Bilag 2b Opgavebeskrivelse Konsulentbistand til slutevaluering af det danske landdistriktsprogram 2007-2013 Side 1 af 7
Indhold 1. Introduktion... 3 2. Formål og omfang... 4 3. Optioner... 7 Side 2 af 7
1. Introduktion Det danske landdistriktsprogram 2007-2013 blev godkendt af EU-Kommissionen ved beslutning af 22. februar 2008 i henhold til Rådets forordning (EF) nr. 1698/2005 af 20. september 2005 om støtte til udvikling af landdistrikterne fra Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne (ELFUL). Landdistriktsprogrammet 2007-2013 er vedlagt som bilag 5. Det primære formål med programmet var at udvikle landdistrikterne. Denne udvikling har ikke kun udspring i det primære landbrugserhverv, men afhænger i stigende grad også af initiativer fra andre brancher og erhverv, herunder også serviceaktiviteter. Fødevareministeriet har udpeget NaturErhvervstyrelsen som forvaltningsmyndighed og udbetalingsmyndighed for landdistriktsprogrammet. NaturErhvervstyrelsen er dermed ansvarlig for, at programmet forvaltes og gennemføres effektivt og korrekt, jf. de angivne ansvarsområder i artikel 75 i Rådets forordning (EF) nr. 1698/2005. I forbindelse med udløb af programperioden for landdistriktsprogrammet 20017-2013 er det et krav, at der udarbejdes en slutevaluering (ex post evaluering/efterfølgende evaluering) af programmet.1 Slutevalueringen skal afleveres til Kommissionen senest den 31. december 2016.2 Der skal foretages en undersøgelse af ressourceudnyttelsesgraden, effektiviteten af ELFUL s programmering, dens socioøkonomiske indvirkning og dens indvirkning på Fællesskabets højt prioriterede mål. Evalueringen skal omfatte programmets mål, og formålet er at lære af de erfaringer, der er gjort med landdistriktsudviklingspolitikken. Evalueringen skal indkredse de faktorer, der har bidraget til de gode eller de dårlige resultater af programmernes gennemførelse, herunder hvad angår bæredygtighed, og fastslå bedste praksis.3 Evalueringen skal indeholde både fælles og programspecifikke elementer og skal være en vurdering af det overordnede program, programmets akser og programmets foranstaltninger. På hvert af disse tre niveauer skal følgende vurderinger indgå: Relevans i forhold til at fremme programmets primære formål Effektivitet og opfyldelse af de politiske målsætninger Omkostningseffektivitet Resultater i forhold til programmets bidrag til ændringer i programområdet Faktorer, der har bidraget til eller modvirket målopfyldelsen, og lessons learned for den fremtidige indsats og design af initiativer 4 1 Artikel 86, stk. 5, i Rådets forordning (EF) nr. 1698/2005. 2 Artikel 18, stk. 1, i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 807/2014. 3 Artikel 86, stk. 6, i Rådets forordning (EF) nr. 1698/2005. 4 Guidelines for the Ex Post Evaluation of 2007-2013 RDPs, June 2014, s. 8. Side 3 af 7
Slutevalueringen skal opfylde EU Kommissionens krav hertil. Dertil har opdragsgiver opstillet en række supplerende krav, der har til formål at fokusere evalueringen på støtteordninger, der er videreført i den nye programperiode og hvor evalueringen derfor vurderes at have et særligt potentiale for at fremdrage erfaringer og viden, som kan være til nytte for implementeringen af det nye landdistriktsprogram (2014-2020). Desuden har opdragsgiver udvalgt nogle få tværgående temaer, der ligeledes vurderes relevant for den nye programperiode. Slutevalueringen skal ultimo 2016 godkendes af den styregruppe, der er nedsat for projektet, samt af Landdistriktsudvalget. I dette bilag inkl. diverse underbilag fremgår, hvordan opgaven forventes løst. 2. Formål og omfang Det er en forudsætning, at evalueringen overholder relevante krav, herunder i Rådets forordning (EF) nr. 1698/2005 af 20. september 2005 og i Kommissionens forordning (EF) nr. 1974/2006 af 15. december 2006. Det er ligeledes en forudsætning, at udførelse af evalueringen sker på grundlag af EU Kommissionens Guidelines for the Ex Post Evaluation of 2007-2013 RDPs. For landdistriktsprogrammet 2007-2013 er der udarbejdet ex ante evaluering, midtvejsevaluering og årlige statusrapporter. Disse forudsættes inddraget i slutevalueringen. Det vurderes, at der med fordel kan tages udgangspunkt i midtvejsevalueringen, jf. bilag 6a-p. I slutevalueringen skal vægten være på dataindsamling og analyse fremfor på policy anbefalinger. For hver enkelt af programmets foranstaltninger er der en række programrelaterede og foranstaltningsrelaterede spørgsmål, der skal besvares, jf. de fælles evalueringsspørgsmål i bilag 4a (dansk oversættelse findes i bilag 4b). En samlet liste over programmets støtteordninger findes i bilag 2c. Til brug for slutevaluering af landdistriktsprogrammet har opdragsgiver udarbejdet en oversigt over de enkelte støtteordninger, jf. bilag 2c. Evaluering af den enkelte støtteordning skal opfylde EU Kommissionens krav til slutevalueringen. Dertil har opdragsgiver stillet en række supplerende krav. De supplerende krav fremgår af oversigten i bilag 2c. Det er angivet, om de supplerende krav er mindstekrav eller krav i kontraktmæssig forstand. De supplerende krav kan inddeles i to kategorier. For det første skal der udføres en uddybende analyse af en række støtteordninger, der er videreført i den nye programperiode. For det andet, skal der udføres en analyse af tre tværgående temaer. Analyse af de tre tværgående temaer skal inddrage støtteordninger som angivet i oversigten i bilag 2c. Der skal foretages en komparativ Side 4 af 7
analyse på tværs af de omfattede støtteordninger, samt analyse af synergieffekter. De udvalgte temaer er: Omfang af dødvægtstab - opgørelse af dødvægtstab og vurdering af årsager til et lavt/højt dødvægtstab. Med dødvægtstab menes den andel af projekter under en ordning, der har opnået tilsagn om støtte, uanset at de ville være blevet gennemført også uden støtten. Gennemførelsesprocenter - analyse af årsager til en lav gennemførelsesprocent for projekter, der har opnået tilsagn om støtte under en ordning. Kvælstof-virkemidler analyse af effekt og omkostningseffektivitet af ordninger, der har en kvælstofreducerende effekt. Det endelige og samlede sæt af evalueringsspørgsmål præciseres i samarbejde mellem leverandøren og opdragsgiver. Leverandøren gøres opmærksom på, at følgende hensyn med fordel kan tages i betragtning ved planlægning af slutevalueringen: De sidste udbetalinger under programmet foretages ultimo 2015. Der er mange interessenter, der skal inddrages og høres undervejs. Det er et krav for opgaveløsningen, at der indgår både kvantitative og kvalitative data i evalueringen. Der er følgende hovedprocesser i forbindelse med slutevalueringen: Implementering - Udførelse af slutevaluering, inkl. dataindsamling Godkendelse og aflevering Formidling af resultater Opfølgning på resultater, dvs. resultaters relevans for den nye programperiode Processerne er uddybet i bilag 4a. Interessenter Der er følgende interessenter, der skal inddrages i slutevalueringen: Myndigheder, der skal inddrages i slutevalueringen NaturErhvervstyrelsen, herunder følgende enheder: EU & Erhvervsudvikling, Projektdesign, Natur & Jordfordeling, Miljø & Biodiversitet, Jordbrugskontrol, Projekttilskud Produktion m.fl. Naturstyrelsen Side 5 af 7
Erhvervsstyrelsen (tidligere Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter) Miljø- og Fødevareministeriets departement Øvrige interessenter, der skal inddrages i slutevalueringen, hvor det er relevant Erhvervs- og brancheorganisationer Natur- og miljøorganisationer Forskningsinstitutioner Slutbrugere m.fl. Lokale aktionsgrupper (LAG er) Landdistriktsudvalget Milepæle Der skal i tilbud indgå en tids- og procesplan, der som minimum skal indeholde følgende milepæle: Milepæl 1: Aflevering af statusrapport, forventet maj-juni 2016, specifik dato aftales med leverandøren. Milepæl 2: Aflevering af midtvejsrapport, forventet september-oktober 2016, specifik dato aftales med leverandøren. Milepæl 3: Aflevering af slutrapport, senest 15. november 2016. Slutrapporten skal godkendes af styregruppen og Landdistriktsudvalget. Milepæl 4: Udløb af kontrakt. Leverandøren skal bistå med besvarelse af spørgsmål fra EU Kommissionen, afklaringer i øvrigt, præsentation af resultater mv. frem til 31. marts 2017. Herudover skal leverandøren, at der afsættes tid til: Opstartsmøde inden for 14 dage fra kontraktindgåelse Præsentationer for styregruppen i forbindelse med milepæle 1, 2 og 3 Præsentation for Landdistriktsudvalget i forbindelse med milepæl 3 og evt. yderligere præsentation i første halvår 2016 Dataindsamling, bearbejdning og analyse Høring af udkast til slutrapport og efterfølgende revision Bistand i forbindelse med godkendelsesprocessen i Danmark såvel som i EU Kommissionen, dvs. efter aflevering af slutevalueringen. Bistand til formidling af resultater efter aflevering af slutevalueringen, f.eks. møder med interessenter Side 6 af 7
Samarbejde mellem leverandør og opdragsgiver Der forudsættes løbende dialog mellem leverandøren og opdragsgiver, herunder statusmøder hver 14. dag med mindre andet aftales. Opdragsgiver skal orienteres, såfremt der opstår situationer, der kan forsinke aftalte milepæle, opgavens færdiggørelse eller kan forringe opgavens kvalitet. Leverandørens beregninger, konklusioner mv. forudsættes at være kvalitetssikret inden levering til opdragsgiver. Opdragsgiver kvalitetssikrer midtvejsrapport, slutrapport mv. i fornødent omfang. Organisering hos opdragsgiver Opdragsgiver udpeger en styregruppe, en arbejdsgruppe og en projektleder for slutevalueringen. Styregruppen har bl.a. til formål at godkende det samlede sæt af evalueringsspørgsmål og at godkende slutrapporten. Arbejdsgruppen bistår projektlederen og leverandøren med faglig sparring, kvalitetssikring og dataleverancer. Projektlederen har den løbende kontakt til leverandøren og har sekretariatsfunktionen for styregruppen og arbejdsgruppen. 3. Optioner Tilbud skal indeholde en option for tilkøb af timer, der ligger udover opgavens omfang, med angivelse af timepris(er) for konsulentbistand. Optionen kan blive anvendt, hvor ordregiver ønsker, at leverandøren udfører væsentlige opgaver, der ligger uden for det aftalte. Det kan være tilfældet, hvis ordregiver ønsker, at der skal foretages en uddybende evaluering af støtteordninger, der ikke er nævnt i bilag 2c, eller hvis ordregiver ønsker tværgående temaer, der ikke er nævnt i bilag 2c, inddraget i evalueringen. Optionen kan også blive anvendt, hvis ordregiver ønsker leverandørens præsentation af evalueringens resultater eller delresultater ud over det aftalte. Side 7 af 7