August 2018 DDB Sekretariatet Rammeaftale for DDB-samarbejdet 2018-2019 NOTAT Indledning Rammeaftalen for DDB-samarbejdet fastlægger mål og prioriteringer for DDB-sekretariats virksomhed i aftaleperioden og de vilkår, der gives herfor. Rammeaftalen består af følgende elementer: 1. Økonomisk ramme 2. Mission, vision og retning for Danskernes Digitale Bibliotek 3. Opgaver og mål for sekretariatet 4. Rapportering af resultater m.v. 5. Aftalens status
1. Økonomisk ramme Der er i aftaleperioden aftalt følgende overordnede økonomiske ramme og tilhørende aktiviteter for DDBsamarbejdet 1 : Aktivitet Revideret 2 Budget Budgetramme 3 2018 2019 Omkostninger Basispakken fremme af DDB 9,8 9,5 Basispakken it-drift og udvikling 7,5 7,5 Basispakken - konsolidering af DDB 2,0 2,0 Basispakken projekter 6,8 5,8 Basispakken DDB samarbejdet 11,7 11,2 Basispakken i alt 37,7 36,0 Hjemmesidepakken 3,5 3,5 Omkostninger i alt 41,2 39,5 Indtægter Ordinære indtægter Driftsbevilling DDB 9,2 9,1 Tilskudsbevilling DDB 24,7 20,2 I alt 33,9 29,3 Ekstraordinære indtægter Indtægter fra ATA 6,8 10,2 Indtægter fra nedlagte projekter 0,5 0,0 I alt 7,3 10,2 Indtægter i alt 41,2 39,5 Skema 1: budget og ramme for 2018-2019, angivet i mio. kr. 1 Tallene er i 2018-prisniveau. 2 Budget 2018 revideret med de ændringer, der blev godkendt af DDB s styregruppe på mødet den 21. juni 2018 3 Budgettet for 2019 forventes godkendt af DDB s styregruppe i november 2018 2
2. Mission, vision og retning for DDB-samarbejdet Mission og vision DDB s virke og strategiske udvikling baserer sig på beslutninger truffet med indgåelsen af samarbejdsaftalen mellem Kulturministeriet og KL om Danskernes Digitale Bibliotek (2012) og revision (2015). Af samarbejdsaftalen fremgår det, at DDB-samarbejdet ( ) har som overordnet formål at understøtte og styrke bibliotekernes muligheder for at håndtere og formidle elektroniske medier (fx e-bøger og netbaseret materialer) ( ). På denne baggrund vedtog styregruppen i 2013 følgende mission og vision for DDB: Mission: Vi styrker, effektiviserer og synliggør det samlede offentlige bibliotekstilbud og sikrer alle borgere nem adgang til udvalgt, kvalitativt, aktuelt og alsidigt medieindhold via digitale platforme. Vision: Visionen for Danskernes Digitale Bibliotek er at skabe en fleksibel og ressourceeffektiv platform til formidling af digitale materialer via samarbejde, at øge udbredelsen og anvendelsen af digitale bibliotekstilbud og at fremme borgernes muligheder for selv at skabe indhold. Af samarbejdsaftalen fremgår det desuden, at Danskernes Digitale Bibliotek etableres som et samarbejde med to hovedopgaver for øje, nemlig drift og udvikling af digital infrastruktur til bibliotekerne samt et indkøbssamarbejde. Dog beskrives det senere i samarbejdsaftalen, at sekretariatet skal arbejde med tre områder: Indkøb, IT, samt formidling & udvikling. Arbejdet i DDB-sekretariatet tager udgangspunkt i at realisere missionen og - mere konkret - visionen for DDB. Grundpræmisser Der er en række etablerede grundpræmisser for samarbejdet i DDB. Sekretariatet skal i sit virke tage højde for disse. Det er bibliotekerne, der er den bærende innovationskraft i DDB. Det skal understøttes via uddeling af puljemidler til lokalt forankrede projekter og via bred inddragelse af bibliotekerne i DDB s udviklingsprojekter DDB skal bidrage til, at bibliotekerne kan supplere det lokale fysiske bibliotekstilbud med et attraktivt lokalt digitalt tilbud til borgerne Hvor der allerede er etableret løsninger, samarbejder m.v. skal DDB - så vidt det er muligt og hensigtsmæssigt - genbruge og understøtte videreudviklingen af det eksisterende DDB skal i videst muligt omfang eliminere dobbeltudvikling, dobbelt drift og dobbelt vedligehold af bibliotekernes digitale løsninger DDB skal tage hensyn til de lokale forhold og i videst muligt omfang give mulighed for lokal tilpasning af digitale løsninger DDB skal sikre en bred inddragelse af bibliotekerne og arbejde konsensusorienteret Disse centrale grundpræmisser for sekretariatets virke understøttes af, at sekretariatet jf. samarbejdsaftalen mellem KL og Kulturministeriet skal udføre en koordinerende og bestillende funktion: Samarbejdet tager især sigte på at løfte en række koordinerende og bestillende funktioner. Samarbejdet koordinerer driften af infrastrukturdelen og indkøbssamarbejdet, idet en række enkeltdele forventes driftet af leverandører, konsortier af kommuner, konsulenter mv. 3
3. Opgaver og mål for sekretariatet DDB-samarbejdets overordnede målsætninger kan kun effektueres, hvis de enkelte biblioteker har fokus på den. Målene for sekretariatets arbejde afspejler derfor, i hvor høj grad sekretariatet via varetagelsen af sine kerneopgaver formår at give et optimalt afsæt for indfrielsen af DDB-samarbejdets generelle målsætninger. De initiativer, som DDB igangsætter eller understøtter, skal have et af følgende formål: 1. Initiativet giver en synlig og målbar værdi for borgerne 2. Initiativet giver en synlig og målbar gevinst for bibliotekerne DDB-sekretariatet har følgende kerneopgaver: Etablering og vedligeholdelse af tilbud om brugerrettede digitale løsninger til bibliotekerne Forhandling af digitale licenser for bibliotekerne Beslutningsunderstøttende værktøjer til bibliotekerne Administration af den fælles it-infrastruktur Inddragelse i og lokal forankring af DDB s løsninger Der er aftalt følgende målsætninger for de enkelte kerneområder i aftaleperioden: Kerneopgaver Etablering og vedligeholdelse af tilbud om brugerrettede digitale løsninger til bibliotekerne Målsætninger DDB vil med afsæt i visionen for Det Sammenhængende Bibliotek øge bibliotekernes tilfredshed med de web og app-løsninger, DDB tilbyder. DDB vil med afsæt i visionen for Det Sammenhængende Bibliotek sikre, at bibliotekets brugere er tilfredse med de web- og appløsninger, DDB tilbyder. Forhandling af digitale licenser for bibliotekerne Udvikling og vedligehold af beslutningsunderstøttende værktøjer til bibliotekerne Administration af den fælles it-infrastruktur Inddragelse i og lokal forankring af DDB s aktiviteter DDB vil fastholde bibliotekernes nuværende generelt høje tilfredshed med DDB s indkøbsfællesskab. DDB vil forbedre grundlaget for bibliotekernes beslutninger på det digitale område ved at tilvejebringe flere tilgængelige data og mere relevant og let tilgængelig statistik. DDB vil arbejde for at øge performance i bibliotekernes itinfrastruktur samt have fokus på stabil drift DDB vil gennem løbende kommunikation skabe gennemsigtighed i DDB s aktiviteter og sikre, at der kommunikeres rettidigt. DDB vil understøtte den lokale forankring af DDB s leverancer og de forbedringer, der kan realiseres med dem. Målsætningerne er operationaliseret med konkrete mål i bilag 1. 4
4. Rapportering af resultater m.v. DDB-sekretariatet skal sikre, at DDB s styrende organer får indsigt i DDB s resultater og virksomhed. Som led heri rapporterer sekretariatet løbende om opnåede resultater og opfyldelse af målene efter de til enhver tid aftalte retningslinjer herfor. DDB s årlige tilfredshedsundersøgelse hos bibliotekerne spiller en central rolle i afrapportering. Rapporteringen drøftes med DDB s styregruppe og danner grundlag for resultatopfølgning. 5. Aftalens status Rammeaftalen ændrer ikke ved de almindelige instruktionsbeføjelser i forholdet mellem DDB s styregruppe og sekretariatet. Gældende lovgivning og hjemmelskrav, budget- og bevillingsregler, overenskomster mv. skal følges, med mindre der er tilvejebragt hjemmel til fravigelse. DDB s styregruppe kan tilbagekalde eller ændre aftalen eller dele heraf i kraft af de almindelige instruktionsbeføjelser. Som udgangspunkt skal mindre ændringer af aftalte målsætninger håndteres inden for de aftalte økonomiske rammer. Det samme gælder for mindre ændringer af de økonomiske rammer, som i udgangspunktet ikke giver anledning til en ændret opgavesammensætning eller ændringer i de krav, der stilles i forbindelse hermed. Større ændringer af DDB s opgaver eller af aftalte målsætninger vil altid give anledning til en genvurdering af rammeaftalen. Omfattende ændringer i de økonomiske rammer vil tillige give anledning til en genvurdering af målene i aftalen. Rammeaftalen er ikke til hinder for, at der sker tilførsel eller bortfald af bevillinger i forbindelse med ændringer i de organisatorske rammer for DDB-samarbejdet. 5
Bilag 1: Målsætninger og tilhørende mål Nr. Målsætning Mål nr. Mål Målemetode Spørgsmål 1 DDB vil med afsæt i visionen for Det Sammenhængende Bibliotek øge bibliotekerne tilfredshed med de digitale web og app-løsninger DDB tilbyder 1.1 Tilfredshedsscore på 3,8 på lokal digital web ved DDB tilfredshedsundersøgelse ved hjemmeside, dit bibliotek kan tilbyde brugerne ved hjælp af DDB CMS? 1.2 Tilfredshedsscore på 4,0 på digital app ved DDB tilfredshedsundersøgelse ved app, dit bibliotek kan tilbyde brugerne? 1.3 Tilfredshedsscore på 4,0 på nettjenester DDB tilfredshedsundersøgelse ved Hvor tilfreds er du med de nettjenester dit bibliotek kan tilbyde brugerne? 2 DDB vil med afsæt i visionen for Det Sammenhængende Bibliotek sikre, at bibliotekets brugere er tilfredse med de digitale web- og app-løsninger DDB tilbyder 2.1 Tilfredshedsscore på 4,0 på digital web ved 2.2 Tilfredshedsscore på 4,0 på digital app ved Repræsentativ brugerundersøgelse, der gennemføres blandt bibliotekernes brugere senest ved Repræsentativ brugerundersøgelse, der gennemføres blandt bibliotekernes brugere senest ved hjemmeside, dit bibliotek tilbyder dig? app, dit bibliotek tilbyder dig? 2.3 Tilfredsscore på 4,0 på nettjenester Repræsentativ brugerundersøgelse, der gennemføres blandt bibliotekernes brugere senest ved Hvor tilfreds er du med de digitale tilbud (opremsning af tilbud - ereol, Litteratursiden) dit bibliotek tilbyder dig?
Nr. Målsætning Mål nr. Mål Målemetode Spørgsmål 3 DDB vil fastholde den store tilfredshed, der er med DDB s indkøbsfællesskab 3.1 Tilfredshedsscore på 4,2 DDB tilfredshedsundersøgelse ved Hvor tilfreds er du med de priser og aftalevilkår, som bliver forhandlet hjem på licensområdet? 4 DDB vil via flere tilgængelige data og mere statistik forbedre grundlaget for bibliotekernes beslutninger på det digitale område 5 DDB vil arbejde for at øge performance i it-infrastrukturen og fokus på forsyningssikkerhed 6 DDB vil gennem sin løbende kommunikation skabe gennemsigtighed i DDB s virksomhed og sikre, at der kommunikeres rettidigt 4.1 Tilfredshedsscore på 4,0 DDB tilfredshedsundersøgelse ved 5.1 Performanceforbedring på 20% Svartidsmålinger for 3 specifikke søgninger i DDB CMS skal i gennemsnit forbedres med 20 procent senest ved ud fra en basismåling (der senest gennemføres ved udgangen af 2. halvår 2018) 6.1 Tilfredshedsscore på 4,0 DDB tilfredshedsundersøgelse ved Hvor tilfreds er du med det beslutningsgrundlag, du får via DDB's statistikker og rapporter? NA Hvor tilfreds er du med det generelle informationsniveau fra DDB (fx nyhedsbreve, emails, arrangementer)? 7 DDB vil understøtte den lokale forankring af DDB s leverancer og de forbedringer, der kan realiseres med dem. 7.1 Tilfredshedsscore på 4,0 DDB tilfredshedsundersøgelse ved værdi, DDB's løsninger giver dig?