Deltagere: Kristian Thorn, Gitte Pedersen Viftrup, Louise Kold-Petersen, Pernille Friis, Signe Osbahr (referent)

AARHUS UNIVERSITET Møde den: 5. december 2018 kl. 10.00-11.30 Mødelokale: Kristians kontor Møde i LAMU for AU Uddannelse Dagsorden Deltagere: Kristian Thorn, Gitte Pedersen Viftrup, Louise Kold-Petersen, Pernille Friis, Signe Osbahr (referent) Afbud: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Sygefravær Punktet vil indeholde to aspekter Med baggrund i AU Økonomis notat om håndtering af sygefravær og et tilsvarende notat fra Randers Kommune bedes LAMU drøfte behovet for, at der udformes et tilsvarende (eller anderledes) notat i AU Uddannelse. Hvert LAMU-medlem medbringer 2-3 ideer til, hvordan vi kan udbrede snakken om sygefravær til en trivlsesdagsorden i alle enheder. Ideerne gennemgås kort, hvorefter LAMU vælger et par ideer ud til det videre arbejde og konkretiserer disse. Side 1/2 3. Status på arbejdet med psykisk arbejdsmiljø Vedhæftet er status på arbejdet i funktionsområderne med psykisk arbejdsmiljø mhp. LAMU s drøftelse af status. 4. Evaluering af arbejdet med APV Der afvikles ny APV (kombineret fysisk og psykisk) i foråret 2019. Mhp. at kunne designe AU Uddannelses arbejde med den kommende APV, evalueres arbejdet med den seneste APV. Endvidere drøftes AAMU s forslag om at opfordre medarbejderne til ikke at bruge den fysiske APV til indmelding af småting. mhp. fokusering af arbejdet omkring fysisk APV. 5. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Der medsendes udkast til Den årlige arbejdsmiljødrøftelse for 2019 mhp. at LAMU dels kan godkende opsamlingen på dette års arbejde, dels kan drøfte hvilke fokusområder, der skal være genstand for arbejdet i 2019 på baggrund af en vurdering af relevante risici og arbejdsmiljøproblematikker i AU Uddannelse. 6. Universiteternes arbejdsmiljøkonference 2019 Aarhus Universitet

AARHUS UNIVERSITET LAMU drøfter sin deltagelse i universiteternes arbejdsmiljøkonference, der afholdes på Nyborg Strand 18.-19. marts 2019. Der er frist for tilmelding 14. december 2018. For yderligere info, se http://www.aeu.dk/aktiviteter/2019/konferencer/universiteternes-arbejdsmiljoekonference-2019#1813 Side 2/2 7. Kommunikation af adgang til læse-skrive-redskaber i AU Uddannelse AU Uddannelse har købt licens til læse-skrive-redskaber for medarbejderne. Udbredelsen af denne drøftes. 8. Oplæg om arbejdsmiljø på IU Gitte og Louise orienterer om deres deltagelse på IU s afdelingsmøde 26. september 2018. Se også bilagte liste over relevante links. 9. Gensidig orientering Bordrunde, hvor alle kort orienterer om evt. sager/emner der har været behandlet lokalt. 10. Eventuelt Medsendt til orientering Arbejdsmiljøstatistik for 3. kvartal 2018

AARHUS UNIVERSITET Modtager(e): LSU Notat Fælles retningslinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger Følgende retningslinjer for sygemelding og opfølgning herpå for medarbejdere ansat i Økonomi og Bygninger er drøftet og vedtaget i LSU for Økonomi og Bygninger. Retningslinjerne er udarbejdet for at drage omsorg om medarbejdere, der er ramt af sygdom. Retningslinjerne skal desuden være med til at fremme den gode dialog ved fravær. Samtidig kan retningslinjerne bidrage til sikker drift og en god tilrettelæggelse af opgaverne i fraværsperioden herunder hensyntagen til kollegaer mv. Mai Ammitsbøl Andersen Sekretær Dato: 2. maj 2016 Side 1/2 Nedenstående er udgangspunktet for dialogen mellem en sygemeldt medarbejder og nærmeste leder. Hvis det allerede tidligt i forløbet står klart, at der er tale om et længere sygefravær kan der laves andre aftaler om, hvorledes dialogen skal finde sted. Dag 1: Medarbejderen tager fra morgenstunden telefonisk kontakt til nærmeste leder. Ved behov kan medarbejderen sende en mail til nærmeste leder ligeledes fra morgenstunden og vente med telefonisk kontakt til senere på dagen. Lederen sørger for i samarbejde med medarbejderen at flytte/aflyse evt. møder eller andre aftaler. Medarbejderen sætter autosvar på sin mail og markerer dagen(e) med Ikke til stede i Outlookkalenderen (se nederste afsnit). Lederen drager omsorg for sygemeldte samt for nærmeste kolleger, herunder aftaler med medarbejderen om aflysning af møder, opgaveoverdragelse til kollegaer mv. Dag 3: Leder og medarbejder følger op på sygdommen. Udgangspunktet er, at medarbejderen tager telefonisk kontakt til nærmeste leder. En medarbejder er sygemeldt indtil andet meddeles arbejdspladsen. Dag 4: Har medarbejderen ikke kontaktet lederen på dag 3, ringer lederen til medarbejderen på dag 4. Samtalen er alene en omsorgssamtale og mulighederne og perspektivet for en tilbagevenden til arbejdet vurderes. Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V Tlf.: 87 15 00 00

AARHUS UNIVERSITET Er det ikke muligt at aftale tilbagevenden på 3. eller 4. dagen, aftales som minimum næste telefoniske kontakt. Side 2/2 Efterfølgende kontakt: Er det ikke muligt at aftale tilbagevenden på 3. eller 4. dagen bør der arbejdes for at opretholde dialog og senest på dag 7. tages telefonisk kontakt. Det aftales på 3. eller 4. dagen, om leder eller medarbejder tager kontakten. Hvis det forventes at sygedommen bliver længerevarende (over 21 dage) skal lederen indkalde til en fraværssamtale. Dette sker omkring 10.-14. fraværsdag. Er der ikke indkaldt til en fraværssamtale tages der kontakt senest på dag 14 og herefter dag 21. Sygefraværssamtalen skal afholdes inden for de første 4 uger fra første fraværsdag. Ved sygefraværssamtalen har medarbejderen ret til at tage sin tillidsrepræsentant eller anden bisidder med til samtalen. Lederen vurdere i løbet af fraværsperioden om der er behov for at indhente lægeerklæring. Ved sygefraværssamtalen udfylder leder og medarbejder skabelon til mulighedserklæring. Som udgangspunkt indhentes en mulighedserklæring efter samtalen. Der følges op på sygefraværssamtalen med nye samtaler med 2-4 ugers mellemrum. Autosvar: Der sættes autosvar på medarbejderens mail, som indeholder information om at medarbejderen ikke er til stede, evt. dato for tilbagevenden samt alternativ kontakt. Eksempel på autosvar for medarbejdere i Økonomi og Bygninger: Tak for din mail. Jeg er pt. ikke at træffe, men du er i stedet velkommen til at kontakte mailboks eller navn på anden medarbejder. Jeg forventer at returnere den xx.xx.xxxx. Med venlig hilsen Medarbejderens navn Er det ikke muligt for medarbejderen selv, at sætte autosvar på sin mail, kontakter den pågældende enhed AU IT. Vedlagt dette notat er guide til, hvordan man logger på sin webmail og tilføjer autosvar. Nærværende retningslinjer er et supplement til Retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Økonomi og Bygninger. Disse findes under Personale, ferie og fravær på: http://medarbejdere.au.dk/institutter/auoekonomi/

Titel på folder : 3 vigtige samtaler - forebyggelse og håndtering af sygefravær Omsorg for den enkelte er omsorg for fællesskabet God trivsel giver ikke alene mindre sygefravær. Det giver også mere effektive medarbejdere. En virksomhed med et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø og stærke fælles levende værdier giver lyst til at arbejde og indgå i et fællesskab. Omsorg er et nøgleord i forhold til trivsel og sygefravær. Omsorg bør være det udgangspunkt, enhver leder har for sine medarbejdere, når de sygemelder sig. Omsorg giver tryghed og tillid i ansættelsen. Fokus på trivsel og sygefravær handler først og fremmest om ledelse. Din holdning, som leder er helt afgørende for sygefraværsbilledet i din afdeling eller institution. Dine holdninger skal være klare og meldes klart ud i din organisation. Sørg for at få en dialog med dine medarbejdere om trivsel, Jeres fælles værdier og om, hvordan de skal udmøntes. Det er vigtigt at turde tage en dialog om, hvor skoen trykker, når nogen er sygemeldt af andre årsager end influenza eller et brækket ben. Husk at dine medarbejdere er din vigtigste ressource, og at mod til dialog er vejen til trivsel og et godt arbejdsmiljø. I Randers kommune vil vi gerne være kendt for at vi målrettet forebygger og håndterer sygefravær bl.a ved at føre forebyggende og opfølgende samtaler. Den forebyggende trivselssamtale ved bekymringstegn Den forebyggende trivselssamtale er en individuel samtale, du som leder tager med en medarbejder, der viser tegn på dårlig trivsel på arbejdspladsen. Det kan være at du selv har registreret tegn på dårlig trivsel hos en medarbejder. Det kan også være det er medarbejderens kolleger, der udtrykker en bekymring. Tegn på dårlig trivsel hos en medarbejder kan være mange. Grundlæggende handler det om, at være opmærksom, når en medarbejder opfører sig anderledes end normalt og udviser en eller flere af følgende tegn. Medarbejderen: har mange korte fraværsdage ex. gentagende fravær på mandage laver flere fejl i arbejdet end normalt viser symptomer på stress har samarbejdsvanskeligheder isolerer sig fra det sociale liv på arbejdspladsen viser tegn på misbrug af alkohol, medicin eller narkotika oplever kriser, fx familieproblemer, skilsmisse, sygdom i familien, egen sygdom, dødsfald mm. har sundhedsproblemer, fx overvægt. Ovenstående er eksempler. Konkret handling i form af en trivselssamtale vil altid bero på en ledelsesmæssig vurdering. Det er nærliggende at man som leder tænker, at der er tale om noget forbipasserende og kortvarigt. Men selv i de situationer er det vigtigt at tage en samtale. Din opmærksomhed og omsorg kan have stor betydning for, hvor hurtigt der sker en ændring til det bedre. I mange tilfælde skaber en tidlig trivselssamtale de løsninger, som forhindrer, at et problem bliver endnu større med fravær fra arbejdspladsen til følge.

Omsorgsopkald ved fravær efter 3-4 dages fravær En sygemelding kan være alvorlig og have konsekvenser allerede ved 1. sygedag. Derfor er det en god og relevant praksis allerede efter 3-4 sygedage at høre til medarbejderens velbefindende og vurdere, om der er en naturlig årsag til fraværet eller, det er begrundet i forhold på arbejdsstedet. Det er vigtigt, at du som leder gør medarbejderen klart hvad formålet er med omsorgsopkaldet. Det er helt centralt, at kontakten til den fraværende medarbejder handler om at vise omsorg. Derudover kan omsorgsopkaldet give et fingerpeg om, hvorvidt der er tale om et kort eller længerevarende fravær. Dette er relevant i forhold til arbejdets tilrettelæggelse, vurdering af belastning på kolleger, indkaldelse af vikar m.v. i fraværsperioden. Et omsorgsopkald er i ordets betydning en kontakt pr. telefon. Er der tale om alvorlig sygdom som for eksempel en kræftsygdom, blodprop, ulykke eller alvorlig hændelse i familien bør den første kontakt være anderledes. Det er også i disse situationer vigtigt at vise omsorg og skabe hurtig kontakt i form af en buket blomster sendt til hjemmet eller sygehuset eller en telefonisk kontakt til ægtefællen. Du skal være opmærksom på, at en leder ikke har krav på at få en forklaring på en medarbejderes sygefravær. Sygefraværssamtale efter 10 arbejdsdages fravær Strækker sygefraværet sig over 10 arbejdsdage kontaktes medarbejderen telefonisk med henblik på at få belyst sygemeldingen. En god måde at gøre det på er at komme ind på følgende: hvorfor du ringer hvordan medarbejderen har det hvornår medarbejderens forventer at blive rask hvilke overvejelser medarbejderen gør sig for at blive raskmeldt om der er noget du eller arbejdsstedet kan gøre for at fremskynde en raskmelding mulighed for delvis raskmelding aftal ny samtale og i givet fald hvornår afrund samtalen ved at opsummere de aftaler, I har indgået Samtalen har til formål at afklare hvornår den pågældende medarbejder kan vende tilbage til arbejdsstedet, og i hvilken udstrækning arbejdsstedet kan gøre noget for den pågældende medarbejder. Samtalen kan give et overblik over, om der er forhold i arbejdsmiljøet af psykisk eller fysisk karakter, som forklarer sygefraværet. Samtalen kan ligeledes skabe overblik over behov for ændringer i arbejdets tilrettelæggelse, vurdering af belastning på kolleger, indkaldelse af vikar m.v. i fraværsperioden. Som leder skal du både have fokus på hensynet til den sygemeldte medarbejder og arbejdsstedet som helhed. Er der behov for en lægelig vurdering af sygdommens forventede varighed kan du bede medarbejderen om, at sende en lægeerklæring til arbejdsstedet. Det er vigtigt at understrege, at lægeerklæringen ikke er udtryk for manglende tillid til medarbejderen. Det er en god ide, at afslutte samtalen med en opsummering af hvad i har talt om samt eventuelle aftaler for opfølgning. Der laves et kort notat af samtalen. Dette lægges i personalemappen og sendes i kopi til den sygemeldte. Hvis der allerede under samtalen bliver klart, at der er tale om sygdom af længere varighed, hvor det er usikkert om den sygemeldte kommer tilbage kontaktes Personaleafdelingen med henblik på rådgivning og håndtering af den konkrete sag.

Fraværssamtale ved fravær over 20 arbejdsdage Er en medarbejder fortsat sygemeldt efter 20 arbejdsdage tages der telefonisk eller skriftlig kontakt med henblik på at aftale en personlig samtale. Tages der telefonisk kontakt følges denne op af en skriftlig indkaldelse til sygefraværssamtalen. Samtalen kan finde stede på arbejdsstedet, eller hvor den sygemeldte opholder sig. Forud for samtalen er det aftalt, hvem der deltager udover dig som leder og den sygemeldte. Hvis den sygemeldte ønsker det, kan pågældendes tillidsrepræsentant, sikkerhedsrepræsentant eller en anden bisidder deltage. Samtalen har til formål at klarlægge mulighederne og vilkårene for at vende tilbage til arbejdet, mulighederne for delvis tilbagevenden, muligheder for midlertidig ændring af arbejdsfunktion, arbejdsmiljøvurdering m.v. Du kan forberede dig til sygefraværssamtalen ved at sikre, at du: har alle oplysninger, der er om sygemeldingen ved, hvordan medarbejderens arbejdsforhold og opgaver ser ud fremadrettet og på tidspunktet for sygemeldingen kender de relevante tilbud, der kan tilbydes den sygemeldte: mulighed for delvis sygemelding, aflastning, omplacering, fleksibilitet, træningsfaciliteter, supervision og forsikringsordninger og lign. lokale og/eller kommunale tilbud Det er en god ide, at afslutte samtalen med en opsummering af hvad I har talt om samt eventuelle aftaler for opfølgende samtaler. Der laves et kort referat af samtalen. Referatet underskrives af mødedeltagerne og lægges i personalemappen. En kopi udleveres til den sygemeldte. Fortsætter sygefraværet følges der op med flere samtaler. Samtalerne kan udbygges med deltagelse af flere relevante samarbejdspartnere. Den gode praksis I Randers kommune arbejdes der allerede i dag på at forebygge og håndtere sygefravær. Der tages forskellige initiativer både kommunalt og lokalt på de enkelte institutioner. I arbejdet for at skabe trivsel på arbejdspladsen er der mange redskaber at vælge imellem. De forskellige redskaber kan supplere og overlappe hinanden, ligesom de fysiske og psykosociale årsager til sygefravær kan være forbundne. I Randers er det god praksis at du som personaleleder: aktivt fører forebyggende trivselssamtaler ved tegn på mistrivsel følger op på sygefravær med omsorgsopkald og sygefraværssamtaler som minimum hvert kvartal skaber overblik over arbejdsstedets sygefravær ved hjælp af sygefraværsstatistik og inddrager statistikken i MED-udvalgets arbejde afholder en årlig medarbejderudviklingssamtale (MUS) med alle medarbejdere igangsætter en arbejdspladsvurdering (APV) hvert 3. år med tilhørende handleplan igangsætter en trivselsundersøgelse (en psykisk APV) hvert 3. år med tilhørende handleplan følger op på handleplanerne i MED-udvalget mindst en gang årligt kontinuerligt vurderer mulighederne for fortsat udvikling af arbejdsmiljøet på arbejdsstedet udarbejder en lokal trivselshandleplan En lokal trivselshandleplan En lokal trivselshandleplan er det dokument, der beskriver arbejdsstedets samlede handlinger for at fremme trivsel og modvirke sygefravær. Handleplanen er dit redskab til at skabe overblik, synliggøre og dokumentere indsatsen overfor medarbejdere og MED-udvalg. Du kan finde ideer til hvordan jeres trivselshandleplan kan udformes på Broen.

Her kan du søge viden og hjælp Personale/HR-afdelingen Er du i tvivl om håndteringen af en medarbejders sygefravær kan Personale/HR-afdelingen kontaktes for råd og vejledning. Personale/HR-afdelingen kan vejlede om vilkår for delvis raskmelding, fleksjob og lign. tilbud. Viser det sig i forbindelse med sygefraværssamtaler, at den sygemeldte ikke vender tilbage i arbejde kan Personale/HR- afdelingen ligeledes kontaktes med henblik på hjælp til at håndtere den konkrete sag. Broen Vi vil gerne gøre det lettere for dig som leder at arbejde målrettet med trivsel og nærvær på arbejdsstedet. Derfor vil vi løbende udbygge vores fælles intranet Broen med relevant oplysninger på området. På Broen kan du finde henvisninger til relevant lovgivning og gældende regler på området, eksempler på hvordan ledere arbejde på at nedbringe sygefraværet i Randers kommune, oversigt over relevante samarbejdspartnere i sygefraværssager, konkrete forslag til hvordan man afvikler en sygefraværssamtale eller laver en trivselsundersøgelse på arbejdspladsen m.v. Har du og din arbejdsplads gode erfaringer, som I vil dele med andre, så send os en mail og fortæl om det. Det kan være I har lavet en trivselsundersøgelse, besluttet en lokal trivselspolitik eller noget helt andet. Tøv ikke med at fortælle de gode historier. I kan kontakte Personal/HR på xxx Gode sider på internettet Der er mange gode sider på nettet, hvor du kan finde inspiration. Her er et par eksempler: www.sund-virksomhed.dk www.via2000.dk www.arbejdsmiljoviden.dk www.arbejdsmiljoforskning.dk

Notat AARHUS UNIVERSITET Signe Osbahr Dato: November 2018 Side 1/7 Modtager(e): LAMU og LSU i AU Uddannelse Status på arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø og god omgangstone I forbindelse med afholdelse af psykisk APV 2015 vedtog LSU og LAMU, at arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø skulle forankres så tæt på medarbejderne, som muligt, dvs. i de enkelte funktionsområder, og tilrettelægges som en vedvarende indsats. Nærværende notat giver status på arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i AU Uddannelses enheder og på tværs pr. november 2018, inkl. beskrivelse af indsatser inden for det universitetsbredde tema vedr. god omgangstone. International Uddannelse De væsentligste aktiviteter vedr. psykisk arbejdsmiljø ved IU har været følgende: Afholdelse af mini-mus ca. 6 måneder efter MUS for alle medarbejdere. Løbende og tæt dialog med medarbejdere på hhv. 1:1 møder og afsnitsmøder, hvor der planlægges og følges op på trivsel og prioritering af opgaver. Kontormøderne, som afholdes hver 14. dag, har på baggrund af input fra medarbejderne fået nyt format og indeholder bl.a. et punkt vedr. videndeling af Best practise. Gennemførelse af PAS forløb (Planlægning, Adfærd, Struktur - et grundkursus i at arbejde effektivt), som kørte hen over foråret 2018 for hele enheden. Medarbejderne har gennem diskussioner og workshops bidraget til at definere IU s kernefortælling. Afholdelse af workshop d. 23. maj 2018 med fokus på god omgangstone og værktøjer til at fremme positiv kommunikation mellem kollegaer. Præsentation af LAMU og arbejdsmiljø på AU på kontormøde d. 26. september 2018. Prioritering af sociale aktiviteter både i forbindelse med faglige events, men også i hverdagen med f.eks. fælles morgenmad én gang om ugen og elastikøvelser 3 gange om ugen. Justeringer i IU s opgaveportefølje og arbejdstilrettelæggelse, så der skabes bedst mulig overensstemmelse mellem opgaver og ressourcer ud fra et ønske om, at budgettilpasninger ikke betyder, at alle skal løbe stærkere. Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0720 Fax: +45 8715 0701 E-mail: indskriv@au.dk Web: www.au.dk

Notat AARHUS UNIVERSITET Signe Osbahr Dato: November 2018 Side 2/7 Studenterrekruttering og Optagelse I det samlede funktionsområde er der fokus på at skabe et godt arbejdsmiljø på tværs af området. Dette sker bl.a. gennem faglige og sociale arrangementer. Der er stort fokus på samarbejde på tværs (temaet for seminar i funktionsområdet foråret 2018), både i det daglige og ved større projekter. Der er afholdt to sociale arrangementer (sommer og jul) og indført kvartalsvise fællesmøder med fokus på videndeling og lær hinanden at kende, både socialt og fagligt. I efteråret 2018 gennemføres et projekt om Kommunikation med ansøgerne, der bl.a. handler om tonen i kommunikationen med ansøgerne. Vejledning og Studieinformation Arbejde med forstyrrelseskultur om at balancere mellem arbejdsro og dialog. Der er taget initiativer til at mindske støjgener i gruppekontorer med bl.a. tæpper og optimeret indretning. Støj er en psykisk belastning, og lydreducerende tiltag er også frem over et indsatsområde. Der er implementeret en føl-ordning, hvor medarbejdere kan komme i endagspraktik hos kolleger i andre afdelinger/vicedirektørområder og lære dem og deres arbejdsopgaver bedre at kende. Kontinuerlig udvikling af afdelingens teams samarbejdsformen drøftes bl.a. til en GRUS. Fast 1:1-snak med alle medarbejdere hver måned (30 min.), hvor både faglige og trivselsmæssige emner kan diskuteres. Årligt projektmøde, hvor afdelingens forskellige projekter diskuteres og prioriteres i fællesskab mhp. stor gennemsigtighed i opgaveprioriteringen. Ugentlige afdelingsmøder med afsat tid til fælles morgenmad. Vi arbejder kontinuerligt med en kollegial sparringsmodel. Mindst to årlige sociale arrangementer - i år en tur i skoven hvor der skulle laves mad over bål og et julearrangement med samarbejdsopgaver. Optagelse I bachelorteamet er der igangsat et forløb med ekstern konsulent mhp. at bidrage til godt samarbejde og god trivsel i teamet, jf. drøftelse i LSU herom. Forløbet forventes udmøntet i konkrete anbefalinger og løbende opfølgning. Fokus på den svære samtale. Først ved at Vejledning og Studieinformation har holdt oplæg om og undervist i den svære samtale med ansøgere/studerende. Efterfølgende ved opfølgning i form af case arbejde, bl.a. med konkrete råd og vejledninger, samt identificering af muligheder for sparring og debriefing. På afsnitsmøder er der arbejdet med forskellige aspekter om arbejdskultur med udgangspunkt i cases. Medarbejdere i Optagelse har deltaget i føl-ordning, og Optagelse har modtaget føl fra andre afdelinger.

Notat AARHUS UNIVERSITET Signe Osbahr Dato: November 2018 Side 3/7 Der er afholdt sociale aktiviteter i afsnittet, som udgangspunkt minimum 2 pr. semester. Der er kontinuerlig fokus på forebyggelse af stress, bl.a. ved mulighed for at tage stress tests og deltage i meditation/resilio. Studiestøtte Der er naturligt fortsat fokus på at bevare den trivsel og arbejdsglæde, der gør sig gældende i funktionsområdet. Der arbejdes pt. på seminar i foråret 2019, da ledere og medarbejdere har identificeret en række lavhængende frugter, der vil kunne komme brugerne til gavn. Det kræver imidlertid, at der udveksles fagligt på tværs af enheder og derfor vil det blive prioriteret at få etableret tværgående arbejdsgrupper omkring en given opgave og bruge en arbejdsdag på det i foråret 2019. At lære af hinanden på tværs af enheder, vil desuden styrke sammenhængskraften og trivslen. Som særlig indsats i forbindelse med God Omgangstone valgte Studiestøtte at fokusere på feedbackkultur med henblik på at udvikle en sund feedbackkultur, så feedback bliver givet og modtaget godt. I april blev der afholdt seminar, hvor lektor og erhvervspsykolog Eva Gemzøe Mikkelsen underviste i den gode feedback. Dette i en kontekst, hvor feedback forbindes med: Samarbejde på tværs så ressourcer udnyttes og misforståelser undgås. Kvalitetssikring, så vi undgår de dårlige beslutninger. Adfærd, så der sker en personlig udvikling og der dermed sikres fælles trivsel. Der blev lavet øvelser på tværs af funktionsområdet på dagen. Medarbejderne har været glade for redskaberne og også de mange refleksioner, der kom ud af seminaret. I september og oktober har der været afholdt møder omkring God omgangstone og ønsker til det fortsatte arbejde i alle afsnit og enheder. Tilbagemeldingen er, at der godt må arbejdes videre med god feedbackkultur på lokalt niveau i enhederne. SU og SPS: Arbejdet på at sikre den nødvendige robusthed i afsnittet ved, at der ud over i de faglige teams skal være enkelte opgavetyper, som flere kan løse ved spidsbelastning f.eks. at flere kan tage visitationssamtaler i forbindelse med studiestart. Synliggørelse af procedurer m.v. i vidensbank ved SU, så fælles viden om procedurer og ændringer understøttes. Smartere processer, som f.eks. blanketløsnings, hvor ansøgninger m.v. kommer med relevant dokumentation og journaliseres ved modtagelse. Der arbejdes med at få nedbragt mængden af afbrydelser, så sagsbehandlingen kan forløbe mere glidende, og der kan være den nødvendige ro til håndtering komplicerede sager.

Notat AARHUS UNIVERSITET Signe Osbahr Dato: November 2018 Side 4/7 Tilfredse kunder skaber større arbejdsglæde, hvorfor der arbejdes med at gøre kommunikationen med de studerende bedre så vi er mere forståelige. Heldagstur til Kbh. med besøg ved SU-styrelsen og KU. Dialog om tiltag ifht. uhensigtsmæssige og/eller tidsrøvende sags procedurer. RSC: Fællesfaglige dage på tværs af centeret for at styrke den fælles faglighed, tværfagligt samarbejde og trivsel på arbejdspladsen. Makkersparring i små grupper, hvor kolleger får mulighed for at mødes med kolleger fra de andre teams og drøfte forskellige faglige temaer og samtidig lære hinanden/nye kolleger at kende. Prioritering og udvikling af supervision. Procesoptimering og udvikling af RSC-sekretariatet, herunder heldagsseminar i september. Dual Career: Udarbejdelse af fælles model for samtaler - synliggørelse af de relevante elementer ved samtaler med studerende. Daglige 1:1 sparringer om de centrale udfordringer. Fællesskab om større arrangementer, leverancer og events for at sikre den fælles oplevelse, glæde ved samarbejdet og trivsel på arbejdspladsen. Studiesystemer Studiesystemer står i de kommende år over for en større forandringsproces, hvor medarbejdernes kompetencer vil blive udfordret. Derfor er der gennem 2018 arbejdet med at skabe en bevidsthed om, at vi skal igennem denne forandringsproces, og de store linjer i processen er ved at være kendte. Der er gennemført en reorganisering af afdelingen i 2018 med henblik på at styrke fagligheden og samarbejdet generelt, men det er endnu for tidligt at evaluere effekten heraf. I 2018 har der været et stort fokus på to store projekter PLAN og LMS-udbud. De store projekter udfordrer afdelingens sammenhængskraft, ikke mindst fordi det har vist sig nødvendigt at etablere et egentligt projektkontor for PLAN-projektet. Af lokalemæssige årsager er projektkontoret etableret hos AU-IT, hvor op til 5 medarbejdere i studiesystemer sidder i en væsentlig del af deres arbejdstid. For bl.a. at kompensere for dette arrangeres der i efteråret 2018 og foråret 2019 medarbejderseminar og fagligt-sociale arrangementer. Med en lidt længere horisont arbejdes der på at etablere en mulighed for projektkontor i bygning 1445, således at vi igen kan få samlet afdelingen bedre.

Notat AARHUS UNIVERSITET Signe Osbahr Dato: November 2018 Side 5/7 Der er desuden fokus på at skabe transparens på såvel opgavesiden som på prioriteringssiden. Leveranceplan og porteføljearbejdet er én side af dette, hvor vi året igennem har arbejdet med at skabe klarhed og overblik. Den anden side er forecasting af ressourcebehov på opgaveniveau, således at der er åbenhed omkring de prioriteringer, som løbende må foretages. Uddannelsesstrategisk Sekretariat Der er fokus på strategisk kompetenceudvikling i afdelingen. De enkelte teams har sammen med funktionschefen lavet impact maps på teamniveau som optakt til de individuelle MUS-samtaler. Der afholdes fortsat halvårlige mini-mus, da medarbejderne har udtrykt tilfredshed med dette koncept. Der arrangeres besøg hos relevante samarbejdsinstitutioner for at få faglig sparring, inspiration og dannet gode faglige netværk. Sekretariatet var på besøg hos SDU i december 2017 og på Arkitektskolen Aarhus i april 2018. Fokus på information og sammenhæng. På afdelingsmøderne holdes der ofte oplæg af medarbejdere i afdelingen f.eks. learning analytics eller kolleger fra andre afdelinger om f.eks. black board eller AU s rammekontrakt, hvilket er med til at skabe sammenhæng i de mange forskellige opgaver. Der holdes oplæg på afdelingsmøder, når en medarbejder har deltaget på kurser, konferencer eller lignende, så der sikres videndeling i hele afdelingen. Guiden om god omgangstone er givet til alle medarbejdere og gav lejlighed til at genbesøge de værktøjer, som afdelingen blev præsenteret for på afdelingsseminar ultimo 2016 (og de nytilkomne til at stifte bekendtskab hermed). Afdelingen har arrangeret og finansieret et kursus i digital forvaltning i december 2017, hvor vi inviterede samarbejdspartnere med fra andre afdelinger i AU Uddannelse, fra AU IT og fra fakulteterne. Det medførte ens baggrund og sprog om fremtidens digitale forvaltning og har betydet øget samarbejde med andre enheder. Der arbejdes løbende med at prioritere opgaver, opgavestyring og at mindske sårbarhed ift. opgaver, så der er mere end en pr. opgave (back-up på opgaver). Psykisk APV tages op på afdelingsmøder senest i oktober 2018, hvor der blev givet udtryk for, at der fortsat ikke opleves problemer med omgangstonen. Tværgående indsatser En central, tværgående aktivitet i det forgangne år har været afholdelse af AU Uddannelses VD-seminar for alle faste medarbejdere 19. april 2018. I løbet af seminaret blev der på forskellig vis berørt aspekter af trivsel og arbejdsmiljø som udfoldet i nedenstående. Derudover har der været afholdt fire gå-hjem-møder med temaer om hhv. nudging, digital forvaltning, studenterrettet information og studiestøtte, ligesom AU Uddannelses

Notat AARHUS UNIVERSITET Signe Osbahr Dato: November 2018 Side 6/7 medarbejder har været inviteret med til to store gå-hjem-møder for det samlede uddannelsesområde Endvidere har AU Uddannelse i 2018 bidraget til deltagelse i en række arrangementer med det formål at understøtte det gode arbejdsmiljø gennem etablering af fælles oplevelser. Fejring af AU s 90 års fødselsdag med kaffe og kage Deltagelse i DHL-stafetten Deltagelse i Vi cykler på arbejde Endeligt har der været en række andre tværgående indsatser, der i nedenstående præsenteres under de overskrifter, der anvendes i den tværgående APV-handleplan: Arbejdspres På VD-seminaret var inkluderet et oplæg og en efterfølgende drøftelse af kerneopgaven. Det er oplægsholder Anders Senecas udgangspunkt, at når man kender sin kerneopgave, så trives man bedre. Flere enheder har endvidere arbejdet med emnet jfr. ovenstående. Fremtidsudsigter: Arbejdet med implementering af LSU s værktøjer til Strategisk kompetenceudvikling har været fortsat i 2018 mhp. udbredelse i alle enheder af AU Uddannelse. Der har også i 2018 været afsat og anvendt separat budget til kompetenceudvikling i hver enhed, ligesom dette er budgetlagt for 2019. På VD-seminaret var inkluderet et oplæg ved universitetsdirektør Arnold Boon med titlen Enhedsadministrationens retning i de kommende år. Endvidere holdt de fem funktionschefer i AU Uddannelse oplæg om Udvikling af AU Uddannelse i et flerårigt perspektiv. Der arbejdes løbende med tilpasninger af AU Uddannelses opgaver, ligesom der ved vakancer overvejes mulighederne for bortfald af den pågældende stilling. Det har på den måde været muligt at imødekomme 2% besparelsen for 2017 og 2018 uden økonomisk betingede afskedigelser. Det er forventningen, at dette også vil være muligt i 2019. Anerkendelse På VD-seminaret anerkendte vicedirektør Kristian Thorn de mange markante resultater, som AU Uddannelse har leveret i det forgangne år. Endvidere blev der afholdt en speeddating-session med præsentation af enhedernes succeser. God ledelse i dagligdagen

Notat AARHUS UNIVERSITET Signe Osbahr Dato: November 2018 Side 7/7 Forum for samlet ledergruppe i AU Uddannelse (dvs. alle med personaleledelse) har etableret et fælles ledelsesgrundlag, der er under udrulning i alle enheder. Ledergruppen (vicedirektør og funktionschefer) har på sine møder et fast punkt om ledelsesspørgsmål, hvor der gives feedback fra lederkollegaer mhp. sammen at udvikle ledelsesgerningen. Ledergruppen gennemgår i efteråret 2018 et lederteamudviklingsforløb. Ledergruppen deltager i universitetsdirektør Arnold Boons gå-hjem-møder for admininistrationens ledere, hvor emner som fremtidsudsigter og god ledelse behandles. Der har været arbejdet på at skabe velfungerende ledelsesteams i samarbejde med fakulteterne igennem bånd og samarbejdet med uddannelsescheferne o I LGU-regi har der i 2018 været afholdt strategiseminar og 2 fællespisninger, ligesom der planlægges en fælles studietur til Manchester i 2018. o De tværgående bånd, VEST, SNUK, UVAEKA og EVU, har i 2018 været inviteret til deltagelse i et LGU-møde, imens et fællesmøde med INT er under planlægning.

Notat AARHUS UNIVERSITET Signe Osbahr Dato: 13. november 2018 Side 1/1 Modtager(e): LAMU På baggrund af AAMU s opfordring: Drøftelse af før-apv mail til medarbejderne Baggrund AAMU opfordrer alle enheder til at benytte forårets APV til løsning af de større problemstillinger omkring det fysiske arbejdsmiljø. Det betyder, at APV en ikke bør benyttes til indberetning af småting, som i stedet bør ryddes af vejen inden. På den baggrund bedes LAMU drøfte og evt. godkende nedenstående mail-udkast til medarbejderne med en generel opfordring til at søge hjælp og løse problemerne, når de opstår, fremfor at afvente APV en. Målet er at mindske arbejdet med handleplaner, så LAMU kan fokusere sin indsats. Udkast til før-apv mail til medarbejderne Kære kollegaer I foråret 2019 vil der blive afholdt fysisk og psykisk APV (ArbejdsPladsVurdering). APV en er medarbejdernes mulighed for at sætte fokus på de større problemstillinger, ligesom det er LAMU s mulighed for at rette ressourcerne derhen, hvor der er mest brug for dem. Der skal naturligvis findes gode løsninger på de mindre problemer omkring det fysiske arbejdsmiljø, men i LAMU vil vi gerne opfordre til at løse småting, når de opstår, fremfor at afvente APV en og dens krav om dokumentation via handleplaner. Hvis du mangler en pære i en lampe eller hvis du helt mangler en lampe - eller hvis der løber en ledning tværs over gulvet, så lyder her en opfordring til snarest muligt at finde en løsning. Står du med et mindre problem, som du har brug for hjælp med at finde en god løsning på, er du meget velkommen til at tale med din nærmeste leder eller rette henvendelse til LAMU. Du kan læse mere om sammensætning af LAMU her: https://medarbejdere.au.dk/institutter/uddannelse/arbejdsmiljoeudvalget-lamu/. På vegne af LAMU, Signe AU Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0720 Fax: +45 8715 0701 E-mail: auuddannelse@au.dk Web: www.au.dk

AARHUS UNIVERSITET ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Målet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne skal tilrettelægge det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø. Drøftelsen skal foregå på udvalgsniveau i arbejdsmiljøorganisationen. De skal vurdere, om det foregående års mål er nået, ligesom der skal sættes mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal udvalget lægge en plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Drøftelsen er lovpligtig. Læs mere på www.at.dk Plan for arbejdsmiljøsamarbejdet XX. januar 2019 Aarhus Universitet Udvalgsmedlemmer LAMU, AU Uddannelse Formand: Kristian Thorn Næstformand: Louise Kold-Petersen Medlemmer: Gitte Pedersen Viftrup, Louise Kold-Petersen, Pernille Friis Status på det forudgående års arbejdsmiljøsamarbejde [2018] Tilpasning af arbejdsmiljøorganisationen efter overdragelse af AU Library til KB Arbejdsmiljøorganisationen er blevet ændret fra to arbejdsgrupper til én. Louise Kold-Petersen blev på årets første møde valgt som ny næstformand, da forhenværende næstformand flyttede til KB. LAMU har tilrettet forretningsordenen til den nye organisation. Information til medarbejderne i AU Uddannelse om arbejdsmiljøorganisationens (nye) struktur og funktion LAMU s hjemmeside er blevet opdateret. Der er blevet rundsendt information til alle medarbejdere om det nyvalgte LAMU inkl. link til hjemmesiden og orientering om den nye hjemmeside om AU s beredskab. LAMU har besøgt IU på et afdelingsmøde for at bevidstgøre medarbejderne om tilknytningen på trods af IU s geografiske placering. Arbejdsmiljøudvalget blev præsenteret, hvorefter der blev dykket ned i forskellige relevante temaer, hvor de deltagende kunne spørge ind. Livreddende førstehjælp LAMU initierede i 2017 arbejde omkring livreddende førstehjælp, og dette arbejde er fortsat ind i 2018. LAMU har arrangeret livredende førstehjælpskursus for medlemmerne af LSU og LAMU. Der er rundsendt mail til medarbejderne om den indhentede kompetence. Der er blevet lavet en hjemmeside om emnet: https://medarbejdere.au.dk/institutter/uddannelse/praktisk-nyttig-viden/livredende-foerstehjaelp/. LAMU har anbefalet, at det italesættes på alle afdelingsmøder, hvem der kan førstehjælp, med henblik på at der ved en eventuel krise kan søges hurtig hjælp. God omgangstone Emnet er blevet drøftet på fællesmøde med LSU d. 12. januar 2018. To repræsentanter fra LAMU deltog i AU s workshop vedr. god omgangstone i december 2017 og delte på fællesmødet de vigtigste pointer. AU Uddannelses APV indikerer ikke et specifikt problem omkring god omgangstone i VD-området. Derfor et fremadrettet fokus på fortsat at bidrage til at udvikle og værne om den velfungerende omgangstone. Det blev på fællesmødet aftalt, at efterfølgende drøftelser i funktionsområderne skulle tage udgangspunkt i enhedernes tidligere indsatser i forhold til området. LAMU har modtaget status på arbejdet med god omgangstone i forbindelse med den årlige status for det psykiske arbejdsmiljø i de enkelte enheder. Det kan konkluderes, at der bliver arbejdet aktivt med emnet.

Sygefravær Målet med det forgangne års drøftelser vedr. sygefraværet har været at understøtte trivsel. Signe og Louise har i forbindelse med AU s arbejdsmiljødag deltaget i workshop vedr. sygefravær. De vigtigste pointer blev delt med LAMU. Workshoppens pointer understøttede ønsket om at arbejde med sygefravær ud fra en trivselsdagsorden. LAMU har drøftet statistik vedr. sygefraværet, både AU s sygefraværsstatistik og statistik udarbejdet særligt for AU Uddannelse. LAMU har udfyldt Cabi s skema vedr. strategisk tilgang til sygefravær og drøftet de områder, som AU Uddannelse scorer lavt på. Det blev aftalt fremadrettet at have fokus på aspekterne omkring korttidssygefravær ud fra en trivselsdagsorden, herunder at sikre en mere åben dialog om emnet. LAMU har lavet forslag til hvordan dialogen om sygefravær kan bredes ud til afsnittene. [Drøftes på LAMUmøde den 10. december, hvor alle medbringer 2-3 forslag hertil herefter tilpasses ordlyden af denne tekst] LAMU har drøftet om der ønskes lavet et notat, der, tilpasset kulturen i AU Uddannelse, opsummerer retningslinjerne og beskriver processerne omkring sygefravær for både medarbejdere og ledere. [Emnet drøftes i mere detalje på LAMU-møde den 10. december herefter tilpasses ordlyden af denne tekst] Psykisk arbejdsmiljø LAMU har bedt ledelsen om en status på arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i AU Uddannelses enheder pr. november 2018. Status viste bevidsthed i de enkelte enheder om vigtigheden af det psykiske arbejdsmiljø, og at enhederne målrettet arbejder hermed. For nærmere detaljer henvises til notatet Status på det psykiske arbejdsmiljø og god omgangstone [Emnet drøftes på LAMU-møde den 10. december herefter tilpasses ordlyden af denne tekst]. Andet Varmeudfordringer på kontorerne: Temperaturmålinger på loftet over bygning 1445 har vist, at varmeproblemerne i Fredrikshus ikke skyldes overophedning af loftet. Der er indledt dialog med bygningschefen på BSS. Der har ikke fundet arbejdsulykker sted i AU Uddannelse i 2018. Dog har LAMU drøftet en faldulykke, der fandt sted ultimo 2017. LAMU har drøftet app en AU Evacuate, som er et supplement til AU s eksisterende beredskab. Status på evakueringsøvelser (Fredrikshus og Dale T. Mortensen-bygningen den 15. juni 2018) Der har i det forgangne år været foretaget evakueringsøvelser i hhv. Fredrikshus (Bygning 1445-1448) og Dale T. Mortensen-bygningen (Bygning 1650-1653). LAMU, AU Uddannelse, havde vurderet, at der på daværende tidspunkt ville opnås størst udbytte ved at afholde en delvist uvarslet øvelse. Alle medarbejdere modtog d. 3. maj en e-mail med varsling af, at der inden for de næste 1-2 mdr. ville blive afholdt en evakueringsøvelse. Evakueringen fandt sted den 15. juni 2018 om formiddagen. Dale T. Mortensens bygningen: Grundlæggende vurderes øvelsen at være succesful, da alle medarbejdere blev evakueret på kort tid. Fredrikshus: Evakueringsøvelsen vurderes at være acceptabel, idet næsten alle medarbejdere blev evakueret på kort tid. Beredskabschefen er blevet kontaktet vedr. LAMU s forbedringspunkter til det generelle beredskab.

Øvelsen gav ophav til læringspunkter og forbedringsmuligheder, som er blevet præsenteret for medarbejderne i en rundsendt PowerPoint-præsentation. Medarbejderne vurderes overordnet set at have så godt styr på beredskabsplanen, at næste øvelse kan gøres fuldt uvarslet. For yderligere detaljer henvises til den udformede rapport over evakueringsøvelsen. Mål for det kommende års fokusområder, indsatsområder og specifikke arbejdsmiljøopgaver A) Fortsætte arbejdet vedr. sygefravær XXXX B) Bidrage til APV-processen I foråret 2019 afprøves en ny og enklere model for den tre-årige APV, hvor medarbejderne skal forholde sig til den fysiske- og psykiske APV på samme tid. Da det er første år med en sammenlægning af den fysiske- og psykiske APV, er den præcise proces for nuværende usikker, men LAMU følger de retningslinjer, som bliver udstukket af HAMU. [opdateres, hvis der modtages yderligere information inden afslutning af den årlige arbejdsmiljødrøftelse]. LAMU forventer, at den primære rolle bliver at følge op på den fysiske APV og ligeledes tæt samarbejde med LSU om opfølgning på den psykiske del. C) Afholdelse af en fuldt uvarslet evakueringsøvelse På baggrund af det forgangne års evakueringsøvelse vurderes det, at den næste evakueringsøvelse kan være fuldt uvarslet. D) XXX Påkrævede aktiviteter for at opnå mål (tiltag og initiativer) Ad A) XXXX Ad B) Fremme medarbejdernes deltagelse i APV en, herunder gøre medarbejderne opmærksomme på sammenlægningen af den fysiske- og psykiske APV. Udpegning af de væsentligste problemstillinger, der identificeres via APV en. Dette både mht. fysisk- og psykisk arbejdsmiljø, hvoraf de psykiske problemstillinger identificeres i samarbejde med LSU. Drøftelse af de væsentligste problemstillinger i alle led af AU Uddannelses organisation. Udarbejdelse af handleplaner og efterfølgende opfølgning herpå. Ad C) Vurdering af hvorvidt der er blevet foretaget de nødvendige forbedringer siden det forgangne års evakueringsøvelse. Fastsættelse af dato for evakueringsøvelsens afholdelse. Gennemførsel af fuldt uvarslet evakueringsøvelse i Dale T. Mortensen bygningen og Fredrikshus på den aftalte dato. Evaluering af evakueringsøvelsen samt udarbejdelse af rapport til fremsendelse til rette instanser. Dialog om videreformidling af læringspunkter til medarbejdere. Opfølgning på forbedringspunkter.

Ad D) XXXX XXXX Samarbejde vedr. ovenstående mål (organisering/samarbejde/hvem skal involveres/mødefrekvens) LAMU vil samarbejde tæt med LSU om forårets APV. LAMU vil orientere LSU om arbejdet med sygefraværet ud fra en trivselsdagsorden. Plan for kompetenceudvikling (behov for uddannelse/kurser/anden kompetenceudvikling) Alle medlemmer af LAMU har været på Paragraf 9-uddannelse, og har således den lovpligtige uddannelse. LAMU vil modtage de lovpligtige tilbud om supplerende uddannelse fra LAMU s sekretær. Det drøftes løbende gennem året, om der er behov for anden kompetenceudvikling for at udfylde de foreslåede aktiviteter. Økonomi og andre ressourcebehov til at opfylde strategiens mål Kurser dækkes af afsnittenes budget til kompetenceudvikling efter aftale med pågældende funktionschef. Øvrige nævnte aktiviteter forventes at kunne dækkes af Stabens budget. Dato: Arbejdsgiverrepræsentant (Formand) Dato: Medarbejderrepræsentant (Næstformand)

Arbejdsmiljø på AU nyttige links: Hvem er arbejdsmiljøudvalget i AU Uddannelse: https://medarbejdere.au.dk/institutter/uddannelse/arbejdsmiljoeudvalget-lamu/ Den årlige arbejdsmiljødrøftelse: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/institutter/au_studieadministration/lsu /Den_aarlige_Arbejdsmiljoedroeftelse_2018_AU_UDD.pdf Hvor går jeg hen, når jeg er udsat for arbejdsskade? https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/arbejdsmiljoe/arbejdsmiljoe/arbejds miljoeorganisationen/temadag_17._maj_2018/oplaeg_2_hvor_gaar_jeg_hen naar.pdf AUs hjemmeside om arbejdsmiljø (https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/ Beredskab på AU https://medarbejdere.au.dk/administration/bygninger/beredskab/ Øvrig inspiration nedenfor: Arbejdsmiljøorganisation på AU: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/arbejdsmiljoe/arbejdsmiljoe/arbejds miljoeorganisationen/temadag_17._maj_2018/oplaeg_1_hvad_er_arbejdsmiljoeorganisationen_paa_au_ V4_08052018.pdf Link til arrangement om sygefravær: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/arbejdsmiljoe/arbejdsmiljoe/arbejds miljoeorganisationen/temadag_17._maj_2018/workshop_3_sygefravaer_au.pdf

Arbejdsmiljøstatistik 1. - 3. kvartal 2018 AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2018 MARTIN KEIS KRISTENSEN UDVIKLINGSKONSULENT

Arbejdsmiljøstatistik 2018 - Kvartaler Introduktion til arbejdsmiljøstatistik kvartaler FAMU I den kvartalsopdelte arbejdsmiljøstatistik præsenteres data for de tre områder: Sygefravær Arbejdsulykker Psykologisk rådgivning Den kvartalsopdelte arbejdsmiljøstatistik er et øjebliksbillede af de data, der foreligger inden for de tre områder ved udgangen af hvert kvartal. Inden for alle tre områder sker der efteranmeldelser og efterregistreringer. De data, der præsenteres ved udgangen af et kvartal, kan således være ændrede ved den endelige opgørelse ved årets udgang. Ligeledes kan data for f.eks. første kvartal være ændret, hvis der sker en efterregistrering i tredje kvartal. Ved læsning af de enkelte tabeller henledes opmærksomheden på, at alle data i celler med overskriften 2018 er akkumulerede data for Q1-Q4. I præsentationen af kvartalsdata følges samme model for præsentationen som i årsstatistikken. Dog indgår følgende opgørelser ikke i kvartalsstatistikkerne: Arbejdsulykker Opgørelse af anmeldte og registrerede arbejdsulykker pr.100 medarbejdere. Psykologisk rådgivning Opgørelse over afsluttede rådgivningsområder fordelt på rådgivningsområder. Opgørelse af påbegyndte rådgivningsforløb pr. 100 medarbejdere. 2

Arbejdsmiljøstatistik 2018 - Kvartaler 1. Sygefravær Q1-Q4 2018 - Institut-/Enhedsniveau Arts Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr. ansat uden langtidsfravær Institut/Enhed Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Q1 Q2 Q3 Q4 2018* DPU 2,5 2,0 1,6 6,1 1,4 0,8 0,8 2,9 IKK 2,4 1,1 1,0 4,6 1,0 0,4 0,8 2,2 IKS 2,1 1,5 1,2 4,7 1,1 0,6 0,8 2,3 CUDIM 2,2 2,7 0,9 5,5 2,2 0,7 0,9 3,1 Øvrige 3,9 0,4 0,4 4,3 1,5 0,4 0,4 2,1 Gennemsnit 2,3 1,5 1,2 5,0 1,2 0,6 0,8 2,4 Aarhus BSS Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr. ansat uden langtidsfravær Institut/Enhed Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Center for Undervisning og 5,0 1,5 2,3 8,8 2,7 1,5 2,3 6,4 Læring Forretningsudvikling og 1,1 0,6 1,3 2,9 0,6 0,1 0,0 0,7 Teknologi Jura 1,5 1,7 0,8 3,9 1,0 0,8 0,4 1,7 Psykologi 2,0 1,5 1,3 4,8 1,0 0,8 0,5 2,2 Statskundskab 1,0 0,7 0,6 2,3 0,7 0,7 0,4 1,5 Virksomhedsledelse 0,9 0,3 0,8 2,0 0,9 0,3 0,3 1,5 Økonomi 0,8 0,8 0,5 2,1 0,5 0,3 0,3 1,0 Øvrige 0,7 0,3 0,5 1,4 0,7 0,3 0,5 1,4 Gennemsnit 1,2 0,9 0,8 2,9 0,8 0,5 0,4 1,5 Health Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr. ansat uden langtidsfravær Institut/Enhed Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Biomedicin 1,6 1,3 1,4 4,2 0,9 0,6 0,5 1,8 Folkesundhed 1,0 1,2 0,6 2,7 0,6 0,4 0,4 1,2 Klinisk Medicin 0,5 0,4 0,5 1,4 0,3 0,1 0,2 0,5 IOOS 2,5 2,2 1,4 6,0 1,8 0,9 0,5 3,0 Retsmedicin 1,7 1,3 1,8 4,8 1,7 1,0 1,8 4,4 Øvrige 2,8 2,9 2,9 2,2 1,1 0,3 0,4 2,2 Gennemsnit 1,0 0,9 0,8 2,7 0,7 0,4 0,3 1,2 Øvrige Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr. ansat uden langtidsfravær Institut/Enhed Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Advanced Studies 1,8 0,3 0,2 2,4 1,3 0,3 0,2 1,9 Øvrige 9,2 2,7 0,3 12,2 1,5 2,7 0,3 4,5 Gennemsnit 2,6 0,6 0,2 3,7 1,3 0,6 0,2 2,2 *Man kan opleve, at kolonnen 2018 ikke stemmer, når man summerer de pågældende kvartaler. Årsagen kan være, at fravær går på tværs af kvartaler, at der udregnes gennemsnit på tværs af kvartaler, hvor personaletallet løbende ændrer sig, samt evt. afrundinger. 3

Arbejdsmiljøstatistik 2018 - Kvartaler 1. Sygefravær Q1-Q4 2018 - Institut-/Enhedsniveau Science & Technology Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr. ansat uden langtidsfravær Institut/Enhed Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Agroøkologi 2,1 0,6 0,8 3,5 1,6 0,6 0,5 2,7 Bioscience 2,0 1,4 1,4 4,9 1,4 1,0 0,7 3,1 Datalogi 0,6 0,2 0,1 0,9 0,3 0,2 0,1 0,6 Dekanat, ST 3,0 4,3 5,2 12,7 0,8 0,3 0,7 1,9 Fysik og Astronomi 0,9 0,4 0,2 1,5 0,8 0,4 0,2 1,4 Geoscience 1,5 1,9 1,0 4,4 0,7 0,3 0,3 1,2 Husdyrvidenskab 3,9 2,5 2,7 9,2 1,8 2,5 1,7 5,8 Ingeniørhøjskolen AU 1,5 0,7 0,8 3,1 0,9 0,5 0,5 1,9 Ingeniørvidenskab 0,7 0,5 0,7 1,8 0,7 0,5 0,4 1,5 Fødevarer 1,2 0,8 1,8 3,8 1,2 0,8 0,9 2,7 Interdisciplinær Nanotek 1,1 0,5 0,2 1,7 0,5 0,3 0,2 1,0 Kemi 2,2 1,3 0,4 3,8 0,7 0,2 0,2 1,1 Matematik 0,4 0,6 0,3 1,4 0,4 0,4 0,3 1,0 Miljøvidenskab 3,1 2,2 2,2 7,4 2,2 2,2 1,0 5,3 Molekylærbiologi og Genetik 0,9 0,8 0,8 2,5 0,7 0,5 0,4 1,4 Science Museerne 2,4 2,8 3,7 9,4 2,4 2,1 1,4 5,3 Øvrige 2,5 3,0 2,9 8,0 1,6 1,8 1,6 4,3 Gennemsnit 1,7 1,1 1,1 3,9 1,1 0,8 0,6 2,4 Enhedsadministrationen Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr. ansat uden langtidsfravær Institut/Enhed Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Q1 Q2 Q3 Q4 2018* Administrationscenter Arts 4,6 3,0 2,0 9,5 2,7 1,9 1,2 5,4 Administrationscenter BSS 2,6 2,0 2,0 6,6 2,1 0,9 1,0 3,6 Administrationscenter Health 2,3 2,0 1,9 6,3 1,5 0,8 0,8 2,9 Administrationscenter ST 3,7 3,2 3,0 9,9 2,2 1,4 1,4 4,7 AU Forskning og Eks. Rel. 2,1 1,0 1,3 4,4 2,1 1,0 1,3 4,4 AU HR 4,0 1,9 0,4 6,4 2,6 1,9 0,4 4,9 AU IT 2,8 1,2 0,8 4,8 2,2 1,0 0,8 3,8 AU Uddannelse 2,3 2,0 2,3 6,6 2,2 1,2 1,4 4,5 AU Økonomi og Bygninger 3,6 1,2 0,9 5,8 3,2 1,2 0,9 5,4 Universitetsledelsens Stab 4,0 1,8 1,1 6,8 1,5 0,9 1,1 3,5 Øvrige 0,1 0,0 0,4 0,6 0,1 0,0 0,4 0,6 Gennemsnit 3,1 2,1 1,9 7,2 2,2 1,2 1,1 4,3 *Man kan opleve, at kolonnen 2018 ikke stemmer, når man summerer de pågældende kvartaler. Årsagen kan være, at fravær går på tværs af kvartaler, at der udregnes gennemsnit på tværs af kvartaler, hvor personaletallet løbende ændrer sig, samt evt. afrundinger. 4