Vedtægter for Hedelands Motorklub 1 Navn og hjemsted 1.1 Klubbens navn er: Hedelands Motorklub, herefter kaldet Klubben. 1.2 Klubbens hjemsted er Roskilde Kommune. 2 Formål12 2.1 Klubbens formål er: At varetage interesser inden for motorsporten. At samarbejde med I/S HEDELAND for etablering og drift af motorbaner i HEDELAND med henblik på at udbrede kendskabet til og interessen for motorsporten, på bredest muligt grundlag. At arrangere kurser og andre aktiviteter for såvel børn, unge som ældre medlemmer og ikke-medlemmer for at fremme større færdselssikkerhed i trafikken. At bistå med råd og vejledning i færdselsmæssige og motortekniske spørgsmål. At afholde de til klubbens formål nødvendige arrangementer, såsom motorløb, klubaftener mv. 3 Tilhørsforhold 3.1 Klubben er tilsluttet: Hedelands Motorsport samt Danmarks Motor Union (DMU) og herigennem Danmarks Idræts Forbund (DIF). Klubben er forpligtet til at følge DMU s og DIF s regler. 3.2 Tilslutning til andre sports-/idrætssammenslutninger eller andre relaterede interesseorganisationer kan ske, hvis Klubbens interesser taler herfor. 4 Hæftelse 4.1 Klubben hæfter med hele sin formue for opfyldelsen af de på klubben påhvilede forpligtelser. 4.2 De enkelte medlemmer kan ikke gøres personligt ansvarlige for nogen af klubbens påhvilende forpligtelse. 4.3 Ved aftaler indgået af klubben forpligtes, henholdsvis berettiges, alene Klubben. 1
5 Medlemmerne 5.1 Klubben har fire medlemskabstyper: Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 & Kategori 4 (Sat efter DMU regler). Kun Kategori 1 har stemmeret til Klubbens generalforsamling. Bortset fra stemmeretten, er det bestyrelsen der fastlægger, hvad de forskellige medlemskaber skal indeholde. 5.2 Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og leve op til dens formålsbestemmelse, samt til ved hensynsfuld optræden i trafikken at hævde Klubbens omdømme. 5.3 Udmeldelse af Klubben kan finde sted skriftligt pr. brev eller e-mail til sekretariatet med mindst en måneds varsel til regnskabsårets udgang. 5.4 Bestyrelsen kan ekskludere et Kategori 1 eller Kategori 2 medlem, der efter bestyrelsens vurdering modarbejder eller på anden måde skader Klubbens formål eller omdømme eller som overtræder DMU s eller DIF s regler. Vedkommende i Kategori 1 eller Kategori 1 medlem har ret til at forelægge sagen på førstkommende ordinære generalforsamling, efter at beslutningen om eksklusion er truffet, hvorefter den pågældende ordinære generalforsamling ved almindeligt flertal kan beslutte, at vedkommende Kategori 1 eller Kategori 2 medlem skal genoptages som medlem i Klubben. Bestyrelsen kan ekskludere Kategori 3 & Kategori 4 medlemmer, denne afgørelse kan ikke forelægges for generalforsamlingen til afstemning. Det indbetalte kontingent refunderes ikke ved eksklusion hverken for Kategori 1 - Kategori 2 - Kategori 3 & Kategori 4 medlemmer. 5.5 Hvis det kommer til bestyrelsens kendskab, at et Kategori 1 - Kategori 2 - Kategori 3 & Kategori 4 medlem er i restance eller anden gæld til en anden klub, forening og/eller union, kan vedkommende medlem straks suspenderes som medlem, således at medlemmet ikke har nogen rettigheder i Klubben, så længe suspensionen er gældende. Suspensionen kan ikke ophæves, før forholdet er bragt i orden. Det indbetalte kontingent refunderes ikke for den periode suspensionen løber. Bringes forholdet ikke i orden inden for 6 måneder efter suspensionens meddelelse til medlemmet, kan medlemmet ekskluderes, uden mulighed for at afgørelsen kan forelægges for generalforsamlingen til afstemning. Det indbetalte kontingent refunderes ikke ved eksklusion hverken for Kategori 1 - Kategori 2 - Kategori 3 & Kategori 4 medlemmer. 5.6 Æresmedlemmer, er medlemmer udpeget af bestyrelsen, som har livslangt medlemskab af Klubben uden betaling af kontingent. Bestyrelsen kan tilbagekalde æresmedlemsskaber, hvis et æresmedlem efter bestyrelsens vurdering modarbejder eller på anden måde skader Klubbens formål eller omdømme eller overtræder DMU s eller DIF s regler. 6 Kontingent 6.1 Bestyrelsen fastlægger årskontingentet. Bestyrelsen kan endvidere fastlægge et indmeldelsesgebyr. 6.2 Bestyrelsen kan fastlægge reducerede årskontingenter for ægtefæller, samlevere, bestemte aldersgrupper eller for personer med særlig tilknytning til Klubben. 2
6.3 Kontingentet forfalder til betaling ved indmeldelse og herefter hver den første bankdag i et regnskabsår. Har et medlem ikke, trods skriftlig eller elektronisk påmindelse om betaling, betalt det forfaldne årskontingent inden udgangen af et kalenderårs februar måned, kan medlemmet ekskluderes og slettes af medlemslisten. Genoptagelse som medlem i Klubben kan herefter kun ske ved ny ansøgning om optagelse samt betaling af nyt indmeldelsesgebyr og kontingent. 7 Generalforsamling 7.1 Generalforsamlingen er Klubbens øverste myndighed. 7.2 Generalforsamlingen ledes af en af bestyrelsen udpeget dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende generalforsamlingens lovlige indvarsling, sagernes behandlingsmåde, stemmeafgivningen og dennes resultater. Stemmeafgivningen sker ved håndsoprækning, medmindre dirigenten eller et stemmeberettiget medlem kræver, at stemmeafgivningen skal ske skriftligt. 8 Ordinær generalforsamling 8.1 Den ordinære generalforsamling skal afholdes inden udgangen af april måned. 8.2 Forslag fra medlemmerne skal være indgivet til bestyrelsens formand senest 10 dage inden generalforsamlingen afholdes. 8.3 Dagsordenen skal omfatte: Valg af referent Bestyrelsens beretning og evt. de enkelte udvalgs beretning. Forelæggelse af årsrapport af regnskab med revisionspåtegning til godkendelse. Valg af medlemmer til bestyrelsen og suppleanter Valg af klubrevisor og en revisorsuppleant Valg af statsautoriseret eller registreret revisor Forslag fra bestyrelsen Forslag fra medlemmerne Evt. 9 Ekstraordinær generalforsamling 9.1 Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter en generalforsamlings eller bestyrelsens beslutning herom eller efter skriftlig anmodning fra mindst 1/10 af de stemmeberettigede medlemmer. 9.2 Anmodningen skal angive formålet med afholdelsen af den ekstraordinære generalforsamling. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske inden 14 dage efter anmodning herom med kortest muligt varsel, jfr. 10. 3
10 Indkaldelse 10.1 Enhver generalforsamling skal indkaldes med mindst 14 dages varsel ved bekendtgørelse på Klubbens hjemmeside eller ved e-mail til den af medlemmet oplyste adresse. 10.2 Indkaldelsen skal indeholde dagsordenen for generalforsamlingen. Hvis der skal behandles forslag, hvis vedtagelse kræver særlig majoritet, skal dette fremhæves i indkaldelsen. 10.3 Senest 7 dage før datoen for hver generalforsamling fremlægges til eftersyn på Klubbens hjemmeside eller i Klubbens sekretariat den endelige dagsorden og de fuldstændige forslag, der skal behandles på generalforsamlingen. For den ordinære generalforsamlings vedkommende fremlægges i sekretariatet tillige den af bestyrelsen underskrevne årsrapport forsynet med revisorpåtegning. 12 Møde og stemmeregler 12.1 Kun Kategori 1 og Kategori 2 medlemmer, der har betalt deres årskontingent, er berettiget til at møde på generalforsamlingen. Kategori 3 medlemmer er ikke berettiget til møde på generalforsamlingen. 12.2 Ethvert Kategori 1 og Kategori 2 medlem, der har været medlem i mindst tre måneder og er fyldt 18 år, er stemmeberettiget på generalforsamlingen. Personer under 18 år, har stemmeret ifølge deres forældre eller værge. 12.3 Hvert stemmeberettiget medlem har en stemme. 12.4 Stemmeret kan udøves i henhold til skriftlig fuldmagt. Bortset fra fuldmagter til bestyrelsen kan intet medlem benytte mere end en fuldmagt. 12.5 De på generalforsamlingen behandlede anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal, hvor intet andet er bestemt. 12.6 Til vedtagelse af ændringer af Klubbens vedtægter eller Klubbens opløsning kræves tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer, hvilke 2/3 skal udgøre mindst 1/3 af Klubbens stemmeberettigede medlemmer. 12.7 Er der til et forslag om ændring af Klubbens vedtægter eller Klubbens opløsning opnået tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer, men udgør de for forslaget afgivne stemmer ikke mindst 1/3 af Klubbens stemmeberettigede medlemmer, skal bestyrelsen inden to måneder efter generalforsamlingens afholdelse indkalde til en ny generalforsamling. På denne generalforsamling skal forslaget om ændring af Klubbens vedtægter eller Klubbens opløsning genfremsættes enslydende, hvorefter forslaget kan vedtages med tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer uden hensyn til, om de nævnte 2/3 svarer til 1/3 af Klubbens stemmeberettigede medlemmer. 4
13 Bestyrelsen 13.1 Klubben ledes af en bestyrelse på 5 i Kategori 1 eller Kategori 2 medlemmer, som vælges på den ordinære generalforsamling, jf. reglerne nedenfor. 13.2 Ordinært valg til bestyrelsen gælder for to år ad gangen. Der vælges 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år, og 2 bestyrelsesmedlemmer på lige år. Desuden vælges hvert år 2 suppleanter, en 1. suppleant og en 2. suppleant. 13.3 Bestyrelsesmedlemmer skal have været Kategori 1 eller Kategori 2 medlem af Klubben i mindst 12 måneder, for at kunne vælges. Er medlemmet også med i ledelsen af en anden DMU klub, kan vedkommende ikke vælges. 13.4 Udtræder et eller flere bestyrelsesmedlemmer i årets løb, indtræder suppleanterne på de ledige pladser indtil førstkommende ordinære generalforsamling. Bestyrelsen skal til enhver tid bestå af mindst fire medlemmer. Såfremt bestyrelsen på grund af frafald i løbet af året bliver mindre end fire medlemmer, skal bestyrelsen indkalde til en ekstraordinær generalforsamling til afholdelse med 14 dages varsel, på hvilken der kan ske valg af det nødvendige antal bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, idet de på en sådan ekstraordinær generalforsamling valgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter dog kun sidder frem til førstkommende ordinære generalforsamling. 13.5 Bestyrelsen og eventuelle forretningsudvalg skal i enhver henseende handle i overensstemmelse med Klubbens vedtægter og generalforsamlingens beslutninger samt som god forretningsskik tilsiger. 13.6 Den valgte bestyrelse konstituerer sig selv med hensyn til Formand og Næstformand. Bestyrelsen udpeger desuden en kasserer og en sekretær, som ikke behøver at være medlem af bestyrelsen. 13.7 Bestyrelsen kan af sin midte nedsætte et forretningsudvalg til at handle på bestyrelsens vegne i mindre sager, der ikke tåler udsættelse. 13.8 Forretningsudvalgets dispositioner skal forelægges på førstkommende bestyrelsesmøde til godkendelse. 13.9 Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden finder det fornødent, eller når to bestyrelsesmedlemmer begærer det. Dog afholdes mindst et bestyrelsesmøde hvert kvartal. Bestyrelsen fastsætter selv sin dagsorden. 13.10 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 medlemmer er til stede, og indkaldelse til mødet bevisligt har fundet sted. 13.11 Ved etablering af en forretningsforbindelse af væsentlig karakter, skal bestyrelsen orienteres på et foregående bestyrelsesmøde. 13.12 Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme afgørende. 5
13.13 Over det på bestyrelsesmøderne passerede, sikrer formanden, at der føres en protokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer. 13.14 Bestyrelsen kan udnævne æresmedlemmer. 13.15 Bestyrelsen er uberettiget til at pådrage Klubben usædvanlige forpligtelser eller anvende ekstraordinære midler til formål, der ikke på forhånd er godkendt af generalforsamlingen. 14 Tegningsregel 14.1 Klubben tegnes af bestyrelsens formand eller næstformand i forening med to andre bestyrelsesmedlemmer. 15 Sektioner 15.1 Bestyrelsen kan oprette sektioner/udvalg, som de finder hensigtsmæssige i forhold til Klubbens formål. Eksempelvis Maxi/Mini sektion, Micro sektion og Tidtager sektion. Sektionernes ledelsessammensætning fastsættes af bestyrelsen efter behov. 15.2 Sektionerne ledes af et Kategori 1 eller Kategori 2 medlem, som udpeget af Klubbens bestyrelse. Sektionsformanden kan indkaldes til bestyrelsesmøderne, samt bede om foretræde for bestyrelsen ved først kommende møde. 15.3 Sektionerne arbejder under en af bestyrelsen fastsat budgetramme. 16 Regnskab og regnskabsår 16.1 Klubbens og eventuelle sektioners regnskaber følger kalenderåret, og disse skal være afsluttede, reviderede og tilbageleverede med revisorpåtegning inden den ordinære generalforsamling. 17 Opløsning 17.1 Såfremt en generalforsamling beslutter, at Klubben skal opløses, skal formuen pr. opløsningsdagen efter den afsluttende generalforsamlings nærmere bestemmelse tilfalde en eller flere institutioner, fonde eller foreninger med et almennyttigt og almenvelgørende formål, fortrinsvis inden for motorsport eller færdselssikkerhed. 17.2 Klubbens arkiv kan tilfalde en eventuel interesseret institution, fond eller forening. 18 Stiftelsesdag 18.1 Hedelands Motorklub (stiftet 1985). Hedelands Motorklub er en sammenlægningsklub bestående af Roskilde omegns motorklub (ROM), Roskilde omegns automobilklub (ROMA) og Sportsmotorklubben Roskilde (SMR). I forbindelse med at Auto/Gokart er fusioneret med Automobil Sports Klubben (2015) stiftes et samarbejde med på det sportslige, organisatoriske og sociale plan gennem den fællesforening Hedeland Motorsport. Klubben fastholder stiftelsesdato 1985. ***** Således vedtaget på generalforsamlingen den 12.3.2015 6