Foreningshåndbog for Hedehusene Gymnastik Forening Formålet med denne håndbog er at angive nogle retningslinier for HGF og samtidig sikre, at alle får de samme informationer. Retningslinierne er vedtaget af bestyrelsen i december 2007 og opdateres løbende, hvis der er behov for det. Retningslinierne er også lavet for at sikre, at det er sjovt at gå til gymnastik både for gymnaster, for instruktører og for foreningen. 1. Samværspolitik 1.1 I HGF taler vi ordentligt til hinanden ingen upassende tilråb eller kommentarer om hinandens kroppe/udseende 1.2. Et nej skal respekteres også i leg 1.3. En instruktør skal ikke være alene med et hold børn 1.4. I forbindelse med ture, stævner o.l. er der altid mindst to voksne instruktører/ledere med 1.5. Man går ikke ind i det modsatte køns omklædningsrum. 1.6. Instruktører og ledere inviterer ikke enkelte børn med sig hjem 1.7. Forældrene opfordres til at interessere sig for deres børns idrætsliv. De kender børnene bedre end instruktørerne og er derfor bedre i stand til at opdage, hvis barnet mistrives 1.8. Hvis en instruktør føler at være kommet i en situation, der kan misforstås af andre, er vedkommende instruktør meget velkommen til at kontakte en fra bestyrelsen, som vil føre samtalen til protokols, så evt. fejlagtige misforståelser eller rygter ikke får lov til at spredes 1.9. Alle har pligt til at gå til bestyrelsen, hvis de hører rygter om krænkelser eller selv fornemmer, at der er noget galt 1.10. Bestyrelsen har pligt til at tage sådanne henvendelser alvorligt og at reagere hurtigt på dem 1.11. Der må ikke fotograferes under træningen, medmindre det på forhånd er aftalt med instruktøren, og der må under ingen omstændigheder fotograferes i omklædningsrummene. 1.12. Mobiltelefoner skal være slukkede eller på lydløs under træningen Formålet med at udarbejde en samværspolitik i HGF er at tilgodese og beskytte det enkelte barn/den enkelte idrætsudøver mod krænkelser og i værste fald seksuelt overgreb samt ikke mindst beskytte instruktørerne mod eventuelle beskyldninger. Som udgangspunkt lægges der op til, at alle instruktører, ledere, bestyrelsesmedlemmer etc. i HGF informeres om, hvad der er sunde, fornuftige og normale samværsformer. Samværsformerne bør formuleres, så der ikke er tvivl om, hvordan man skal opføre sig over for hinanden, og alle bør selvfølgelig vise dette i det daglige foreningsarbejde. HGF sørger for, at samværsformerne løbende genopfriskes blandt instruktører og ledere, ligesom de er tilgængelige for forældrene, hvis de måtte ønske det. Side 1 af 8
Skulle der opstå mistanke om tilnærmelser/blufærdighedskrænkelse eller lignende har HGF udarbejdet en beredskabsplan, som tages i anvendelse. Det er HGFs formand, som tegner foreningen i en sådan sammenhæng, med støtte fra et bestyrelsesmedlem. En mistanke skal behandles med største diskretion, da det er en meget alvorlig anklage mod en person Konstateres et overgreb, skal barnets forældre orienteres, og samtidig orienteres om mulighed for hjælp fra det offentlige, bl.a. socialforvaltningen. Samarbejdet med den pågældende person opsiges øjeblikkeligt, samtidig med at sagen anmeldes til politiet. Når dette er sket, bør foreningens øvrige medlemmer informeres, således at der ikke opstår yderligere sladder og rygtedannelse Iflg. den gældende lovgivning er der naturligvis lavet pædofiliattester på alle personer, der har med børn at gøre. 2. Retningslinier for instruktører, holdledere og hjælpeinstruktører: 2.1. Instruktører Instruktøren skal bruge alle sine gymnastiske evner, så gymnasterne får en oplevelse med god, kreativ og også seriøs gymnastik. Brug også mulighederne for at lave weekend-træninger, det giver et godt kendskab til gymnasterne, gode relationer gymnasterne imellem og ikke mindst en god social oplevelse. Ved børnehold tænk også på, at de skal være klar til næste hold, og at der er kontinuitet i din undervisning Karen-Lise vil være vejleder, hvis der er behov for det. Husk også at inddrage eventuelle hjælpeinstruktører, så de også får en god oplevelse og lyst til selv at blive instruktører. Det er vigtigt at der sluttes til tiden inkl. oprydning af hensyn til det næste hold. Husk at sætte redskaberne i de rigtige rum. Hvis der er tvivl så spørg. Hvis timen sluttes i klublokalet, så husk også at rydde op der, måske feje gulvet, hvis det er nødvendigt. Instruktørerne skal læse og underskrive instruktøraftalen, udfylde de ting, der mangler og returnere den til kassereren (Hans-Erik Linnemann-Karlsen). Instruktøren skal selv indtaste sine personlige oplysninger på hjemmesiden, husk især ændring af konto nr., telefonnummer, adresse osv. Da en del af honoraret er tøjkøb mod aflevering af kvitteringer, er det vigtigt at huske at aflevere disse kvitteringer til kassereren, gerne i løbet af sæsonen og senest den 1. maj. Beløbet fremgår af instruktøraftalen. Man kan selv checke sin konto via hjemmesiden. Står der foran beløbet, har man penge til gode, står der intet, skylder man. Husk også transportregnskab, hvis man er berettiget til dækning af transport (togkort, billet eller km-regnskab ved kørsel i egen bil) dvs. hvis man bor Side 2 af 8
udenfor postnr. 2640. Transport afregnes efter HGFs regler (står på instruktøraftalen). På hjemmesiden er der et eksempel på det skema, der skal bruges. Skemaet kan man downloade udfylde og sende til kassereren. Hvis flere instruktører/hjælpeinstruktører kører sammen, udbetales kun kørselsgodtgørelse til bilens fører. Ved vikartimer skal man udfylde en vikarseddel, som også ligger på hjemmesiden. Den udfyldte vikarseddel skal afleveres til kassereren. Tilmelding til kurser foregår til instruktørkontakten (Karen-Lise Weilmann). DGIs kursuskalender ligger i klublokalet. Når man har været på kursus, skal man aflevere kursuskuvert (ligger i klublokalet) til kassereren straks efter kursets afslutning, således at han kan søge tilskud hos kommunen. Det er meget vigtigt, at det sker hurtigt, da kommunen har en tidsfrist for ansøgningen. Husk at vedlægge de ting, der er nævnt på kuverten. Ved evt. skader på redskaber skal man straks give besked om det. Der vil være en seddel på opslagstavlen i klublokalet, som man kan skrive det på. Alle er ansvarlige for, at redskaberne er i orden. Skulle der være ønsker om nye redskaber, skriver man også det på sedlen. Førstehjælp: Forbindingskasser ligger i musikskabene i hallen og i køkkenet i klublokalet. Isposer ligger i rummet ved siden af køkkenet. Sørg altid for at have en i din taske. Giv besked til Karen-Lise, hvis der mangler isposer. Ved evt. skader benyttes taxa til og fra skadestue/hospital, ved alvorligere skader ringes 112. Formanden/bestyrelsen skal altid underrettes ved skader. Husk altid at få kvittering for taxaen og aflever den til kassereren. Til de fleste hold er der tilknyttet en holdleder, som tager sig af alt det praktiske i forbindelse med holdet, således at instruktørerne kan koncentrere sig om gymnastikken. Brug holdlederne i et godt samarbejde. Bestilling af opvisningstøj: Når du (eller din holdleder) bestiller opvisningstøj, er det vigtigt at præsentere sig som... fra Hedehusene Gymnastik Forening. Leveringsadressen er Pedelkontoret, Charlotteskolen, Charlottegårdsvej 1, 2640 Hedehusene og Faktureringsadressen er Hedehusene Gymnastikforening, Ildvænget 2, 2640 Hedehusene (meget vigtigt, da det ellers ikke er muligt for kassereren at betale til tiden. Side 3 af 8
2.2. Holdledere Holdledere skal være behjælpelig med indmeldelse af gymnaster på HGFs PC, hvis nødvendigt. PC en står i klublokalet. Al betaling sker via Dankort, kontant betaling (til holdlederen) er dog også mulig. Sørge for at opdatere holdlisten. Af hensyn til indberetningen til kommunen (som er basis for næste års tilskud, og som skal ske pr. 1. november) er det vigtigt, at du sørger for, at alle gymnaster er registreret senest den 15. oktober. Medvirke ved planlægning af aktiviteter og arrangementer. Tilmelding og betaling sker direkte via hjemmesiden. I samarbejde med instruktørerne lave en aktivitetskalender for holdet. Evt. sætte vand frem til gymnasterne i klublokalet til efter træningen. Måske også lave kaffe til ventende forældre. Være behjælpelig med forplejningen ved weekend-træninger. I samarbejde med instruktørerne sørge for bestilling af opvisningstøj og evt. hold-bluser. Gymnasterne kan, ligesom ved tilmeldingen, bestille og betale via hjemmesiden. Regningen på tøjet afleveres til kassereren, som betaler den. Når man bestiller tøj, kan det mange gange give lid rabat, hvis man præsenterer sig som... fra Hedehusene Gymnastik Forening. Nogle steder spørger de, om foreningen er medlem af DGI eller DGF og ja, det er vi. Holdlederen skal i det hele taget stå for kontakten til forældrene (ved børnehold), så instruktørerne kan henvise til holdlederen ved praktiske spørgsmål. 2.3. Hjælpeinstruktører Hjælpeinstruktører skal: Først og fremmest hjælpe med at lære børnene at lave gymnastik. Trøste, holde i hånd, hvis nogle er kede af det. Måske lave opvarmning eller små serier selv. Vise vej til toilettet. Hjælpe med at tage redskaber frem og rydde væk. I det hele taget være med til at alle får en god oplevelse med at gå til gymnastik. 3. Afbud/sygdom Ved afbud eller sygdom opfordres instruktørerne til selv at prøve at finde en afløser. Skulle det ikke lykkes, kontaktes instruktørkontakten (Karen-Lise), som så vil prøve at finde en afløser. I alle tilfælde skal instruktørkontakten underrettes. HGF undgår så vidt muligt at aflyse træninger. Side 4 af 8
4. Nøgler Foreningens eget redskabsrum ved Tumlesalen, legekassen samt nogle skabe i køkkenet er forsynet med en hængelås. Nøglen hertil udleveres af instruktørkontakten mod underskrift. Alle andre steder låses op af skolens pedel. 5. Stævner 6. Kurser Det er instruktørens/-ernes beslutning at deltage i stævner, beslutningen kan også tages sammen med holdlederen. Foreningen yder 300,- kr. i tilskud til betaling af deltagergebyret for hver deltagende instruktør/holdleder, resten betales af instruktøren/holdlederen selv. Der tilstræbes 1 instruktør/leder for hver 10. gymnast, (HTK s regler for tilskud), øvrige ikke aktive gymnaster/deltagere i stævnet får ikke tilskud. Der deltager dog altid mindst 2 instruktører/ledere ved et stævne. Transport: Benyttes samlet transport med bus eller tog vil der ikke kunne udbetales særskilt godtgørelse for billetter eller for kørsel i egen bil til enkelte deltagere, medmindre det aftales på forhånd med bestyrelsen. Ved stævner uden for landet grænser ydes der ikke tilskud til instruktører og holdledere. Hver deltager betaler sine rejse- og opholdsudgifter. Der vil blive søgt tilskud hos HTK, som så deles ligeligt imellem rejsedeltagerne Bestyrelse og instruktører kan deltage i relevante kurser. Kursusudvalget (Karen-Lise) står for tilmelding til kurserne. Efter endt kursus afleveres kursuskuverten med indhold til kassereren. 7. Kontingent 7.1. Som instruktør, holdleder, bestyrelsesmedlem og bestyrelsessuppleant i HGF har man lov til at deltage på et af HGFs egne hold for kr. 100,-, hvilket beløb dækker aktivt medlemskab. 7.2. Som hjælpeinstruktør har man lov til at gå gratis på et af HGFs egne hold. Deltager man på flere hold, betales fuld pris for det/de følgende hold. 7.3. HGF betaler KUN kontingentdelen af holdets pris, ikke udgifter til aktiviteter og opvisningstøj. 7.4. Frikontingentet er personligt og kan ikke overdrages til andre. Bestyrelsen kan dog ved helt særlige forhold vedtage undtagelser herfor. 7.5. Deltager en holdleder ikke på noget hold, betaler HGF kontingentet på de kr. 100,-. Side 5 af 8
8. Honorar 7.6. Gymnaster betaler fuld pris for alle de hold, de går på, dog er der rabat ved deltagelse på flere opvisningshold. Forlader en gymnast holdet inden en måned efter start, tilbagebetales kontingentet, efter denne skæring skal der som minimum betales ½ kontingent, i begge tilfælde minus et ekspeditionsgebyr på kr. 100,-. Forlader gymnasten holdet efter nytår, betales fuldt kontingent. I alle tilfælde skal der betales for evt. opvisningstøj, som gymnasten har bestilt samt for aktiviteter, som gymnasten er tilmeldt. Undtaget fra denne bestemmelse er udtagede hold, hvor der ikke ydes refusion. Udmeldelse skal ske skriftligt til holdleder eller et bestyrelsesmedlem. 8.1. Bestyrelse Bestyrelsen modtager ikke honorar. 8.2. Instruktører Instruktører modtager et honorar indenfor rammerne af de gældende skatteregler. 8.3. Holdledere Holdledere modtager ikke honorar. 8.4. Hjælpeinstruktører Hjælpeinstruktøren modtager ikke honorar. 8.5. Hjælpere Hjælpere modtager ikke honorar. 9. Transportgodtgørelse til instruktører Kørsel i egen bil: Der ydes kun tilskud, hvor hjemadressen er udenfor postnr. 2640. Der skal føres kørselsregnskab krav fra Skatteministeriet som vil ligge til grund for kørselsudbetalingen. Der udbetales kilometertakst efter HGFs regler, dvs. statens gældende takster for de første 20 km hver vej, derefter kr. 1,- pr. km. Hvis flere instruktører/hjælpeinstruktører kører sammen, udbetales kun kørselsgodtgørelse til bilens fører. Offentlige transportmidler: Der ydes kun tilskud, hvor hjemadressen er uden for post nr. 2640 Ved aflevering af billetter / klippekort godtgøres de af foreningen (kopier er OK). Anvendes pendlerkort omregnes kortets pris til en dagspris, som godtgøres af foreningen 10. Klublokalet Klublokalet kan benyttes af alle og er åbent indtil ½ time efter sidste trænings afslutning (kommunens beslutning) og skal derefter forlades. Alle bedes hjælpe til Side 6 af 8
med at holde klublokalet pænt, dvs. rydde op efter sig. 11. Politik for rygning, alkohol og euforiserende stoffer Med hensyn til rygning og euforiserende stoffer gælder den almindelige danske lovgivning. Hvad angår alkohol er hovedreglen, at personer under 18 år ikke må indtage alkohol i HGF-regi. For personer over 18 år, både instruktører og gymnaster, er hovedreglen, at der i HGF-regi ikke må indtages alkohol i samvær med eller som ansvarlig for gymnaster. Samme regler gælder for euforiserende stoffer. 12. Arbejdsopgaver Foreningen får indimellem tilbudt arbejdsopgaver, hvor det enkelte medlem/ foreningen har mulighed for at tjene nogle penge. Medlemmer, der deltager i sådanne opgaver, får deres løn indsat på deres konto i foreningen og kan bruge den til betaling af f.eks. kontingent, tøj eller rejser. Hvis hele holdet deltager, kan beløbet indsættes på holdets konto. Beløbet kan som hovedregel ikke udbetales til det enkelte medlem, medmindre særlige omstændigheder gør sig gældende. 13. Sponsoraftaler Man må gerne finde sponsorer til sit hold man skal bare have bestyrelsens godkendelse af aftalens udformning og evt. reklametryk på tøjet. Med hensyn til holdbluser er ryggen som hovedregel forbeholdt foreningens navn 14. Bestyrelsesmøder Der afholdes bestyrelsesmøde en gang om måneden. Skulle man have emner, man gerne vil have drøftet i bestyrelsen, kontaktes et bestyrelsesmedlem. 15. Generalforsamling Iflg. vedtægterne afholdes der generalforsamling hvert år i marts måned. Datoen bekendtgøres ved opslag i klublokalet samt ved annonce i Taastrup Avis og på HGFs hjemmeside. Side 7 af 8
Ansvarsområder i HGF: Program Erik H., Lise, Henning Foto Erik P., Rasmus Redskaber Alle Lokalopvisning og forårsfest Henning, Karen-Lise Rejse Kjeld, Henning, Karen-Lise IT Erik H., Hans-Erik Kurser Karen-Lise Booking haller, sale Karen-Lise Økonomi Hans-Erik, Karen Åstrøm Forsikringer Eivin Åstrøm Timefordeling / Idrættens samråd Erik H, Henning Kontakt DGI/DIF Ej økonomi Karen-Lise, Hans-Erik Hjemmeside Erik P., Anja Baadsager Musikanlæg Erik H. Revideret 20.08.2013/llk Side 8 af 8