Emne Bestyrelsesmøde Dato: 21. august 2017 kl. 16:30 21.45 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Kristoffer Fabricius (KF) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Referent: MB Fraværende: BM Næste møde: Torsdag den 28. september 16.30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab 4. Bestyrelsen Klublaugsmatch Køge kommune pumpetilladelse 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel-, etikette- og handicapudvalget 7. Baneudvalg 8. Husudvalg 9. Udvalg for gæste- og baneservice 10. Markedsføringsudvalget Annoncer Baneoverflyvning med drone Videofilm af banen 11. Sponsorudvalget Sponsormatch Hole in one og klubmestertavler 12. IT udvalg Mobiltelefon Ny alarmudbyder Livestream fra Skovbo Golfklub 13. Sportsudvalg Fællestræning 14. Breddeudvalg Manglende formand for begynderudvalget 15. Frivilligt udvalg 16. Klubberne i klubben Fortrinsret for seniorklubben om torsdagen Klage fra gæster 17. Administration Julefrokost 2017 Generalforsamling 2018 Status på medlemmer pr. 21.08.2017: Næste møde: Torsdag den 28. september kl. 16.30 Side 1
1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Der er indkøbt en ny opvaskemaskine til cafeen, da den gamle var defekt og over 10 år gammel. Det viste sig at den ny opvaskemaskine var for lille til at tage de daglige gastro bakker, som cafeen ofte bruger. I forbindelse med at den nye opvaskemaskine gik i stykker og leverandøren skulle levere en ny, fik vi dem til at levere en hætteopvaskemaskine med et større rum, så der nu kan vaskes 3-4 gastro bakker ad gangen. En merpris på kr. 7000,- + arbejdsløn og kørsel. Det blev vedtaget at klubben og KiGI deler merudgiften. 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab Vores greenfeeindtægter ligger desværre lidt bagud i forhold til budget, formentlig på grund af vejret. Vores kontingentindtægter følger budget og samlet set ligger vi lidt bedre end forventet. Vores likviditet ser fornuftigt ud jfr. samme tid sidste år og følger ligeledes budget. 4. Bestyrelsen Klublaugsmatch Lørdag den 01. juli blev den 6. klubhuslaugsmatch afholdt med stor frokost og flotte præmier. Bestyrelsen har modtaget henvendelse fra medlemmer, der synes vi skal stoppe afholdelsen, bl.a. for at begrænse klubbens udgifter og fordi en del alligevel ikke kan deltage, når turneringen altid ligger første lørdag i juli måned som er uhensigtsmæssigt på grund af sommerferien. Forslaget blev drøftet og bestyrelsen vedtog, at vi fortsætter de resterende 4 år. For at få flere deltagere, så placeres klubhuslaugsmatchen senere på året og lægges sammen med hjælperturneringen i 2018. Turneringen vil derfor i 2018 blive lagt kort tid efter klubmesterskaberne. Køge kommune pumpetilladelse SGK søgte sidste efterår om lov til at pumpe overskydende drænvand ud i åen. Køge kommune har uden held brugt meget tid på at finde eksisterende tilladelser, hvoraf en er ca. 50 år gammel. Det er nu aftalt at Køge kommune snarest kommer på besigtigelse for både at se på vores udfordringer med drænvand og samtidig se på tilstrømning af vand fra Dalbyvejen, som er kommunens ansvar. Spil på bag-9 Et medlem, der kun kan nå at spille 9 huller efter arbejdet om eftermiddagen og samtidig savner lidt afveksling har spurgt om mulighed for at kunne spille bag-9. Side 2
Bestyrelsen drøftede muligheden, som både har fordele og ulemper. Ved en omlægning af banen, hvor der reelt åbnes for at starte på bagni, skal der udarbejdes nye informationsskilte og der skal informeres om ændring af baneforløbet. Der skal oprettes en ny bane i GolfBox og der skal udarbejdes nye scorekort, tee-sted skilte, skilte på banen og baneguides. KiK spiller eclectric og en omlægning af banen vil have konsekvenser for deres scores. Desuden har det effekt for de mange 9 huls medlemmer i klubben, som kun kan gå for-9. Bestyrelsen vedtog, at det som vi på nuværende tidspunkt kan tilbyde er den eksisterende mulighed, hvor fuldtidsmedlemmer kan starte på bag-9 på mandage med start EFTER kl. 17.30 med det forbehold, at der ubetinget lukkes igennem for spillere der allerede er startet på for-9. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Rigtig mange medlemmer har besvaret undersøgelsen i GiC fra juli måned, hvilket bestyrelsen takker medlemmerne for. Medlemmernes og gæsternes tilbagemeldinger er vigtig for det videre arbejde med at gøre Skovbo Golfklub til en attraktiv klub at være medlem i. Vi glæder os samtidig over de mange positive tilbagemeldinger og arbejder videre med de konkrete forbedringspunkter, som svarene indeholder. Café KiGi Restauranten er steget rigtig fint i GiC målingen og kurven har udviklet sig meget positivt siden KiGi startede primo juni. Meget lovende start, som glæder os. Rough Banen får også en flot score og den nye klippeplan for roughen er både gæster og medlemmer tilfredse med. Så alt i alt kan bestyrelsen konkludere at resultatet er meget positivt og tilfredsstillende. 6. Regel-, etikette- og handicapudvalget DGU har ratet banen, hvilket har resulteret i en lidt lavere slope. DGU vurderer således, at banen er lidt lettere at spille end hidtidig vurdering. 7. Baneudvalg Robot klipning af DR Gæster og medlemmer er meget utilfreds når DR er lukket på grund af opsamling af bolde og efterfølgende klipning af græsset. Græsset kan ikke klippes når det er vådt og slet ikke hvis boldene ikke er samlet op. Derfor har Mads Kragh undersøgt, hvad det koster at købe en robot klipper til DR som kan klippe selvom græsset er vådt og mens der ligger bolde. Prisen er ca. 100.000 og forslaget tages med til budgetmødet til december. Side 3
Fairwayklipper Vores fairway klipper er gået i stykker to gange i år. Vi er meget sårbare når vores maskiner går i stykker. Bestyrelsen ser på maskinparken til budgetmødet, herunder muligheden for at anskaffe en brugt fairwayklipper. 8. Husudvalg Ingen bemærkninger. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Ingen bemærkninger. 10. Markedsføringsudvalget Annoncer Vi fortsætter vores kampagner efter greenfee gæster og nye medlemmer. Vi har en rigtig flot bane, som det næsten altid er muligt at få en tid til at spille på. Samtidig er vi unikke på vores gratis fællestræning for både nye og fuldtidsmedlemmer. Baneoverflyvning med drone I foråret modtog vi et godt tilbud på at få vores bane overfløjet med en drone. Resultatet blev desværre ikke helt som forventet og KF vil overveje alternative muligheder til sæsonstart 2018, så resultatet kan indgå i klubbens elektroniske baneguide og markedsføring. Videofilm af banen Igennem sæsonen har vort medlem Christian Berg videofilmet banen ved forskellige lejligheder, og status er at han mangler at få filmet lidt historie om banen. HS tilbyder at stille op og fortælle om banens historie. 11. Sponsorudvalget Sponsormatch Fredag den 18.08 blev årets sponsormatch afviklet. Der var 25 deltagere og matchen blev afviklet i ok vejr. Tilbagemeldingen fra vores sponsorer var, at de var rigtig godt tilfredse med dagen. Hole in one og klubmestertavler FS undersøger fortsat mulighederne for at få nogle mere præsentable klubmestertavler. På nuværende tidspunkt har vi 22 forskellige tavler. FS undersøger udbud og pris. 12. IT udvalg Mobiltelefon Mads Kraghs telefon er gået i stykker. Kasserer har en Iphone, som han gerne vil sponsere til Mads. Ny alarmudbyder Side 4
Klubben har opsagt alarm- og videoaftalen med G4S. Årsagen er utilfredshed med service og afregning fra G4S. Det gælder bl.a. G4S praksis med at sende os regninger på falske alarmer, når alarmen bliver udløst af fugle eller smådyr i greenkeepergården. Klubben har indgået en samarbejdsaftale med Dansk Alarm Sikring ApS. Livestream fra Skovbo Golfklub Så kan man se livestreaming fra Skovbo Golfklub, som viser teested på hul 1 samt green på hul 9 Fordelen ved at kunne se en livestream er at man kan se om der f.eks. er frost på banen. Livestreamingen er sponsoreret af Dansk Alarm Sikring ApS, som er vores nye alarm udbyder og kan ses på vores hjemmeside under Banen og fanen Livestream af banen. 13. Sportsudvalg Fællestræning BM s oplæg til evaluering af fællestræning og Trin 1 træning 1. halvår 2017 blev drøftet indledende og fortsætter på næste bestyrelsesmøde, hvor BM deltager. Bestyrelsen vedtog efter BM s anbefaling et par mindre tilpasninger af træningstilbuddet allerede for denne sæson. Bestyrelsen forventer, at vi i 2018 fortsætter fællestræningen for fuldtidsmedlemmer og Trin 1 og 2 medlemmer. 14. Breddeudvalg Manglende formand for begynderudvalget Vi mangler en formand for begynderudvalget og interesserede kan henvende sig til FL. Ellers ingen bemærkninger. 15. Frivilligt udvalg Ordningen skal evalueres for at sikre den nødvendige stabilitet i den frivillige hjælp til greenkeeperne. 16. Klubberne i klubben Fortrinsret for seniorklubben om torsdagen Medlemmer har bedt bestyrelsen se på seniorernes fortrinsret om torsdagen med udgangspunkt i, at seniorerne ligesom dame- og herreklubben bestiller tid om torsdagen og frigiver ledige tider til andre. Det er bemærket, at der ikke ret mange seniorspillere på banen i juli måned, og første tee står tom i lange perioder. Disse tomme tider kan med fordel og til glæde for andre bruges af vores gæster og andre medlemmer. Samtidig er seniorernes fortrinsret på bag-ni mellem 08.00 og 09.00 til stor gene for greenkeepernes arbejde og giver merarbejde på ca. 4 timer her torsdag, selvom greenkeeperne starter kl. 05.00 om morgenen for at være foran, så ender de bagved spillere på hul 10 med ventetid til følge. Side 5
Økonomien i den nuværende ordning og en mulig ændring kan illustreres med følgende regnestykke: På nuværende tidspunkt er for-ni lukket kl. 08.00 til 10.53 og bag-ni fra kl. 08.00 til 8.53 i alt 32 tider = 128 spillere. Der går cirka 75 spillere ud hver torsdag og hvis spillerne kun starter på for-ni så skal banen kun lukkes 2 ½ time. Det vil sige at seniorerne har fortrinsret kun på for-ni fra kl. 08.00 til 10.30 (84 spillere). Dette giver plads til 16 flere spillere/gæster hver torsdag. Da det ikke er rimeligt at forsvare overfor andre medlemmer og for at greenkeeperne kan få arbejdsro på bag-ni vedtog bestyrelsen seniorernes nye fortrinsret på 2 ½ time fra sæsonstart 2018, men at fortrinsret på bag-ni bortfalder fra 01.09.2017. Endvidere skal seniorerne bestille tid i Golfbox, men kun i juli måned. Det vil sige, at de tider der ikke er besat bliver frigivet til andre natten mellem tirsdag og onsdag. Bestyrelsen anbefaler at alle har samme vilkår og at ungdommen fortrinsret om fredagen, elitens fortrinsret om onsdagen og par-match fortrinsret om søndagen bliver håndteret ligesom Klubber i klubben med tilmelding i Golfbox. Ved turneringer, hvor der er behov for at lukke banen, kan det aftales med kontoret. BM forelægger denne anbefaling i Sportsudvalget, før bestyrelsen træffes beslutning. Klage fra gæster Kontoret har modtaget klage over at banen ikke bliver lukket helt når seniorerne har spisematch. En bold gik ud torsdag den 03.08 kl. 07.30 og mødte alle seniorerne som havde gunstart. Flere af seniorerne lukkede igennem, men da gæsterne kom til hul 12 så de en sværm af medlemmer på banen, så stoppede de spillet. Gæsterne var ærgerlige over at de havde kørt langt for at spille i Skovbo Golfklub og opfordrede klubben til at lukke banen helt ved gunstart om torsdagen. Gæsterne kom fra Værebro Golfklub, så kontoret kunne ikke give dem deres penge retur pga. fritspilsordningen. Bestyrelsen understreger, at gunstart skabelonen SKAL benyttes ved alle gunstarter og spisematcher, for netop at undgå sådanne situationer. 17. Administration Julefrokost 2017 Årets julefrokost for bestyrelsen og personale afholdes fredag den 15. december kl. 13.00 i klubben. Generalforsamling 2018 Dato for generalforsamling 2018 bliver onsdag den 21. marts kl. 19.00 på Asgård skolen i Køge. Side 6
Status på medlemmer pr. 21.08.2017: År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer 19-27 Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer 99 65 + Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Fleksmedlemmer jan. feb. april maj juni august 42 42 43 47 46 52 15 15 16 16 18 22 510 510 533 536 539 541 37 37 40 41 40 40 17 17 16 16 16 14 3 9 25 37 41 42 153 152 144 141 138 135 Aktive i alt 777 782 817 834 838 849 Passive medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer 25 25 22 22 22 22 25 25 22 22 22 22 Næste møde: Torsdag den 28. september kl. 16.30 Side 7