Mødedato: 6. april 2017 Mødetid: Kl. 12.00 16.00 (inkl. Frokost) Mødested: Lokale M1.4 Rådhuset Prinsens Alle 5, 8000 Viborg Prinsens Allé 5 DK-8800 Viborg www.rammeaftale.viborg.dk Dato: 28. marts 2017 Sagsbehandler: Maria Eeg Smidt Afbud: Tine C. Broge/Horsens Rikke Haarup/Syddjurs - Kristian Eeg Smidt/RM takst@viborg.dk Deltager: Birgit Juul Jensen Steen Holk Bank Mette Juulsgaard Langhoff Dennis Østerdal Nielsen Mads Janni Abildtrup Gerd Møller Nielsen Berit Galai Kasper Nielsen Mette Holst Langberg Thomas Sinding Jacob Johannesen Karin König Overgaard Sascha Regitze Mørch Lund Leif Haarbo Nielsen Lone Blåbjerg Sørensen Finn Bertelsen Rasmus Gade Baheerathan Arumugasamy Janne Folden Bang Bjarne Hansen Karen H. Toft Favrskov Kommune Herning Kommune Holstebro Kommune Holstebro Kommune Holstebro Kommune Ikast-Brande Kommune Lemvig Kommune Norddjurs Kommune Norddjurs Randers Kommune Region Midtjylland Region Midtjylland Ringkøbing-Skjern Silkeborg Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Skive Kommune Struer Kommune Viborg Kommune Aarhus Kommune Sekretariat Sekretariat Referat fra Takstgruppemøde den 6. april 2017 Punkter til beslutning 1. Godkendelse af referat fra sidste møde (12.45-12.55)
Godkendelse af referat fra mødet i takstgruppen den 23. februar 2017 Bilag 1: Referat - Takstgruppemøde 23. februar 2017 Godkender referatet Referatet blev godkendt af takstgruppen. 2. Styringsaftale 2018 (12.55 14.00) Takstgruppen godkendte på sidste møde teksten til styringsaftalen for 2018. På dagens møde skal Takstgruppen godkende bilaget til Styringsaftalen, for at DASSOS kan godkende den samlede styringsaftale (inkl. bilag) på mødet 15. maj 2017. Der har været nedsat arbejdsgrupper til at sammenskrive tidligere års styringsaftale og bilag til et samlet bilag, som blev gennemgået på sidste takstgruppemøde. Arbejdsgruppe 7 har til dagens møde stået for at kvalitetssikre det samlede bilag og sikre, at de relevante punkter er med i bilaget (jf. bekendtgørelsen). Gennemgang af udkast fremsendt af kvalitetssikringsgruppen Bilag 2 Samlet bilag til styringsaftale 2018 Godkender styringsaftalens bilag med henblik på fremsendelse til DASSOS Navngiver bilaget Bilag til Styringsaftalen 2018 Bilag til styringsaftalen 2018 blev gennemgået og aftalt rettelser og opnået enighed om foreslåede ændringer. Formanden for takstgruppen Bjarne Hansen fremlagde DASSOS ønsker til ændring af styringsaftalen i form af en forenklet arbejdsgang ved kapacitetsændringer i tilbud omfattet af rammeaftalen. Det aftaltes at skrive DASSOS vedtagelse ind i bilaget til styringsaftalen under kapitel 9. Taksgruppen får bilaget til gennemsyn inden det sendes videre til DASSOS, (er sendt ud d.7.4) 3. Belægningsoversigt for 2016 (14.00-14.15) DASSOS har tidligere besluttet, at der årligt skal indberettes en belægningsoversigt på tværs af kommunerne og regionen. Oversigten indgår i den samlede pakke med ledelsesinformation, der fremover skal tilgå DASSOS i maj måned. På mødet gennemgås notat og belægningsoversigt, der er udarbejdet på baggrund af kommunerne og regionens indberetninger. Bilag 3 Belægningsoversigt 2016 Bilag 4 Notat til belægningsoversigt 2016
Godkender notat og belægningsoversigt med henblik på fremsendelse til DASSOS Belægningsoversigten: Bemærkninger fra Norddjurs undersøger forhold omkring deres børnecenter. Herning vil gennemgå deres indberetning og bemærker at Viborg Kommune ser mærkeligt ud. Herudover er der indikationer på, at belægningsoversigten indeholder andre fejl, der bl.a. kan skyldes ændringer i normeringer. Konklusion: Det aftales, at Sekretariatet retter belægningsoversigten og sender den efterfølgende til takstgruppen til gennemsyn. Tilretning og gennemgang skal foretages hurtigst muligt send rettelser til takst@viborg.dk senest den 20. april kl. 12.00. Belægningsoversigten skal behandles af DASSOS FU den 26. april. 4. Takstudvikling fra 2015 til 2017 (14.15-14.30) Inden takstudviklingen præsenteres for DASSOS skal takstgruppen kvalificere resultatet, for at sikre at det giver et retvisende billede. Punktet blev udskudt på sidste takstgruppemøde, der da var 3 kommuner der manglede endelig godkendelse af takstudviklingen. Takstfilen er nu opdateret med det sidste, og punktet behandles på dagens takstgruppemøde til endelig godkendelse. Idet takstfilen følger de principper for beregning af takstudvikling der er enighed om, skal vores kvalificering have fokus på korrektionerne under punkt D, J og M, eller manglen herpå. Bachi fra Viborg Kommune giver eksempler på anvendelse og opmærksomhedspunkter. Bilag 5: Takstudvikling 2015-17 (fra takstfil) Gennemgår takstudviklingen og verificerer tallene til DASSOS Drøfter brug af kolonne D, J og M i takstfilen "Dokumentation af takstudvikling" med henblik på ensartet brug, herunder behov for udarbejdelse af vejledning Viborg Kommune (ved Bachi): Gennemgang af hvordan Viborg Kommune (VK) håndterer takstudviklingen. VK har omlagt fra 7 til 5 ydelsespakker. Ydelsespakker skal opsluge tillægstaksterne. Favrskov styrer deres takstudvikling på normeringerne hvorefter institutionerne betales ved siden af hvis borgeren på tilbuddet er tungere end normeringen tillader. Omvendt hvis borgeren er lettere end forudsat i grundbudgettet så kan institutionen få frataget penge fra deres grundbudget, da normeringen er for høj ved lettere borgere. At sammenligne takstudviklingen over fire år giver vanskeligheder. Skive Kommune har omlagt deres tilbud og har derfor problemer med at se deres takstudvikling, hvorfor de har brug for at korrigere deres takstudviklingsindberetning. Karin K. Overgaard fra Ringkøbing Skjern tilbyder at bistå Skive K. med at komme videre.
Der udspandt sig en debat om takstberegning og den foreløbige konklusion er at kommunerne gør det forskelligt. DASSOS præsenteres for takstudviklingen på møde den 15. 5.2017. 5. Punkt fra arbejdsgruppe om egenbetaling incl. oplæg til principafklaringer (14.30 15.00) Arbejdsgruppens opgave er sammenfattet i referat til punkt 4 fra Takstgruppens møde 23. februar 2017: REFERAT: Opgaven: Takstgruppen vedtog at det er en god ide at få en vejledning lavet, men anerkendte samtidig at det er en vanskelig opgave Der blev nedsat en arbejdsgruppe som udarbejder udkast til vejledning, der kan drøftes af takstgruppen inden sommerferien. Arbejdsgruppen kan hente inspiration i det materiale, som hovedstaden har udarbejdet. http://www.rammeaftale-h.dk/da/rammeaftale/egenbetaling/ Arbejdsgruppen består af følgende: Region Midtjylland, Silkeborg Kommune, Skanderborg Kommune, Herning Kommune Arbejdsgruppen har haft et møde, hvor udfordringer for driftsherre og tilbud er sammenholdt med udfordringer for myndighed. Der er fælles ønske om at få så enkle og fælles procedurer gældende for alle driftsherrer. Nu oplever myndighed at blive mødt med a) forskelle i afgrænsninger af de indeholdte ydelser, som myndighed forventes at opkræve samt b) desuden store forskelle i de formater de nødvendige oplysninger fra driftsherre/tilbud bliver leveret på. Hertil kommer eksempler på c) ikke at skelne mellem 107 og 108 som reglerne foreskriver. Arbejdsgruppen ønsker takstgruppens guidning på det endelige produkt til forelæggelse på næste møde i takstgruppen, bl.a. på følgende punkter: 1. Kan der opnås enighed om, at det kun er boligbetaling, der indgår i bruttotakst til opkrævning som myndighedsrelateret ydelse. Konsekvenser heraf: a. Alle øvrige ydelser leveret af tilbuddet uanset visiteret (f.eks. kost) eller tilvalg afregnes direkte mellem tilbud og borger. b. Myndighed kan få forenklet og fælles procedure for alle borgere med hovedydelse efter samme. 2. Skal arbejdsgruppen fortsætte sit arbejde med at udarbejde konkret vejledning og skemamateriale for kommunikation mellem tilbud og myndighed om de relevante oplysninger for myndighed, for de oplysninger som relaterer til tilbuddet? Fordele: Forenkling af procedurer for alle parter og dermed sikring af at alle tilbud leverer data i korrekt format. Bilag 6: Bilag med bidrag og eksempler på elementer til mulig fælles vejledning med skemamateriale Drøfter arbejdsgruppens spørgsmål (se ovenfor)
Skanderborg og Silkeborg har udarbejdet et udkast til en vejledning om egenbetaling for 107 og 108 botilbud Vedrørende spørgsmål 1: Drøftelse af hvordan man bør fastsætte egenbetalingen i 107 og 108 tilbud. Der var slutteligt enighed om at kun boligbetaling indgår i bruttotaksten til opkrævning af myndighedsrelaterede ydelse. (Boligbetaling= husleje - vand- el - varme) Drøftelsen på mødet var præget af at kommunerne er organiseret forskelligt konkret drøftedes hvorvidt der skal sendes en faktura på de obligatoriske ydelser og særskilt på tilkøb eller om fakturaen skal indeholde en samlet regning for både boligbetaling og tilkøb. Dennis Ø. Nielsen Holstebro: Obligatoriske ydelser bør være en del af bruttotaksten. Leif H. Nielsen Skanderborg: Kom med forslag til at kun obligatoriske ydelser skal indgå ved beregning af taksten. Tillægsydelser er valgfri for borgerne i de fleste kommuner. Konklusion: Alle kommuner undersøger om de har obligatoriske ydelser udover boligbetaling, der indgår i takstberegningen. Meld tilbage via takst@viborg.dk senest den 20. april herefter samler sekretariatet op og sender til arbejdsgruppen. Spørgsmål 2: Takstgruppen tog ikke stilling til om arbejdsgruppen skal fortsætte. Punkter til orientering 6. Pladsoversigt (15.00 15.15) Pladsoversigten til Rammeaftale 2017 er nu udarbejdet. I den forbindelse er pladsoversigten for 2016 blevet kvalitetssikret, idet den har vist sig at være fejlbehæftet. Det har givet anledning til en revideret pladsoversigt for 2016. Inden pladsoversigterne for 2016 og 2017 gøres tilgængelige på hjemmesiden som bilag til Rammeaftale 2017, forelægges de Takstgruppen til orientering. Bilag 7: Pladsoversigten for 2016 og 2017 (bilag til Rammeaftale 2017) Orienterer sig i pladsoversigterne for 2016 og 2017 Herning og Lemvig Kommune har rettelser. Ændringer til pladsoversigten sendes til takst@viborg.dk
7. Ledelsesinformation til DASSOS baseret på regnskab 2016 (15.15 15.30) Det er tidligere besluttet, at resultater for 2016 skal indberettes senest 1. maj, så DASSOS har mulighed for at få ledelsesrapportering inden sommerferien. Det er derfor vigtigt, at alle kommuner og regionen indsender resultater hurtigst muligt af hensyn til bearbejdningen og fremsendelsen til DASSOS og allersenest den 1. maj 2017. Resultaterne skal sendes via kopi af takstfilen til mail takst@viborg.dk DASSOS skal på møde den 15. maj behandle en samlet ledelsesinformationspakke, bestående af følgende elementer (jf. FU 4. april 2016): Takstudvikling baseret på hhv. budget- og regnskabstal Over/underskud Belægningsoversigt Tillægstakster Overblik over takster Herudover vedlægges pladsoversigt for 2016 og 2017 - se punkt 6. Bilag 8: Statusnotat fra Arbejdsgruppe 1, Takstgruppemøde 28/4 2016 Sørger for at indberette resultaterne for 2016 senest den 1. maj 2017 Opfordring til at huske at sende regnskab 2016 senest den 1. maj. Indberetning skal ske i takst- fil 2017 den ligger på hjemmesiden. Vedrørende side 2 - bilag 8, brug overskrifterne da kolonne henvisningerne ikke passer. 8. Evt. (15.30-16.00) Intet under dette punkt.