STIFTSRÅD - Ribe Stift

STIFTSRÅD - Ribe Stift Referat Dato: 26. februar 2010 Tid: kl. 13.00 Sted: Korsbrødregade 7, Ribe Møde: nr. 3 Dokument nr.: 3301-10 Mødedeltagere: Alex Birger Wejse, Bent Nielsen, Bjarne Lindberg Sørensen, Elisabeth Dons Christensen,, Hasse Neldeberg Jørgensen, Johannes Johansen Lund, Kurt Christian Andersen Kuhlmann, Paul Anton Martinussen, Peter Lauridsen Hundebøll, Thomas Bernhard Kristensen. Afbud: Ingrid Lisby Schmidt (mail 11/1), Else Marie Riis Madsen (mail 18/2), Jens Torkild Bak (mail 25/2), Per Bach (tlf. 26/2) Fra Stiftsadminstrationen: Benedikte Holm, Jette Jepsen og Thue Raakjær Jensen Dagsorden Referat 1. Godkendelse af dagsorden. Godkendt med tilføjelse i punkt 4.1. 2. Kapitalforvaltning 2.1. Sidste møde i den gamle bestyrelse Henrik Schultz, tidl. medlem, var indkaldt fortalte om oplevelser og historien vedr. fælleskapitalforvaltning, som gennemføres pr. 1. juli 2010. Nykredit og Jyske Bank blev valgt. 2.2. Møde i bestyrelsen 24/2 v. Bent Nielsen Referat uddelt. - den nye bestyrelse fik først en orientering om forløbet. - Jyske Bank Invest F.M. blev valgt som administrator for de 2 - Nykredit og Jyske Bank. - investeringer skal ske efter bestemte regler samt afvejning af risiko og forrentning. - enkelte ting mangler endnu afklaring i Kirkeministeriet. 3. Siden sidst 3. 1. Orientering v. formanden 30. jan. om bloktilskud på Nyborg Strand formanden kom ikke til mødet pga. vejret. - 5. feb. møde ang. mellemkirkeligt Elsemarie Madsen deltog ønsker et lokalt udvalg. -brev fra Ballum ang. medlemskab af RAMS. Ikke et stiftsrådsanliggende, men kan evt. rejses på RAMS næste repræsentantsakbsmøde. 3.2. Orientering v. biskoppen Pressens dækning af forbrug i Folkekirken Ribe Stift er ikke hængt ud. Nu er det biskoppernes husleje, som pressen går efter. - ny stiftsjurist Kirstine Frank Jensen ansat pr. 1/3. Provstierne giver et tilskud til lønnen på t.kr. 15,

STIFTSRÅD - Ribe Stift Referat pr. provsti pr. år, som skal bruges til kursusvirksomhed. - Stiftet tilbyder generel rådgivning i h.h.t. et ydelseskatalog - nogle mod betaling. - Grene Provsti nu helt og fuldt med i hjemmesideprojekt. - Ministersamråd 22/2, forslag om at provstestillinger skal være faste stillinger. - bloktilskud ikke aktuelt nu. - præsternes efteruddannelse afventer et minister/bispesamråd i juni. Ribe Stift er med i et pilotprojekt om uddannelsesstillinger. - kirkeministeriet bryder sig ikke om de mange sager om ophævelse af bopælspligt. - Dåbsudvalgets undersøgelse er nu offentliggjort. Forslag til anordning kommer til høring. 4. Regnskab Stiftsbidrag 2009 4.1. Indstilling: Regnskabet godkendes, dog således af der under ydelse 2921 (provstikuser) overføres overskud fra 2009 til budget 2010 Bilag 4.1 Regnskab 2009. Indstillingen fulgt. 5. Udskrivning 2011 5.1. Udskrivnings procent (max 1,0) Bilag 5.1 beregning på forskl. procenter. 6. Regnskab for kapitalforvaltning 2009 Udskrivningsprocent i 2011: 0,45 Stiftsrådet forventer i forhold til budget 2010: Nyt projekt folkekirkens TV: kr. 75.000 Til udvalg afsættes: kr. 125.000 (Mellemkirkeligt arbejde, Stiftsudv. for mission, F og R samt evt. andre udvalg) Stiftsrådet bemærker, at der så ikke længere udsendes opfordring til indbetaling til Stiftsudvalget for Mission. 6.1. Indstilling: Udbetaling af merrente 1,00%, der hensættes kr. 700.000 til nyt SØS (økonomi-system) Bilag 6.1 bemærkninger. Indstillingen fulgt. 7. Fastsættelse af rente for 2011 7.1. Indstilling: Renten fastholdes med: Indlån: 3% Udlån: 4% Indstillingen fulgt.

STIFTSRÅD - Ribe Stift Referat 8. Nyt SØS Stifternes Økonomisystem 8.1. Indstilling: Den økonomiske ramme for løsningen samt rammen for udskiftningen godkendes. Indstillingen fulgt. 9. Mellemkirkeligt arbejde 9.1. Drøftelse af kommende struktur for mellemkirkeligt arbejde i h.t. oplæg fra Mellemkirkeligt stiftsudvalg. 9.2. Valg af medlem til Mellemkirkeligt Råd. Indstillingen: Bodil Raakjær Jensen genvælges. Bilag 9.1. Notat ang. mellemkirkeligt arbejde. 9.1. - Det nuværende udvalg fortsætter ind til videre og afventer endelig udvalgsstruktur i Stiftet 9.2. Indstillingen fulgt. Det forventes at BRJ arbejder i tæt samarbejde med Stiftsrådet. Stiftsrådet anerkender det arbejde, som ligger bag notatet. 10. Eventuelle frigivelser/låneansøgninger 10.1 evt sager. Oversigt over lån og frigivelse udl. v. mødet Orientering om frigørelsessag i Agerskov. 10. Eventuelt 10.1 Næste møde Onsdag den 24. marts kl. 13.00 Johannes J. Lund ang. kirken i Vikingehavnen i Bork. Biskoppen indvier kirken som kapel det betyder, at biskoppen skal spørges, hvis kapellet skal bruges til dåb. Alex Birger Wejse, Bent Nielsen, Bjarne Lindberg Sørensen, Elisabeth Dons Christensen, Hasse Neldeberg Jørgensen, Johannes Johansen Lund, Kurt Christian Andersen Kuhlmann, Paul Anton Martinussen, Peter Lauridsen Hundebøll,

STIFTSRÅD - Ribe Stift Referat Thomas Bernhard Kristensen

Bilag 4.1 Stiftsbidrag Ydelses kode Budget 2010 Regnskab 2009 vedtaget 8. jan 2010 note A. Samlet bidrag kr 1.427.206,00 kr 1.322.521,00 Overførsel Ekstra indbetaling kr 0,00 Ikke budget kr 0,00 Ikke forbrugt sidste år kr 405.204,08 kr 298.183,33 I alt kr 405.204,08 kr 298.183,33 Kommunikation Hjemmeside incl Stiftsoplysninger/Stifts Årbog 2912 kr 50.000,00 kr 23.817,13 Kommunikationsopgaver 2913 kr 450.000,00 kr 450.000,00 Nyhedsbrev incl porto 2914 kr 75.000,00 kr 57.295,75 Stiftsbog afløser for Stifts Årbog 2912 kr 65.000,00 kr 65.252,25 I alt kr 640.000,00 kr 596.365,13 Stiftsmøde Halleje, kaffe, honorar 2915 kr 35.000,00 kr 30.125,00 I alt kr 35.000,00 kr 30.125,00 Udvalg 2916 (1052) Mellem kirkeligt arbejde kr 40.000,00 kr 16.794,12 Stiftsudvalget for Mission/Folkekirke og Religionsmøde kr 0,00 I alt kr 40.000,00 kr 16.794,12 Formidling af kristendom Stiftssamling 2918 kr 95.000,00 kr 87.437,99 Drift rel.pæd. 2911 kr 115.000,00 kr 34.077,94 I alt kr 210.000,00 kr 121.515,93 Efteruddannelse præster Stiftspræstemøde 2919 kr 165.000,00 kr 141.074,07 Kursus præster 2920 kr 215.000,00 kr 93.963,85 Provstikurser eksterne 2921 kr 250.000,00 kr 215.362,20 I alt kr 630.000,00 kr 450.400,12 Diverse Div 2922 kr 5.000,00 kr 299,95 I alt kr 5.000,00 kr 299,95 Overførsel til næste år Ekstra indbetaling Ikke budget Resultat i alt kr 272.410,08 kr 405.204,08 Overført til Navision Balance kto.nr. 779510 kr 405.204,08 F:\Videndeling\Sekretariat\BOGHOLDERI\Stiftsbidrag\Stiftsbidrag 2010.xlsx

Bilag 4.1 Note A Der kan foretages overførsel fra år til år vha. begrundet henlæggelse inden for hver konto. Udligning af over og underskud kan ske indenfor gruppen (f.eks. formidling af kristendom) F:\Videndeling\Sekretariat\BOGHOLDERI\Stiftsbidrag\Stiftsbidrag 2010.xlsx

Bilag 5.1 Fordeling Stiftsbidrag 2011 udskrivningsprocent: 0,4 2010 Provstier Kommune Lokal ligning 2009 Fordeling i % på kommune Fordeling i % på provsti Bidrag fordelt på kommune Bidrag fordelt på provsti Bidrag fordelt på provsti Tønder Tønder 49.890.000 13,89 13,89 199.560 199.560 179.885 Ribe Dom Esbjerg 35.528.125 9,89 9,89 142.112 142.112 142.774 Skads Esbjerg 54.625.884 15,21 16,27 218.504 233.792 236.732 Fanø 3.822.000 1,06 15.288 Grene Vejle 19.671.000 5,48 12,19 78.684 175.206 167.400 Billund 24.130.571 6,72 96.522 Varde Varde 49.489.164 13,78 13,78 197.957 197.957 219.755 Skjern Ringkøbing Skjern 35.678.146 9,93 9,93 142.713 142.713 143.563 Ringkøbing Ringkøbing Skjern 31.510.692 8,77 12,06 126.043 173.227 164.910 Holstebro 11.796.017 3,28 47.184 Malt 43.100.910 12,00 12,00 172.404 172.404 172.188 1.436.970 Total 359.242.509 100 100 1.436.970 1.436.970 1.427.206 udskrivningsprocent: 0,42 2010 Provstier Kommune Lokal ligning 2009 Fordeling i % på kommune Fordeling i % på provsti Bidrag fordelt på kommune Bidrag fordelt på provsti Bidrag fordelt på provsti Tønder Tønder 49.890.000 13,89 13,89 209.538 209.538 179.885 Ribe Dom Esbjerg 35.528.125 9,89 9,89 149.218 149.218 142.774 Skads Esbjerg 54.625.884 15,21 16,27 229.429 245.481 236.732 Fanø 3.822.000 1,06 16.052 Grene Vejle 19.671.000 5,48 12,19 82.618 183.967 167.400 Billund 24.130.571 6,72 101.348 Varde Varde 49.489.164 13,78 13,78 207.855 207.855 219.755 Skjern Ringkøbing Skjern 35.678.146 9,93 9,93 149.848 149.848 143.563 Ringkøbing Ringkøbing Skjern 31.510.692 8,77 12,06 132.345 181.888 164.910 Holstebro 11.796.017 3,28 49.543 Malt 43.100.910 12,00 12,00 181.024 181.024 172.188 1.508.819 Total 359.242.509 100 100 1.508.819 1.508.819 1.427.206

Bilag 5.1 udskrivningsprocent: 0,45 2010 Provstier Kommune Lokal ligning 2009 Fordeling i % på kommune Fordeling i % på provsti Bidrag fordelt på kommune Bidrag fordelt på provsti Bidrag fordelt på provsti Tønder Tønder 49.890.000 13,89 13,89 224.505 224.505 179.885 Ribe Dom Esbjerg 35.528.125 9,89 9,89 159.877 159.877 142.774 Skads Esbjerg 54.625.884 15,21 16,27 245.816 263.015 236.732 Fanø 3.822.000 1,06 17.199 Grene Vejle 19.671.000 5,48 12,19 88.519 197.107 167.400 Billund 24.130.571 6,72 108.588 Varde Varde 49.489.164 13,78 13,78 222.701 222.701 219.755 Skjern Ringkøbing Skjern 35.678.146 9,93 9,93 160.552 160.552 143.563 Ringkøbing Ringkøbing Skjern 31.510.692 8,77 12,06 141.798 194.880 164.910 Holstebro 11.796.017 3,28 53.082 Malt 43.100.910 12,00 12,00 193.954 193.954 172.188 1.616.591 Total 359.242.509 100 100 1.616.591 1.616.591 1.427.206

Bilag 6.1 Bemærkninger til Balance pr. 31/12-2009 Obligationsbeholdningen er optaget til nominel værdi i regnskabet. Forskellen mellem nominel værdi og børskursen er bogført på konto 952 urealiseret kursgevinst/tab med tab 4.748.119,14 kr. Nominel beholdning er 418.021.200,45 kr. og den bogførte købs-kursværdi er 422.769.319,55 kr. Ved kursregulering pr. 31/12-2009 er der på konto 604 bogført en urealiseret kursgevinst på 4.308.628,26 kr. Der er sket en omlægning fra aftalekonti til obligationer for at forbedre forrentningen, samt det at overgangen til fælleskapitalforvaltning er blevet forsinket. Ved udtrækninger i 2009 er stiftsmidlerne blevet geninvesteret i 5% og 6% obligationer. Udlån i 2009 er forrentet med 4% og kirke og embedsmidler er forrentet med aconto 3,5%. Regulering vedr. 2008 med 1,30% er udbetalt i juni termin 2009. Driftsoverskud 2009 til udlodning kr.6.999.417,42 er bogført på konto 608. For 2009 vil der således i juni 2010 kunne udbetales en positiv merrente på 1,11%. Stiftsadministrationen anbefaler at der hensættes 700.000,- kr. i 2009 til afholdelse af udgifter i 2010 vedrørende investering i NYT SØS Stifternes Økonomi System. Driftsoverskud 2009 reduceres til 6.299.417,42 kr. og den positive merrente til 1,00 % som udbetales i juni 2010. Tilgang af stiftsmidlerne forløber stabilt. Brutto er der indgået kr.34,5 mill. nye gravstedskapitaler, netto ca. kr. 25,6 mill., da der er i juni 2009 er udbetalt kr. 8,9 mill. i hjemfaldne gravstedskapitaler. Stiftsmidlernes betaling for ressourceforbrug til administrationen aflønnet af fællesfonden er i 2009 beregnet til 217.667,00 kr. bogført på konto 628. Beregningen er sket ud fra 2.980 fakturerede gravstedsaftaler i forhold til medgået løn og kontorholdsomkostninger. 991 Indlån Stiftsmidler Embedsmidler Kirkemidler I alt 901 Ekspropriationserstatninger 1.140.540,37 11.421.627,13 12.562.167,50 902 Salgssummer 19.856.769,94 757.263,66 20.614.033,60 903 Tiendeafløsning - 2.051.005,51 2.051.005,51 904 Grundbyrdeafløsning 15.403,97-15.403,97 905 Fremtidige gravstedskapitaler - 3.575.205,56 3.575.205,56 906 Nuværende gravstedskapitaler - 473.902.171,67 473.902.171,67 907 Hjemfaldne gravstedskapitaler - 7.982.915,31 7.982.915,31 908 Andet indlån med rente 566.179,94 2.163.356,20 2.729.536,14 909 Andet indlån (tidl. uden rente) 15.464.219,55 15.464.219,55 916 Nuv. gravstedskapitaler m. rate - 98.403.853,06 98.403.853,06 917 Hjemfaldne gravstedskapitaler m. rate - 4.543.693,51 4.543.693,51 I alt 37.043.113,77 604.801.091,61 641.844.205,38 Dato: 2. Februar 2010 Benedikte Holm, Kontorchef Jette Jepsen, Bogholder

Alle stiftsråd Kirkeministeriet Frederiksholms Kanal 21 Postboks 2123 1015 København K www.km.dk Telefon 3392 3390 Telefax 3392 3913 e-post km@km.dk Dokument nr.: 5555/10 Udskiftning af stifternes IT-system til kapitaladministration Dato: 26. januar 2010 Stifterne har siden 1996 anvendt IT-systemet Stifternes Økonomi System forkortet SØS til administration af ind- og udlån, investeringer samt administration af gravstedsaftaler. Systemet er baseret på et Concorde XAL system, der ikke længere vedligeholdes og videreudvikles fra leverandørens side. Herudover er løsningen udviklet på et tidspunkt, hvor ind- og udlån var fast forrentet til 4 procent om året, udveksling af data elektronisk med kirkegårde ikke eksisterede m.v. Det er derfor nødvendigt at foretage en udskiftning af stifternes it-system til kapitaladministration og administration af gravstedsaftaler, hvis udgiften afholdes af kapitalejerne. Formålet med dette brev er at orientere de nye stiftsråd om planen for den igangværende udskiftningsproces, og hvornår projektet forelægges stiftsrådene til godkendelse. Frem til 2007 oppebar fællesfonden den renteindtægt, der lå over den faste indlånsrente, og fællesfonden oppebar evt. kursgevinster og kurstab. Herudover oppebar fællesfonden det fulde afkast af præsteembedekapitaler indbetalt til stiftet. Fællesfondens indtægt dækkede udgifterne ved kapitalforvaltningen. Fra 2007 har kirkekasserne fået den fulde forrentning af kapitalerne. I forbindelse med ændringen realiserede fællesfonden et kurstab på 18,7 mio. kr. ved udgangen af 2006. Ændringen fra 2007 indebar bl.a., at udgifterne vedrørende kapitalforvaltningen skulle afholdes af afkastet af kapitalerne, herunder udgifter til itsystemet. Fra 2007 har de lokale kasser fået udbetalt en acontorente i budgetåret, mens evt. merforrentning fratrukket administrationsomkostninger først er blevet udbetalt i juni måned året efter. Kirkeministeriets IT-kontor har i samarbejde med stifterne forberedt et EUudbud af udskiftningen af SØS, der skønnes at ville koste 3-5 mio. kr. over en seksårig periode. Kirkeministeriet har efter drøftelse med stiftsrepræsentanterne i styregruppen for projektet valgt at gennemføre en prækvalifikation af mulige tilbudsgivere samtidig med, at stiftsrådene orienteres om projektet. Projektbeskrivelsen til prækvalifikationen vedlægges. Projektet er i kort form beskrevet på side 3.

Prækvalifikationen indebærer, at interesserede leverandører kan tilkendegive, om de ønsker at afgive tilbud. Kirkeministeriets IT-kontor vil iværksætte prækvalifikationen i uge 4. Det endelige udbudsmateriale vil blive sendt til stiftsrådene i uge 8. Stiftsrådene vil på det tidspunkt blive anmodet om at godkende rammerne for løsningen samt den økonomiske ramme for udskiftningen (fortroligt af hensyn til udbuddet). Selve udbuddet sættes således ikke i værk uden stiftsrådenes godkendelse. Kirkeministeriet Dokument nr.: 5555/10 Side 2 Herefter vil selve udbuddet blive gennemført. Styregruppen for projektet, dvs. ministeriet, IT-kontoret og tre stiftskontorchefer, vil træffe beslutning om, hvem der skal indgås kontrakt med ud fra tilbuddenes opfyldelse af udbudskriterierne. Stiftsrådene vil blive orienteret om udfaldet, når kontrakten er på plads. Med venlig hilsen Klaus Kerrn-Jespersen Økonomichef

Beskrivelse System til kapitaladministration og administration af gravstedsaftaler dokument nr. 6691/10 25. januar 2010

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1. Udbuddet... 3 1.2. Vision for anskaffelsen... 3 2. Organisation og afgrænsning... 4 2.1. Kirkeministeriet og folkekirkens organisatoriske rammer... 4 2.2. Afgrænsning... 4 2.3. Projektets organisering og rammer... 5 3. Den nuværende løsning og processer... 6 4. Den ønskede løsning... 7 4.1. Omgivelserne... 8 4.2. Gravstedsaftalemodulet... 9 4.3. En central database for gravstedsaftaler... 10 4.4. Fakturering og betaling... 11 4.5. Kapitaladministrationsmodulet... 11 Side 2 Bilag Bilag 1 Bilag 2 Nøgletal Eksempel på en gravstedsaftale Læsevejledning Afsnit 1 beskriver udbuddet og visionen for anskaffelsen. Afsnit 2 giver en beskrivelse af folkekirken samt af projektets organisering og udbuddets afgrænsning. Afsnit 3 indeholder en kort beskrivelse af den nuværende løsning og de tilhørende processer. Afsnit 4 beskriver den ønskede løsning. Nøgletal samt eksempel på en gravstedsaftale findes i bilag 1 og 2.

1. Indledning Dette notat indeholder en første beskrivelse af den ønskede løsning i forhold til nedenstående udbud. Notatet er udarbejdet med henblik på at give ansøgeren en bedre forståelse af opgavens omfang og overordnede karakter. Der gøres opmærksom på, at materialet er foreløbigt. De endelige krav vil fremgå af kravspecifikationen, som udsendes med opfordringen til at afgive tilbud. Materialet er således alene til ansøgerens foreløbige orientering. Side 3 1.1. Udbuddet Udbuddet omfatter anskaffelsen af et system til kapitaladministration og administration af gravstedaftaler, som består af tre sammenhængende elementer: 1. Omlægning af folkekirkens kapitaladministration fra det nuværende Stifts ØkonomiSystem (SØS) til en Navision Stat løsning. Kapitaladministrationssystemet er i princippet et banksystem til styring af indlån og udlån med tilhørende rente- og terminsberegninger, betalingsstrømme m.v. I omlægningen er desuden inkluderet en betalings- og faktureringsdel. Standard Navision funktionalitet forventes anvendt i størst muligt omfang. Såfremt det er nødvendigt for at understøtte den konkrete opgaveløsning jf. kravspecifikationen, kan der desuden blive tale om levering af funktionalitet fra andre Navision baserede løsninger for eksempel en brancheløsning og/eller om udvikling. (Beskrevet i afsnit 4.4 og 4.5) 2. Et formodul til ovenstående Navision løsning til registrering af gravstedsaftaler 1. Registreringen skal både kunne foregå via en webindberetning og fra eksisterende eksterne systemer via en snitfladeløsning. Betalingen for ydelserne danner grundlag for indlån (kaldet gravstedskapitaler) i kapitaladministrationssystemet. Gravstedsaftalemodulet skal kunne håndtere indberetning af såvel beløb som øvrige data fra en gravstedsaftale. I dag er en stor del af arbejdsgangene omkring gravstedsaftaler manuelle og papirbaserede, disse ønskes digitaliseret og automatiseret med denne løsning. (Beskrevet i afsnit 4.2) 3. En tilhørende landsdækkende central database til arkivering af gravstedsaftale data. 4. I denne skal data for alle omfattede gravstedsaftaler arkiveres. Det skal være muligt herfra at udskrive en konkret gravstedsaftale. Det skal ligeledes være muligt at foretage geografisk baserede udtræk fra databasen. (Beskrevet i afsnit 4.3) 1.2. Vision for anskaffelsen Med leverancen ønskes et tidssvarende værktøj til at understøtte kapitaladministrationsopgaven samt understøttelse af en effektiv, digital arbejdsgang mellem kirkegårde og stifter omkring gravstedsaftaler herunder afskaffelse af unødvendige fysiske arkiver. 1 Om levering af vedligeholdelsesydelser m.m. fra en kirkegård til et gravsted i flere år.

Løsningen skal give brugerne en oplevelse af sammenhæng mellem kirkegård, provsti og stift, og herigennem understøtte samarbejdet mellem de forskellige interessenter på området. Den forventes desuden at understøtte den digitale kompetenceudvikling på alle niveauer. På sigt er det tanken, at gravstedsaftaledelen udvikles til at være en borgervendt løsning på linje med andre borgerserviceløsninger. Denne funktionalitet vil indgå som en option til aftalen. Side 4 2. Organisation og afgrænsning 2.1. Kirkeministeriet og folkekirkens organisatoriske rammer Kirkeministeriet er den folkekirkelige centralstyrelse og administrerer bevillinger til den finanslovsfinansierede del af folkekirken. Ministeriet udarbejder budget for folkekirkens fællesudgifter og fastsætter størrelsen af landskirkeskatten. Derudover udarbejder ministeriet lovforslag og udsteder generelle og konkrete administrative forskrifter for det kirkelige område. Landet er geografisk opdelt i 10 stifter med tilhørende stiftsråd. Hvert stift administreres af en stiftsøvrighed, som består af biskoppen og stiftsamtmanden, og som administrativt understøttes af stiftsadministrationen ledet af en stiftskontorchef. Stiftsøvrighederne fungerer som tilsyn for stiftets kirker og kirkegårde og træffer afgørelse i en lang række sager. Stiftsrådene bestyrer bl.a. kirkers og præsteembeders kapitaler, gravstedskapitaler m.v. (samlet benævnt stiftsmidlerne). Hvert stift er opdelt i en række provstier med tilhørende provstiudvalg. Provstiudvalgene varetager økonomiske anliggender: fastsættelse af størrelsen af ligningsbeløb til de kirkelige kasser, godkendelse af budgetter og regnskaber for de kirkelige kasser, tilsyn med kirker og kirkegårdes vedligeholdelse samt godkendelse af kirkegårdstakster. Hvert provsti er inddelt i et antal sogne med tilhørende menighedsråd. Menighedsrådene bestyrer de selvejende kirker og kirkegårde og de til præsteembederne hørende præstegårde, ansætter og afskediger kirkefunktionærer, træffer beslutning om en række lokale kirkelige forhold, samt medvirker ved besættelse af præstestillinger i sognene. Kirkeministeriet, stiftsøvrighederne, provstiudvalgene og menighedsrådene er selvstændige myndigheder, der arbejder tæt sammen om administration i folkekirken. Af særlig relevans for dette udbud er menighedsrådenes bestyrelse af kirkegårdene og stifternes opgave med tilsyn i forhold hertil, provstiudvalgenes godkendelse af kirkegårdstakster, samt stiftsadministrationernes rolle som bestyrer af stiftsmidlerne. 2.2. Afgrænsning Langt de fleste af de ca. 2100 folkekirkelige kirkegårde bestyres af de enkelte menighedsråd eller af flere menighedsråd i fællesskab.

I 11 kommuner 2 med ca. 40 kirkegårde og ca. 30 % af begravelserne bestyres de folkekirkelige kirkegårde af kommunerne. Disse kirkegårdes økonomi er uafhængig af folkekirken og skal ikke understøttes af systemet. Side 5 2.3. Projektets organisering og rammer Kirkeministeriets IT-Kontor Kirkeministeriets IT-Kontor (ITK) er folkekirkens centrale it-funktion og den formelle kontraktspart (kunden). IT-Kontorets rolle er at forestå arbejdet med at anskaffe og implementere systemet. IT-Kontoret står derfor for projektledelsen i forbindelse med opgaven. Desuden har IT-Kontoret ansvaret for, at anskaffelsen sker i overensstemmelse med folkekirkens it-strategi, herunder it-arkitektur og i øvrigt opfylder nødvendige sikkerhedsmæssige krav. Projektorganisation Projektet er indtil videre organiseret med en styregruppe med deltagelse af tre stiftskontorchefer, kontorcheferne for Kirkeministeriets 1. kontor (økonomi) og 2. kontor (styrelse) samt chefen for IT-Kontoret. Projektorganisationen, der desuden omfatter to arbejdsgrupper, er vist i nedenstående figur. Figur 1. Projektets organisering I kontraktperioden etableres en særlig projektorganisation bestående af styregruppe og projektledelse med deltagelse af såvel leverandør som udbudsgiver til at håndtere samarbejdet mellem disse omkring leverancen. Forprojekt Denne beskrivelse samt det efterfølgende udbud er udarbejdet på baggrund af et forprojekt, som har kørt i efteråret 2009 med deltagelse af medarbejdere fra kirkegårde og stifter. I forprojektet har to arbejdsgrupper arbejdet med dels at kortlægge de nuværende arbejdsgange, dels at opstille krav og forventninger til nye arbejdsprocesser med ny it-understøttelse. 2 København, Frederiksberg, Gentofte, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Hillerød, Odense, Esbjerg, Århus, Randers og Aalborg.

Deltagelse i løsningsdesign Det kan forventes, at deltagere i arbejdsgrupperne kan indgå som sparringspartnere i fastlæggelse af den endelige konfigurering/implementering af løsningen i kontraktperioden. Side 6 3. Den nuværende løsning og processer Det nuværende StiftsØkonomiSystem (SØS) er fra 1995. Det er udviklet i Concorde XAL, og driftsafvikles lokalt i stifterne. Det har oprindelig været anvendt til både kapitaladministration og som økonomisystem for stiftsadministrationerne. Økonomistyringsdelen er for et par år siden lagt over i et fælles Navision FF 3. SØS løser stadig kapitaladministrationsopgaven, men skal som den øvrige del af den oprindelige løsning lægges over i et nyt system. Systemet er at sammenligne med et banksystem med indlån, udlån, forrentning af kapital m.v. Generelt skal det nye system løse den samme opgave, som det nuværende. For en beskrivelse af indholdet i såvel SØS som Ny SØS henvises derfor til afsnit 4. Gravstedsaftaler - en flerårig købsaftale om ren- og vedligeholdelse, grandækning, blomster mv. (kaldet legataftaler) - indgås i dag på papir/elektronisk blanket på kirkegårdskontorerne. Når aftalekøberen har skrevet under, sendes papirdokumentet til den lokale stiftsadministration, som står for opkrævning af betalingen og for forvaltning af beløbet i aftalens løbetid (typisk 10-30 år), hvilket udgør en stor del af kapitaladministrationen. Stiftsadministrationen registrerer aftalen i SØS, udsender faktura og gemmer aftalen i et papirarkiv. Når betalingen er modtaget, sender mange stifter en indbetalingsbesked til kirkegården, som registrerer, at betalingen har fundet sted. Dette foregår på mange kirkegårde i et kirkegårdsadministrationssystem, som anvendes til at styre arbejdet på kirkegården, og som derfor også indeholder de leverancer, der er aftalt i gravstedsaftalen. Samtidig findes der også en del kirkegårde uden et kirkegårdssystem, som fortsat anvender manuelle registreringer. Disse har som hovedregel adgang til en pc med internetadgang. I stiftet bliver det indbetalte beløb indsat på menighedsrådets indlånskonto i stiftet og indgår dermed i stiftets kapitaladministration. Stifterne fungerer desuden som realkreditinstitut for menighedsrådene og har mulighed for at udlåne penge til visse formål eksempelvis til renovering eller bygning af ny sognegård. Stifterne har pligt til at forrente kapitalerne bedst muligt inden for visse givne rammer. Ud over udlån samt placering på udvalgte konti har stifterne derfor hidtil i høj grad købt og solgt obligationer. Fremadrettet vil kapitalforvaltningen være outsourcet til to professionelle kapitalforvaltere med en kapitaladministrator til at koordinere. 3 Navision Fællesfond driftes af KMD A/S. I dag Navision Stat 3.6. Implementeringen skal ske i Navision Stat 5.1.

Visse stifter har kun få gravstedsaftaler/-kapitaler, idet de fleste kirkegårde her er kommunale 4 og derfor selv står for kapitaladministrationen. Dette gælder eksempelvis Københavns stift. Bilag 1 giver en række nøgletal på området. Side 7 4. Den ønskede løsning Den ønskede løsning er skitseret i den følgende figur. Figur 2. Principskitse over det ønskede løsning Figuren illustrerer den ønskede løsning og de vigtigste omgivelser. Det nuværende SØS indeholder kapitaladministration, fakturering og betaling samt en manuel registrering af gravstedsaftaler. Forventningerne til det nye system samt de foreløbige ønsker til indholdet i systemet gennemgås i det følgende. 4 Jfr. afsnit 2.1. er understøttelse af midler og gravstedsaftaler fra de kommunale kirkegårde ikke en del af dette udbud.

4.1. Omgivelserne Kapitalforvaltningen Kapitalforvaltningen er ændret i forhold til den nuværende løsning. Som nævnt, vil kapitalforvaltningen være outsourcet til to professionelle kapitalforvaltere med en kapitaladministrator til at koordinere. Relationen til kapitalforvaltningen vil være beskrevet i det endelige udbudsmateriale. Side 8 Eksisterende kirkegårdssystemer På kirkegårdene anvendes kirkegårdsadministrationssystemer fra 3-4 forskellige leverandører. I systemerne findes data til identifikation af et gravsted. Samtidig registreres den aftalte vedligeholdelse mv. også heri. Endelig udarbejdes det tilhørende gravstedsbrev i disse systemer. Det betyder, at kirkegårdssystemerne indeholder de fleste eller alle de data, som anvendes i forbindelse med udfyldelse af en gravstedsaftale. Den ønskede løsning skal via en fastlagt snitflade skabe mulighed for, at data fra de eksisterende kirkegårdssystemer kan genbruges i forbindelse med udarbejdelse af en gravstedsaftale. Snitfladen fastsættes af ITK efter en dialog om den konkrete udformning af snitfladen med leverandøren af gravstedsaftalemodulet (dette udbud) og leverandørerne af kirkegårdssystemerne. En skabelon til en gravstedsaftale I det endelige udbudsmateriale vil være fastsat en skabelon til en gravstedsaftale og dermed til hvilke data, som skal indberettes i webløsningen henholdsvis overføres fra et kirkegårdssystem. Et eksempel på en gravstedsaftale er vist i bilag 2. Et elektronisk varekatalog Tilsvarende vil der være specificeret et varekatalog, som vil indeholde de varer, ydelser og tilhørende priser, som kan indgå i en gravstedsaftale. Varekataloget er en database, der udvikles af ITK, og som kan tilgås fra såvel webindberetningsdelen af gravstedsaftalemodulet som fra de eksisterende kirkegårdssystemer. Varekataloget vil være landsdækkende og have status af den autoriserede kilde til de varer og ydelser med tilhørende priser, som kan vælges på en konkret kirkegård. Varer, ydelser og priser vil blive vedligeholdt af de enkelte provstier. Udbudsmaterialet vil indeholde en beskrivelse af, hvordan kommunikationen med varekataloget kan etableres. Driftsafvikling Som nævnt i afsnit 3 er driften af det nuværende Navision FF outsourcet, mens driften af det nuværende SØS varetages af ITK. Det er forventningen, at driften af den nye løsning er outsourcet, og at systemet skal driftsafvikles sammen med Navision FF.

4.2. Gravstedsaftalemodulet Arbejdsgangene er i dag papirbaseret, som beskrevet i afsnit 3. I det følgende redegøres for de overordnede rammer for det kommende gravstedsaftalemodul. De endelige krav vil fremgå af udbudsmaterialet. Den følgende figur viser en principskitse for det ønskede modul til indberetning af gravstedsaftaler med tilhørende omgivelser. Side 9 Figur 3. Principskitse over det ønskede gravstedsmodul Nedenfor beskrives en række vigtige egenskaber ved den ønskede løsning. En gravstedsaftale skal kunne oprettes på to måder Modulet skal kunne anvendes af to forskellige brugergrupper: Dels kirkegårdsledere og andre medarbejdere på kirkegårdskontoret, som opretter gravstedsaftaler og i forvejen har et kirkegårdssystem. Dels graveren og/eller kirkeværgen (menighedsrådsmedlem) på kirkegårde uden et kirkegårdssystem, men med en pc med internetadgang. Dette betyder, at en gravstedsaftale skal kunne oprettes på to måder: og 1. Via en webindgang som i princippet kan anvendes af alle 2. via en fastlagt snitflade, som det er muligt at aktivere fra et godkendt kirkegårdssystem. Webindgangen præsenterer brugeren for et inddateringsbillede til en gravstedsaftale med udgangspunkt i kravene i den fastlagte skabelon (jf. ovenfor). Dette billede trækker på varekataloget og eksisterende registerdata eksempelvis fra CPR. Ved anvendelse af snitfladen dvs. ved oprettelse af en aftale fra et godkendt kirkegårdssystem overføres data fra dette.