Vesterbrogade 12 1620 København V. E/F Trekanten Referat af ordinær generalforsamling Mandag den 2. maj 2016. På generalforsamlingen var repræsenteret 49 stemmeberettigede ejere, heraf 18 ved fuldmagt, ud af en total på 113 ejere, svarende til et fordelingstal på 4.276 ud af 9.513. Boligexperten var repræsenteret ved administrator Pernille Gram og Gustav Høybye. Til generalforsamlingen var af bestyrelsen udarbejdet en præsentation (PDF-format), som er tilgængelig på foreningens hjemmeside www.ef-3kanten.dk med adgangskoden for beboere: ejd425. Bestyrelsen opfordrer alle foreningens medlemmer til at gå ind og læse denne igennem, samt at oprette sig som beboer med kontaktoplysninger. Formand Palle Dahl bød velkommen til generalforsamlingen, med følgende: Dagsorden: 1. Velkommen, valg af dirigent og referent 2. Formandens beretning for det forløbne år 3. Introduktion af ny administrator 4. Forelæggelse af revideret årsrapport for 2015 5. Bestyrelsens forslag til udskiftning af kældervinduer 6. Godkendelse af budget for 2016 / hensigt år 2017 7. Status "Projekt Tagboliger" 8. Valg af formand for bestyrelsen 9. Valg af 2 andre medlemmer til bestyrelsen samt suppleanter 10. Valg af revisor 11. Eventuelt Ad 1. Velkommen, valg af dirigent og referent. Palle fortalte, at bestyrelsen havde valgt at bytte om på rækkefølgen af dagordenspunkterne 5 og 6. Palle foreslog Pernille Gram som dirigent. Da ingen andre stillede op blev Pernille valgt. Gustav Høybye blev foreslået og valgt som referent. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet ved brev den 21. april. Dirigenten konstaterede yderligere, at generalforsamlingen grundet problemer med lokaler ikke blev holdt rettidigt (inden udgangen af april måned) jf. 4 i foreningens vedtægter. Generalforsamlingen godkendte den ikke rettidige afholdelse.
Ad 2. Formandens beretning for det forløbne år. Formand Palle gennemgik årets beretning, som var sendt med indkaldelsen. Kommunikation via ny hjemmeside www.ef-3kanten.dk og ny Faeookgruppe E/F Trekate, Østerro. Samarbejde med vicevært (Københavns Ejendomsservice) har været meget tilfredsstillende. Kontaktoplysninger på denne er tilgængelig i opgangene. Projekter: Udskiftet dørtelefoner V37, V39 og S111, etablering af pumper/skybrudssikring, afrens og oliering af havemøbler samt vedligehold træværk i gården. Ny administrator pr. 1. april 2016, meget positiv start. Tagprojekt: Fremlagt og vedtaget. Tagprojektet implementeres fremadrettet 2016. Kommende aktiviteter: revidere vedtægter og husorden, ny forsikring pr. 2017, eftergang og maling af samtlige vinduer, integrere taglejligheder i foreningen (2018) og eftersyn af foreningsbidrag. Formanden afsluttede sin beretning, med at takke bestyrelsen samt Tobias Harboe for deres arbejde, og uddelte som tak et gavekort til disse. Forsamlingen tog beretningen til efterretning. Ad 3. Introduktion af ny administrator. Pernille Gram blev præsenteret som foreningens nye administrator. Pernille præsenterede sig selv og Boligexperten. Under introduktionen blev der diskuteret fremtidig mulighed for digital udsendelse af indkaldelse, referat osv. Dette vil blive diskuteret når vedtægterne revideres og taget op på en fremtidig generelforsamling. Ad 4. Forelæggelse af revideret årsrapport for 2015. Pernille Gram gennemgik regnskabet. Årets overskud på kr. 623.724 forslås overført til foreningens egenkapital. Overskuddet skyldes primært et mindre forbrug til planlagt vedligeholdelsesarbejde end budgetteret. En ejer spurgte til, om der er garanti for de indestående midler på driftskontoen ved et bankkrak. Dette undersøger bestyrelsen nærmere med hjælp af administrator. En ejer spurgte om, hvad årsagen til forskellen i kopesatio vinduer fra i år og sidste år er. Bestyrelsen besvarede, at dette skyldes, at ejere med udskiftningsparate vinduer med fordel kan gøre dette som led i Tagprojekt. Fordele ligger i e ulig stordrift-esparelse jo flere vinduer, der ønskes udskiftet, desto billigere formodes det at blive per vindue. Ejerforeningen honorerer privat udskiftning med 1.000 kr per vinduesfag jf. tidligere aftale med generalforsamlingen. Det forventes at mange vil gøre brug af denne mulighed. Regnskabet blev enstemmigt godkendt.
Ad 6. Godkendelse af budget for 2016 / hensigt år 2017. Henrik fra bestyrelsen gennemgik det udsendte budgetforslag, og kom bl.a. ind på følgende: Lovpligtige vandmålere; montering af disse er med i aftalen med H Projects. Foreningen forestår selv indkøb af selve målerne. Bestyrelsen har hidtil arbejdet på at opnå en egenkapital på min. 1.000.000 kr., hvilket kan holdes med det nuværende budget. Når tagprojekt er gennemført (ultimo 2017) kan det diskuteres om dette skal sænkes, da det ikke vil være nødvendigt at have den samme likvide beholdning p.g.a. et mindre vedligeholdelses behov. Bestyrelsen regner med, at der i 2017 kan budgetteres med overensstemmelse mellem indtægter og udgifter. En ejer spurgte til kompensation ifm. adgang til faldstammer og stigstrenge i lejlighederne i forbindelse med tagprojektet. Hertil fortalte bestyrelsen, at der er budgetteret med tildeling af 5 timer af kr. 500 + moms til klargøring/reetablering i hver lejlighed. Det blev hertil informeret, at sker der skader i lejligheden ifm. arbejdet, skal det anmeldes til foreningens rådgiver Klaus Maar, så det kan besluttes hvem som skal stå for opretning og evt. forsikring. Budgettet blev enstemmigt vedtaget. Ad 5. Bestyrelsens forslag til udskiftning af kældervinduer. Bestyrelsen har indhentet to tilbud på udskiftning af kældervinduerne mod gaden. I samarbejde med foreningens rådgiver Klaus Maar har man valgt det ene, som er på ca. kr. 720.000. Bestyrelsen foreslår at medlemmerne efter fordelingstal og via en ekstra egenbetaling betaler de første kr. 500.000, mens foreningen via budgettet dækker det resterende beløb ca. kr. 220.000. En ejer spurgte til, om det vil blive dyrere at udføre udskiftningen på et senere tidspunkt, end nu hvor kælderrummene ikke er etableret. Hertil kunne bestyrelsen fortælle, at man er i gang med at undersøge dette. Man regner dog med, at det vil være langt nemmere at foretage udskiftningen nu, inden ejerne/beboerne har flyttet ejendele ned i kælderens pulterrum. En ejer spurgte til beskyttelse af vinduerne f.eks. i form af net. Dette ville bestyrelsen tage med i sine overvejelser. En ejer spurgte til, om opkrævningen af egenbetalingen fra beboerne evt. kunne deles op i flere portioner. Bestyrelsen var positiv stemt for dette, og foreslog at opkrævningen opdeles i to. Forslag blev enstemmigt vedtaget. Bestyrelsen vil i samarbejde med administrator beslutte hvordan opkrævningen skal foregå. Ad 7. Status "Projekt Tagboliger". Bestyrelsen orienterede om status på projekt Tagoliger, so ligeledes kan ses i GF præsentationen.
Der arbejdes på at gennemføre et særskilt tagprojekt statusmøde med deltagelse af alle involverede parter enten før sommerferien eller i løbet af det tidlige efterår. Bestyrelsen tilstræber indkaldelse hertil i god tid. Bestyrelsen fortalte at der bliver mindre cykelkældre, da der skal reetableres tørrerum i dele af disse. Det hele bliver mere tæt med de flere beboere. Bestyrelsen vil meddele bygningsrådgiver Klaus Maar, at beboerne ønsker en skriftlig aftale om, hvad der skal ske i den enkelte lejlighed ifm. udskiftningerne, så man er sikker på, at der er enighed om det aftalte i forhold til hvad der skal foregå og hvem der udfører samt eventuel økonomi forbundet hermed. Bestyrelsen orienterede om, at man skal tage kontakt til foreningens rådgiver Klaus Maar, hvis man skulle være i tvivl, have spørgsmål, eller andet i forbindelse med projektet. Kontaktoplysning: Rådgiver, EF Trekanten: Projektleder, H Projects Klaus Maar, 4arkitekter Christa Linder Mobil: 24 47 83 71 Mobil: 61 63 95 45 Mail: km@4arkitekter.dk Mail: cl@hopfner.dk, christian@hopfner.dk eller post@hopfner.dk Ad 8. Valg af formand for bestyrelse. Formand Palle Dahl genopstillede og blev valgt. Ad 9. Valg af 2 medlemmer til bestyrelsen samt suppleanter. Følgende blev valgt til bestyrelsen for et år: Thomas Kaare Hansen Henrik Stender-Rasmussen Følgende blev valgt som suppleant for et år: Claus Hagen Pedersen Morten Hansen Jan Henriksen Ad 10. Valg af revisor. Kreston CM blev genvalgt som revisor. Ad 11. Eventuelt. Bestyrelsen havde 4 punkter til evt., som kan ses i præsentationen. En ejer spurgte til udlejning. Hertil kunne bestyrelsen fortælle, at de, jf. vedtægten, skal modtage kontrakten og godkende denne. Dette bliver dog ikke altid overholdt. Da der ikke var mere til eventuelt, takkede dirigenten for god ro og orden, og afsluttede generalforsamlingen kl. 21.20.
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Pernille Ramskov Holmblad Gram dirigent På vegne af: Dirigent Serienummer: PID:9208-2002-2-727312685280 IP: 89.233.6.242 17-05-2016 kl. 07:41:59 UTC Palle Torben Dahl bestyrelsesformand På vegne af: Formand Serienummer: PID:9208-2002-2-699394015366 IP: 168.224.160.21 17-05-2016 kl. 07:43:57 UTC Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate