Handlingsplan for Retten i Esbjerg 2013 Retten i Esbjerg udøver som en del af Danmarks Domstole dømmende myndighed og løser hertil knyttede opgaver herunder skifteret, fogedret og administration. Retten i Esbjergs strategi og handlingsplan for 2013 bliver navnlig de mål og særlige indsatsområder, som er formuleret i strategien for Danmarks Domstole. 1. Nye mål og værdier for Danmarks Domstole Danmarks Domstole har i 2012 arbejdet med udviklingsprojektet Danmarks Domstole værdier og mål. Som led i dette projekt er der med Danmarks Domstole for ret og retfærdighed formuleret værdier og mål for domstolene. Disse efterfølger Målsætning for Danmarks Domstole fra 2001. Det fremgår blandt andet af den nye målsætningspublikation, at domstolenes opgave er at værne om demokratiet, retssamfundet og den enkeltes retssikkerhed. Domstolenes opgaver, der er fastlagt i grundloven og anden lovgivning, er at pålægge straf og at afgøre tvister mellem personer, virksomheder og myndigheder, herunder spørgsmål om lovligheden af, hvad myndighederne foretager sig, og spørgsmål om lovgivningens overensstemmelse med grundloven og Danmarks internationale forpligtelser. Det er visionen, at domstolene arbejder tidssvarende og professionelt for ret og retfærdighed ved at træffe rigtige afgørelser i rette tid, der skal være velbegrundede og til at forstå. På den måde skal domstolene gøre sig fortjent til befolkningens tillid. Domstolenes værdier er ansvarlighed, respektfuld behandling, troværdighed samt åbenhed og lydhørhed. Samtidig definerer målsætningspublikationen mål og indsatsområder for Danmarks Domstole i perioden fra 2013 til 2018, idet digitalisering ved domstolene har væsentlig betydning for alle mål og indsatsområder. De fire overordnede mål er: Korte sagsbehandlingstider, herunder blandt andet ved at sætte fokus på mulighederne for at - øge fleksibilitet og mobilitet i domstolssystemet - effektivisere retsplejen optimere sagsgangene i samarbejde med brugerne Mere ensartethed i opgaveløsningen, herunder blandt andet ved at sætte fokus på at 1
- kortlægge retternes forskellighed på udvalgte områder - udarbejde fælles standarder og rutiner på områder, hvor det er vigtigt for brugerne - etablere gode rammer for vidensudveksling Tidssvarende kommunikation, herunder blandt andet ved at sætte fokus på at - udbrede kendskabet til domstolenes rolle og arbejdsopgaver - fortælle om domstolenes afgørelser - sikre tidssvarende og forståelige breve og afgørelser Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads, herunder blandt andet ved at sætte fokus på at - sikre kvalificerede ansøgere til alle stillinger - sikre dygtige og kompetente ledere - arbejde for udvikling, udfordringer og ansvar til den enkelte medarbejder - arbejde for høj medarbejdertilfredshed - udbrede kendskabet til domstolene som arbejdsplads 2. Nærmere om handlingsplanen Neden for under pkt. 3 er der en overordnet beskrivelse af den aktuelle situation for Retten i Esbjerg, idet den har betydning for prioriteringen af indsatser i 2013. På baggrund af den kurs og de overordnede mål, som Danmarks Domstole for ret og retfærdighed og de indsatsområder, som Domstolsstyrelsens bestyrelse udstikker, udarbejder retten hvert år en handlingsplan, der ud fra den aktuelle situation og konkrete udfordringer ved retten nærmere beskriver, hvilke indsatser retten vil gøre for at bidrage til at realisere domstolenes fælles mål. Herudover fremgår det under pkt. 4, hvilke indsatsområder retten som en del af Danmarks Domstole fokuserer særligt på i 2013 for at understøtte og bidrage til at realisere de overordnede mål for Danmarks Domstole. De overordnede mål er således langsigtede og flerårige, medens handlingsplanen og de konkrete indsatser fastlægges på årsbasis. Afdelingerne udarbejder særlige planer for de aktiviteter/arbejdstilrettelæggelser, der skal foretages for opfyldelse af handlingsplanen. 3. Den aktuelle situation ved Retten i Esbjerg Handlingsplanen 2012 havde fokus på nedbringelse af sagsbunker i domsmandssager, civile sager og skiftesager samt nedbringelse af sagsbehandlingstider. Med udgangen af 2012 var sagsbunkerne mindre end med udgangen af 2011, og der var nedgang i sagsbehandlingstider på flere områder. Handlingsplanen 2012 havde endvidere fokus på nedbringelse af sygefraværet, der med udgangen af 2012 var under gennemsnittet for Danmarks Domstole. 2
4. Indsatser i 2013 for Retten i Esbjerg 4.1. Indsatser som understøtter de overordnede mål De overordnede mål i Danmarks Domstole for ret og retfærdighed understøttes af de nedenstående indsatser i 2013. Korte sagsbehandlingstider 1. Fortsat implementering af leanprojektet mellem retterne i Esbjerg og Sønderborg og Syd og Sønderjyllands Politi om hurtigere og bedre behandling af domsmandssager i Syd og Sønderjylland herunder Bedre udnyttelse af retsdage. Flere sager skal gennemføres på første berammede hovedforhandlingsdato. Løbende drøftelse med anklagemyndigheden om anklagerkapaciteten i forhold til det antal straffesager, retten modtager. Projektet bidrager til, at retten overholder de mål for sagsbehandlingstider, der er fastsat af Domstolsstyrelsens bestyrelse. Fortsat afvikling af sagsbunke i domsmandssager i februar og marts 2013 jf. fælles handlingsplan med anklagemyndigheden og retterne i Esbjerg og Sønderborg af 6. februar 2012. 2. Leanprojekt om civile retssager. Projektet skal overordnet bidrage til, at de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstider opfyldes, og at antallet af verserende sager nedbringes. 3. Sikre sagsbehandlingstider i foged og skiftesager fastholdes, og at der er de fornødne ressourcer hertil. 4. Implementering af ændrede forkyndelsesregler pr. 1. juli 2013. 5. Arbejde med bedste praksis og forenkling af arbejdsgange. En vejledning i behandling af småsager ved retten er udarbejdet. 6. Månedsvis analysere sagsbeholdning og sagsbehandlingstider og sammenholde med ugentlige statusrapporter fra de enkelte afdelinger og de kvartalsvise oversigter over sagsudviklingen m.v. fra Domstolsstyrelsen. Hensigten er at sikre, at der er de relevante ressourcer i de relevante afdelinger. Mere ensartethed i opgaveløsning 1. Implementere vejledning i behandling af civile sager, der er under udarbejdelse. 2. En vejledning i behandling af småsager ved retten er udarbejdet. 3
3. Det gode fogedmøde er afholdt i forening med alle fogedretter i landet. Der arbejdes løbende med ensartethed også på regional basis og i ERFA-grupper og bedste praksis. 4. Fokus på ensartethed blandt medarbejderne på afdelingsmøder i de enkelte afdelinger. 5. Løbende revidere arbejdsgange med henblik på at sikre ensartethed i behandlingen af samme type sager. 6. Fokus på resultatet af Domstolsstyrelsens brugerundersøgelse i 2013. Tidssvarende kommunikation 1. Deltagelse i Folkemødet på Bornholm i juni 2013. 2. Udbrede kendskabet til kend din ret og Børn i midten 3. Fokus på rettens hjemmeside med relevante oplysninger om domme m.v. 4. Fokus på den skriftlige kommunikation i emails og sms er. 5. Besøg af skoleklasser, uddannelsessteder og virksomhedsbesøg. 6. Afholdelse af Åbent hus arrangement i september 2013. Fortsat være en attraktiv arbejdsplads 1. Fortsætte med kompetenceudvikling for medarbejdere i egne og andre afdelinger. 2. Videreudvikling af projektet samarbejde på tværs fra 2011. 3. Sikre medarbejderne deltager i efteruddannelse. 4. Anvende resultatet af en trivselsundersøgelse i 2013 og følge op på den. 5. Videreudvikle fælles ledelsesgrundlag og fortsætte arbejdet med ledelsesudvikling. 4.2.Øvrige særlige indsatser i 2013 Digitalisering Foretage implementering af JFS berammelse (0.8) og sikre det fornødne ledelsesfokus på opgaven jf. implementeringen af Ny Foged i 2011. Foretage implementering af anden digital central udvikling af systemer fra Domstolsstyrelsen og sikre det fornødne ledelsesfokus på opgaven. Synliggøre it udvikling og uddannelse af de enkelte medarbejdere med henblik på at sikre god udnyttelse af digitaliseringsmulighederne inden for de nuværende rammer bl.a. outlook og word. Fortsætte sluk faxen projektet. 4
Indsatser iøvrigt Fortsætte arbejdet med helhedsorienteret kvalitetsudvikling (løbende forbedring af kvalitet, service og effektivitet) herunder Udvikle planer for overværelse af hinandens retsmøder og give konstruktiv feedback. Fastholde fokus på sygefraværet jf. rettens sygefraværspolitik. Fortsat implementering af domstolenes fælles mål og værdier bl.a. i forbindelse med udarbejdelse af nyt fælles ledelsesgrundlag. 5