Skabelon
Indhold Formålet med Udviklingsdialog...2 Indledning...3 Introduktion til Udviklingsdialog...4 Tidsplan for processen med Udviklingsdialog...5 Forberedelse til Udviklingsdialog...6 Program for Udviklingsdialog...7 Spilleregler for Udviklingsdialog...7 Opfølgning og udviklingspunkter...7 Bilag...8 Bilag 1: Trivselstemaer...9 Bilag 2: Ledelsestemaer...10 Bilag 3: Skema med vigtigste temaer til drøftelse under Udviklingsdialog...11 Formålet med Udviklingsdialog Formålet med Udviklingsdialog er at skabe udvikling inden for ledelse og trivsel i Skive Kommune igennem dialog samt overblik og forståelse for fælles udviklingsområder, fordi vi hele tiden skal blive bedre til at løse vores opgaver. Udarbejdet i november 2016 af HR i samarbejde med LEAD Illustrationer af www.loneboenielsen.dk 2
Indledning Fokus på trivsel og ledelse I Skive Kommune har vi meget fokus på, at der skal være trivsel på vores arbejdspladser. Det, at vi trives med vores arbejde, hænger tæt sammen med vores evne til at løse vores opgaver til gavn for borgerne, virksomhederne og hele Skive Kommune som egn. For at være en velfungerende organisation skal vi værne om det gode arbejdsmiljø, kollegaskabet og samarbejdet. Vi skal værne om den gode arbejdskultur, vi har i organisationen. Og vi skal fortsat have fokus på god ledelse, som har stor betydning for både kulturen, trivslen og opgaveløsningen. Formålet med at sætte fokus på trivsel og ledelse er altså at blive en endnu bedre arbejdsplads for os selv og alle vores medarbejdere og kolleger og i sidste ende at blive en endnu bedre kommune med det mål for øje at give egnens borgere og virksomheder de bedst mulige vilkår. Én måde at arbejde med trivsel og ledelse på er ved systematisk at gøre status, evaluere og drøfte, hvordan vi kan arbejde for at få en endnu bedre arbejdsplads. Derfor har vi med års mellemrum gennemført trivselsundersøgelser og ledelsesevalueringer i hele organisationen. Ny måde at undersøge og skabe udvikling på Mange har i tidens løb meldt tilbage, at det har været svært at bruge spørgeskemaundersøgelserne konstruktivt til at skabe udvikling på arbejdspladsen. Målingen har ikke været den hjælp og støtte til det videre arbejde, som det var hensigten. I Skive Kommune, som i mange andre organisationer, har der derfor været en stigende interesse for at finde andre måder at undersøge og evaluere trivsel og ledelse på. Vi har stillet os selv spørgsmålet om, hvorvidt vi kunne gøre det på en helt anden måde, hvor vi kommer direkte til sagen og får sat godt gang i den udviklende dialog. Denne gang gør vi det derfor på en anden måde. Vi tager udgangspunkt i Skiveånden. Det handler bl.a. om, at vi taler om tingene. Med hinanden. I øjenhøjde. Vi vil i denne proces lægge afgørende vægt på, at der er åbenhed, tillid, ansvarlighed og ordentlighed. Vi skal dyrke den fælles interesse for at gøre tingene bedre, både fagligt, for vores borgere og i vores relationer med hinanden på arbejdspladsen. Vi kalder den nye metode for Udviklingsdialog. Værdibaseret Udviklingsdialog lægger sig i forlængelse af arbejdet med Grib Værdierne altså arbejdet med værdiordene Udvikling, Trivsel og Ordentlighed samt med det nye ledelsesgrundlag. På den måde er Udviklingsdialog også en måde at videreføre det gode arbejde i Grib Værdierne på, så de bliver endnu bedre forankret på arbejdspladsen. Kogebog Udviklingsdialog er en struktureret proces, som gennemføres på alle kommunens arbejdspladser. Dette hæfte, og de bilag som følger med, udgør en kogebog med opskriften på, hvordan den enkelte arbejdsplads skal gennemføre processen. Der er både en kogebog til lederen, som har et særligt ansvar for at tilrettelægge og gennemføre processen, og en kogebog til medarbejderne, som har et stort ansvar for at bidrage til processen og dialogen, så vi sikrer, at de relevante temaer kommer frem og bliver behandlet på en konstruktiv og fremadrettet måde. Der er behov for, at alle kommer frem med deres synspunkter og idéer til forbedringer for, at Udviklingsdialog kan skabe den positive udvikling, som vi ønsker og forventer. God dialog på arbejdspladsen! Per Mathiasen kommunaldirektør 3
Introduktion til Udviklingsdialog Kort fortalt er Udviklingsdialog Skive Kommunes nye koncept for trivselsmåling og ledelsesevaluering. Vi har droppet tal, grafer og skalaer for i stedet at bruge energien dér, hvor den skaber mest effekt: I lærende dialoger om ledelse og trivsel for at skabe et bedre fundament for løsningen af vores opgaver. Der er i Udviklingsdialog fokus på, at vi sammen skal blive bedre til at løse vores opgaver. Udviklingsdialog bygger derfor på Skive Kommunes mission, vision og værdier samt lokale mål for opgaveløsningen. Udgangspunktet er: Skive Kommunes mission I et forpligtende fællesskab med borgere, virksomheder og øvrige samfundsaktører udvikler vi rammen om et godt liv for den enkelte. Skive Kommunes vision Vi er en kommune i vækst og udvikling baseret på aktive fællesskaber, helhedstænkning og samskabelse. Beskrivelsen af arbejdsstedets mål for opgavelæsningen, f.eks. i en beskrivelse af kerneopgave, mission eller andet som f.eks. er nedfældet i arbejdsstedets virksomhedsplan. Her tilpasses teksten den individuelle arbejdsplads
Tidsplan for processen med Udviklingsdialog Her tilpasses planen optil og efter Udviklingsdialog, herunder inddragelse af Lokal- MED/ arbejdsgrp. Dato Aktivitet Aktører Nov.- dec. 2016 Information til alle medarbejdere udlevering af materialer Medarbejdere melder ét ønske om trivselstema og ét ønske om ledelsestema til Lokal-MED Personalemøde Medarbejdere og Lokal- MED Dec. Jan. 2017 Jan. 25. januar 2017 25.jan- 16.mar. Deadline for medarbejderønsker til temaer, som afleveres til Lokal-MED Møde i Lokal-MED/arbejdsgruppe: Udvælgelse af hhv. trivsels- og ledelsestema Information til medarbejdere om temaer, så alle har tid til at forberede sig til Udviklingsdialog Træningsworkshop i rollen som facilitator af udviklingsdialoger Dialoger afholdes en dag i perioden 26. jan. 16. marts Umiddelbart efter dialogen mødes Lokal-MED/ arbejdsgruppen og vælger, hvilke trivselstemaer og hvilke ledelsestemaer, der arbejdes videre med. De prioriterede temaer og udviklingsområder sendes til HR til brug ved fælles opsamling på tværs af arbejdssteder Rep. for Lokal-MED/ arbejdsgruppe Lokal-MED/ arbejdsgruppe Personalemøde For leder Leder og medarbejdere Lokal-MED/ arbejdsgruppe Ledere/Lokal-MED/ arbejdsgruppe 3. april Workshop for ledere i Skive Kommune om ønskede udviklingspunkter Udarbejdelse af plan for det videre arbejde med indsatsområderne Opfølgning i Lokal-MED 3 mdr. efter udviklingsdialog Justering af indsatsplan og/eller nye indsatser Opfølgning i Lokal-MED 6 mdr. efter udviklingsdialogen Lederen Lederen (eller Lokal- MED) Rep. for Lokal-MED/ arbejdsgruppe Lederen (eller Lokal- MED) Rep. for Lokal-MED/ arbejdsgruppe 5
Forberedelse til Udviklingsdialog Som noget nyt i 2017 skal du deltage i en udviklingsdialog på dit arbejdssted sammen med dine kolleger og leder. Du får information af dit Lokal-MED/arbejdsgruppe og bliver inviteret af din leder til udviklingsdialogen. Men inden selve dialogen skal du forberede dig. Udviklingsdialogen kommer til at koncentrere sig om to overskrifter: Trivsel og ledelse. Under hver overskrift er der en række temaer, som er beskrevet i bilag 1 og 2. Beskrivelserne er en hjælp til dig i din forberedelse inden dialogen. Din forberedelse Som forberedelse til udviklingsdialogen skal du læse beskrivelserne af hhv. trivsels- og ledelsestemaerne igennem. Herefter skal du vælge, hvilke temaer, du synes, er de vigtigste at drøfte i udviklingsdialogen. Du skal vælge ét tema, som omhandler trivsel og ét tema, som handler om ledelse. Trivselstemaer De trivselstemaer, som du skal vælge ét ud fra, er beskrevet i bilag 1. Trivselstemaerne er inspireret af både Social Kapital og universelle menneskelige behov, som skaber trivsel. Præsentationen af trivselstemaer er vedlagt som bilag 1. Ledelsestemaer Som ved valg af trivselstema, skal du vælge ét ledelsestema. Læs beskrivelserne i bilag 2. Ledelsestemaerne er udvalgt på baggrund af Skive Kommunes nye ledelsesgrundlag, hvor der er beskrevet, hvilke forventninger der er til de forskellige ledelsesroller i Skive Kommune. I forbindelse med valg af ledelsestema og forud for udviklingsdialogen er det en god ide, at du læser ledelsesgrundlaget igennem og overvejer både din egen rolle og din leders rolle. På denne måde er du og dine kolleger tydelige på, hvad der forventes af hver af jeres roller og kan på baggrund af dette nemmere tale om, hvad I sammen skal gøre for at lykkes endnu bedre. Præsentationen af ledelsestemaer er vedlagt som bilag 2. Læs desuden om de relevante ledelsesroller i Skive Kommunes ledelsesgrundlag på intranettet. Valg af temaer Når du har valgt et trivselstema og et ledelsestema, skal du udfylde skemaet i bilag 3 og sende/aflevere det til den kontaktperson fra dit Lokal-MED/arbejdsgruppe, som er blevet udvalgt til at stå for dette. Sammen med dine ønskede temaer kan du kort beskrive (i skemaet): - Hvorfor dette tema er vigtigt for dig - Hvordan det kan være med til at løfte vores opgaver Brug skemaet i bilag 3, når du afleverer dine ønsker til temaer. 6
Leder og Lokal-MED Når du og dine kolleger har afleveret jeres ønsker til Lokal-MED/arbejdsgruppen, mødes de og beslutter, hvilke temaer, der skal drøftes til Udviklingsdialogen. Du får besked om de udvalgte temaer, når leder og lokal-med har truffet deres beslutning. Forberedelse lige inden Udviklingsdialogen Inden udviklingsdialogen skal du forberede et eksempel på en oplevelse, du har haft, hvor det udvalgte trivselstema kom i spil, og en oplevelse hvor ledelsestemaet kom i spil. Under udviklingsdialogen skal du i en gruppe på 3-4 kolleger fortælle om din oplevelse af temaet, mens de andre lytter. Program for Udviklingsdialog Dialogen er en drøftelse af de valgte temaer. Dialogen er også kompetenceudvikling både for leder, medarbejdere og organisation. Gennem dialog udvikler vi vores kompetence i at udvikle arbejdspladsen og vores opgaveløsning. Program for Udviklingsdialog d. Kl. 8.00-8.15: Kl. 8.15-9.30: Kl. 9.30-9.40: Leder giver kort intro og rammesætning af dialogen Dialog om trivselstema i grupper af 3-4 medarbejdere Grupperne prioriterer input Kort fælles opsamling Pause Kl. 9.40-10.45: Dialog om ledelsestema i nye grupper af 3-4 medarbejdere Grupperne prioriterer input Kort fælles opsamling Her tilpasses tekst og program den individuelle arbejdsplads Kl. 10.45-11.00: Opsummering på udviklingsdialogen, præsentation af den videre proces for udvælgelse af udviklingsområder og opfølgning Spilleregler for Udviklingsdialog Individuel tilpasning Medarbejdere: Betragt udviklingsdialogen som kompetenceudvikling af dig, din leder, dit arbejdssted og jeres opgaver. LYT, lyt, lyt Det er frivilligt, hvordan og hvor meget du ønsker at bidrage til dialogen. Vær oprigtigt og konstruktiv. Snak for dig selv og ud fra dine oplevelser og holdninger. Tænk fremtid hvad vil du gerne ændre/gøre bedre. Afslut f.eks. sætningen Det ville være rart, hvis.? Kom ind på, hvad du kan gøre for at være med til at skabe (endnu) højere trivsel og god ledelse. Opfølgning og udviklingspunkter Efter udviklingsdialogen prioriterer leder og Lokal-MED/arbejdsgruppen udviklingsforslagene og planlægger det videre forløb. Du får en tilbagemelding fra din leder og Lokal-MED/arbejdsgruppe med en uddybende forklaring. 7
Bilag Bilag 1: Trivselstemaer Bilag 2: Ledelsestemaer Bilag 3: Skema med vigtigste temaer til drøftelse under udviklingsdialogen Her kan evt. tilføjes andre relevante bilag f.eks. de roller, der er relevante for jer fra ledelsesgrundlaget 8
Bilag 1: Trivselstemaer De trivselstemaer som du skal vælge ét ud fra er beskrevet i det følgende. Trivselstemaerne er inspireret af både Social Kapital og universelle menneskelige behov som skaber trivsel Mening: Mening kommer af at tjene en årsag, der er større end os selv. Hvad end det er en religion eller en årsag, der hjælper menneskeheden på en eller anden måde, har vi alle brug for mening i vores liv for at have en følelse af velvære. Generelt set, i hvilket omfang føler du, at dit arbejde er værdifuldt og umagen værd? Hvilken retning har I sammen skabt for jeres arbejde i afdelingen? Præstation: Mange af os stræber efter at forbedre os på en eller anden måde, om vi søger at mestre en færdighed, opnå et værdifuldt mål, eller vinde i en konkurrence. Derved er præstation et andet vigtigt element, der bidrager til vores evne til at blomstre. Gør du generelt fremskridt mod at opnå dine arbejdsrelaterede mål? Hvordan formår I i afdelingen generelt at få bragt jeres vigtigste kompetencer i spil for at opnå de fælles mål og udfordringer? Positive følelser: For at opleve trivsel har vi brug for positive følelser. Enhver positiv følelse falder i denne kategori, såsom glæde, taknemmelighed, afklarethed, interesse, håb, stolthed, morskab, tilfredshed, nysgerrighed, inspiration, ærefrygt og kærlighed. Spørgsmål til refleksion: Hvor ofte føler du dig glad/tilfreds på arbejde? Hvordan kan I som afdeling sikre, at der er flere positive følelser til stede i hverdagen? Engagement: Når vi er virkelig engageret i en situation, en opgave eller et projekt, oplever vi en tilstand af flow : tiden syntes at stå stille, vi mister fornemmelsen for os selv og vi koncentrerer os intenst på det, der er i nuet. Jo mere vi oplever denne følelse, jo mere sandsynligt er det, at vi oplever trivsel. Hvornår bliver du fuldstændig opslugt af det du laver på arbejdet? Hvilke situationer har I sammen oplevet som afdeling/team, hvor der var højt engagement? Positive relationer: Som menneske er vi et socialt væsen, og gode relationer er kernen til vores velfærd. Igen og igen ser vi, at folk, der har meningsfulde, positive relationer med andre trives mere, end dem der ikke har. Hvordan er I i afdelingen til at give hjælp og støtte til hinanden, når der er brug for det? Hvornår har du sidst følt dig værdsat af dine kolleger? Hvordan kan I sammen styrke relationerne til hinanden, til borgeren, til andre afdelinger? Tillid: Denne handler om, hvilke forventninger vi har til hinanden i afdelingen både imellem ledere og medarbejdere samt mellem medarbejder-kolleger. Har vi generelt tillid til de udmeldinger der kommer oppefra samt fra hinanden? Har vi tillid til hinanden og tror vi grundlæggende på, at vi som kolleger gør et godt stykke arbejde? Retfærdighed: Når der er retfærdighed til stede føler den enkelte i afdelingen, at tingene går ordentlig for sig i forbindelse med beslutningsprocesser og fordeling af goder. Har vi fair beslutningsprocesser, hvor alle relevante bliver hørt og får indflydelse på beslutningerne? Føler jeg mig grundlæggende anerkendt og belønnet for min indsats? Og er der noget vi som afdeling skal gøre for at blive bedre til dette? Lederskab/følgeskab: Har vi alle et klart billede af de gensidige forpligtelser og lever vi op til disse forventninger? Dette gælder både imellem leder og medarbejdere samt mellem medarbejdere. Har vi en klarhed over opgavefordelingen, ansvarsområderne og rollefordelingen i afdelingen? Har vi en fælles idé om, hvor vi er på vej hen hvad vores mål er, og hvordan vi kommer bedst derhen? Valgfrit tema: Hvis du har et andet tema på hjertet, som ikke passer ind i ét af de otte beskrevne, som er vigtig for dit og arbejdssteds trivsel, kan du indsende et valgfrit tema til dit lokale MED. 9
Bilag 2: Ledelsestemaer Som ved valg af trivselstema, skal du vælge ét ledelsestema. Ledelsestemaerne er udvalgt på baggrund af Skive Kommunes nye ledelsesgrundlag, hvor der er beskrevet, hvilke forventninger der er til de forskellige ledelsesroller i Skive Kommune. Forud for udviklingsdialogen skal du læse ledelsesgrundlaget igennem og overveje både din egen rolle individuelt, men også afdelingens og din leder. På denne måde er I på dagen for udviklingsdialogen helt tydelige på, hvad der forventes af hver af jeres roller og kan på baggrund af dette nemmere tale om, hvad I sammen skal gøre for at lykkes endnu bedre. De overordnede temaer er: Strategi og målsætning: Handler om at få sat retning og formulere mål, der hænger sammen i organisationen. I det strategiske element er det vigtigt at få skabt mening for sig selv og sine kolleger. Hvad kan vi gøre for at gøre vores mål (endnu) tydeligere? Hvor gode er vi generelt til at få skabt mening for hinanden på arbejdsstedet, så alle ved hvorfor vi gør, som vi gør? Udvikling og resultater: Der skal være fokus på at skabe udvikling og fornyelse med henblik på at skabe resultater og sikker drift. Samtidig skal vi være skarpe på at øge vores faglighed. Hvordan kan vi meningsfuldt øge vores faglighed? Hvad er zonen for nærmeste udvikling? Hvordan er vores balance imellem både at have fokus på fornyelse og udvikling samt resultater og sikker drift? Helhed og samarbejde: Vi skal sammen arbejde på at skabe en helhed i vores ydelser og samarbejde på tværs i kommunen, så borgeren oplever en sammenhængende kommune. Hvordan lykkes vi i dag med at skabe helhed i vores ydelser? Hvad kan vi sammen gøre for at skabe et bedre samarbejde på tværs i afdelingen samt med andre afdelinger? Personaleledelse: Vi skal sammen skabe rammerne for hinanden og vores trivsel på arbejdsstedet. Hvornår har jeg sidst gjort noget, som øgede trivslen eller gav bedre rammer for måden, vi løser vores opgaver? Hvad skal vi blive bedre til i afdelingen for at øge trivslen i måden vi løser vores opgaver? Kommunikation: Vi skal kommunikere tydeligt, kunne rammesætte vores opgaver og oversætte loyalt fra politik til faglighed. Hvordan har jeg været med til at skabe en god samtalekultur? Hvor skal vi blive bedre til den kommunikative kompetence på vores arbejdssted? Lederskab: At være bevidst om sin personlige lederrolle, sit ansvar som leder i det offentlige. At være en rollemodel for god adfærd i Skive Kommune Hvordan tager jeg lederskab for de forskellige opgaver og spiller mine kolleger gode? Hvordan kan vi sammen tage et større ejerskab og lederskab på vores opgaver? Valgfrit tema: Hvis du har et andet tema på hjertet, som ikke passer ind i et af de seks beskrevne, som er vigtig for din ledelse og arbejdsstedss ledelse, kan du indsende et valgfrit tema til dit lokale MED. Læs om de relevante ledelsesroller i Skive Kommunes ledelsesgrundlag på intranettet. 10
Bilag 3: Skema med vigtigste temaer til drøftelse under Udviklingsdialog Alle medarbejdere mailer/afleverer ét skema til: Afleveres senest den: Tema om trivsel Jeg synes, det vigtigste trivselstema er: (sæt ét kryds) Mening Engagement Retfærdighed Præstation Positive relationer Lederskab/følgeskab Udfyld navn på Leder/MED-medlem, som samler ønskerne fra alle medarbejdere og udfyld dato for seneste tilbagemelding inden jeres MED-møde. Positive følelser Tillid Valgfrit tema: For mig er dette tema vigtigt, fordi Hvordan er dette trivselstema vigtigt i forhold til vores opgaver? Navn: 11
Tema om ledelse Jeg synes, det vigtigste ledelsestema er: (sæt ét kryds) Strategi og målsætning Udvikling og resultater Helhed og samarbejde Personaleledelse Kommunikation Lederskab Valgfrit tema: For mig er dette tema vigtigt, fordi Hvordan er dette ledelsestema vigtigt i forhold til vores opgaver? Navn: 12