Formandsberetning til generalforsamling i Skovbo Golfklub 2017

Transkript

1 Formandsberetning til generalforsamling i Skovbo Golfklub 2017 Indledning: På sidste års generalforsamling blev fem af syv medlemmer af bestyrelsen udskiftet, heriblandt formand og kasserer. Det var en naturlig anledning til at lave en aktuel status på økonomien og der konstaterede vi, at medlemsudviklingen i årets første måneder gjorde det nødvendigt at skære i budgettet fra starten. Vi besluttede derfor at reducere budgetrammen for Sportsudvalget med og skrue ned for annoncerne og de omkostningstunge dele af markedsføringen med , men skrue op for markedsføring på de sociale medier, som koster langt mindre. Reduktionen på Sportsudvalgets budget førte til en del uro i Ungdomsudvalget. På et tidspunkt blev det desværre nødvendigt at udskifte hele Ungdomsudvalget med det klare sigte, at børnene og de unge skulle mærke så lidt som muligt til, at vi voksne ikke kunne enes om tingene. Takket være Malene Kjærsgaard, træner Søren Telling og andre gode kræfter mener jeg, at vi er lykkes med at videreføre de fleste af aktiviteterne i ungdomsudvalget næsten uden at de unge og børnene er blevet berørt af det i forhold til deres aktiviteter i klubben. Bestyrelsen har i mange år arbejdet med en vision for klubben, men var ikke helt kommet i mål. Den nye bestyrelse benyttede den opgave til at skabe en mere klar struktur for bestyrelsesarbejdet og samtidig enes om en samlet målsætning for arbejdet med klubbens videre udvikling. Som måske bekendt er det endt med, at det vi satser på, at Skovbo skal være kendt for er den gode oplevelse med klubliv og en fantastisk golfbane. Der er orden i tingene. Personale og frivillige er serviceorienterede og imødekommende. Samtidig var vi i bestyrelsen enige om at prioritere en række fremtidige aktiviteter, som vi har arbejdet videre med i resten af sæsonen og det vil fortsætte også i de kommende år. Bestyrelsen har også brugt en del kræfter på økonomien, hvilket kassereren vil komme nærmere ind på under regnskabsaflæggelsen. Til trods for at klubben i alle årene har haft et positivt driftsregnskab, så er vi udfordret på likviditeten. Klubben har igennem de senere år trukket mere og mere på kassekreditten for at finansiere den daglige drift. Det er uholdbart og i 2016 er vi heldigvis lykkedes med at vende udviklingen, så det store minus på kassekreditten ikke er blevet forøget i På baggrund af erfaringerne i 2016 har bestyrelsen foreslået et par ændringer af vedtægterne, som kan være med til at forbedre likviditeten yderligere. Vi må i lighed med andre golfklubber erkende, at det er blevet sværere at tiltrække nye medlemmer og en del golfspillere hopper mellem klubberne for at udnytte forskellige rabattilbud. Vi har også i 2016 oplevet en del skift i medlemskategorierne og medlemmer, der melder sig ud for senere at melde sig ind igen måske for at søge efter mulige tilbud. Det giver en del ekstraarbejde i administrationen, som vi overvejer at dække ind med et gebyr. Heldigvis er det i 2016 lykkes at reducere antallet af udmeldelser i forhold til Bestyrelsen har i 2016 arbejdet en del med at gøre det endnu mere attraktivt at være fuldtidsmedlem i Skovbo og det arbejde fortsætter i Kontoret er desværre hvert år plaget af for sene udmeldelser. Vedtægterne er krystalklare i forhold til udmeldelse eller ændring af medlemskategori. Fristen hedder 1. december og det gøres der jævnligt opmærksom på. Når medlemmer opdager, at de er for sent på den, så bliver nogle af dem meget frustrerede og lader det gå ud over den der tager telefonen på kontoret. Det er ikke rimeligt overfor personalet, som blot administrerer de regler vi i fællesskab har vedtaget. Det samme gælder i de tilfælde, hvor medlemmer er blevet syge, nogle værre end andre. De har svært ved at acceptere, at vi ikke bare eftergiver deres kontingent og bliver desværre meget insisterende overfor personalet i sekretariatet. Vi har i fællesskab vedtaget denne skarpe tidsfrist bl.a. for at undgå at skulle afgøre om det ene sygdoms- eller skadesforløb er værre end det andet i forhold til at eftergive kontingent eller acceptere en udmeldelse efter tidsfristen.

2 2 Sportsudvalget Som en af de første opgaver valgte bestyrelsen at genetablere et tværorganisatoriske sportslige organ i form af Sportsudvalget. Det skal koordinere opgaverne for eliteudvalg, ungdomsudvalg, turneringsudvalg og regiongolf samt klubbens træner. Det er bestyrelsens opfattelse at Sportsudvalget fungerer efter hensigten. Dialogen mellem underudvalgene og koordinering af diverse sportslige aktiviteter er genetableret. De sportslige resultater for 2016 er fine, trods den føromtalte markante nedjustering af budgettet samt det faktum, at der nu fokuseres mere på bredde og socialt samvær og mindre på de enkelte spilleres personlige sportslige ambitioner. I foråret startede et forsøg med fællestræning for klubbens breddespillere. Ordningen fungerede så godt, at den forsætter i bød også på et nyt tiltag, idet Ungdomsudvalget afholdt et velbesøgt bankospil, hvor overskuddet gik til at forbedre det økonomiske råderum for ungdomsspillerne. Rent sportsligt har det været en rigtig god sæson i både elite- og ungdomsudvalget. Herrernes elitehold opnåede de hidtil bedste resultater med et hold i 3. division, et i 4. division samt et hold i kvalifikationsrækken. Dame elite forsætter i kvalifikationsrækken. Regionsgolferne er kommet ud med tre puljevindere i Ganske flot. I oktober 2016 fik klubben fire Danmarksmestre i DGU Juniorholdturnering for U22B. Mikkel Pedersen, Alexander Saugmann, Jonas S. Pedersen og Magnus Bodholt gik ubesejret igennem hele sæsonen og vandt finalen i Hjortespring med endnu 3 sejre. Tillykke. Flot klaret. Markedsføring I forhold til markedsføring, så satte vi rekord i 2016 på Golfens dag i forhold til antal interesserede, der mødte op til trods for at vejret ikke viste sig fra sin bedste side. Vi havde annonceret i lokale aviser, på Facebook, samt opsat plakater i lokale butikker. 76 medlemmer og gæster kiggede forbi og blev "registreret", så vi kunne se, hvorfra de havde hørt om vores golfklub og bruge det i den fremtidige markedsføring. Vi fik i forbindelse med Golfens dag 11 nye prøvemedlemmer, 2 nye hverdagsmedlemmer, 3 fleksmedlemmer og 1 pusling. Stor tak til alle frivillige der hvert år hjælper til, så dagen bliver en klar succes. Markedsføringen har også omfattet tilbud om frit spil i maj måned, hvor der var 120 tilmeldt ordningen. Klubben har også lavet en såkaldt søgemaskineoptimering af klubbens hjemmeside, hvilket betyder, at man som golfspiller får lettere ved at finde Skovbo Golfklub når man søger på f.eks. golf. I juli måned havde vi et kombineret tilbud med mad og greenfee. Det var en succes, som vi agter at gentage og baseret på erfaringerne gøre endnu bedre i 2017 sammen med vores nye forpagtere. Vi kørte også nogle Facebook kampagner for at tiltrække greenfee spillere samtidig med at vi afviklede konkurrencer, hvor vi udloddede greenfees, det var en ganske pæn succes. DGU s arrangement kaldet Spil med golf i august fik flot opbakning fra klubbens frivillige og vi vil givetvis kunne måle effekten af sådanne arrangementer fremadrettet da arrangementet blev afviklet relativt sent på sæsonen. Vi lavede et tilbud om influenza vaccine sammen med læge Tina Hald Johansen, hvor betalingen gik ubeskåret til Skovbo Golfklub. Tilslutningen var ikke stor, men vi prøver igen i I 2016 halverede vi annonceringen i diverse golfblade uden at det gik ud over greenfee indtægter sammenlignet med andre år. I 2017 agter vi at reducere annonceringen i de analoge medier yderligere, da det tilsyneladende kan lade sig gøre uden mærkbar tab i indtægt. Sponsorer Apropos indtægter, så har klubben heldigvis mange gode og trofaste sponsorer. På sidste generalforsamling oplyste vi om, at vi havde investeret i nye skilte ved alle udslagshuller med baneguide til højre- og venstrehåndsspillere samt masser af plads til reklamer for sponsorer. Det tiltag har betydet, at vi nu har solgt halvdelen af alle huller, så investeringen i nye skilte kom hjem allerede år 1. Mange af vore greenfee-gæster har rost skiltene meget, og venstrehåndsspillere har ikke set det andre steder. Det er samtidig blevet meget nemmere for greenkeeperne, så alt i alt en lille succeshistorie.

3 3 Hjemmesiden med det løbende sponsorbånd fungerer og sponsorerne kommer ofte med opdateringer og tilføjelser til de bagved liggende oplysninger. Vi har uden succes søgt flere legater i året og må konstatere at sponsormidlerne ikke kommer af sig selv. Vi har desværre mistet 5 sponsorer her ved årsskiftet, men vi har heldigvis fået 6 nye i 2016/17, og flere er på vej. Vi har haft en del Company Days i 2016 med op til 70 deltagere og vi har fået rigtig mange positive tilbagemeldinger på en perfekt afvikling, og at man kommer igen, så Sponsorudvalget kan godt være stolte af resultatet og vi kan være taknemmelig overfor vore 33 sponsorer. Nogle af Company Days har givet positiv omtale i medierne, bl.a. da vi havde fint besøg fra Det Kgl. Teater. Stor tak til udvalget og til Erik Kaaber, som har været tovholder på alle Company Days fra første henvendelse til turneringerne var vel overstået. Har I gode forslag til nye sponsorer, så hører Sponsorudvalget gerne om det. Baneudvalg Det nye baneudvalg blev sammensat i foråret 2016 og består af Jesper Hartmann Ulriksen (formand), Henning Brændeholm, Carsten Iwersen, Ruth Langlouis og Mads Kragh. Det er bestyrelsens oplevelse, at udvalget har fungeret godt i Efter udvalgets første møde i maj måned blev det hurtigt klart, at roughen ville tiltrække sig meget opmærksomhed igen i Udvalget vedtog derfor hurtigt nogle tiltag om klipningen samt påbegyndte arbejdet på en klippeplan. Klippeplanen lå klar i starten af juni. Planen blev løbende rettet til henover sommeren. Baneudvalget søgte i 2016 rådgivning fra DGU s banekonsulent i forbindelse med klipning og udformning af banen samt feedback på klubbens Masterplan. Banekonsulentens overordnede konklusion var, at vi har gjort os de rigtige tanker, og at banen tilgodeser gennemsnitsgolferen. Greenkeepere og baneudvalget er opmærksom på, at banen benyttes af spillere på alle niveauer og forsøger hele tiden at tilpasse udformning af banen så alle får glæde af at spille den. Fremadrettet ønsker Baneudvalget en bane som står mere ensartet hele året rundt. Det ønske forventes at medføre, at banen åbnes mere op og landingsområder generelt gøres bredere. Til gengæld ønsker man at beholde permanent rough på dele af banen. Baneudvalgets opgave er at forme banen som udvalget mener tjener medlemmerne bedst. Baneudvalget lytter naturligvis gerne til gode råd og ideer fra alle medlemmer både via forummet på hjemmeside og GiC. Projekter Om banen kan i øvrigt siges, at vi i mange år har været udfordret af for store vandmængder i vinterhalvåret. Efter at Køge kommune har givet os lov til at lave en dæmning bag drivingrange og hul 2 har greenkeeperne kørt jord fra p-pladsen til området. Vi håber snart at få tilladelse til at pumpe vand fra vores drænsystem og over i åen, så vi bedre kan modvirke oversvømmelser på banen. Til det formål er det nødvendigt at indkøbe en ny og større pumpe til , hvilket er med i budgettet. Gæsteservice Der har i 2016 været involveret godt 20 personer i gæste- og baneserviceudvalget. Nogle har kørt baneservice om hverdagen, men typisk har der været bemanding hver weekend. Bemandingen har taget udgangspunkt i antal reservationer i Golfbox.

4 4 Der er ingen tvivl om at Gæsteservice har været en kæmpe gevinst for klubben. De involverede har typisk hjulpet med betaling på greenfeestanderen, samt hjulpet gæster og egne medlemmer både i klubhuset og ude på banen. Gevinsten kan typisk ses i de tilbagemelder der er kommet i GIC, hvor mange har rost den måde de er blevet modtaget i klubben. Gæste-og baneservice fortsætter i 2017 og bestyrelsen håber de involverede i udvalget vil fortsætte. Andre er selvsagt også meget velkomne til at melde sig enten ved at kontakte kontoret eller sende en mail til Flemming Lehnert. Stor tak til alle de frivillige der har bidraget. Breddeudvalg Bestyrelsen besluttede i slutningen af 2016 at oprette et breddeudvalg. Udvalget skal hjælpe til med at sørge for en bedre indslusning af specielt nye medlemmer, men også at få allerede etablerede medlemmer sluset ind i de forskellige Klubber i klubben eller andre netværk. Endvidere skal udvalget lave forskellige aktiviteter for især nye golfspillere. Udvalget består lige nu af 4 personer og bestyrelsen har store forventninger til effekten på klubbens sociale liv og evnen til at gøre det attraktivt at fortsætte som medlem af Skovbo Golfklub. Frivillighedskoordinator Bestyrelsen har også i 2016 oprettet en frivillighedskoordinator med den opgave at være kontaktperson til chefgreenkeeper Mads Kragh. Når Mads har opgaver der sagtens kan klares af frivillige kan han henvende sig til koordinatoren, som så sætter gang i opgaven med hjælp fra et korps af frivillige bestående af medlemmer i klubben. Peter Johansen og Ole Agersbæk har påtaget sig at være frivillighedskoordinator og vil inden sæsonstart selvfølgelig gerne høre fra medlemmer, som kunne tænke sig at være en del af dette korps af frivillige. Der er allerede udsendt en mail med anmodning om at melde sig til det frivillige korps. Bestyrelsen forventer, at den nye funktion kan aflaste greenkeeperstaben, som kan koncentrere sig om at vedligeholde den bane, som vi alle holder så meget af. I det hele taget vil jeg gerne på bestyrelsens vegne rette en kæmpe tak til alle vores dejlige frivillige i klubben. Der er over 100 frivillige, som på den ene eller anden måde altid stiller op når vi har brug for en hjælpende hånd, uanset om det er Golfens Dag, Åbent hus, Generalforsamling, Kunstudstilling i cafeen, Bankospil, Hyggegolf eller noget helt andet. Jeres indsats er uvurderlig for klubben. Cafe Der blev i 2016 oprettet et Hus/cafeudvalg. Opgaven er primært at give en kundebaseret respons direkte til forpagterne af cafeen, så de har et bedre grundlag for at yde den bedste service. Udvalgets medlemmer kommer fra klubbens forskellige udvalg og KiK og de mødtes første gang lige før sæsonstart. Det startede rigtigt godt og der blev etableret en god dialog mellem forpagterne og medlemmerne. Desværre valgte forpagterne Jan og Jette at opsige samarbejdet ganske kort efter, hvorfor udvalget ikke rigtigt gav mening for dem mere. Udvalget arbejdede derefter videre for at give et bud på det fremtidige grundlag for en café i Skovbo baseret på erfaringerne med de hidtidige forpagtere. Udvalget kom frem til, at Skovbo fortsat har brug for en Cafe med fornuftige åbningstider, primært i sæsonen, for ikke at miste medlemmer og greenfeeindtægter. Desuden at bestyrelsen skulle sætte gang i processen for at finde en ny forpagter og om muligt gøre aftalen mere attraktiv. Resultatet blev en lidt enklere kontrakt med større fleksibilitet. Bestyrelsen har dog kun i

5 5 begrænset omfang kunnet finde midler til at lette økonomien for forpagterne, hvorfor caféudvalget opfordrer alle til at bruge cafeen noget mere end tidligere, da det er det der skal til for at det kan løbe rundt. Opslaget efter en ny forpagter førte hurtigt til 4-5 henvendelser fra interesserede forpagtere. Bestyrelsen gennemgik deres oplæg og tog en samtale med dem alle. Herefter faldt valget på Cafe Mulligan v/ Charlotte og Flemming, idet de havde den klart bedste forståelse for opgaven og virkeligt brænder for den. Vi glæder til et langt succesfuldt samarbejde. Velkommen til Charlotte og Flemming. Fritspilsaftaler Klubben havde i sæson 2016 en række aftaler om frit spil på tre andre baner. Det har vist sig, at Ishøj og Næstved er de klubben som vores medlemmer benytter mest. Medlemmerne af de to klubber er også flittige gæster i Skovbo Golfklub og der bliver spillet næsten lige meget i begge klubber. Derimod har Skovbos medlemmer ikke været så flittige gæster i Trelleborg, idet kun godt 200 runder er spillet på Trelleborg, mens deres medlemmer har spillet mere end dobbelt så mange runder på Skovbo. Det har fået bestyrelsen til at opsige fritspilsaftalen med Trelleborg og skifte den ud med Værebro Golfklub. Det er sket for samtidig at skabe en bedre overensstemmelse med den geografiske fordeling af vores medlemmer. Nogle medlemmer har efterspurgt en ordning, som vi tidligere har haft nemlig Golf ved Køge (GVK) eller lignende aftaler f.eks. SGS Selandia. Skovbo Golfklub har ikke været og er ikke interesseret i at indgå i den type aftaler, hvor man for et indskud på f.eks. 1000,- kan spille op til syv andre baner. Det skyldes vores tidligere erfaringer, da klubben et enkelt år var med. Meget få af klubbens medlemmer tilkøbte sig adgang til en sådan aftale, der samtidig skal ses i sammenhæng med klubbens greenfee indtægter, uanset der også kommer penge ind som følge af de nævnte ordninger. GIC Det elektroniske system med spørgsmål til gæster og medlemmer kaldet Golfspilleren i Centrum bruger vi i stor udstrækning til at evaluere alt omkring klubben, ikke mindst banen, men også oplevet service fra personale og i caféen mv. Det er et yderst vigtigt værktøj for både bestyrelse, udvalg og personale, fordi det giver mulighed for at vi hurtigere kan rette op, når noget er på vej ud af kurs. Resultatmæssigt, så scorer Skovbo Golfklub generelt godt, når vi sammenligner os med andre klubber, som det er muligt i GIC. Forberedelser til 2017 sæsonen Jeg vil gerne knytte et par kommentarer til forberedelsen af den kommende sæson. Vi ser frem til mange nye sportslige aktiviteter i 2017 bl.a. DGU s landsdelsfinale i short game samt turneringen US kids golf, der starter op i Danmark i kommende sæson. Skovbo vil blive den sydligste klub på Sjælland og Øerne, der er med i denne turnering. Vi har sagt ja til at afvikle en turnering i foråret og finalen i efteråret Turneringen ligger fint i tråd med vores større fokus på bredden også for ungdommen og vil givetvis være med til at skabe opmærksomhed om Skovbo golfklub. DGU har annonceret, at klubben får besøg af DGU s banerating i juni I forhold til banen oplyser Baneudvalget, at afhængig af om ressourcerne er til stede, så vil arbejdet på udvikling af banen i 2017 primært omfatte renovering af udvalgte bunkers og teesteder samt nybeplantning. Til slut vil jeg gerne på bestyrelsens vegne sige tak for samarbejdet og en formidabel indsats af vores medarbejdere: Majbritt og Lone på kontoret, Søren på træningsområdet, Mads i Greenkeepergaarden sammen med Jesper og Morten, der i sæsonen er blevet suppleret med de to nye greenkeeperelever (Mikkel og Jonas), der er startet i deres grundforløb. Jeg vil endvidere takke for godt samarbejde i bestyrelsen, der har kastet en masse positiv energi ind i arbejdet for Skovbo Golfklub.