Referat. OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab. OS2-bestyrelsemøde Onsdag den 15. januar 2014 Kl. 09:30 Favrskov Kommune. Medlemmer.

Transkript

1 Referat OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab OS2-bestyrelsemøde Onsdag den 15. januar 2014 Kl. 09:30 Favrskov Kommune Medlemmer Henrik Brix Jytte Møller Christensen Bjarke Eriksen Jens Kjellerup Leon K. Johansen Fraværende

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Koordinering og korte orienteringer Kort status fra OS2-teams og Arbejdsgruppen Deltagelse på messen "Offentlig Digitalisering 2014" den 19. marts Planlægning af Generalforsamling Bestyrelsens mødekalender i Nedlæggelse af OS2brønd.Team Nedlæggelse af OS2web.Team Oprettelse af OS2udvikler.Team Vedtægtsændringer vedr. OS2core.Team Funding af OS2core.Team i Udkast til OS2-supportaftale APOS - drøftelse af fremtidsscenarier Kontingent-betaling OS2talk-afrapportering, OPI og fondsansøgninger Strategi, formål, kommunikation og markedsføring... 17

3 Side 2 1. Koordinering og korte orienteringer Sagen afgøres i: OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Orientering vedr. nye offentlige partnere Vejle, Køge, Vordingborg, Fredericia og Svendborg Kommuner er nye partnere i OS2. Samsø er på vej. Orientering vedr. KITOS Roskilde, Sorø og Ringsted (og Syddjurs og Ballerup) er i gang med at få lavet en webbaseret løsning til at kortlægge de forskellige aspekter omkring digitalisering dvs.: 1) Digitaliseringsgraden af forretningen (baseret på KLE) 2) IT Projekter 3) IT Systemer herunder snitfalder og arkitektur 4) IT Kontrakter Der er tale om en videreudvikling af en løsning som Roskilde fik lavet i 1. halvår 2013, og som Roskilde netop har indgået en forhåndsaftale med IT Minds om at udvikle version 2 af løsningen. Syddjurs, Ballerup og Ringsted/Sorø er med på noget kravspec og deltager i finansieringen af løsningen. KL og KOM- BIT er blevet præsenteret for løsningen og tanken om at udbrede den til andre kommuner, og de vil meget gerne støtte projektet. Brian Andersen fra Roskilde har møde med dem i uge 3 om hvordan og med hvad de kan bidrage. Løsningen kaldes KITOS (Kommunernes IT Overbliks System) og den udvikles i MS-teknologi, men er kontraktuelt open source således at kommunerne ejer alle rettigheder og den står gratis til rådighed for alle kommuner og vil blive driftet af Roskilde i første omgang. Der er vedlagt to bilag: 1) En grovkornet version af den arbejdsplan, som jeg har aftalt med IT Minds 2) En række mockups, der viser den aktuelle beskrivelse af løsningen Lige nu er der fokus på at få løsningen færdigbeskrevet så IT Minds kan gå i gang med at programmere. Det er Roskildes, Sorøs og Ringsteds ønske at KITOS skal være et OS2-projekt. Bestyrelsen accepterede at KITOS nu er et OS2-projekt. Orientering vedr. Valhalla 19 kommuner brugte systemet Valhalla til styring af valgtilforordnede ved kommunalvalget i november Valhalla er et webbaseret system til håndtering af valgstyrere og tilforordnede i forbindelse med valg. Løsningen er udviklet af Aarhus Kommune og gratis tilgængeligt for alle. Valhalla er udviklet til at forenkle og digitalisere processen med at rekruttere tilforordnede til valg. Og så er den Open Source, så andre kommuner kan få glæde af den. De overordnede mål er: Digitalisere en tung, manuel opgave og bibeholde meget højt datasikkerhedsniveau Anvendelse af automatiserede s, der hvor det er muligt Give valgsekretariatet i kommunen et simpelt overblik over en kompleks opgave

4 Side 3 Give partiforeningerne overblikket over deres andel af valget Mest mulig uddelegering ved at smidiggøre partiforeningernes opgave Størst mulig automatiseringsgrad af bekræftelser m.m. Hurtigere effektuering ved efterfølgende valg gennem genbrug af data Aarhus Kommune har netop accepteret at Valhalla fremadrettet er et OS2-projekt, og der afholdes samarbejdsmøde med næsten 30 deltagere den 27. jan i Syddjur Kommune. Se mere på: Bilag 1 Åben VS: arkitektur og snitflade kortlægning - KITOS IT Minds version 1.pptx 7341/14 2 Åben VS: arkitektur og snitflade kortlægning - Projektplan 2.xlsx 7340/14

5 Side 4 2. Kort status fra OS2-teams og Arbejdsgruppen Orientering gives af mundligt af Arbejdsgruppens koordinator på mødet for disse teams: OS2kle.Team OS2webmaster.Team OS2core.Team Indstilling Orientering gives af mundligt af Arbejdsgruppens koordinator på mødet for disse teams: OS2kle.Team OS2webmaster.Team OS2core.Team Jon orienterede. Syddjurs begyndte den 13. jan i drift med automatisk, pba. OS2kle, at fordele post helt ud til medarbejderne i deres ESDH-system.

6 Side 5 3. Deltagelse på messen "Offentlig Digitalisering 2014" den 19. marts OS2 deltager på 2-dages konferencen Offentlig digitalisering på vej mod d-land i Musikhuset Aarhus. Her byder DANSK IT velkommen til to konferencedage, onsdag den 19. marts og torsdag den 20. marts, med fagligt indhold, networking og erfaringsudveksling. OS2 har en stand, og der skal tages stilling til bemanding, indhold og merchandise. OS2 deltager med en stand. Primær bemanding udgøres af Jens, Jon og Mette. Mette koordinerer det praktiske.

7 Side 6 4. Planlægning af Generalforsamling 2014 Der skal tages stilling til hvem der lægger hus og forplejning til, dato og ansvarlig for afholdelsen. Favrskov huser næste generalforsamling den 22. maj, fra kl til Jon laver et udkast til program, der rundsendes til bestyrelsen til kommentarer. På generalforsamlingen skal der etableres en drøftelse vedr. bestyrelsens sammensætning og hvad mål og vision er for OS2.

8 Side 7 5. Bestyrelsens mødekalender i 2014 Vi går ikke hjem før alle møder i 2014 er planlagt J Følgende møder blev aftalt: 7. marts, kl (tlf) 14. maj, kl (tlf) 16. juni, kl (Lyngby-Taarbæk)

9 Side 8 6. Nedlæggelse af OS2brønd.Team Indstilling Det indstilles at OS2brønd.Team nedlægges, da OS2 projekter og fokus ikke berettiger i særskilt team på dette område. I praksis har der ikke være møder i dette team i 1½ år. Godkendt

10 Side 9 7. Nedlæggelse af OS2web.Team Det indstilles at OS2web.Team nedlægges, da arbejdet reelt varetages af Arbejdsgruppen og på de respektive projekter. OS2 har nu så bredspekteret løsningsportefølje at det ikke berettiger et særskilt team på dette webomårdet. I praksis har der ikke være møder i dette team i 1½ år. Nedlæggelsen kræver dog en vedtægtsændring der skal vedtages på forårets generalforsamling. Indstilling Det indstilles at Arbejdsgruppen udarbejder et forslag til vedtægtsændringer til behandling på forårets generalforsamling. Godkendt

11 Side Oprettelse af OS2udvikler.Team Indstilling Da der efterhånden er en stor skare mennesker med udvikler-kompetencer samlet i OS2, både fra offentlige myndigheder og leverandører, så indstilles at der oprettes OS2udvikler.Team som et erfaringsudvekslingsrum i stil med OS2webmaster.Team, der har været en stor succes. Godkendt

12 Side Vedtægtsændringer vedr. OS2core.Team Da der har været frit optag i OS2core.Team, så er det mere endt som et ERFA-netværk end et operationelt core-team, og det ønsker teamet selv og Arbejdsgruppen at gøre noget ved. Derfor ønskes der at der udarbejdes vedtægtsændringer til generalforsamlingen til foråret der skal sikre: At der kun er fire sæder i OS2core.Team At der højst må sidde to leverandørrepræsentanter i OS2core.Team At tovholder for OS2core.Team altid er en repræsentant for en offentligt myndighed Indstilling Det indstilles at Arbejdsgruppen og OS2core.Team udarbejder et forslag til vedtægtsændringer til behandling på forårets generalforsamling. Godkendt

13 Side Funding af OS2core.Team i 2014 OS2Core.Team vurderer at de har behov for et minimumsbudget, til betaling af eksterne leverandører, som kan sikre løsning af sikkerhedsmæssige opgaver som skal løses hurtigst muligt. Hertil er der brug for at kunne kompetenceudvikling teamet eller i sjældent omgang benytte sig af en tilkøbt støttepædagog som tilfældet har været med Reloads tekniske direktør i 2012 og Det er vores OS2Core.Teams ønske at foretage unitests på alt ny kode i OS2web, således de let kan sikre mod kode som fejlagtigt bryder stabilitet, og foretager fejl i OS2web-standardkoden. Brug af eksterne leverandører er udelukkende tiltænkt fejlrettelser som kræver at der øjeblikkeligt tages action, herunder eksempelvis sikkerhedshuller og andre nødvendige rettelser for at sikre stabil drift i OS2web. På baggrund af en dialog med OS2Core.Team, leverandører og kommunale udviklere forventes der at være et behov for en nødvendig kapital på kr kroner i Der skal tages stilling til om funding kan bevilliges, samt evt. fordeling af udgiften. Indstilling Indstilles til diskussion og beslutning Funding godkendt. Jon skriver til samtlige medlemmer og beder om funding, maks kr. per partner.

14 Side Udkast til OS2-supportaftale 11/38542 Sagen afgøres i: OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Arbejdsgruppen har udarbejdet vedlagte udkast til supportaftale, der også har været til gennemsyn i DrupalPro. Formand for DrupalPro, Kresten Wiingaard, oplyser at det er vanskeligt at få alle medlemmer til at gå ind på samme aftale. Han spørger om vi kan acceptere en hensigtserklæring om, at medlemmer af DrupalPro gerne indgår Service Level Agreement med deres kunder og at vedlagte aftale tjener som inspiration til, hvordan en sådan aftale kan se ud. Indstilling Indstilles til diskussion i bestyrelsen samt udsendelse i høring inden vedtagelse på næste bestyrelsesmøde. Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Henrik havde nogle kommentarer som han vender med Jon den 5/11. Jon rundsender derefter til bestyrelsen. Jytte beder en konsulent se den igennem. Punktet tages med igen på næste møde til godkendelse. Ikke direkte knyttet til punktet: Jon sender de Gode råd til bestyrelsen til kommentarer. Bilag 1 Åben OS2_Supportaftale_UDKAST /13

15 Side APOS - drøftelse af fremtidsscenarier Jytte Møller Christensen fremlægger på dagen. Drøftet. APOS-brugerklubben er velkommen.

16 Side Kontingent-betaling Indstilling Indstilles til diskussion Jytte undersøger hvad der skal til for at blive en lovformelig forening. Bestyrelsen laver en indstilling til generalforsamlingen vedr. medlemsbetaling for community management og OS2 s messedeltagelser. Jon giver et bud på opgaverne og tidsforbruget.

17 Side OS2talk-afrapportering, OPI og fondsansøgninger Der vil være deltagelse fra styregruppen og projektgruppen der vil afrapportere på mødet. OS2talk-styregruppen godkendte den 14/1-14 projektgruppens afrapportering. Alt vil være tilgængeligt på den 16/1-14, på nær markedsanalysen. Markedsanalysen kan man få, hvis man henvender sig og var bidragsyder i OS2talk fase 1. Jens orienterede om et bud på en fase, samt den dialog der har været med interessenter. Jens sender sidst på ugen en afrapporteringsmail til bidragsyderne. Jens sender en mail til samtlige kommuner og beder om ressourcer til OS2talk fase 2. Der bedes om maks kr

18 Side Strategi, formål, kommunikation og markedsføring Jens Kjellerup vil sætte debatten i gang. Drøftet

19 Side 18 Underskriftsside Henrik Brix Jens Kjellerup Jytte Møller Christensen Leon K. Johansen Bjarke Eriksen