Bestyrelsesmøde den 30. marts 2017

Bestyrelsesmøde den 30. marts 2017 Tidspunkt: 30/3 2017 kl. 12:00-14:00. Mødested: Online. Mødedeltagere: Michel van der Linden, Henrik Brix, Leon Johansen, Jens Kjellerup, Bo Fristed, Jon Badstue Pedersen Referent: Rasmus Frey Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat Beslutning [5 min.] Sidste møde blev afholdt online den 16/2 2017. Referat findes her: https://os2.eu/dokument/referat-frabestyrelsesmoede-16-februar-2017 og er kun synligt for bestyrelsen indtil godkendt. Referat godkendt Det besluttes at referat fremoversendes hurtigst muligt efter mødet er afsluttet og der gives 5 arbejdsdage til at komme med feedback. Herefter publiceres referat på os2.eu. Dagsordenpunkt 2, Bestyrelsesmøder, frekvens og formål Drøftelse og beslutning [15 min.] Forretningslederen ønsker at bestyrelsen drøfter forventninger og mål med OS2 bestyrelsesmøderne. Grundet mængden af opgaver og overlap med andre aktiviteter er det til tider svært at udarbejde en dagsorden med færdige oplæg og beslutningspunkter. Forretningslederen lægger derfor op til at bestyrelsen drøfter frekvensen af møder, vil 6 årlige strategisk placerede møder være nok og kan de prioriteres? Der lægges op til at bestyrelsen drøfter hvad forventning og mål med møderne er? I dag mødes bestyrelsen ca. 10-12 gange årligt hvor ca. 4 af disse er planlagt som 4 timers fysiske arbejdsmøder og resten er planlagt som 2 timers videomøder. Yderligere er der 2 dags seminar samt en generalforsamling. Bestyrelsen drøfter emnet og der er enighed om at dagsordener og nuværende format er fuldt ud tilfredsstillende. Dog bør der kigges på at tilpasse videomøde formatet samt inddrage andre værktøjer i beslutningsprocessen. - Evt. kortere video møder. - Hellere hyppigere video møder i kortere format. Så hellere aflyse nogle hvis de viser sig ikke at være relevante. - Afprøve andre redskaber som en del af processen. - Korte videomøder fungerer rigtig godt. Side: 1

Formanden bemærker endvidere at bestyrelsen skal huske at denne også har et ansvar for at forberede dagsordenspunkter. Forretningslederen skal ikke blive en sovepude. Dagsordenpunkt 3, OS2MO Fremtid og opgavefordeling Drøftelse og beslutning [30 min.] På sidste bestyrelsesmøde blev følgende besluttet: Der er behov for at tage en bredere snak om hvilke komponenter, en sky løsning osv.. Hvad er den rigtige ramme for det fremtidige projekt. STATUS: Taget til referat Syddjurs vil gerne være en del af dialogen og medbringe en dygtig medarbejder. STATUS: Taget til referat Jon og Rasmus afholder et fact finding møde og finder frem til hvilken retning projekt kan skal tage. STATUS: Ikke afholdt Brev skal udformes til Aarhus, Forretningsleder har stafetten og koordinere med styregruppen. STATUS: Ikke udarbejdet MO styregruppen og forretningsleder skal lave en opfølgning på hele MO projektet. STATUS: Ikke udarbejdet Det er besluttet at OS2 følger Aarhus projekt. Siden sidste møde er følgende sket: MO styregruppen er i princippet opløst. Opløsningen er ikke sket formelt. Men styregruppeformanden for OS2MO har meldt ud at han ikke har arbejdet videre med projektet og at Silkeborg ikke har taget stilling til hvor de står, og om der skal bruges ressourcer på MO nu og i fremtiden. Forretningsleder har været i dialog med Aarhus via sin plads i styregruppen for deres projekt. Det står klart at holdningen er at her kører man på med det interne Aarhus projekt og resultatet overleveres til OS2. Der er ikke et ønske om at indgå i et fælles projekt omkring udviklingen af Aarhus fase 1 projektet, resultatet overleveres men udviklingen foretages af Aarhus i samarbejde med deres leverandør. Holdningen er at Aarhus er i fuld gang og kan ikke vente på at OS2 får samlet sig og bidrager med ressourcer. Magenta som er leverandør til Aarhus på LoRa/MO opgaven har fremsendt et bud på den efterfølgende opgave. Se bilag. Der lægges op til at bestyrelsen drøfter ovenstående og forholder sig til følgende: Forventes det at der et grundlag og en interesse for det fulde OS2MO projekt. I så fald har vi et behov for at kortlægge interessen. Etablering af ny styregruppe, hvem skal spørges? Vi har behov for nogen som har en interesse i at investere tid i projektet. Projektleder og økonomi til at fortsætte projektet skal etableres. Hvordan? En samlet udmelding om OS2MO projektet fra OS2. Bestyrelsen drøfter emner og følgende besluttes: OS2MO styregruppen opløses og styregruppens medlemmer notificeres. Side: 2

OS2MO projektet sættes midlertidigt på pause indtil: o Vi ved om og hvor der er et reelt behov for MO projektet APOS kommuner og digitaliseringsfællesskaber som f.eks. DIGIT. o En eller flere APOS kommuner evt. tager styringen og kører videre med projektet o Til der foreligger resultater i LoRa/MO projektet i Aarhus Kommune Der er gode perspektiver i LoRa/MO projektet i Aarhus Kommune og projektet skal følges o Aarhus projektet er tæt koblet til OS2 og vi skal påvirke det positivt o LoRa/MO projektet i Aarhus kan måske på sigt føre til en genoplivning af OS2MO projektet MO projektet skal fortsat være i fokus rent kommunikationsmæssigt da der potentielt er et projekt OS2MO skal hedde noget andet hvis det vækkes til live igen Når der kommunikeres ud om ovenstående beslutninger skal der fortælles om den suite af produkter der ligger i OS2 og som kan gøre en kommune der ikke skal erstatte APOS KOMBIT klar. Dagsordenpunkt 4, Generalforsamling Drøftelse [20 min.] Generalforsamlingen nærmer sig. OS2s sekretariat har arbejdsdag med fokus på generalforsamling fredag d. 31/3. På bestyrelsesseminaret den 10. januar blev emner osv. drøftet under punkt 5. Bestyrelsen bedes derfor på dagens møde drøfte og beslutte hvad bestyrelsen ønsker at kommunikere i bestyrelsens beretning. Hvilke resultater skal der fokuseres ekstra på i beretningen. Endvidere hvilket fokus og hvilke opgaver vil OS2 og bestyrelsen have for 2017/18. Forretningslederen forventer at få tilstrækkeligt input til en disposition så forretningslederen kan forberede en beretning der kan rundsendes for godkendelse snarest. Bestyrelsen drøfter hvilke emner der skal fylde på generalforsamlingen. På bestyrelsesseminaret blev der berørt flere ting som skal have plads. Udrulning af den governance som besluttet på sidste generalforsamling er en vigtig ting og skal indtage en vigtig rolle. Den øgende leverandør involvering og de tiltage som er taget skal der lægges ekstra vægt på. Her ønskes det at få konkrete udtalelser fra leverandører. Det er vigtigt at highlighte leverandørsamarbejdet i OS2 da det tyder på, at meget som kommunikeres negativt om tværkommunale samarbejder skyldes manglende viden. At OS2 er en spiller på scenen for offentlig digitalisering skal også have plads. OS2MO skal også fylde i beretningen. Bestyrelsen drøfter endvidere hvilket strategisk fokus som skal kommunikeres. Output fra bestyrelsesseminaret indeholder en stor del af dette. Yderligere skal vi have fokus på at alle som er involveret i OS2 kommunikere de gode resultater. Bestyrelsen laver overlap til næste punkt på dagsorden da dette indeholder emner det også ønskes at berøre på generalforsamlingen. Dagsordenpunkt 5, OS2 svar på angreb imod kommunale fællesskaber Drøftelse og beslutning [20 min.] IT branchen med flere har gang i en eller flere sager rettet imod kommunale fællesskaber. Kernen i sagerne er velkendt, man ønsker ikke at kommunerne udvikler selv. SBSYS er pt. hevet igennem møllen men med gamle forhold og der kan være mere på vej. Side: 3

Bestyrelsen bedes drøfte hvad OS2 skal tage af tiltag for at være på forkant. Forretningslederen foreslår: Udarbejde et fakta ark på alle OS2 produkter o Hvordan er produktet blevet til o Hvilket leverandører o Hvordan er det udbudt o Hvorfor er det berettiget Udsende et kommunikativ som tager tingen på forkant og berettiger OS2 tilstedeværelse. Forretningslederen har 15 min. Taletid til næste Digital Politik høring, se vedhæftede bilag. Forretningslederen kan bruge denne platform til at tale OS2s sag i forhold til ovenstående. Forretningslederen får brug for input, viden og støtte fra bestyrelsen. Se endvidere artikler: https://itb.dk/news/offentlig-digitalisering/kommunerne-skal-holde-sig-væk https://www.computerworld.dk/art/239560/dansk-opgoer-med-standardsystemer-derfor-kanstandardsystemer-give-store-problemer https://www.fm.dk/nyheder/pressemeddelelser/2017/03/regeringen-oensker-fair-konkurrencemellem-offentlige-og-private-virksomheder Bestyrelsen beslutter at nedsætte en arbejdsgruppe som kan udarbejde et kommunikativ og finder frem til de gode argumenter. En arbejdsgruppe som laver nogle argumenter. Argumenter som skal tænkes i forhold til medlemmer, leverandører og den brede skare af interessenter. Det besluttes at arbejdsgruppen udgøres af: Henrik Brix, Jens Kjellerup samt forretningslederen. Forretningsleder indkalder til et arbejdsmøde. Arbejdsgruppen skal mødes før den 17/5 da der er overlap i forhold til OS2 oplæg på Digital politik høring. Bestyrelsen drøfter og beslutter endvidere at vi kontinuerligt skal kommunikere med og til medlemmer og leverandørerne så alle parter forstår hvad OS2 er og går ud på. Det at OS2 har leverandørpartnere skal vi udnytte. Bestyrelsen beslutter yderligere at emnet skal være en del af drøftelserne på generalforsamlingen. Det skal op som et emne hvor bestyrelsen fortæller medlemmerne hvad denne tænker og hvor medlemmerne inddrages. Dagsordenpunkt 6, Orienteringer [15 min.] Forretningslederen orienterer og giver status siden sidst. Hvidbog om arkitektur for digitalisering og regler for begrebs- og datamodellering Valgte ikke at prioritere opgaven grundt for mange andre opgaver. Møde med SAMBRUK Fixa min Gata projekt måske udbredes til DK Valghalla måske ibrugtages i Sverige, har etableret forbindelse imellem Bellcom og SAMBRUK. Offentlig Digitalisering Side: 4

Dansk IT, aftale med udviklingschef Philip Heller-Christensen omkring samarbejdsmuligheder. Måske skalere op og skabe en stor OS2 stand med leverandører og andre samarbejdspartnere. Talt med virkelig mange både medlemmer og ikke medlemmer. Alle er meget begejstrede for OS2 tanken. Men det kniber lidt med at dedikere fokus i organisationen til rent faktisk at opbygge kompetencerne med OS2 og udnytte OS2. Brainstormede med en kursusudvikler om ikke de kunne skabe en sådan udnytter du dit kommunale fællesskab (OS2) kursus for ledere. Københavns Kommune Forankring ind I Kultur og xxx Link til en repræsentant til Valghalla koordinationsudvalg. KL Robotics projektet Jeg er I dialog med Søren Frederik Bregenov som er projektleder på projektet. Vi har aftalt at sætte et fysisk møde op snarest muligt og finde frem til hvor og hvordan OS2 kan bidrage til projektet. Pt. har vi fokus på governance da vi har en model og det er noget KLs projekt får brug for. OS2cloud, leverandøren er pt. i gang med opsætning. De har kraftig fokus på at få udarbejdet en god dokumentationspakke så det bliver nemt tilgængeligt for OS2 leverandører at pakke OS2 produkter som Apps. Kort status på produkter Generelt er jeg i gang med at indhente alle standardaftaler som diverse leverandører har så Os2 er i besiddelse af disse. Planen er også at lægge dem på websitet under hvert produkt så det er tydeligt under hvilke vilkår man kan sætte i drift. Endvidere arbejder jeg på at skabe visuelt overblik, OS2 kortet er en del af denne pakke men jeg har også en visuel roadmap i pipeline. Første step er selvfølgelig at indhente data til roadmap og sikre en gnidningsfri opdatering af disse data. Jeg har også meget fokus på at få Loop sat i drift internt da flere og flere produkter får opbygget siloer i Yammer. Dette er ikke ønskeligt. OS2indberetning Koordinationsgruppe + tilslutningsaftale er etableret. 5 kommuner har underskrevet aftalen (Favrskov, Syddjurs, Norddjurs, Skanderborg og Ballerup). Ny udvikling klar: Apps (inkl. 4 km regle) er snart klar i app store + google play + microsoft store Rapportmodul klar (for admin) Ferie er klar kommer også senior- og omsorgsdage kommer snart Der overvejes: 60-dages regel Saml Automatisk overførsel af fil til lønsystemer Lemvig har taget løsningen i brug, dog uden om OS2. De har trukket en del på koordinationsgruppens kompetencer så vi har aftalt at de bliver mere skarpe på ikke at hjælpe kommuner som ikke ønsker at tilslutte sig. Der skal jo være fordele ved at melde sig som en del af fællesskabet. OS2dagsorden Man kan oprette dagsordner og referater direkte i OS2dagsorden der er dialog om at vi videreudviklet den funktionalitet. Der skubbes på for at opnå yderligere udbredelse i forbindelse med at 2017 er valgår. Side: 5

OS2valghalla Der har været afholdt workshop med projekt VALG hos KOMBIT. Til stede var Bellcom ved Jørn og Franz og undertegende. Det var et godt møde som helt sikkert ender i at valghalla projektet bliver lyttet til i det store projekt. Jeg har dialog med Bellcom at afholde en workshop snarest, det er jo valgår. Etablering af koordinationsgruppe er gået i stå men kan genstartes på en evt. workshop. Endvidere har jeg fået en kontaktperson i Købehavn som kan skabe involvering fra dem. OS2loop Her afventes stadig at få samlet koordinationsgruppe og igangsæt et rigtigt samarbejde fremfor et rent Aarhus spor. Udskiftning af søgemotor (Solr -> Elastic search + search node) og Værktøj til produktion af søgbare vejledninger og dokumenter direkte i Loop er gennemført men er stadig i code review. KBH kommunes Robotics afd. har vist interesse og været forbi Sundhed og omsorg i Aarhus. OS2display Koordinationsgruppen er etableret og udvidet med Leif fra Ballerup Primære fokus er at skabe et rigtigt OS2 spor som Aarhus bruger og bidrager til og ikke den omvendte situation. Det er et ultimatum for Ballerup kommunes involvering at det er et rigtigt OS2 produkt og at den rette governancen etableres. Brugerstyring er under udvikling og leveres snarest. Koordinationsgruppen arbejder på et roadmap for løsningen og en del af denne er afvikling af teknisk gæld og modning til niveau 2 i OS2 regi. Koordinationsgruppen arbejder også på en tilslutningsaftale. OS2opgavefordeler og OS2kle Vi er vi lige om lidt (1. april) klar med ny funktionalitet, der vil interessere en del kommuner: opmærkningen af organisationen med KLE til brug i Jobfunktionsrollerne = bliv Kombit-klar (før Kombit.). Det nye sort er: dynamisk dataafgrænsning. Taxon planlægger en kombineret Opgavefordeler / KLE workshop (d. 18/5) om IO management sammen med SBSIP, Miracle og Jens Brunnt fra Convergens. OS2 støtter selvfølgelig op og bidrager med indlæg. OS2webscanner Roadmap er udarbejdet og flere udviklingsinitiativer er igangsat: Odense er tilføjet listen over brugere OS2cprbroker Governance halter fortsat da Bo Thune fra Svendborg star alene med arbejdet. Jeg er i dialog med både Magenta of Bo og forsøger at skabe en koordinationsgruppe. 1 ny kommune er tilføjet listen over brugere: Faaborg-Midtfyn som dermed tager første OS2 produkt i brug. Bestyrelsen tilføjer til orientering omkring Robotics at der er et udpræget behov for en platform til styring af de resultater som kommer ud af de mange tiltage omkring automatisering og robotics. Her kan OS2 være en glimrende platform. Det tilføjes også at OS2 allerede har indtil flere komponenter som understøtter automatiseringsprocesser. Til punktet om OS2cloud bemærkes det at dette også skal være et emne på generalforsamlingen. Side: 6

Dagsordenpunkt 7, Eventuelt [10 min.] 1. Kommende bestyrelsesmøder, mødeinvitationer er udsendt. 2. OS2 produktdomæner, os2kitos.dk, os2valghalla.dk osv. osv. Skal disse trækkes ind så ejerskab ligger hos OS2? 3. Workshop hos KOMBIT d. 19/4? o Book Jens og Jon 4. Andet o Til punkt 2 om OS2 produktdomæner besluttes det at disse skal være i ejerskab af OS2 eller i ejeskab af en OS2 medlemskommune. Forretningslederen skaber et overblik og igangsætter eventuelle overdragelser. Til punkt 3 besluttes det at Leon, Jens indkaldes. Til punkt 4 orientere Bo at grundet omlægninger i revision hos Aarhus Kommune omlægges OS2 til en forening uden CVR nummer. Denne omlægning bør ikke få konsekvenser for nogle af OS2s aktiviteter. Det bemærkes dog at der kræves et CVR nummer for at eje domæne, dette løses ved at lade den kommune som varetager OS2s økonomi stå for domænerne. Forretningsleder skal endvidere undersøge om det har indflydelse på OS2s APP konti hos Apple, Microsoft og Google. Side: 7