Åbent referat Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 2014-2017 Borgmesterkontoret Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. 15:20 Mødested: Femhøje Idrætscenter, Lokale 6 Fraværende: Ingen Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Temadrøftelse: Rundvisning på stadion 2 2 Frigivelse af anlægsrammer på FKB-området for 2017 4 3 Overdragelse af Halvejen 3, 9850 Hirtshals - Tennisanlæg 7 4 Forslag til handleplan for Sundhedspolitik 9 5 Ansøgning om fortsat økonomisk ordning for brug af vandhuset ved store 13 svømmestævner arrangeret af svømmeklubben S68 6 Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget - Orientering 2016 17
Side 2. 00.01.10-P22-2-15 1.Temadrøftelse: Rundvisning på stadion Resumé Det er aftalt i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget, at der som en af de planlagte temadrøftelser, afholdes møde på Femhøje Idrætscenter, så mødet kan starte med en rundvisning på stadion. Sagsfremstilling Som en af de aftalte temadrøftelser i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget er det aftalt, at der arrangeres en rundvisning på stadion, hvor der også deltager repræsentanter fra Fortuna og VFF: Formålet med temadrøftelsen er dels at udvalget hører, hvordan faciliteterne og baneforholdene på Femhøje Idrætscenter virker i det daglige samt at indlede drøftelser om eventuelle fremtidige tilpasninger af faciliteter og baneforhold. Drøftelsen berører bl.a. toiletfaciliteter, jf. investeringsoversigten i Budget 2017. Temadrøftelsen starter med en rudvisning på banen og der lægges desuden op til en dialog med klubberne om forholdene. Det forventes, at der deltager to repræsentanter fra henholdsvis Fortuna og VFF sammen med repræsentanter fra Hjørring Hallerne og Teknik- og Miljøområdet, så temadrøftelsen i videst muligt omfang kan samles om det kommende anlægsprojekt vedrørende toiletfaciliteter. Lovgrundlag Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser
Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Side 3. Bilag Ingen. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at temadrøftelsen starter med en rundvisning på banen sammen med klubberne, at der efter rundvisning tages en opfølgende dialog med klubberne om eventuelle fremtidige ønsker til baneforhold og faciliteter, og at temadrøftelsen videreføres i anlægsprojekt vedr. toiletfaciliteter på stadion. Beslutning Forvaltningen laver en samlet opdatering ud fra gennemgangen med klubberne.
Side 4. 00.30.10-Ø00-1-16 2. Frigivelse af anlægsrammer på FKB-området for 2017 Resumé I budget 2017 er der afsat to anlægspuljer til vedligehold. Administrationen søger nu beløbene frigivet. Der skal tages stilling til, om anlægsmidlerne kan frigives. Sagsfremstilling På Fritids- Kultur- og Bosætningsudvalgets investeringsoversigt for 2017 er der afsat 2 rådighedsbeløb i form af rammebeløb. Det er rammebeløb vedrørende vedligeholdelse af FKB- bygninger og Hjørring Hallerne. Ved frigivelse af rammebeløbene, således at det er Fritids- Kultur og Bosætningsudvalget der kan disponere over puljerne, forkortes sagsgangen fra opståede behov på bygningerne, og til at der ligger en afgørelse om, hvorvidt der kan tildeles midler til udbedring. Dette vil sikre bedre muligheder for at løse akutte problemer og efterkomme påbud med korte tidsfrister. Rammebeløb på investeringsoversigten 2017: Ramme Beløb i mio. kr. Vedligehold FKB- bygninger 0,500 Vedligehold Hjørring Hallerne 1,100 Samlet 1,600 Vedligehold - FKB-bygninger Der er afsat et rammebeløb til løbende vedligehold og udviklings- /tilbygningsopgaver på bygninger under Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget. Puljen dækker ligeledes tilskud til mindre anlæg i foreninger og selvejende institutioner efter ansøgning.
Vedligehold Hjørring Hallerne Der er udarbejdet en vedligeholdelsesplan for bygningerne under Hjørring Hallerne for de næste 15 år. Mange af bygningerne har en anseelig alder, og de har derfor i de kommende år brug for ekstra vedligehold. Dels for at opretholde den nuværende standard, men også for at imødekomme en tidssvarende standard. Der er derfor afsat 100 kr. pr. m 2, som dog er fratrukket de bevillinger, der er afsat på driftsbudgettet til vedligehold. Rammebeløbet fremtidssikrer de kommunale bygninger og omfatter mindre projekter som renovering af tag, gulve, døre, vinduer, murværk mm. samt bygningernes tekniske installationer. Side 5. Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse. Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag ingen.
Direktionen indstiller, at der meddeles en anlægsudgiftsbevilling på 0,500 mio. kr. til vedligehold af FKB-bygninger, at anlægsudgiftsbevillingen finansieres ved frigivelse af det afsatte rådighedsbeløbet på 0,500 mio. kr. i budget 2017 til vedligehold af FKBbygninger, at der meddeles en anlægsudgiftsbevilling på 1,100 mio. kr. til Vedligehold af Hjørring Hallerne, at anlægsudgiftsbevillingen finansieres ved frigivelse af det afsatte rådighedsbeløb på 1,100 mio. kr. i budget 2017 til vedligehold af Hjørring Hallerne, og at Fritids- Kultur og Bosætningsudvalget bemyndiges til at prioritere midlerne på projektniveau. Side 6. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget anbefaler indstillingen.
Side 7. 82.02.00-Ø54-28-15 3. Overdragelse af Halvejen 3, 9850 Hirtshals - Tennisanlæg Resumé har været i dialog med Hirtshals Tennisklub om overtagelse af tennisbanerne, beliggende Halvejen 3, Hirtshals. Der skal tages stilling til, om man vil anbefale Byrådet at overdrage banerne til tennisklubben. Sagsfremstilling har været i dialog med Hirtshals Tennisklub i forlængelse af tennisanalysen, der blev udarbejdet i 2012 om overdragelse af tennisbanerne til klubben. Tennisbanerne er beliggende på adressen Halvejen 3, Hirtshals, matr. nr. 124bdo Horne By, Hirtshals (se bilag 1 for beliggenheden). På grunden er der opført et klubhus, som Hirtshals Tennisklub ejer. Dialogen med Hirtshals Tennisklub medførte, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget på møde 10. november 2015 besluttede, at der skulle arbejdes frem mod en vederlagsfri overdragelse af tennisbanerne til Hirtshals Tennisklub. Det blev samtidig besluttet, at såfremt klubben accepterer overtageles af tennisbanerne, så imødekommer en ansøgt ekstrabevilling på kr. 50.000 til klubbens afholdte udgifter til renovering af et pumpesystem til banernes vandingsanlæg. Beslutningen fra 10. november 2015 udmøntes nu, da Hirtshals Tennisklub er indforstået med overdragelsen, og vandingsanlæggene er undersøgt som en del af aftalen om overdragelse. Der er således gennemført opfølgende dialog med tennisklubben vedrørende vandingsanlæg og fremtidig drift, hvor det følger med overdragelsen, at n uændret bidrager årligt til vedligeholdelse af banerne, i henhold til pulje til udendørs anlæg. Dette forhold ændres ikke ved overdragelse af banerne til tennisklubben. Tennisbanerne kan overdrages vederlagsfrit og uden forudgående offentligt udbud til tennisklubben, da klubben er en folkeoplysende forening.
Administrationen anbefaler, at tennisbanerne, matr.nr. 124bdo Horne By, Hirtshals, overdrages vederlagsfrit til Hirtshals Tennisklub på betingelse af, at kommunen har en tilbagekøbsret til samme pris, hvis de folkeoplysende aktiviteter på stedet ophører. Side 8. Lovgrundlag Bekendtgørelse nr. 799 om offentligt udbud ved salg af kommunens, henholdsvis regionens faste ejendomme. Økonomi Handelsomkostningerne forventes at blive ca. 35.000 kr., der holdes inden for de bevillingsmæssige rammer. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. Kort visende banernes beliggenhed. Direktionen indstiller, at tennisanlægget beliggende Halvvejen 3, Hirtshals, matr.nr. 124bdo Horne By, Hirtshals overdrages vederlagsfrit til Hirtshals Tennisklub, og at der tinglyses en servitut om tilbagekøbsret til. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget anbefaler indstillingen.
Side 9. 29.09.00-P22-2-16 4. Forslag til handleplan for Sundhedspolitik Resumé Hjørring Byråd vedtog i 2015 en ny sundhedspolitik, der skal følges op af to-årige handleplaner. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget bedes drøfte forslag til handleplan 2017-2018 for Fritids-, Kultur- og Bosætningsområdet. Sagsfremstilling Hjørring Byråd vedtog på møde 26. februar 2015 en ny sundhedspolitik for perioden 2015-2018 (bilag 1). Sundhedspolitikken tager udgangspunkt i følgende vision: Et sundt og stærkt medborgerskab, som giver individuel frihed, og som understøtter borgeren i at mestre eget liv". Derudover bygger sundhedspolitikken på fire overordnede pejlemærker, der sætter retning for det forebyggende og sundhedsfremmende arbejde. Sunde rammer for borgernes hverdag. Øget mental sundhed og trivsel. Mestring af eget liv. En styrket indsats for lighed i sundhed. I sundhedspolitikken udfoldes de enkelte pejlemærker og omsættes til konkrete målsætninger, der i sidste ende skal bidrage til, at borgerne i får et langt, sundt og godt liv. Arbejdet med at omsætte sundhedspolitikken til virkelighed sker ved hjælp af toårige handleplaner, som de enkelte fagudvalg udarbejder. I handleplanerne beskrives de konkrete initiativer og aktiviteter, der i den kommende periode skal være med til at udvikle og kvalificere kommunens samlede sundhedsindsats, og dermed bidrage til indfrielse af de politiske målsætninger i sundhedspolitikken. På temamøde 26. oktober 2016 blev Byrådet præsenteret for status på handleplanerne for 2015-2016 og fik mulighed for at give fagudvalgene input til de nye handleplaner for 2017-2018. Status på udvalgenes handleplan samt opsamling på temamødet er vedlagt som bilag 2 og 3. På baggrund heraf har forvaltningen udarbejdet forslag til handleplan for 2017 og 2018 for Fritids-, Kultur- og Bosætningsområdet. Heri indgår fortsættelse af temaer for handleplan 2015 og 2016 (bilag 4, 5 og 6).
Hovedparten af Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets økonomiske ramme er overordnet målrettet Sundhedspolitikkens pejlemærker for sunde rammer for borgernes hverdag. Dette kommer til udtryk ved, at der i driften og udvikling af idrætshaller, gymnastiksale og udendørs idrætsfaciliteter gives lige og let adgang for kommunens idrætsforeninger m.fl. Fritids- Kultur og Bosætningsudvalgets indsatsområder koncentrer sig derfor om fortsat at stille disse faciliteter og aktivitetsstøttemuligheder til rådighed for foreningslivet. Endnu et fokusområde er fortsat at sikre, at børn og voksne har let adgang til idrætsfaciliteter og derfor vil der de kommende 2 år være fokus på udnyttelse af ledig halkapacitet også målrettet uorganiserede grupper. Side 10. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets anlægspulje rummer også mulighed for støtte til etablering af multibaner og andre udendørs anlæg og Folkeoplysningsudvalgets Udviklingspulje har fokus på at støtte aktiviteter, der støtter deltagernes (borgernes) sundhed. Der vil fortsat være fokus på at inkludere børn og voksne med særlige behov i det etablerede idræts- og fritidsliv. I retningslinjer for tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger er der målrettet midler til børn og unge med særlige behov. Der er endvidere fokus på styrkelse af borgernes muligheder for at træffe sunde valg. Her inddrages VFF og Fortunas spillertrupper som rollemodeller for at fremme og tilskynde til fysisk bevægelse og motivere til det sunde valg. Dette indsatsområde indbefatter sponsorkontrakterne mellem Vendsyssel VFF, Fortuna og. Den videre proces Sundheds-, Ældre- og Handicapudvalget følger op på de enkelte fagudvalgs udarbejdelse af handleplaner med henblik på en samlet forelæggelse for Byrådet. Tidsplanen for denne proces er som følger:
Side 11. Dato Udvalg 9. januar 2017 19. januar 2017 Januar 2017 Ældrerådet høring vedr. den samlede handleplan for 2017-2018 Handicaprådet høring vedr. den samlede handleplan for 2017-2018 Den Politiske Koordinationsgruppe for Sundhed drøfter den samlede handleplan for 2017-2018 24. januar 2017 SÆH-udvalget behandler den samlede handleplan for 2017-2018 1. februar 2017 Økonomiudvalget behandler den samlede handleplan for 2017-2018 15. februar 2017 Byrådet behandler den samlede handleplan for 2017-2018 Lovgrundlag Sundhedslovens 119. Økonomi Der er ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Sundhedspolitikken udgør rammen for arbejdet med sundhedsfremme og forebyggelse i, og det forventes, at politikken vil bidrage til at forbedre borgernes samlede sundhedstilstand.
Bilag 1. Sundhedspolitik 2015-2018. 2. Notat fra Byrådets temadag vedr. Sundhedspolitik 26. oktober 2016. 3. Status for FKB 2015 og 2016. 4. Forslag til handleplaner for 2017 og 2018. 5. Forslag til handeplaner for 2017 og 2018. 6. Forslag til handleplaner for 2017 og 2018. Side 12. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget drøfter forslag til handleplan for sundhedspolitik 2017 og 2018 for Fritids-, Kultur- og Bosætningsområdet. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget ser fritidsområdet, og de gode rammer om bevægelse og samvær, som en vigtig del af den sundhedspolitiske indsats. Det er derfor i sig selv vigtigt at bevare og udvikle gode og tilgængelige faciliteter for borgere og foreninger. Samtidig blev forslagene til handleplan godkendt med en supplerende bemærkning om, at det er særligt vigtigt med fokus på at fremme muligheden for uorganiseret idræt.
Side 13. 18.15.12-P21-1-15 5. Ansøgning om fortsat økonomisk ordning for brug af vandhuset ved store svømmestævner arrangeret af svømmeklubben S68 Resumé Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget skal tage stilling til ansøgning fra svømmeklubben S68, om brug af Vandhuset ved store svømmestævner, arrangeret af svømmeklubben S68. Sagsfremstilling GENOPTAGET PUNKT Svømmeklubben S68 ønsker, at der bliver fastsat nogle fremtidige vilkår for afholdelse af stævner i Vandhuset. Der ønskes en aftale om fremtidige vilkår, da muligheden for stævner skal accepteres ca. halvandet år før stævnets afholdelse. Der har gennem årene været afviklet 2 årlige weekendstævner, men S 68 ansøger om muligheden for at kunne afvikle op til 3 årlige weekendstævner i tidsrummet fra fredag kl. 12.00 til søndag kl. 21.00. Der har tidligere været en aftale om leje af hele Vandhuset på 5.000 kr. for en hel weekend, som inkluderer løbende rengøring og tilsyn. Aftalen har været gældende til udgangen af 2015, og der ønskes derfor en fremtidig aftale om vilkår ved afholdelse af stævner i Vandhuset. Dette har været behandlet i Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget 7.oktober 2014 og med følgende beslutning: "S68 gives mulighed for at holde 2-3 årlige stævner i Vandhuset. Det henstilles, at stævnerne så vidt muligt ikke placeres på de tider af året, hvor vandhuset erfaringsmæssigt er mest benyttet. Claus Højrup og John Robert Larsen undlod at stemme for denne del af beslutningen. Udvalgets øvrige medlemmer stemte for. Der kan ikke ske fritagelse for halleje ved takster fastsat af byrådet."
Beslutningen betyder, at S68 vil få en lejeudgift på 1.500 kr. x 36 timer = 54.000 kr., for afvikling af et weekendstævne fra fredag kl.12.00 til søndag kl. 21.00. Side 14. Denne lejeudgift betyder, at S68 ikke finder det rentabelt at afvikle disse weekendstævner fremadrettet, idet stævnerne er S68 s mulighed for at skabe et økonomisk overskud til klubbens drift. Stævneaktiviteter Vandhusets faciliteter med 8 langbaner giver S68 mulighed for at tiltrække Dansk Svømmeunions mesterskaber, hvor 400-500 af landets bedste svømmere deltager, og så er der et stort antal trænere, ledere og forældre, der deltager i stævnet, som afvikles over en weekend fra fredag til søndag. Svømmeklubben afholder deres egen "Hjørring Park Vendia Swim Cup", hvor der i 2015 var 450 svømmere fra Danmark, Norge og Sverige. Der deltager ligeledes et stort antal trænere, ledere og forældre i stævnet, som afvikles over en weekend fredag til søndag. Disse 2 stævner trækker rigtigt mange udefra kommende gæster til Hjørring, og mange klubber har efterfølgende valgt at afvikle deres træningslejre i Hjørring. Såfremt man ønsker at fastholde og evt. udbygge dette, vil det blive nødvendigt med vilkår, der sikrer S68's motivation til fortsat at afholde disse stævner, og vilkår som sikrer harmonisering i forhold til andre stævneaktiviteter/foreninger, der får stillet lokaler til rådighed eller får lokaletilskud til leje af haltimer for afvikling af stævneaktiviteter. Administrationen har i samarbejde med Vandhuset og S68 udarbejdet et forslag til "Vilkår for afvikling af svømmestævner i Vandhuset." Her følger hovedpunkterne i de beskrevne vilkår, som er uddybet i det vedlagte notat. S68 betaler et gebyr på 10.000 kr. pr. stævneaktivitet for brug af 8 langbaner, omklædningsrum, mødelokaler og fællesarealer. Svømmeklubben S68 står selv for rengøring og for livreddere, mens vandhuset stiller 1 personale til rådighed i forhold til tilsyn, bassinkontrol m.m. Der gives mulighed for afvikling af op til 2-3 stævner årligt, og stævnerne kan ikke afvikles i skolernes ferier og i forbindelse med helligdage. Vandhuset kompenseres med 20.000 kr. på driftsbudgettet pr. weekendstævne som skitseret, dog maks. 2 eller 3 stævner pr. år.
[Tilføjet 21. november 2016, jf. beslutning på mødet i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 31. oktober 2016 er punktet suppleret med et uddybende notat om beregningerne (bilag 3).]. Side 15. Lovgrundlag Folkeoplysningsloven. Økonomi I henhold til det skitserede scenarie i sagsfremstillingen vil der samlet for Hjørring Kommune blive en omkostning på 10.000 kr. pr. weekendstævne. De 10.000 kr. er en støtte til foreningsdrevet stævneaktivitet, og det er administrationens vurdering, at støtten vil ligestille svømmeklubben S68 med andre foreninger, der får stillet lokaler til rådighed eller lokaletilskud, til leje af haltimer i selvejende haller for afvikling af stævneaktiviteter. Omkostningen fremkommer ved, at Vandhuset får en merudgift på 20.000 kr. pr. stævneaktivitet (36 timer i tidsrummet fredag kl.12.00 til søndag kl.21.00). Denne merudgift kompenseres i Vandhusets driftsbudget med tilførsel af 20.000 kr. fra lokaletilskudskontoen, der således vil få en omkostning på 10.000 kr. pr. weekendstævne, idet der indgår en gebyrindtægt fra S68 på 10.000 kr. pr. weekendstævne. [Tilføjet 30. november 2016: Der er efter udvalgets behandling 31. oktober 2016 afsøgt praksis i Aalborg Kommune med henblik på at sikre et sammenligningsgrundlag for stævneafvikling på 50 m. baner. Der er efter forvaltningens oplysninger ikke afholdt 50 m. stævner i Aalborg inden for den seneste årrække, og vilkårene for stævner kan derfor ikke baseres på en sammenligning der til. Der gøres desuden opmærksom på, at der ikke kan sammenlignes på 30/70- fordelingen på lokaletilskud, da det er et gebyrbelagt område, hvilket betyder, at udgangspunktet er en egenbetaling svarende til de 30 %. Fastsættelse af vilkår for stævneafvikling er dermed en afvigelse fra den almindelige praksis, der kan begrundes i ønske om at fremme stævneafvikling i. Vilkårene for stævneafvikling incl. forslag til prisfastsættelse fremlægges på baggrund af ovenstående er uændret].
Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Hjørring Hallerne skal disponere personaleressourcer i henhold til den beslutning, der vedtages. Side 16. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. Notat: " Vilkår for afvikling af svømmestævner i Vandhuset". 2. Administrationsgrundlag for Hjørring Hallerne 1.maj 2016. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget tager stilling til, om der kan gives støtte til stævneaktivitet som beskrevet i sagsfremstillingen og i henhold til det vedlagte notat " Vilkår for afvikling af svømmestævner i Vandhuset", at såfremt der gives støtte til stævneaktivitet, gives der også kompensensation på 20.000 kr. til Vandhuset pr. stævneaktivitet, og at finansiering sker via lokaletilskudskontoen med en nettoudgift på 10.000 kr. pr. stævneaktivitet. Historik Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 2014-2017, 31. oktober 2016: Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget udskyder punktet. Der ønskes en uddybende belysning af beregningsgrundlaget for prisfastsættelsen. Der kan fortsat planlægges med 2-3 stævner årligt på de nuværende vilkår, da det alene er prisfastsættelsen, der ønskes nærmere belyst. Henrik Jørgensen og Claus Mørkbak Højrup deltog ikke i mødet. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender vilkår med tilhørende indstillinger for stævneafvikling i Vandhuset.
Side 17. 00.22.00-A26-2-15 6. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget - Orientering 2016 Orientering fra formanden Intet. Orientering fra medlemmerne Intet. Orientering fra By, Kultur og Erhverv Forvaltningen orienterede om behandling af retningslinjer for folkeoplysende voksenundervisning. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur-, og Bosætningsudvalget godkender orienteringen. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender indstillingen.
Side 18. Underskrifter Sven Bertelsen John Robert Larsen Børge Bech Michael Vajhøj Henrik Jørgensen Claus Mørkbak Højrup Line Kraghede Jensen