Referat af Generalforsamling 2008 i trekkies.dk Antal fremmødte deltagere: 29 Formand Allan Høiberg erklærede generalforsamlingen for åben. Formanden foreslår Niki Gade som dirigent og det vedtages enstemmigt. Niki Gade foreslår Christa Islin som referent og det vedtages enstemmigt. Der skulle vælges 2 stemmetællere og Lotte Bolvig Hansen samt Flemming Espersson meldte sig til opgaven. Herefter erklærede dirigenten generalforsamlingen lovligt indkaldt og gav ordet til formanden. Formandens beretning GF 2008 I en tid hvor næsten alle foreninger oplever medlemstilbagegang kan trekkies.dk se tilbage på et år, hvor vi ikke har lidt lige så meget som alle de andre. Der har været medlemmer, der har mistet interessen for Star Trek, men der er også begyndt at komme nye til og i forhold til de fleste andre foreninger har vi vist alt i alt klaret os ganske pænt i en tid hvor zapperkulturen også slår igennem i foreningslivet. Medlemstallet I skrivende stund starten af februar har vi præcis 500 medlemmer i basen. Der er faldet en del fra, men så godt som alle dem, vi har fået en melding fra, fortalte at det er interessen for Star Trek, der er forsvundet. Vi ved også at vi har haft problemer med posten flere medlemmer har efter et par rykkere meddelt, at de aldrig har modtaget deres opkrævning, og specielt den sidste fornyelse har været slem hvad det angår. Derfor sender vi nu rutinemæssigt et farvelbrev til alle udmeldte, så de har chancen for at opdage fejlen og komme med igen. Vi har i løbet af 2007 fået 26 nye medlemmer, et mindre antal gamle har genindmeldt sig og endnu et par stykker har meldt sig ind i starten af 2008. Resultatet er alt i alt et fald i medlemstallet, men som tidligere nævnt befinder vi os i en tid hvor alle foreninger oplever fald og det kunne have været meget værre. Fornyelse Udmeldte Nye Februar 2007 19 4 Maj 2007 15 7 August 2007 9 9 (+2) November 2007 41 6 (+2) Side 1 af 8
Status pr. 8. februar 2008 (før gennemførelse af februar-fornyelsen): Medlemmer: 500 (40 VIP, 424 Almindelige og 36 Minimedlemmer) Største årgang: 9 år (sort medlemskort) med 86 medlemmer (fulgt af 72 11-årige medlemmer) Mindst årgang: 12 år (2 medlemmer) Medlemmer med blåt kort (indmeldt indenfor det sidste år): 26 Aktive medlemmer uden registreret e-mail-adresse: 61 Højeste medlemsnummer i brug: 1.554 Igennem foreningens levetid har vi altså alt i alt haft omkring 1550 medlemmer, og en trediedel er her stadig. For en frivillig forening af vores type er det faktisk ret flot! Subspace Subspace har fundet et fast niveau med fire numre om året, og stoffet har formået at holde et højt kvalitetsniveau hele vejen igennem. Der er kommet mange nye emner i bladet, og der er også blevet snuset til andre TV-serier som f.eks. Babylon 5 og Månebase Alpha. Porto En anden og mere indirekte virkning af DM ets placering var at vi fik et tip om Biblioteksstyrelsens bladpulje. Måske havde vi opdaget det før eller siden alligevel, men fordi vi var til stede for at lave DM på Eurocon, fik vi detaljerne i tide, så vi nåede at komme med inden ansøgningsfristens udløb. Resultatet er at vi i 2008 er berettiget til at få pototilskud til udsendelsen af Subspace! Tilskuddets størrelse kender vi ikke i skrivende stund det venter på at finanslovsforhandlingerne på dét område bliver færdige - men det kan i hvert fald lette økonomien en smule. PostDanmark har som sædvanlig besluttet at hæve portoen, og trykningen af Subspace er også steget efter at blandt andet papir er blevet dyrere. Derfor er bestyrelsen godt i gang med at undersøge alternativer. I skrivende stund håber vi at kunne sende omkring halvdelen af februaroplaget af Subspace ud med Citymail i stedet for PostDanmark, og på den måde spare et par tusind kroner pr. nummer. Andre ideer til at spare penge er også ved at blive undersøgt, men det er for tidligt at sige, hvad de ender med. Én ting ligger fast: I 2008 får portostigningen ingen konsekvens for kontingentet. Til gengæld står det også helt klart at det var en rigtig beslutning, ikke at sænke kontingentet i 2007. DM 2007 Årets DM valgte vi at lægge i forbindelse med Eurocon. Det var en éngangschance som vi greb med kort frist når alt kommer til alt er vores ypperste formål at udbrede kendskabet til Star Trek, og hvor kan vi bedre gøre det end til et konvent hvor sci fi-interesserede dukker op? Selvom det var anderledes, og selvom vi regner med at gå tilbage til den traditionelle form for DM i 2008, er jeg ikke et sekund i tvivl om at det var en rigtig beslutning. Antallet af tilskuere til DM var oppe på omkring 80, og der var mange imellem som aldrig havde været til et DM før eller for den sags skyld overhovedet været til noget i foreningen før. Hvis vi kun havde haft en stand på arrangementet, ville vi ikke have fået lige så stor respons. Side 2 af 8
Girokontoen Vores gamle girokonto er blevet nedlagt. Vi har beholdt den i en periode fordi den stod på meget gammelt materiale, men den har nu været ubrugt så længe at vi ikke behøver at lade den fortsætte. Det sparer nogle gebyrer hen ad vejen. Produkter Vi har sat nye produkter i søen. De blev lanceret til DM, og enkelte af dem blev udsolgt med det samme. Vi har ikke villet forny beholdningen endnu af hensyn til den strammere økonomi omkring Subspace, men der er blandt andet nøglesnore, muleposer og sportstasker tilbage. Foreningsdebatten I slutningen af december begyndte vi at køre en mere aktiv foreningsdebat for at få store og små spørgsmål, ideer og forslag diskuteret blandt medlemmerne. Håbet var at vi ud over reaktioner på de små ideer, vi kom med, ville få nye ideer retur og måske endda få medlemmer til at deltage mere aktivt i debatten. Det har indtil videre givet pote, selvom vi gerne vil have endnu flere til at deltage. Debatten slutter aldrig for en forening der dybest set handler om fremtiden. Tænketanken I skrivende stund er der ved at blive nedsat en decideret tænketank, der skal udarbejde større forslag til, hvor foreningen kunne bevæge sig hen i fremtiden. Tanken er blevet til efter foreningsdebatten, der har fået to tidligere formænd André Stæhr og Niki Gade til at henvende sig med et oplæg, som bestyrelsen har accepteret. Tænketanken har fået så frie rammer som muligt til at komme med et oplæg til foreningens fremtid, og vi glæder os meget til at se, hvad resultatet bliver. Hjemmesiden Arbejdet på hjemmesiden har koncentreret sig om et par spændende nye funktioner: Chat direkte fra forsiden, og muligheden for at modtage en automatisk e-mail to gange om ugen med tidspunkterne for de TV-programmer, man er interesseret i. Begge dele virker, og chatfunktionen er blevet bedre siden den startede. Der er også kommet et enkelt nyt spil, fora til køb-salg-bytte og til andre TV-serier, og vi har lavet en lille tæller, så man kan se i blå bog, hvor mange nyheder et medlem har indsendt. Dramagruppe Der har været tiltag til at starte en dramagruppe som skal lave et hørespil. Gruppen kører uafhængigt af foreningen og vi glæder os til at høre resultatet. Vi arbejder samtidig på at starte en separat, officiel gruppe, der fra starten arbejder på at lave noget tilsvarende under strammere rammer rammer, der er aftalt med Paramount på forhånd, så vi er sikre på at resultatet kan offentliggøres på foreningens hjemmeside og på den måde give noget omtale. Derudover har vi fået en henvendelse fra Gatekeeper-projektet, som er sendt videre til medlemmerne. Gatekeeper er en engelsksproget fanfilm med deltagelse fra de nordiske lande, Spanien og USA. Side 3 af 8
Medierne Kort tid inden nytår henvendte Canal Digital sig for at låne uniformer til en TV-reklame. Vi sendte straks en news ud, og vi ved at i hvert fald ét medlem har kontaktet Canal Digital, men det lykkedes ikke at få noget op at stå med den meget korte tidsfrist, der var på projektet. Til gengæld er vi i skrivende stund i kontakt med en journalist fra Danmarks Radio, som vil lave en radioudsendelse om trekkies.dk i en serie om foreningsliv i Danmark. Hun har talt med et par medlemmer og vi håber at hun får tid til at komme forbi En dag på Holodækket for at møde flere. Hvis der nu sidder nogen af jer derude og tænker det kan jeg gøre bedre så sig endelig til! Mediekontakt er et håndværk, og vi kan bestemt godt bruge nogen, der er rutineret i det. Frivilligt arbejde Man kan vælge at se sit medlemskab som abonnement på et blad, men det er i virkeligheden meget mere det er muligheden for at møde ligesindede, deltage i arrangementer sammen med andre og lave ting sammen med dem, alt sammen med Star Trek som udgangspunktet, men ikke som det, der sætter grænserne. trekkies.dk er en frivillig forening, og vi er dybt afhængig af frivillige medlemmer, der har lyst til at give en hånd med. Alle, der er med til at planlægge og afvikle alle de arrangementer, vi afholder i årets løb, er frivillige. Til DM i 2008 kommer vi til at se, hvor mange nye der tilbyder deres hjælp vi mangler nemlig i skrivende stund folk til rigtig meget, og hvis vi ingen får, må vi se i øjnene at arrangementet risikerer at blive en tand tammere end det har været før. Jeg vil gerne opfordre alle til at melde sig på frivillig@trekkies.dk, så vi sammen kan planlægge et stort og flot DM. Nyheder på hjemmesiden, artikler til Subspace, spændende emner på debatten Alt sammen ting, der kun kan lade sig gøre med frivillig arbejdskraft. Bestyrelsen er også frivillige, der har valgt at hjælpe med at drive foreningen uden at få andet retur end fællesskabet og visheden af at være med til at få noget godt til at fungere med de ideer de nu hver især har med eller bare med den tid de har til overs. Vi må aldrig glemme at bestyrelsen også kun er menige medlemmer - for hver gang det begynder at se ud som om det altid er de samme, der sidder med opgaverne, risikerer vi at udviklingen går i stå, og foreningen er i stor fare for at blive afhængig af bestemte enkeltpersoner, der stille og roligt risikerer at falde i dén grøft hvor de tænker sådan plejer vi at gøre og det har vi prøvet, det kan ikke lade sig gøre eller de risikerer at blive trætte af foreningen i det hele taget. Det må ikke ske! Derfor er det vigtigt at så mange som muligt stiller op til bestyrelsen, deltager i foreningsdebatten og melder sig når der skal bruges hænder til det praktiske. Jo flere vi er, desto mere tid har vi hver især også til at nyde resultaterne af det, vi laver. Har du hørt en nyhed om Star Trek? Ind på hjemmesiden med den! Ved du lige, hvordan trekkies.dk bliver synlig ude i verden? Giv besked til bestyrelsen og gør noget ved det! Har du en idé til en god historie, pressen ville elske at bringe? Kontakt forening@trekkies.dk og lad os få den ud! Side 4 af 8
Har du tid til at tømme foreningens postboks? Meld dig til frivillig@trekkies.dk Har du lyst til at være moderator på debatlisterne? Meld dig til frivillig@trekkies.dk Kan du kode PHP? Meld dig til frivillig@trekkies.dk og vær med i webgruppen Får du lyst til at lave rettelser, hver gang du læser noget på hjemmesiden? Meld dig til frivillig@trekkies.dk og vær med i webgruppen Vil du repræsentere foreningen på Fantasticon i april? Meld dig til frivillig@trekkies.dk Har du lyst til at underholde, talent for at styre teknikken, tid til at skifte bånd i videomaskinen eller bare kræfter til at hjælpe med at slæbe borde til DM, så meld dig til frivillig@trekkies.dk trekkies.dk er en fantastisk hobby vi har meget at være fælles om, og det er sjovt fordi vi er så mange! Fremtiden lever lad os deltage! Kommentar fra Dorthe Hansen vedrørende årgang 12 altså dem der havde været med fra starten. Det er opgjort til at være 2 men det tal holder ikke vi er mange flere end 2 tilbage så den må formanden lige have rettet ind. Efterfølgende tilføjelse: Efter afslutning af februarfornyelsen var det korrekte tal 20. År 12-kortene startede først med februarfornyelsen, og de fleste betalte fornyelser var endnu ikke registreret i systemet da tallet blev trukket ud 8. februar. Allan takkede af og overlod pladsen til Niki Gade. Side 5 af 8
Kassererens beretning Niki Gade fremlægger regnskabet: Kommentar fra Dennis Hording der synes det ser ud som om der er sat penge af til brevpapir 2 gange. Misforståelsen blev afklaret ved at redegøre for at det skyldes den måde det er udspecificeret på. Der blev endvidere spurgt ind til de penge vi havde fået lov at bruge til markedsføring penge der var i overskud fordi der kun kom 4 Subspace i 2007 i stedet for 5. De penge var regnet ind i budgettet for 2007 og en del er brugt på markedsføring men da vi kunne se store stigninger i trykning og papir holdt vi lidt igen for ikke at risikere at skulle have en kontingent stigning i 2008. Derudover valgte bestyrelsen også at gemme nogle af pengene til at promovere den nye Side 6 af 8
film for med portostigningen bliver der ingen penge i overskud i år selvom der kun kommer 4 blade. Kommentar fra salen om at den nye film først kommer i 2009 dertil kunne formanden kun svare at den besked først kom for 14 dage siden altså efter regnskab for 2007 var færdigt og budget for 2008 lagt. Der blev fra salen spurgt om det var nødvendigt at budgettere med penge til medlemsmøder i København da det ikke syntes at have medlemmernes interesse. Formandens svar var at en del af medlemsmøderne i 2007 var baseret på et krav fra generalforsamlingen i 2007. Derudover mener vi stadig der skal være møder for dem der har lyst til at komme men vi leder efter billigere og mindre lokaler. De muligheder vi har i København er: Life(KVL)til 500KR - Valby Kulturhus til 200KR og selskabslokaler i Husum til 200KR. LIFE har de bedste faciliteter Valby Kulturhus har det problem at men ikke må medbringe noget spiseligt eller drikkevarer af nogen slags projektor kan arrangeres men standard er et 24 TV. Husum lader til at være et godt bud der er en loft projektor vi kan selv lave kaffe og vi kan oven i købet drikke den af rigtige kopper. Der blev spurgt om hvorfor der i budgettet for 2007 havde været sat 3.000KR af i en post der hed særlige udgifter og ingen penge i budgettet for 2008. Det blev forklaret med indkøb af programmet Summa Summarum. Dyveke Korn mener det er dårlig markedsføring med nøgleringe med poletter mener de ikke kan bruges i mange vogne. Det er noget vi vil kigge på. Vi mener dog stadig de er gode som markedsføring de er billige på grund af det store antal og kan derfor nærmest kastes i grams. Efterfølgende tilføjelse: En hurtig stikprøve viser at poletterne fungerer i de fleste gængse indkøbsvogne. Der var lidt bekymring over et underskud på 11.000KR i budgettet men 3.000KR er penge der er sat af til den nye tænketank så det reelle underskud er væsentlig mindre men der kalkuleres med et underskud. Salg af produkter og nye medlemmer kan bringe underskuddet ned men det er ikke indtægter der kan regnes ind i et budget, de kan først regnes ind når der laves årsopgørelse og slutregnskab. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget Budgettet blev vedtaget med 26 for og 3 imod. Side 7 af 8
Valg til bestyrelsen Følgende er på genvalg: - Allan Høiberg - Christa Islin - Per Bührmann - Sophie Schröder Der er én ny kandidat: - Susanne Thomsen. Afstemningen blev som følger fra de 29 tilstedeværende samt 6 brevstemmer: Kandidat Stemmer Resultat Per Bührmann 15 Suppleant Allan Høiberg 29 Bestyrelsesmedlem Christa Islin 26 Bestyrelsesmedlem Sophie Schröder 3 Suppleant Susanne Thomsen 20 Bestyrelsesmedlem 1 stemmeseddel var ugyldig, og 1 var blank. Valg af revisorer Lotte Bolvig Hansen og Flemming Espersson blev genvalgt som revisorer. Eventuelt Der var ingen yderligere spørgsmål eller kommentarer. Dirigenten takkede for god ro og orden og erklærede generalforsamlingen for afsluttet. Formanden takkede af. Side 8 af 8