Referat Bestyrelsesmøde d. 27. februar 2010. Kl. 10 17 i Kolding Kajak Klub, Trindholmsgade 20, Kolding. Tilstede: Lone Pedersen LP 20 91 95 03 Hans Cramer HC 29 72 43 13 Steffen Juul-Sørensen SJS 21 45 29 80 Jens Viggo Moesmann JVM 21 73 12 24 Johannes Wisbom JW 60 84 38 42 Anette Svendsen AS 27 42 82 11 Uffe Witt UW 26 70 50 35 Niels Kyhn NK 21 22 45 66 Steen Slot-Nielsen ( ref.) SSN 42 40 20 09 Dagsorden: 0. Godkendelse af og opfølgning på sidste referat. ad pkt. 4: De nyeste vedtægtsændringer blev vedtaget på ekstraordinær generalforsamling afholdt d. 28/11-2010, ikke 12/09-2009 som anført i vedtægterne. Datoen rettes. ad pkt. 5: Ændringer i foreningens introduktionsbrev til nye medlemmer foretages hurtigst muligt af LP og SSN ad pkt. 6: Fremover vil Mål for bestyrelsesarbejdet 2011 være et fast punkt på dagsordenen. 1. Kort personlig runde Udenfor referat. 2. Post - Information om et havkajakprojekt på Røsnæs UW følger op - Høringssvar ang. lovændring vedr. øget mulighed for at sejle jetski JVM følger op - Tysk roer har forespurgt om roning i Roskilde fjord UW følger op - Flere henvendelser fra nye medlemmer ang. lang reaktionstid LP og SSN følger op 3. Nyt fra kassereren a. Aktuelt regnskab Kassereren gennemgik regnskab og budget for 2011. Der har kun været små indtægter /udgifter i år, da der endnu ikke er opkrævet kontingent for 2011. Budgettet revideres op til bestyrelsesmødet d. 30. april 2011
Kontingenter for 2011 opkræves pr. 1. april 2011 Bestyrelsen godkendte regnskab og budget. Kassereren overvejer anskaffelse af nyt regnskabssystem samt anskaffelse af hardware, da han hidtil har brugt privat udstyr. Eksisterende regnskabssystem koster 2.800 i abonnement pr. år og 6.000 for ændring af regnskabsperiode. Bestyrelsen gav kassereren mandat til at arbejde videre med sine tanker og fremlægge forslag til løsning på næste møde d. 30. april 2011. b. Annoncer Kassereren redegjorde for aktuelle specialpriser mht. tidligere aftalt annoncering i de udgaver af Havkajakinfo, som blev forsinket. c. Regnskab for perioden 1/9-2010 31/12-2010 Kassereren gennemgik regnskab for overgangsperioden mellem de to regnskaber. Bestyrelsen godkendte regnskabet. 4. Status over træf Gennemgang af træf 2011 Vintertræf, 25-27. marts, Odder SSN redegjorde for træfplanerne og det foreløbige budget, der var blevet suppleret med et alternativt budget fra kassereren. Prisen for en hal-time er steget fra 300,- til kr 500,- Bestyrelsen besluttede at Instruktører som er kraftigt hængt op (2 workshops pr. dag) på weekendtræf, skulle have kørselspenge og bropenge refunderet. Meromkostningen dækkes af træffet. Bestyrelsen pålagde træfgruppen at udarbejde nyt budget på grund af de ekstra omkostninger. Træfgruppen havde foreslået internetbaseret booking og betaling for deltagelse på træffet aht. nemmere styring af pladser/deltagere og dermed aflastning af træfgruppe og kasserer. Bestyrelsen kunne ikke acceptere udbyderens betingelser, hvorfor sædvanlig tilmeldingsprocedure anvendes. Tilmelding åbnes d. 16/3 kl. 0800; (9 dage før træffet). Bestyrelsen mener ikke at annoncering af træffet på Forum og hjemmeside er tilstrækkeligt, og ønsker derfor at Havkajakinfo skal være ude hos medlemmerne inden tilmelding åbnes. Det blev foreslået, at deltagerne i vintertræffet fik foræret en af foreningens T-shirts som kompensation for den kraftigt forøgede deltagerpris.. Forårstræf og Generalforsamling, 19-22. maj, Brøndby Strand UW redegjorde for planer og budget, som blev godkendt af bestyrelsen Det bliver muligt at ankomme torsdag d. 19. maj om aftenen Afrejse i løbet søndag d. 22. maj Generalforsamling afholdes fredag d. 20. maj. Sommertræf 31. juli 7. august, As vig, Juelsminde
Træfgruppen havde ikke afleveret foreløbigt program eller budget, hvorfor SSN kun kunne redegøre for træffets overordnede linjer. Træffet annonceres i næste udgave af Havkajakinfo. Træfgruppen blev pålagt at forelægge endeligt program og budget på bestyrelsesmødet d. 30. april. Efterårstræf, 16-18. september, Jyllinge UW berettede, at alt var klappet og klar til at blive iværksat. Nærmere om træffet på næste bestyrelsesmøde Træf 2012 Referenten har ikke noteret træfansvarlige udover de nedenfor nævnte. kal fastlægges på mødet d. 30. april 2011. Vintertræf i Odder, medmindre der kan findes tilsvarende faciliteter på Sjælland eller Fyn. Forårstræf et sted på Fyn. HC arbejder på at finde et sted. Sommertræf i Nordjylland et sted. Måske Hobro? JW har en kontakt deroppe. SSN besøger stedet ved lejlighed. Efterårstræf, Sjælland et sted. Træfmanual, gennemgang af ændringer i nyeste version Bestyrelsen besluttede at medhjælpere, som ikke er medlem af HKR (f.eks. når træf afholdes i en lokal klub, hvis medlemmer går til hånde), kan deltage i frie aktiviteter såsom ture, leg og teknik, etc. Ønsker medhjælpere at deltage i betalte aktiviteter, skal de være medlem af HKR. Bestyrelsen ønskede at der kom mere fokus på turledernes forpligtelser mht. sikker roning under vanskelige forhold især for uerfarne deltagere. Afsnittet vedr. fælles middag skal tilpasses de reelle forhold. SSN reviderer træfmanualen. Børn og unge-problematik Bl.a. Århus Kommune, hvor HKR er hjemmehørende, kræver en børneattest af de ansvarlige arrangører, såfremt børn og unge har mulighed for at deltage i vore arrangementer. Af denne grund kan børn og unge under 18 kun deltage i foreningens arrangementer under værges/forældres ansvar. JVM udarbejder oplæg til en skriftlig politik på området. 5. Nyt fra PR-udvalget a. Hjemmeside SJS redegjorde for status. Bestyrelsen besluttede at overflytning skal påbegyndes straks, når tilmeldingen til vintertræffet er overstået. Evt. ufærdige elementer må overflyttes løbende derefter. SJS kontakter Bo Bensby for færdiggørelse af biblioteksdelen.. b. Havkajakinfo LP informerede om arbejdet i redaktionsudvalget og takkede dets medlemmer
for arbejdsindsatsen. Der vil efterfølgende ske evaluering af arbejdsprocessen og økonomien. Annoncer til bladet skal være kajak-/frilufts-orienterede. Annonceandel af siderne max 20 %. Dobbeltside udgår som annoncestørrelse. Redaktionsudvalgsmedlemmerne får frit træf, såfremt de rapporterer fra træffet. 6. Det Rød-Hvide bånd Der er blevet strammet op på bedømmelsesproceduren i juryen, og et oplæg herom er under udarbejdelse. Dette oplæg bedømmes af bestyrelsen på mødet d. 30. april, hvorefter det lægges på hjemmesiden til debat og beslutning/vedtagelse på Generalforsamlingen. Bestyrelse og GF fastlægger reglerne for tildeling; juryen fortolker reglerne og tildeler båndet. 7. Foreningens navn Bestyrelsens medlemmer havde forskellig holdning til ændring af foreningens navn. Der blev derfor foretaget afstemning: 5 var for en navneændring, 3 var imod, 1 ønskede ikke at stemme. Navneændring kræver en vedtægtsændring, hvorfor punktet skal op på den kommende Generalforsamling. Bestyrelsen fremlægger 3 alternativer til foreningens nuværende navn: 1) Havkajakroerne i Danmark 2) Havkajakroerne Danmark 3) havkajakroerne.dk LP skriver indlæg til blad og hjemmeside om baggrunden for ønsket om navneændring. 8. Generalforsamling Da bestyrelsen foreslår vedtægtsændringer, skal ændringsforslaget i henhold til Paragraf 8 ud med indkaldelsen senest 1 måned før Generalforsamlingen, dvs. senest d. 20. april 2011. På valg er Anette Svendsen, medlemsservice modtager genvalg Steffen Juul Sørensen, admin. af hjemmeside modtager genvalg Lone Pedersen, formand modtager IKKE genvalg. 9. Opfølgning på Visionsdebat (udskudt til næste møde) 10. Nyt fra udvalgene Havkajaksamrådet: Jørgen Møholt deltog i sidste møde, referat herfra blev gennemgået. Bestyrelsen mener at HS rolle skal være et fælles, samlende talerør for havkajak overfor myndighederne, samt at HS af egen drift tager havkajakrelaterede emner op; blandt andet emner som kunne tænkes at blive reguleret af det offentlige. (Se f.eks. nedenfor pkt. 11: Koldtvandsseminar.) JVM har materiale herom, som distribueres til bestyrelsens medlemmer. LP kontakter Jørgen Møholt mht. bestyrelsens ønsker.
Friluftsrådet: Friluftsrådet afholder en række infomøder om rådets arbejde, lokalt og på landsplan På forårstræffet skal der vælges ny repræsentant til rådet, ligesom bestyrelsen vil arbejde for, at flere havkajakroere bliver aktive i lokalafdelingernes arbejde. Bestyrelsen arbejder på, at den nye repræsentant informerer om lokalafdelingernes rolle på sommertræffet. 11. Eventuelt a. Koldtvandsseminar I lyset af den tragiske ulykke i Præstø fjord og dens evt. politiske følgeinitiativer foreslog JVM, at HKR tager initiativ til en oplysningskampagne målrettet havkajakroere og evt. andre vandsportsgrene. Bestyrelsen er positivt stemt herfor og opfordrede JVM til at arbejde videre med ideen. 12. Næste møde 30. april 2011 i Brøndby Kajakklub Kl. 17.02 takkede formanden endnu engang for god ro og orden og sendte bestyrelsen ud i verden igen.