/Jyllinge i forhold til, hvorvidt arrangementet var en sommerlejr eller et endagsarrangement. Ole (Divisionschef) svarede: Kongslegene er et endagsarrangement med enkeltstående aktiviteter placeret et sted i divisionen, og at der for nuværende ikke er konkrete planer om en divisionssommerlejr, men at tanken om en lejr i 2015 dog havde været oppe at vende. Der var i forsamlingen positiv stemning for, at divisionen arbejdede videre med planerne om at afholde Kongslegene i 2014. 6. Vedtagelse af justeret budget for indeværende år og vedtagelse af budget og fastsættelse af divisionskontingent for 2014: Bente gennemgik kort budgettet for 2014 herunder planerne om arrangementer for senior, junior (vidunderhejk) og Kongslegene. Steffen/Hjalte: Spurgte ind til, hvorfor administrationsposten steg fra : 3.000 10.000 indkøb af ny PC Bente: Der forventes at skulle indkøbes en ny pc i løbet 2014, da den gamle er ved at være slidt. Palle/Vigge: Spurgte til medlemstantallet Svar fra Ole (DC): Ca. 1.200-1.300 Palle/Vigge - Steffen/Hjalte: Bør vi tage højde for den estimerede stigning / Er medlemsstigningen fra udviklingsplanen indarbejdet i budgettet? Svare fra Bente (kasserer): Medlemsstigning fra udviklingsplanen er ikke indarbejdet i budgettet. Stuart/Jyllinge: Er der justeret i 2013 budgettet Bente: nej, budgettet er ikke justeret. Peter (divisionsledelsen): Vi skal være påpasselige med at lave for store underskud der skal være lidt på bogen hvis noget går galt. Palle/Vigge bemærkede: At divisionsledelsen naturligvis skal være påpasselige med pengene omkring en eventuel divisionssommerlejr, men dog stadig overveje en kontingentnedsættelse på sigt. Budgettet blev herefter godkendt 7. Fastsættelse af antallet af divisionsledelsesmedlemmer under hensyntagen til 31.2
Kongslejre Division foreslog 14 pers. Forsamlingen godkendte divisionens forslag. 8. Valg af divisionschefer og øvrige medlemmer til divisionen: På valg: Divisionschef: Charlotte Hansen blev genvalgt Divisionskasserer: Lene Jensen (Gadstrup Gruppe) opstillede som ny kasserer og blev valgt. Øvrige medlemmer på valg: DLM. Finn Jessen DLM Susanna Vang Møller( Svend Grate) Kandidaterne blev valgt Spørgsmål fra divisionsrådet: Steffen Hjalte: Hvad indebærer det at være medlem af divisionsledelsen? Charlotte DC: 5-6 divisionsledelsesmøder møder + 5-6 fællesledermøder årligt + evt. ekstra arbejde, hvis man melder sig i til udvalg/arrangementer/deltagelse i besøg hos divisionens grupper. Evt. deltagelse i divisionsledelsesstævner med god mulighed for networking på tværs af landet. Divisionsledelsen efterlyste de sidste 2 medlemmer til divisionsledelsen - herunder specielt en kandidat til at repræsentere troppen i divisionsledelsen. Divisionsledelsen opfordrede grupperne til at gå hjem og snakke med baglandet eller foreslå mulige kandidater. Palle / Vigge; Kan divisionsledelsen supplere medlemmer ind løbende? John / dirigent: Det er muligt at supplere løbende. 8a. Valg af Søkyndigt medlem. Jan Thorst (Køge Sø) Jan blev valgt 9. Valg af revisor og revisorsuppleant: Revisor: Bjørn Truelsen Hansen blev valgt Revsiorsuppleant: Mona Jellesmark: blev valgt 10. Beretning fra DDS s kreds repræsentant i Friluftsrådet: Stuart McAlden fremlagde som DDS repræsentant beretningen fra Friluftsrådet. Stuart gjorde i øvrigt opmærksom på, at der er gode muligheder for at søge om tilskud. Ansøgningsfrister: 3 x årligt 1. Marts / 1. Juli / 1. november Ansøgninger og ansøgningsvilkår kan findes på http://bit.ly/friluftsraadet 11. Beretning fra Avnstrup Spejdercentret:
Ole på Jim Petersens fremlagde kort de gennemførte aktiviteter og forbedringer på Avnstrup ud fra den fremsendte beretning. 12. Beretning fra Kongslejrelegatet Bente gennemgik kort regnskabet for 2013 herunder status på lån og udlodninger. Gældende regler for ansøgning om tilskud findes på www.kongslejre.dk Deadline: Frist 1. Maj Valg af kasserer: Lene Jensen blev foreslået og valgt. 13. Eventuelt Marianne Karstensen (spejderchef) & Christian Tolstrup (decentral konsulent) overtog ordet, hvorefter Marianne takkede for invitationen og konstaterede, at hun deltog som substitut den normale korpsledelsesrepræsentant for Rasmus Jensen (KOL). Marianne takkede grupperne for deres indsatser og væksten i medlemstallene og roste yderligere den positive stemning på mødet og divisionsledelsens gode beretning. Christian overtog ordet: DDS nuværende medlemstal: 26.787 medlemmer med et mål på små 28.000 ved udgangen af 2013. Pt. er vi dog lidt efter planen. Medlemstallene i de forskellige spejderkorps i Danmark er samlet set gode. Emner på det kommende korpsrådsmøde: WAGGGS/WOSM: DDS forhold til de to verdensspejderorganisationer skal drøftes på korpsrådsmødet. Drengene er pt. medlemmer af WOSM og piger af WAGGGS. Pigerne kan dog optages i WOSM. Korpsrådet skal diskutere denne mulighed herunder, hvordan det vil påvirke DDS relationer til de øvrige korps i Danmark og, hvordan det eventuelt vil påvirke forholdene for pigespejderne i verdens 3. lande. Aktivitetshæfter: DDS har løbende lanceret en række aktivitetshæfter nyeste skud på stammen er familiespejd. Hæfterne kan downloades på dds.dk eller bestilles hos korpskontoret. Aktivitetsdatabase DDS aktivitetsdatabase er blevet genopbygget helt fra bunden og er netop relanceret. Har du en god ide, så kan den uploades eller du kan bruge mødebyggerfunktionen til at planlægge dit næste spejdermøde. Gruppegejst 2013 Korpsset har modtaget positiv feedback på Gruppegejst 2013. Næste Gruppegejst er allerede under planlægning og afholdes sidste weekend i september. Naturens dag 8. September 2013 Friluftsrådet og Danmarks naturfredningsforening arranger naturens dag d. 8. September 2013 under temaet: Vild med naturen. DDS vinkling er: Vild i naturen. DDS opfordrer grupperne til at bruge denne dag til præsentere dem selv og de lokale aktiviteter rundt om i landet. Foreningsredskaber.dk Foreningsredskaber.dk er en værktøjssamling til frivillige foreninger i lokalsamfundene. Eksempelvis: Skabeloner til pressemeddelelser, Hvordan kommer jeg i kontakt med kommunen, Hvad gør vi når
WOOP APP En spejder-app udviklet på tværs af korpsene. Aktiviteter og sjov med mobiltelefon og apps i naturen. Opdatering kommer snarest inkl. nye funktioner og bugfikses. Downloadet ca. 15.000 gange målet er yderligere 10.000 ved udgangen af sommerferien. Ny ejendomsstrategi DDS har pt. ca. 14 ejendomme. Behovene skal vurderes og justeres løbende eftersom de ændrer sig løbende. Spejdernes lejr 2017 De respektive korps har på baggrund af Spejdernes Lejr 2012 besluttet at arbejde frem mod en ny stor fælleslejr i 2017. Young spokespersons Unge spejdere skal være talerør for spejderbevægelsen rundt om i landet. En god mulighed for spejdere, der gerne vil være talerør/ambassadører for spejderbevægelsen. Folkemøde på Bornholm DDS var repræsenteret med en række unge på folkemødet i 2012 og var meget synlig. I 2013 er korpsene gået sammen om et fælles projekt. Der bliver bygget noget stort og synligt for at skabe opmærksomhed og fokus på spejderbevægelsen i Danmark. Decentrale konsulenter Et godt tilbud til grupper, der gerne vil have hjælp, inspiration, motivation, indspark i forhold til at udrede og udvikle i grupperne. Marianne sluttede af og takkede igen for indsatsen Hjemmesider/Kongslejre Peter Erkmann præsenterede grundlaget for divisionens nye hjemmeside. Hjemmesiden lanceres inden for kort tid og er bygget på DDS system Gruppeweb. Divisionen vil etablere et gruppeweb forum for webmasterede i Kongslejre Division, således at disse kan hjælpe hinanden og hjælpe web-nødstedte grupper med at komme i gang med hjemmeside. Lederstyrelsesdag Lene reklamerede for den kommende Leder/styrelsesdag d. 15. Juni. Et Kom og hav det sjovt arrangement, hvad enten man gerne blot vil deltage eller har lyst til at være med til at planlægge. John afrundede den formelle del af mødet og overdrog herefter ordet til Ole & Charlotte. Ole & Charlotte takkede efterfølgende de afgående medlemmer i divisionsledelsen med en lille erkendtlighed men takkede også samtidig de blivende medlemmer for deres indsats. Takkede herefter dirigent og referent med en lille erkendtlighed for deres indsats.