Dokumenter til optagelse i de danske skibsregistre. For at et skib kan blive optaget i de danske skibsregistre, skal en række dokumenter indsendes. Der gælder en række formkrav til dokumenterne, som det vil være en stor fordel at gøre sig bekendt med i forbindelse med registrering. 1. Blanket til anmeldelse af erhvervsskibe til dansk flag gælder DIS Denne blanket, som også kaldes det fælles anmeldelsesskema, benyttes af Søfartsstyrelsen til at oprette skibet i vores it-systemer. Når Søfartsstyrelsen får dette skema, tildeles skibet et kontrolnummer (Official Number) og et sæt kendingsbogstaver. Den udfyldte blanket sendes til srg@dma.dk. Der gælder ingen særlige krav til, hvem der kan skrive blanketten under på rederiets vegne. Af hensyn til planlægning af syn m.v. kan det være en god ide at indsende blanketten så tidligt som muligt. 2. Målebrev (Tonnage Certificate) Målebrevet (Tonnage Certificate) kan være udstedt af en skibsmåler, der er autoriseret af Søfartsstyrelsen eller et af de klassifikationsselskaber, der er autoriseret af Søfartsstyrelsen (se lister på foregående side under Kontakt en skibsmåler eller et klassifikationsselskab ). Det er ikke påkrævet at indsende det originale målebrev. Det er tilstrækkeligt at indsende en kopi af målebrevet. 3. Relevant blanket til anmeldelse af skib Der findes 4 forskellige blanketter til anmeldelse af skib, fx blanket S 21 (registreringsanmeldelse for skibe i DIS). Indsendelse af en underskrevet S-blanket udgør den formelle anmeldelse om optagelse af skibet. I forbindelse med indsendelse oprettes der et elektronisk skibsblad for skibet, og blanketten tildeles et dagbogsnummer i skibsbladets matrikelrubrik. Blanketterne underskrives med Nem-Id, se under fanen Blanketter. Underskriveren skal være bemyndiget (tegningsret) Hvis ejeren er en virksomhed, skal blanketten underskrives af de tegningsberettigede for virksomheden. Blanketten kan også underskrives af en anden person, hvis denne har fået fuldmagt til at underskrive. I det tilfælde stilles der krav om forevisning af en original fuldmagt, som er underskrevet af de tegningsberettigede. Der er også mulighed for at anvende standardfuldmagten, se under fanen Formularer. Her underskrives fuldmagten med Nem-Id. Læs mere om fuldmagter under afsnittet Formkrav til fuldmagter og prokura. Dansk virksomhed: Er ejeren en dansk virksomhed, kan tegningsret dokumenteres ved en henvisning til CVR-registret. Udenlandsk virksomhed: Er ejeren en udenlandsk virksomhed, kan tegningsret dokumenteres ved, at en notar bekræfter identitet og tegningsret (Identity and Authority) for den, der underskriver på vegne af virksomheden. Hvis notaren ikke er hjemmehørende i EU eller EØS, skal notarens bekræftelse legaliseres eller apostilleres. Hvis der benyttes en notar inden for EU/EØS, er legalisering eller apostillering ikke nødvendig.
Undtagelsesvis kan en officiel udskrift fra selskabsregistret i det pågældende land, hvor selskabet er etableret, bekræfte underskrivernes tegningsret for selskabet. Underskrifterne uden for EU/EØS skal apostilleres og der skal være notarbekræftelse af underskrivers identitet. Fuldmagt: Alle dokumenter, der anmeldes til Skibsregistret med henblik på registrering, skal være underskrevet af den, som ønsker at disponere (underskrive) vedrørende den ret, som dokumentet drejer sig om. Det kan være skøde, pantebrev, en anmeldelsesblanket. Hvis den/de underskriftsberettigede ikke selv har mulighed for at underskrive dokumentet, kan den/de i stedet udarbejde en fuldmagt til en anden fysisk person eller juridisk person, som bemyndiger andre til at underskrive på deres vegne. Du kan se en standardfuldmagt under fanen Fuldmagt, og se indholdet af en fuldmagt. Fuldmagten kan underskrives digitalt med Nem-Id. Prokura: At have prokura i en virksomhed er normalt en bemyndigelse til at handle og forpligter selskabet i alle forhold, der vedrører den almindelige drift. Herunder hører ikke afhændelse og pantsætning af skibe. Hvis dispositionen vedrører disse forhold, skal det stå direkte i prokuraen og denne skal indsendes i original til Skibsregistret. 4. Relevant formular til anmeldelse af rederi I forbindelse med optagelse af et skib skal ejeren registreres som rederi. Der findes 10 forskellige formularer til anmeldelse af rederi, afhængig af, hvem der ejer skibet. Er ejeren f.eks. et dansk aktie- eller anpartsselskab, er det formular R 3, som skal udfyldes. Rederianmeldelsen skal underskrives af ejeren af skibet, men for visse rederityper kan det være nødvendigt, at andre end ejeren også skriver under. Det kan f.eks. være, hvis skibet ejes af en udenlandsk virksomhed, hvor der i visse tilfælde stilles krav om, at en dansk repræsentant også underskriver rederianmeldelsen. Blanketterne underskrives som hovedregel med Nem-Id, se under fanen Blanketter. 5. Adkomstdokument (Document of Title) Som grundlag for optagelse af et skib kræves det, at der fremlægges et dokument, der beviser, at skibets ejer har ejendomsretten til skibet. Dokumentet kaldes for et adkomstdokument, og til det er der en række formelle krav. Som udgangspunkt er der krav om anvendelse af formularerne B 1 (Bilbrev) og B 2 (Bill of Sale), som er godkendt af skibsregistrator. Der er dog en vis praksis for fravigelse af denne formulartvang, hvis et tilsvarende udenlandsk Bill of Sale eller Builder s Certificate indeholder de samme oplysninger som de godkendte formularer. En faktura eller en købskvittering vil normalt ikke være tilstrækkelig til at udgøre et adkomstdokument, og det skal være udfærdiget på enten dansk eller engelsk, for at det kan blive registreret. Tydelig angivelse af ejendomsretten til skibet
Det skal tydeligt fremgå af adkomstdokumentet, at ejendomsretten over skibet overdrages fra sælger til køber eller ved nybygninger fra værft til bygherre. Hvis adkomstdokumentet ikke angiver en dato for køberens eller bygherrens overtagelse, kan adkomstdokumentet suppleres af en leveringsprotokol (Protocol of Delivery and Acceptance), som oplyser overtagelsesdatoen. En leveringsprotokol kan fremsendes pr. e-mail, og der foretages ikke nogen prøvelse af, om underskriverne har regningsret. Det er helt afgørende, at adkomstdokumentet er underskrevet af den, der overdrager skibet (sælgeren eller værftet). Originale, daterede og tydelige underskrifter Adkomstdokumentet skal indleveres med overdragerens (sælgers eller byggeværfts) originale underskrifter. Alle underskrifter skal være daterede med angivelse af dag, måned og år for underskriftstidspunktet. Underskriverens navne skal gentages med blokbogstaver, maskinskrift, stempel eller lignende. Hvis overdrageren er en virksomhed, skal adkomstdokumentet underskrives af de tegningsberettigede for virksomheden. Adkomstdokumentet kan også underskrives af en person, der ikke er tegningsberettiget, hvis denne person har fået fuldmagt til at underskrive. I sådanne tilfælde stilles der krav om forevisning af en original fuldmagt som er underskrevet af de tegningsberettigede. Læs mere om fuldmagter under afsnittet Formkrav til fuldmagter og prokura. Hvis sælgeren eller værftet er en dansk virksomhed, kan tegningsret dokumenteres på ledelsesmedlemmerne med henvisning til CVR-registret. Hvis sælgeren eller værftet er en udenlandsk virksomhed, kan tegningsret dokumenteres ved, at en notar bekræfter identitet og tegningsret (Identity and Authority) for den, der underskriver på vegne af virksomheden. Hvis notaren ikke er hjemmehørende i EU eller EØS, skal notarens bekræftelse legaliseres eller apostilleres. Hvis der benyttes en notar inden for EU/EØS, er legalisering eller apostillering ikke nødvendig. Læs mere under afsnittet Notarisering, legalisering og apostillering. Vitterlighedsvidne: Et vitterlighedsvidne er en person, der ved sin underskrift bekræfter dokumentudsteders underskrift og myndighed, samt dateringens rigtighed. En person, der kan have en økonomisk interesse i transaktionen eller er nærtstående til f.eks. ægtefælle til underskriver, kan ikke påtegne et dokument som vitterlighedsvidne. Vitterlighedsvidnernes navne, stilling og bopæl skal angives, ligesom underskrifterne skal hvis de ikke er absolut tydelige gengives med blokbogstaver, stempel eller maskinskrift. Skriver en advokat under som vitterlighedsvidne, skal titel, navn og forretningsadresse tydeligt fremgå. Påtegner en notar dokumentet, skal underskriften være tydelig og dokumentet skal være påført stempel. Danmark: 2 vitterlighedsvidner 1 advokat Øvrige EU/EØS-lande: 2 EU-borgere med paskopier
Uden for EU/EØS: Dokumentation for tidligere ejere kun DAS og FTJ Dette vil sige, at Skibsregistret skal have dokumentation for hver tidligere ejer af skibet, helt tilbage til skibets levering fra værftet. Dokumentationen for tidligere ejere kan være i form af skøder, slutsedler, kvitteringer, bilbrev eller tidligere ejere kan udfylde en erklæring (Erklæring om tidligere ejerforhold), hvor de bekræfter, hvem de købte skibet af, og hvem de solgte det til efterfølgende. Hvis skibet tidligere har været registreret i Skibsregistret, men er blevet slettet, skal der dog kun indsendes dokumentation for alle ejere tilbage til den, der var registreret som ejer, da skibet blev slettet. Hvis skibet har været optaget i et udenlandsk skibsregister, skal der kun indsendes dokumentation tilbage til den, der var registreret som ejer i det udenlandske skibsregister, da skibet blev slettet derfra. 6. Udslettelsesattest (Deletion Certificate) eller ikke-optagelsesattest (Certificate of Non-registration) Hvis et skib i forvejen er registreret i et andet lands skibsregister, skal skibet slettes fra dette register, før det kan optages i de danske skibsregistre. Der skal fremlægges en udslettelsesattest (Certificate of Deletion) fra dette register, som viser, at skibet ikke længere er registreret, samt at skibet er fri for registreret panterettighed og andre hæftelser (free from registered mortgages and encumbrances). Attesten skal være udstedt af skibsregistreringsmyndigheden i det land, som skibet var registreret i før optagelsen i De Danske Skibsregistre. Der stilles normalt ikke krav om, at udslettelsesattester skal være legaliserede eller apostillerede. Udslettelsesattesten skal forevises i original form, før skibet kan blive endeligt optaget. Hvis alle andre krav er opfyldt, er der dog en særlig adgang til, at skibe kan registreres med frist, på grundlag af en kopi af udslettelsesattesten. Dette kan være særligt relevant, hvis der skal registreres pant i skibet i forbindelse med optagelsen. Skibsregistret har også mulighed for at udstede et midlertidigt nationalitetsbevis til et skib, der er anmeldt på grundlag af kopier af de dokumenter, der normalt kræves for registrering. Ikke-optagelsesattest Hvis der er tale om et nybygget skib, som ikke har været registreret før optagelsen, skal der i stedet for en udslettelsesattest fremlægges en attest fra skibsregistreringsmyndigheden i det land, hvor skibet er bygget, som viser, at skibet ikke har været registreret der. Der stilles normalt ikke krav om, at ikke-optagelsesattester skal være legaliserede eller apostillerede. Hvis alle andre krav er opfyldt, er der dog en særlig adgang til, at skibe kan registreres med frist, på grundlag af en kopi af ikke-optagelsesattesten. Det kan være relevant, hvis der skal registreres pant i skibet i forbindelse med optagelsen. 7. Erklæring om opfyldelse af aktivitetsbetingelsen
Hvis skibet ejes af en udenlandsk virksomhed med tilknytning til Danmark (pkt.1.2.1.2), skal der i forbindelse med optagelsen i DIS fremlægges en original erklæring underskrevet af tegningsberettigede for ejeren, om at aktivitetsbetingelsen er opfyldt. Erklæringen skal også oplyse, hvilke dele af de relevante aktiviteter, der er placeret i Danmark. 8. Meddelelse om placering af indhugning af kendingsbogstaver Når skibet er registreret, kan der udstedes et endeligt nationalitetsbevis til skibets ejer. En af de oplysninger, som det endelige nationalitetsbevis indeholder, er en kort tekst, der beskriver det sted på skibet, hvor kendingsbogstaverne er indhugget. I bedes derfor sende os en e-mail eller et brev, hvori indhugningsstedet beskrives med en kort tekst, da vi af praktiske årsager først kan udstede det endelige nationalitetsbevis, når vi har denne oplysning.