Praksis nr. 6 Firkantens bestyrelsesmanual Vedtaget den: Salgsprocedure Salgsansvarligt bestyrelsesmedlem: Fremgangsmåde ved salg af lejligheder i Firkanten Denne fremgangsmåde bør følges slavisk, da erfaringerne viser at sort set alle fravigelser ender med at salget trækker i langdrag eller parterne bliver uenige. Sælger bør respektere at det kun er det ansvarlige bestyrelsesmedlem der har beføjelser til at træffe afgørelser i forbindelse med salget og at alle henvendelser til bestyrelsen vedrørende salget derfor skal ske til dette bestyrelsesmedlem. Alle felter (i indholdsfortegnelsen eller selve vejledningen) skal udfyldes med enten med dato, minus eller kommentar så det tydeligt fremgår at punktet har været behandlet. Overtagelsesdato: Lejlighedens adresse: Sælgers navn: Sælgers telefonnummer: Købers navn: Købers tidligere adresse: Købers telefonnummer:
SALGSPROCEDURE... 1 UGE 1... 3 1 - ANDELSHAVEREN AFLEVERER OPSIGELSE TIL BESTYRELSEN... 3 2 - BESTYRELSESMØDE... 3 3 - BESTYRELSESMEDLEMMET KONTAKTER SYNSMAND... 3 4 - BESTYRELSESMEDLEMMET KONTAKTER ANDELSHAVER... 3 UGE 3... 4 5 - SYN OG SKØN... 4 UGE 4... 4 6 SYNSRAPPORT MODTAGES FRA SYNS- OG SKØNSMAND... 4 7 NABOER KONTAKTES... 4 8 - INDKALDELSE TIL INTERN FREMVISNING... 5 UGE 6... 5 9 - LEJLIGHEDEN FREMVISES INTERNT... 5 10 - INDKALDELSE TIL GRØN OG EKSTERN FREMVISNING... 5 UGE 8... 6 11 - LEJLIGHEDEN FREMVISES TIL GRØN OG EKSTERN LISTE... 6 12 - VENTELISTEN OPDATERES... 6 13 - STAMOPLYSNINGER SENDES TIL DATEA... 6 14 - DØRSKILT BESTILLES HOS VICEVÆRT... 6 UGE 9... 7 15 - SALGSAFTALER MODTAGES FRA DATEA... 7 16 DATO FOR UNDERSKRIFT AF SALGSAFTALER AFTALES... 7 UGE 10... 7 17 UNDERSKRIFT AF SALGSAFTALER... 7 UGE 11... 7 18 IND- OG UDBETALING AF SALGSSUM... 7 UGE 12... 8 19 - OVERDRAGELSE... 8 20 TRANSPORT AF ANDELSBEVIS... 8 UGE 15... 8 21 - LISTE OVER FEJL OG MANGLER MODTAGES FRA KØBER... 8 UGE??... 9 21 - UDLÆG AFREGNES... 9 22 - SAGEN AFSLUTTES... 9 UNDERSKRIFT... 9
Uge 1 1 - Andelshaveren afleverer opsigelse til bestyrelsen Jvf. vedtægternes 14 og boligaftalens stk. VII skal opsigelsen indeholde 3 ting: nøgle til lejligheden underskrevet og dateret opgørelse over forbedringer underskrevet og dateret anmodning om udtræden af foreningen Opsigelsen skal afleveres (alt inkl.) i en kontortid, hvor andelshaveren får udleveret kvittering for sin opsigelse. Opsigelsen er først formelt modtaget når mindst et bestyrelsesmedlem har kvitteret for modtagelsen med stempel, underskrift og dato. Jf. vedtægternes 12 har bestyrelsen herefter 6 uger til at anvise en køber. Sker dette ikke har andelshaver ret til frit salg. Denne regel er til for dels at sikre at bestyrelsen ikke nøler et salg, og dels at sikre at bestyrelsen kan sælge en lejlighed hvis andelshaver ikke vil samarbejde. Vær opmærksom på at de fleste andelshavere ikke er klar over at de har 3 måneders opsigelsesfrist, og derfor typisk har opgjort forbedringerne til en overtagelsesdato der ikke kan realiseres. Dette betyder så at andelshaver skal udregne forbedringerne igen til en realiserbar dato. Denne salgsprocedure udleveres til sælger, med besked om at den skal gennemlæses og underskrives. Lejlighedens adresse: Dato for modtagelse af opsigelse: Dato for udleveret kvitteret opsigelse: 2 - Bestyrelsesmøde Ved førstkommende bestyrelsesmøde udpeges en fra bestyrelsen til at forestå salget. Dette salgsansvarlige bestyrelsesmedlem har herefter til opgave at sikre at denne salgsprocedure gennemføres. Bestyrelsesmedlemmet laver en sagsmappe, der indtil salget er afsluttet skal opbevares i postsorteringsmappen under lejligheder til salg. Lejlighedens mappe fra arkivskabet findes frem for at se om der er særlige forhold der skal tages hensyn til. Dette kunne f.eks. være at der er udført arbejde på Firkantens regning, som skal opkræves som forbedring ved næste salg, at andelsbeviset ligger i depot eller at der noteret transport i forbindelse med forrige køb. Andelsbeviset skal også ligge i sagsmappen indtil salget er afsluttet. Ansvarligt bestyrelsesmedlem: 3 - Bestyrelsesmedlemmet kontakter synsmand Det salgsansvarlige bestyrelsesmedlem aftaler dato for syn, med den syn- og skønsmand som bestyrelsen benytter. Dato for skal være senest 3 uger efter opsigelsesdatoen (ved bytte kan syn og skøn rykkes helt til 8 uger efter opsigelse). Dato for syn aftalt den: 4 - Bestyrelsesmedlemmet kontakter andelshaver Underskrevet salgsprocedure afleveres til bestyrelsesmedlemmet.
Denne første kontakts formål er at meddele dato for syn og gøre andelshaver opmærksom på hvem der er ansvarligt bestyrelsesmedlem ved salget. Det er vigtigt, at andelshaver forstår at al kontakt til bestyrelsen vedrørende salget skal foregå gennem dette bestyrelsesmedlem. Indeværende fremgangsmåde kan evt. udleveres til sælger så vedkommende kan følge med i hvad der foregår. OBS!!! Det er vigtigt at andelshaveren bliver oplyst om, at lejligheden ved synet skal fremstå, som den er tænkt solgt. Det vil sige, at andelshaveren ikke senere har mulighed for at udbedre de fejl og mangler, som syns- og skønsmanden eventuelt måtte påpege. Påpeges der der fejl og mangler, der iflg. foreningens vedtægter og husorden er andelshavers ansvar, vil disse trække ned i salgsprisen. Andelshaver kontaktet den: Uge 3 5 - Syn og skøn Syns- og skønsmand syner lejligheden. For at kunne gøre dette skal han have udleveret nøgler til lejligheden og forbedringsopgørelse. Både sælger og det salgsansvarlige bestyrelsesmedlem skal være til stede ved synet. Syns- og skønsmanden vil kontrollere at alle forbedringer som er opført i forbedringsværdiopgørelsesskemaet. Mangler kvitteringerne for de anførte forbedringer vil han selv vurdere forbedringsværdien. Fejl og mangler udpeges og prissættes (omkostninger til udbedring af fejl og mangler vil blive modregnet i salgspris). Syns- og skønsmand påpeger også de fejl og mangler som andelsforeningen skal udbedre (f.eks. gulv- eller faldstammeudskiftning). Synsrapport sendes efterfølgende til både bestyrelse og andelshaver. Syn gennemført den: Uge 4 6 Synsrapport modtages fra syns- og skønsmand Rapporten sendes både til sælger og bestyrelse. Hvis sælger gør indsigelser mod rapporten, henvises til vedtægternes 17.3 der siger at en syns- og skønsmands rapport afgør en strid om forbedringsopgørelser. Med udgangspunkt i rapporten kan salgsprisen nu udregnes. 7 Naboer kontaktes Jvf. Boligaftalens stk. II spørger bestyrelsesmedlemmet rutinemæssigt naboerne om de ønsker at overtage lejligheden til sammenlægning. Er der ønsker blandt naboerne om at købe lejligheden, sælges denne til den nabo der har højst anciennitet - fremvisningspunkterne i denne fremgangsmåde er nu unødvendige. Husk at naboerne skal dokumentere deres anciennitet ved udskrift fra folkeregistret. Naboer kontaktet den:
8 - Indkaldelse til intern fremvisning Der indkaldes til intern fremvisning med opslag i alle opgange. Indkaldelse skal ske med minimum 14 dages varsel. Indkaldelse opsat i opgange den: Uge 6 9 - Lejligheden fremvises internt Lejligheder i Firkanten købes som beset. Det vil sige at køber ikke kan klage over at der ikke er bad, køleskab, bedre vedligeholdelsesstand osv. Interesserede købere skal ved fremvisningen tage stilling til om de vil købe eller ej. Af hensyn til den stramme tidsramme kan der under ingen omstændigheder indrømmes betænkningstid. Købere skal ved fremvisningen fremvise folkeregister udskrift til dokumentation af deres anciennitet. Reglerne for tildeling af andele internt er beskrevet i foreningens boligaftale. Køber skal underskrive erklæring om køb af lejlighed (sidst i dette dokument). Denne erklæring tjener tre formål. 1 - sikre at Firkanten juridisk kan dokumentere at køber har accepteret købet 2 - køber kan dokumentere købet over for en bank 3 - køber kan dokumentere købet i det hele taget erklæringen skal indeholde oplysninger om overtagelsesdato, pris, månedlig husleje og købers navn. Spørg køber om hvilket navn der skal stå på dørtelefonen. Fremvist den: Købeerklæring underskrevet: Købers navn: Navn på dørtelefon: 10 - Indkaldelse til grøn og ekstern fremvisning Blev der ikke fundet en køber ved den interne fremvisning, skal der indkaldes fra den grønne og eksterne liste. Der indkaldes til fremvisning pr. brev. Indkaldelse skal ske med minimum 14 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde oplysning om salgspris, overtagelsesdato og husleje samt oplysning om dato, tid og sted for fremvisning. Skabelon til indkaldelse findes på kontorets computer. Navne på de indkaldte indføres i listen sidst i dette dokument. Indkaldelser afsendt den:
Uge 8 11 - Lejligheden fremvises til grøn og ekstern liste Lejligheder i Firkanten købes som beset. Det vil sige at køber ikke kan klage over at der ikke er bad, køleskab, bedre vedligeholdelsesstand osv. Interesserede købere skal ved fremvisningen tage stilling til om de vil købe eller ej. Af hensyn til den stramme tidsramme kan der under ingen omstændigheder indrømmes betænkningstid. Køber skal underskrive erklæring om køb af lejlighed (sidst i dette dokument). Denne erklæring tjener tre formål. 1 - sikre at Firkanten juridisk kan dokumentere at køber har accepteret købet 2 - køber kan dokumentere købet over for en bank 3 - køber kan dokumentere købet i det hele taget erklæringen skal indeholde oplysninger om overtagelsesdato, pris, månedlig husleje og købers navn. Spørg køber om hvilket navn der skal stå på dørtelefonen. Fremvist den: Købeerklæring underskrevet: Købers navn: Navn på dørtelefon: 12 - Ventelisten opdateres Ventelisten opdateres med info om hvem der var indkaldt, hvem der mødte op, hvem der meldte afbud, hvem der udeblev og hvem der købte. Venteliste opdateret: 13 - Stamoplysninger sendes til Datea Når købers navn er kendt, indsendes stamoplysninger til Datea. Stamoplysningsskemaet ligger på kontorets computer det er et regneark. Er der mere end en køber, er det vigtigt at alle købere påføres stamoplysningsskemaet. Der skal skrives et følgebrev hvori det skal fremgå at der fremsendes stamoplysninger, og til hvilken dato der er overtagelse. Kopi af dette brev og stamoplysningerne opbevares i sagsmappen og i den fysiske mappe Post ud, under Datea. Husk også at vedlægge en kopi af forbedringsopgørelsen til Datea. Er der påpeget ting i synsrapporten der anslås at kunne koste mere end de 10.000 vi pr. automatik tilbageholder i 4 uger (dobbeltlejligheder tilbageholdes 20.000 kr.), skal det ekstra beløb der skal tilbageholdes anføres på stamoplysningssedlen og i følgebrevet til Datea. Stamoplysninger og følgebrev sendt til Datea den: 14 - Dørskilt bestilles hos vicevært Dette gøres ved at lægge en seddel i indbakken på kontoret med oplysning om navn, adresse og hvilken dato det skal sættes op. Dørskilt bestilt den:
Uge 9 15 - Salgsaftaler modtages fra Datea Datea sender original salgskontrakt til bestyrelsen og kopier til køber og sælger. Herudover endes en kopi til bestyrelsens. Kontroller at oplysningerne er korrekte. Salgsaftalerne underskrives og stemples af det salgsansvarlige bestyrelsesmedlem. Vedhæft kopier af forbedringsopgørelsen hvis Datea ikke har gjort dette. Salgsaftaler modtaget fra Datea den: 16 Dato for underskrift af salgsaftaler aftales Bestyrelsesmedlemmet kontakter køber og sælger og aftaler dato for underskrivelse af salgsaftale. Bemærk at deadline for dette er uge 10. Dato for underskrift aftalt til den: Uge 10 17 Underskrift af salgsaftaler Køber og sælger mødes med bestyrelsesmedlemmet og underskriver alle 4 salgsaftaler. Køber får udleveret foreningens vedtægter og boligaftale. Køber oplyses om pkt. 14 i denne salgsprocedure. Original salgsaftale sendes til Datea. Særligt om køber og sælgers underskrift: Er der vægtige grunde til at køber eller sælger ikke kan være til stede ved underskrivningen (udlandsophold, hospitalsophold o. lign.) kan salgsaftaler med følgebrev sendes til køber og bagefter til sælger (skal ske i nævnte rækkefølge). Følgebrev skal indeholde: udførlig anvisning på at alle 4 salgsaftaler skal returneres til foreningens kontor angivelse af antallet af fremsendte salgsaftaler meddelelse om at salget ikke kan fortsætte før salgsaftalerne returneres og at salgsproceduren forlænges Brevet skal fremsendes anbefalet og med afleveringsattest. Salgsaftaler underskrevet den: Original salgsaftale sendt til Datea den: Uge 11 18 Ind- og udbetaling af salgssum Salgssummen skal indbetales af køber senest 10 dage inden overtagelsesdatoen. Pr. automatik tilbageholder Datea et depositum på 10.000,- kr., i 4 uger, til dækning af eventuelle skjulte fejl eller mangler der måtte være sælgers ansvar (20.000,- kr. for dobbeltlejligheder).
Salgssum minus depositum og eventuelt yderligere fradrag, vil herefter normalt blive udbetalt til sælger ca. 7 bankdage efter overtagelsesdatoen. Sker dette ikke, bør sælger henvende sig til Datea og brokke sig. Uge 12 19 - Overdragelse Sælgers nøgler til lejligheden overdrages til køber. Sælgers nøgler til vaskeri og vaskekort inddrages og afleveres til vaskeriviceværten. Sælgers nøgle til fællesrum inddrages og afleveres til nøgleadministrator. Sælgers loftsrum meldes tomt til loftsrumsadministrator. Ønsker køber loftsrum lægges seddel om dette i indbakken på kontoret. Køber meddeles om pligten til at meddele bestyrelsen om fejl og mangler senest 3 uger fra overtagelsesdato. Bed køber om at lave listen ud fra reglerne i boligaftalens afsnit om andelshavers vedligeholdelsespligter - det giver en god forståelse af de pligter vi har. Køber skal gøres opmærksom på at deltagelse i fællesaktiviteter er et must for at bo her. Køber vises rundt i foreningen - vaskeri - affald - kompost - cykelskur fællesrum Overdragelse gennemført den: 20 Transport af andelsbevis Andelsbeviset transporteres til køber/købere ved indføjelse af følgende tekst i andelsbeviset: Nærværende andelsbevis transporteres pr. (overtagelsesdato) til (købers/køberes navn/navne). Bestyrelsens underskrifter og dato. OBS! Er der mere end en køber er det vigtigt at alle navne på salgsaftalerne også påføres andelsbeviset. Der må med andre ord, ikke være uoverensstemmelse mellem navnene på andelsbevis og salgsaftale. Mangler andelsbeviset udstedes et nyt. Salgsansvarligt bestyrelsesmedlem beder kontorassistenten om at ordne dette. Kontorassistent underrettet den: Uge 15 21 - Liste over fejl og mangler modtages fra køber Køber afleverer liste med fejl og mangler. Listen skal afleveres selv om der ikke er opdaget nogle fejl og mangler. Køber skal have udleveret en kopi af den kvitterede liste. Da køber mister retten til at få udbedret fejl på sælgers regning, hvis listen afleveres for sent, er det en god ide at aflevere den personligt til det salgsansvarlige bestyrelsesmedlemmet. Er der ting på listen der henfalder under sælgers ansvar, skal det meddeles sælger at arbejdet vil blive udført for dennes regning, og beløbet modregnet i salgssummen. Dette kan betyde at der skal tilbageholdes penge fra sælger, i længere tid end de normale 4 uger. Datea meddeles også at depositum fortsat skal tilbageholdes. Gives der ikke meddelelse om dette vil Datea automatisk udbetale det tilbageholdte beløb 4 uger efter overtagelsesdatoen.
Købers liste med fejl om mangler modtaget den: Brev til sælger om tilbagehold sendt den: Brev til Datea om fortsat at tilbageholde depositum sendt den: Uge?? 21 - Udlæg afregnes Når regninger for alle udbedrede fejl og mangler er modtaget, meddeles dette Datea, der herefter udbetaler resten af depositummet. Brev til Datea om endelig afregning sendt den: 22 - Sagen afsluttes Dette gøres ved at arkivere alle papirer i omslaget i lejligheden hængemappe og informere bestyrelsen om at salget er afsluttet. Afvigelser der kan forekomme. Sælger kan have deponeret andelsbeviset i en bank i forbindelse med optagelse af lån. Er dette tilfældet skal andelsbeviset udleveres til bestyrelsen før der kan startes et salg. Banken kan kontaktes for anvisninger på hvordan andelsbeviset udleveres. Salgssummen må ikke udbetales til sælger før banken har givet accept af dette. Udbetales salgssummen uden bankens accept, har banken stadig ret til at få et beløb svarende til salgssummen (dog max. restgælden) udbetalt af foreningen. Underskrift Jeg har læst denne salgsprocedure og er indforstået med reglerne heri. Dato og underskrift:
Erklæring om køb af lejlighed A/B Firkanten, Bodenhoffs Plads 16, st. 1430 København K. Tlf. 32 57 56 73 Dato: Det bekræftes hermed at: Pr. Har købt andel nr. Andelsboligforeningen Firkanten Med brugsret til lejlighed med adressen: Overtagelsesdatoen er: Salgssummen der andrager ca. kr. Skal indbetales senest sidste hverdag inden overtagelsesdatoen. For A/B Firkanten Køber:
Indkaldte til fremvisning af ledig lejlighed Lejlighedens adresse Enkelt eller dobbelt Antal værelser Bad Overtagelsesdato Salgssum Nr. Navn Adresse Grøn Ekst Ej mødt Mødt Afbud Købt