Instruktørhåndbogen sæson 2015/2016 Velkommen til: Din kontaktperson er: Jeg kan kontaktes på: Mail: Tlf: Hjemmeside www.fjordagergymnastik.dk 1
Bestyrelsen: se hjemmeside eller Conventus. Nyttige telefonnumre Seden Skole pedel Flemming 40 25 48 46 Agedrup skole pedel Erik 63 75 01 08 Allan 63 75 01 09 Agedrup Skole Vagttelefon.40 77 94 79 Sæson kalender August Åbent hus i Agedruphallen og instruktørmøde d. 30.8.15 September Sæsonstart mandag d. 7.9.15. Det er vigtigt at alle er tilmeldt senest 1. oktober, som er skæringsdato for opnåelse af aktivitetstilskud til unge under 25 år og over 65 år fra Odense Kommune. Voksne skal tilmeldes efter 1. træning, mens børn skal tilmeldes efter 2. træning. Oktober Efterårsferie uge 42 (12.10 18.10.15) November December Juleferie fra d. 20.12.15 Januar Juleferie til d. 4.1.2016 Instruktørmøde? Februar Vinterferie fra d. 15.2 21.2.2016 Marts Påskeferie fra d. 19.3 28.3.16 April Forårsopvisning i Fjordagerhallen lørdag d. 9.4.16 Instruktørfest/møde? Alle hold følger skolernes ferieplan (dvs. ingen gymnastik i ferierne.) 2
Ansættelser: Forhindring i fremmøde Bliver du forhindret i at tage din time, SKAL du selv sørge for at finde en anden instruktør, der kan afløse. Lykkes dette ikke, skal du ringe til kontaktpersonen. Lokalebenyttelse Du er ansvarlig for, at lokale/redskabsrum efterlades i pæn og ryddelig stand, og at alt sættes på rette plads igen. Husk at låse alt det, som du har låst op. før træningen startede. Opvisninger Der forventes alle børne- og ungdomshold deltager i vores forårsopvisning men alle hold er selvfølgelig velkomne. Tilmelding til alle opvisninger skal I selv stå for. Al transport varetages af den enkelte gymnast. Dette gælder også børnehold. Evt. afmelding sker til DGI, og vores formanden orienteres. Hvis du bliver kontaktet af en person/forening, om at lave en opvisning med dit hold i eller uden for sæsonen, må du selv afgøre, om det har din interesse. Du får ingen betaling af Fjordager for dette. Du kan selv aftale en evt. betaling med vedkommende. Husk at meddele aktiviteten til din kontaktperson. Opvisningsdragt eller T-shirt. Der er ikke indregnet penge i kontingentet til T - shirts eller dragter. Derfor skal I være opmærksomme på at fortælle jeres gymnaster, at de skal påregne ekstra udgift til dette. Vi opfordrer til, I selv finder en fornuftig pris, så alle kan være med. I er ansvarlig for at opkræve pengene og få budgettet til at hænge sammen. Foreningen betaler ikke jeres underskud. Der kan opkræves penge via Conventus, hvis I vil benytte det, så henvend jer til Birgit Christensen på fjo.gym.kas.@sedennet.dk. Hvis I er i tvivl, så tal med jeres kontaktperson om det. Fotografering Alle hold skal fotograferes til opvisningen, også selvom der ikke er nogen, der vil købe billeder. Klubtøj. Gymnastikafdelingen har klubtøj for at synliggøre os. Klubtrøjen må du gå med overalt, men du skal altid have det på til opvisninger. Vi fornyer tøjet med mellemrum. Faktuelle ting: Kurser Gymnastikafdelingen forventer, at mindst 1 instruktør pr. hold har gymnastikuddannelse 1, 2 eller basiskurset. På springhold skal minimum 1 instruktør have springsikkerkursus svarende til holdets niveau. Gymnastikafdelingen betaler den fulde udgift for gymnastik uddannelse 1, 2 eller basiskurset. Hvis du har disse kurser kan du som instruktør bruge 1.500 kr. på kursus pr. gymnastikkategori.(det er incl. kørsel), så tag af sted! 3
Hvis du overstiger beløbet kan du søge bestyrelsen om ekstra tilskud. Du kan selv vælge, om du vil bruge pengene på weekendkurser eller små aftenkurser. Bliver du forhindret i at deltage på et kursus, du er optaget på, skal du selv foretage afmelding direkte til kursusarrangøren. Evt. gebyr ved for sen afmelding eller udeblivelse skal du selv betale. Som hjælpeinstruktør skal du på gymnastikuddannelse 1 eller hjælpeinstruktørkursus, med kurser får du en masse viden og ideer i bagagen til at kunne blive instruktør. Gymnastikafdelingen betaler den fulde udgift for disse kurser. Tilmelding til alle kurser, kan kun ske ved henvendelse til Jytte Andreasen josefine1@mail.tele.dk. Holdstørrelse For at et hold kan etableres, skal der minimum være 12 deltagere. Dette er for at sikre et rimeligt udbytte af træningen, for såvel holdet som for dig. Kravet hænger også sammen med hensynet til vores økonomi. Der tages forbehold mod nystartede hold. Instruktørmøder Formålet med disse møder er: 1. At skabe et godt og konstruktivt samarbejde dig og bestyrelse imellem. 2. At inspirere hinanden, så vi til stadighed har en gymnastikafdeling i udvikling. 3. At drøfte forskellige problemer en instruktør måtte have. 4. At skabe samarbejde instruktørerne imellem. 5. At drøfte nye tanker, ideer, aktiviteter eller andet. Der afholdes 2-3 møder pr. sæson. Conventus Find ind til Conventus på www.conventus.dk. Alle instruktører og hjælpeinstruktører tildeles et brugernavn, fx fifhla, samt et password der sendes til instruktøren på mail. Øverst i venstre hjørne findes et lille spørgsmålstegn, hvor der er god hjælp at finde til brugen af Conventus. Conventus er udelukkende et informationssystem for bestyrelse og instruktører. Det erstatter ikke www.fjordagergymnastik.dk, hvor de enkelte hold fortsat har mulighed for at lægge informationer, billeder mv. på deres side. Nøgler Instruktøren får udleveret en nøgle til rekvisit/redskabsrum og skabe. Ved udlevering kvitteres for nøglen. Ved evt. bortkomst skal den nøgleansvarlige straks kontaktes. Ved ekstraordinært brug af nøgler kontaktes den nøgleansvarlige Hanne Hansen hanne506@yahoo.com. Vi har lavet en ny nøgleprocedure samt ny kvittering for nøgler/chip. Ved bortkomst af nøgler/chip uanset årsag hæfter man for dette med et beløb på 100,- kr. pr. nøglesæt. Post og meddelelser Sker via mail. Kontaktperson Kommunikationen mellem dig og bestyrelsen er tilrettelagt således, at alle instruktører har en kontaktperson i bestyrelsen. Har du et spørgsmål eller et problem som ønskes drøftet, skal dette ske med din kontaktperson. Du skal holde kontaktpersonen ajour, med alt hvad der sker på holdet. 4
Lokaletildeling Ferie og træning: Såfremt du skulle ønske at ville træne i skoleferier, skal du henvende dig til Jytte Mehr: mehr@tdcadsl.dk mindst 8 uger før, så hun kan få lavet aftale med pedellerne. Det skyldes deres ferievarsling osv. Ekstratræning og/eller overnatning: Du kan ansøge om at få ekstra tider til træning i løbet af sæsonen, det skal du booke i god tid, men her er tidsfristen noget mindre nemlig ca. 4 uger. Vær dog opmærksom på det kan være svært at finde ledige lokaler, så spørg i god tid. Lokaler skal altid være søgt, før du melder en dato ud til dine gymnaster! Vi har foreløbig følgende muligheder for ekstratræninger: Det er muligt at booke Agedruphallen og springgrav søndage fra kl. 10.30-18 ( book ekstra træning om søndagen senest 30.9.15) Efter sæsonafslutning. Såfremt du har tilmeldt jer flere opvisninger efter vores egen sæsonafslutning, kan du godt få flere træningstider på jeres sædvanlige træningssted, du skal blot ansøge om det mindst 1 måned før sæsonafslutningen. Samtidig skal du kontakte vores kasserer for at aftale pris, da der både kan være tale om instruktør løn samt udgifter til lokaleleje. Overnatninger Der skal ansøges om disse overnatninger. Dette gøres på mail til Jytte Mehr mehr@tdcadsl.dk senest udgangen af august måned 2014 med et 1. og 2. ønske, derefter vil vi lave en fordeling, så det bliver taget hensyn til flest mulige. Er der herefter stadig ledige overnatninger får i besked om det. Når du arrangerer en overnatning, skal du vide, at det koster 25 kr. pr. person for lokaleleje. Øvrige spørgsmål kan du drøfte med din kontaktperson. Der er mulighed for overnatninger på følgende datoer: Sted Dato Kl. Agedrup hal, sal og grav 23.10 24.10.15 18-12 Agedrup hal, sal og grav 6.11. 7.11.15 18-12 Agedrup hal, sal og grav 20.11 21.11.15 18-12 Agedrup hal, sal og grav 8.1. 9.1.16 18 12 Agedrup hal, sal og grav 22.1. 23.1.16 18 12 5
Tilbud til instruktører: Instruktørgoder Instruktørerne må gå gratis på ét hold inden for gymnastikafdelingen, hvis du ikke selv benytter dig af dette, kan det overdrages til dit barn. Ansøgning om tilskud til hold-arrangement Du kan søge tilskud til et holdarrangement pr. sæson. Det kan være en hyttetur, rejse, lejr eller andet. Der skal søges inden arrangementet planlægges i detaljer. Du/I skal ansøge bestyrelsen senest d. 1. november. Øvrige: Bestyrelsesmøder Vi afholder bestyrelsesmøder ca. en gang om måneden. Hvis der er noget, du ønsker, vi skal tage op og drøfte, skal du aflevere det til din kontaktperson. Medlemsbladet Boldøjet Idrætsforeningens medlemsblad hedder Boldøjet og udkommer hvert kvartal. Du er meget velkommen til at komme med indlæg til bladet, evt. om dit hold, eller oplevelser I har haft gennem gymnastikken. Du kan aflevere et indlæg til din kontaktperson, som videreformidler det. 6