PBS menuen 5.1. Når du anvender et PBS-modul, må der max være 14 cifre i forbrugernummeret.

Transkript

1 PBS menuen PBS-MENUEN Generelt Et PBS-modul er ensbetydende med besparelser, både omkostnings- og administrationsmæssigt, idet en stor del af det arbejde, som er forbundet med opkrævninger, overtages af PBS. Din opgave begrænses til at kontrollere, om der er overensstemmelse mellem egne opgørelser og de indbetalinger, som du får tilsendt fra PBS. Desuden øges serviceniveauet overfor forbrugeren, da der nu er mulighed for tilmelding til betalingsservice. Når du anvender et PBS-modul, må der max være 14 cifre i forbrugernummeret. Tilslutning til PBS Når vandværket har besluttet sig for opkrævning og udbetaling via PBS, kontaktes PBS s kundeservice med henblik på at blive oprettet som kunde hos dem. Rambøll FAS er godkendt af PBS. Desuden skal vandværkets pengeinstitut orienteres om tilslutningen. Tilmeldingen foregår fra NETS hjemmeside Her vælges: Betalingsservice Ansøgningsportal, hvor der også skal vedhæftes nogle oplysninger om virksomheden. I den skriftlige aftale mellem vandværket og PBS angives, hvilke betingelser der er for samarbejdet vedr. ind- og udbetalinger. Selv om vandværket vælger tilslutning til PBS, er det stadig muligt at udskrive og udsende opgørelser til de enkelte forbrugere. Dette gøres i menupunktet Opkrævninger Udskriv opgørelser eller Forbrugere Opgørelse. Du kan også via PBS udsende meddelelser til forbrugerne. Disse meddelelser tilføjes på de formularer, som PBS-opkrævningerne dannes ud fra. Opkrævning Opkrævning til forbrugerne kan ske på følgende måder. PBS udskriver og udsender manuelle indbetalingskort (FI kort). Opkrævninger trækkes automatisk fra forbrugerens konto i et pengeinstitut. Samme dag, som vandværkets konto godskrives de trukne beløb, trækkes gebyrerne for de foretagne transaktioner. Udbetaling Vandværket kan benytte følgende udbetalingsformer: Udbetalingsbeløbet sættes ind på forbrugerens bankkonto, hvis forbrugeren er tilmeldt automatisk træk.

2 5.2 PBS menuen De forbrugere, som ikke er tilmeldt automatisk træk vil returneres på en afvisningsliste fra PBS og der kan udskrives en manuel opgørelse med Check til forbrugeren. Gebyret for transaktionerne debiteres vandværkets konto på ekspeditionsdagen. Indbetalinger Der indgås aftale med PBS om, hvor ofte der skal fremsendes oplysninger med indbetalinger til vandværket. Det er vigtigt, at PBS Stamoplysninger udfyldes, inden overførslen påbegyndes. Se efterfølgende beskrivelser. Procedure PBS vælges i hovedmenu. Frem på skærmen kommer en undermenu.

3 PBS menuen 5.3 Diagram for PBS Totalløsningen:

4 5.4 PBS menuen 5.1 Opkrævninger/Udbetalinger Generelt Efter beregning af periode- og /eller en aconto-opkrævning kan opkrævningerne, og eventuelle udbetalinger sendes til PBS via FAS SFTP løsningen gennem Internettet. (Kræver, at der er oprettet et ID, som er en slags certifikat, som FAS anvender til at give dig adgang til postkassen). PBS kan udbetale til forbrugere, som er tilmeldt automatisk træk. PBS udskriver en afvisningsliste over de forbrugere, som ikke er tilmeldt automatisk træk. Udfra denne liste kan vandværket herefter evt. udskrive en check til forbrugeren og kvittere for udbetalingen under menu punktet Indbetalinger. Procedure Vælg Opkrævninger/Udbetalinger i undermenuen

5 PBS menuen 5.5 Vælg Lognummer på den opkrævning, der skal overføres til PBS. Programmet foreslår automatisk lognummeret for den opkrævning, der er dannet sidst. Beløbsgrænse udfyldes automatisk fra Filer - Opkrævningsgrupper, men du har også mulighed for at ændre grænsen i dette billede. Under Beløbstype er opkrævninger som standard altid markeret. Ved en Periodeopkrævning er det muligt at markere Medtag udbetalinger. Under Udvidede muligheder er der følgende valgmuligheder: Dan advisering gennem PBS for forbrugere, der ligger indenfor udbetalings- og opkrævningsgrænsen betyder at PBS benyttes som printer til at udskrive opgørelsen til forbrugerne med nulbeløb

6 5.6 PBS menuen Dan advisering gennem PBS for forbruger, der skal have udbetalt beløb, som ikke er tilmeldt automatisk træk, betyder at der kan udskrives en opgørelse til de forbrugere, som har penge til gode. På opgørelsen anmodes om forbrugeren registrerings- og kontonummer til banken, så beløbet kan overføres til forbrugerens bankkonto. Under Beløbstype kan du vælge Rykkerskrivelser, som giver mulighed for at rykke med kortfristede FI-kort via PBS. Dermed sendes rykkerne via PBS og ligeledes kan indbetalingerne også indlæses direkte fra PBS. Bemærk: o Ved gebyrer der tilskrives med det samme, kan der kun sendes til PBS kunder, da EAN kunder kun modtager opkrævninger via NemHandel og der derfor kun kan sendes en gebyr-faktura ad den vej. o Ved gebyrer som tilskrives næste opkrævning, kan der både sendes til PBS og EAN kunder denne vej, da der her kun er tale om en advisering og ikke en regning.

7 PBS menuen 5.7 Under Beløbstype kan du vælge Flytteopgørelser/Enkelt Aconto og på en liste angive, hvilke Fraflyttere og Tilflyttere du ønsker at sende til PBS. Bemærk: o Her kan der enten dannes filer til Indbetalingskort (kortfristet opkrævning) o eller filer til Betalingsservice og Indbetalingskort (normal opkrævning) som skal sendes til PBS med forfald i kommende måned. Under Beløbstype kan du også vælge Faktura og på en liste angive hvilke forbrugere der skal udsendes til. Overførsel til PBS via Internet Ved valg af overførsel via internet klikkes på Dan PBS fil fremkommer følgende dialogboks:

8 5.8 PBS menuen I PBS Stamoplysninger er stien til PBS angivet som C:\PBS og filnavnet angives her som 0903Helårlig, fordi året er 2009, det er marts måned og opkrævningsgruppen er Helårlig. Tryk Gem for at gemme filen så den kan sendes til PBS. Vent Rambøll FAS overfører opkrævningerne til PBS fil Rambøll FAS udskriver en Følgeseddel, som indeholder:

9 PBS menuen 5.9 Når filen er dannet, spørger Rambøll FAS om den dannede fil skal udskrives til brug for kontrol mv. Klik på Ja for få filen udskrevet, så du kan kontrollere/godkende den inden den sendes til PBS.

10 5.10 PBS menuen Dialogboksen vil vise en liste over alle de forbruger, der er indeholdt i PBS filen. Ønskes en udskrift af listen, klik på knappen Udskriv. Du vil nu kunne indtaste fra hvilket forbruger nr. udskriften skal starte, og hvor mange forbrugere, der skal udskrives og om der kun skal udskrives én forbruger pr. side. Hvis opsætningen af FAS til SFTP er foretaget, kan der trykkes på Afsend fil til PBS for at sende opkrævningerne.

11 PBS menuen 5.11 Eksempel på udskrift:

12 5.12 PBS menuen Eksempel på FI-kort:

13 PBS menuen Opkrævninger/Udbetalinger Udvalgte forbrugere Generelt Menuen kan anvendes til kortfristet udsendelse til udvalgte forbrugere, f.eks. genudsendelse af enkelte opkrævninger. Procedure Vælg Opkrævninger/Udbetalinger Udvalgte forbrugere. Efterfølgende dialogboks fremkommer: Vælg Lognummer Tryk: Søg forbruger og udvælg forbruger Vælg Ny forfaldsdato til opkrævningen og Tryk: Overfør forbruger til opkrævningsfil.

14 5.14 PBS menuen Der kan nu dannes en PBS fil som overføres til PBS via Internet.

15 PBS menuen Stop automatisk udbetaling Generelt Menuen anvendes til at annullere en opkrævning eller udbetaling til udvalgte forbrugere, hvor opkrævningsfilen allerede er afsendt til PBS. For at anvende denne funktion kræves, at der er lavet aftale med PBS om en 603 leverance, som er en fil med aftalenumre på forbrugerne der skal indlæses inden der kan køres Stop automatisk udbetaling. Procedure Vælg Stop automatisk betaling Vælg Søg forbruger og udvælg forbruger(e)

16 5.16 PBS menuen Tryk Vælg forbruger til PBS fil Hvis PBS Aftalenr. mangler på forbrugeren ses ovenstående advarsel.

17 PBS menuen 5.17 Vælg Dan PBS fil, hvis aftalenummeret er indlæst Skift evt. til mappen PBS og Tryk Gem, for at gemme filen, så den kan overføres til PBS via menuen PBS Oversigt, som forklares på næste side.

18 5.18 PBS menuen

19 PBS menuen Tilmeld betalingsaftale for forbruger Generelt Fra denne menu kan der tilmeldes en forbruger til betalingsaftale. Der er behov for et CPR/CVR-nr samt bank reg.nr. og bank kontonummer. Procedure Vælg Tilmeld betalingsaftale for forbruger

20 5.20 PBS menuen Søg forbruger Indtast CPR/CVR-nr samt bank reg.nr. og bank kontonummer

21 PBS menuen 5.21 F.eks. som ovenstående, og vælg herefter knappen OK. Vælg knappen Afsend fil til PBS for at sende betalingsaftale til PBS

22 5.22 PBS menuen Skærmbillede Forklaring til skærmbillede Visser oversigt over leverancen, som er stamoplysninger CVR-nummer til PBS Delsystem Samt antal transaktioner og dato oprettelse af leverance. Søgning er delt op i Gå til forbruger hvor der kan vælges ud fra de forbrugernumre, der er i leverancen, som i dette tilfælde altid vil være 1. Søg Forbruger her er det muligt at åbne forbrugerbilledet og søge en forbruger, og herefter returnere til dette skærmbillede. Vis i forbrugerbillede Det forbrugernummer, der er markeret/valgt i oversigten til højre i skærmbilledet vil blive vist i forbrugerbilledet. Der kan herefter returneres til dette skærmbillede. Listen kan udskrives til printer Listen kan sendes til PBS Skærmbillede afsluttes, og der returneres tilbage til hovedskærmbilledet uden at sende til PBS.

23 PBS menuen Afmeld betalingsaftale for forbruger Generelt Fra denne menu kan der afmeldes betalingsaftale for en forbruger Procedure Vælg Afmeld betalingsaftale for forbruger Søg Forbruger

24 5.24 PBS menuen Forbruger fremkommer på skærmen. Vælg Afsend fil til PBS for at afmelde forbruger. Vær opmærksom på, hvis der ikke findes en betalingsaftale på den forbruger, som vælges til at få afmeldt sin betalingsaftale, så vil der fremkomme følgende skærmbillede.

25 PBS menuen 5.25 Skærmbillede Forklaring til skærmbillede Visser oversigt over leverancen, som er stamoplysninger CVR-nummer til PBS Delsystem Samt antal transaktioner og dato oprettelse af leverance. Søgning er delt op i Gå til forbruger hvor der kan vælges ud fra de forbrugernumre, der er i leverancen, som i dette tilfælde altid vil være 1. Søg Forbruger her er det muligt at åbne forbrugerbilledet og søge en forbruger, og herefter returnere til dette skærmbillede. Vis i forbrugerbillede Det forbrugernummer, der er markeret/valgt i oversigten til højre i skærmbilledet vil blive vist i forbrugerbilledet. Der kan herefter returneres til dette skærmbillede. Listen kan udskrives til printer Listen kan sendes til PBS Skærmbillede afsluttes, og der returneres tilbage til hovedskærmbilledet uden at sende til PBS.

26 5.26 PBS menuen

27 PBS menuen PBS Oversigt Generelt Fra denne menu kan der hentes og sendes filer med betalingsoplysninger mellem FAS og PBS. De beløb, som forbrugerne indbetaler til PBS via automatisk træk eller indbetalinger på FI-kort, overføres til en fil, der kan hentes fra PBS Internet. For hver indbetaling, der foretages til PBS, gives der en række oplysninger, hvoraf følgende bliver overført til RAMBØLL FAS. betaleridentifikation (forbrugernummer) indbetalingsdato indbetalt beløb indbetalingsform Sidst på indbetalingsfilen er der indlagt oplysninger om antallet af indbetalinger samt det totale indbetalingsbeløb. Disse oplysninger fungerer som en kontrolforanstaltning, idet systemet bruger dem til at kontrollere, om alle indbetalinger er korrekt registreret. Efter beregning af periode- og /eller en aconto-opkrævning kan opkrævningerne, og eventuelle udbetalinger sendes til PBS via FAS SFTP løsningen gennem Internettet. (Kræver, at der er oprettet et ID, som er en slags certifikat, som FAS anvender til at give dig adgang til postkassen). PBS kan udbetale til forbrugere, som er tilmeldt automatisk træk. PBS udskriver en afvisningsliste over de forbrugere, som ikke er tilmeldt automatisk træk. Ud fra denne liste kan vandværket herefter evt. udskrive en check til forbrugeren og kvittere for udbetalingen under menu punktet Indbetalinger. Procedure

28 5.28 PBS menuen Vælg PBS Oversigt Svar Ja hvis der er foretaget sikkerhedskopi. Svar Nej, hvis der ikke er foretaget sikkerhedskopi, funktionen afbrydes og programmet vender tilbage til hovedmenuen. Svares der Foretag sikkerhedskopi startes menuen for sikkerhedskopiering, klar til kopiering. Når der modtages indbetalinger fra PBS, skal der laves en sikkerhedskopi af afregningsprogrammet, før disse indlæses.

29 PBS menuen 5.29 Menuen består af ovenstående skærmbillede, med følgende valgmuligheder: Genindlæser PBS Oversigten Viser en liste over de symboler som vises i PBS Oversigten, med tilhørende forklaring. Afslut menuen PBS Oversigt Knappen Vis arkiv: Viser indholdet af mappen C:\PBS\Arkiv Tryk på knappen Forlad arkiv: for at vende tilbage til indholdet af mappen C:\PBS Henter alle de filer som er klar til download fra PBS. Filerne vises i vinduet: Betalings og aftaleoplysninger fra PBS Åbner stifinder hvor der er mulighed for at søge en fil, overalt på ens drev og åbne denne for at se indholdet. Kun de filer som vises ved tryk på Vis filtype forklaringer kan åbnes! Åbner en oversigt over de filer som er sendt til PBS via SFTP, efter datointerval. Åbner en oversigt over de filer som er hentet fra PBS via SFTP, efter datointerval.

30 5.30 PBS menuen Ovenstående fremkommer ved tryk på knappen: Vis filtype forklaringer og er en oversigt over de ikoner med filtype beskrivelse, som vises i de 2 vinduer: Betalings og aftaleoplysninger fra PBS og Leverancer fra FAS til PBS

31 PBS menuen 5.31 Ovenstående er et eksempel på oversigten som fremkommer ved tryk på knappen: Vis oversigt over afsendte leverancer fra FAS Ovenstående er et eksempel på oversigten som fremkommer ved tryk på knappen: Vis oversigt over hentede leverancer til FAS

32 5.32 PBS menuen Vælg Hent alle filer fra PBS I vinduet: Betalings og aftaleoplysninger fra PBS ses nu 2 filer af typen 602 (Betalingsoplysninger) og 2 filer af typen F (Følgesedler til betalingsoplysninger). Filerne med Betalingsoplysninger indeholder de data som skal indlæses i FAS for at overføre indbetalingerne til forbrugernes statusbillede. Ved at dobbeltklikke på en af Betalingsfilerne af typen 602 åbnes et vindue som indeholder oplysninger om betalingen. (Se herunder)

33 PBS menuen 5.33 Eksempel på udskrift af indbetalingsfil (Betalingsoplysninger): Klik på Udskriv og indlæs, for at udskrive indholdet af indbetalingsfilen til printer og samtidig indlæse filen i FAS. Klik på Udskriv for kun at udskrive indholdet af indbetalingsfilen til printer. Klik på Indlæs, for kun at indlæse indbetalingsfilen.

34 5.34 PBS menuen Indbetalingsfilen indlæses i Rambøll FAS Sumbilag udskrives til printer Filen er flyttet til arkivmappen Dette er for at sikre at man ikke kommer til at indlæse den samme fil 2 gange.

35 PBS menuen 5.35 Følgesedler til betalingsoplysninger anvendes ikke af FAS, men indeholder oplysninger om leverancetype, system, kreditornavn mv. og leveres automatisk fra PBS. FAS flytter automatisk filerne til Arkiv sammen med Betalingsoplysninger, når data er hentet ind i FAS. Eksempel på udskrift af følgeseddel (Følgeseddel til betalingsoplysninger): Klik på Udskriv for at udskrive indholdet af Følgeseddelfilen til printer

36 5.36 PBS menuen 5.7 PBS Stamoplysninger Generelt Hvis du anvender PBS-modulet, er det nødvendigt, at du har indtastet Værkets SE-nummer (CVR-nummer) BS delsystem Debitor gruppenummer PBS-nummer PBS fil placering (udpeges via pop-up vindue) PBS arkiv placering (udpeges via pop-up vindue) Derudover skal der indtastes informationer under SFTP Indstillinger, i form af: Nøglefil placering Brugernavn Nøglefil passphrase Mangler disse oplysninger fremkommer følgende menu, hvis der forsøges at sende og modtage filer via SFTP overførsel:

37 PBS menuen 5.37 Procedure Vælg PBS - PBS Stamoplysninger. Følgende dialogboks fremkommer. Heri indtastes/vedligeholdes værkets PBS Stamoplysninger. Klik Afslut for at forlade dialogboksen. Skærmbilledet er delt op I følgende grupperinger Stamdata SFTP Indstillinger Automatisk indlæsning af leverancer fra PBS Udsendelseshastighed for FI-Indbetalingskort Opkrævninger der ikke kan gennemføres via betalingsservice

38 5.38 PBS menuen I det følgende vil disse grupperinger blive uddybet. Stamdata: Stamdata er grundlaget for at Rambøll FAS og PBS kan kommunikere med hinanden. SE-nummer er vandværkets SE-nummer BS-delsystem, Debitor gruppe nr. og PBS-nummer bliver tildelt af PBS PBS fil placering angives til at vælge hvor filer til- og fra PBS skal placeres. PBS arkiv placering angives til at vælge hvor de behandlede filer skal placeres, som enten har været indlæst fra PBS eller sent til PBS. SFTP Indstillinger: SFTP Indstillinger er grundlaget for at der kan sendes og modtages filer direkte fra Rambøll FAS. Nøglefil placering indeholder oplysning om, hvor nøglefil fra Nets er placeret. Brugernavn er oplyst fra Nets Nøglefil passphrase er bestemt fra den gang Nøglefil er blevet dannet.

39 PBS menuen 5.39 Automatisk indlæsning af leverancer fra PBS: Automatisk indlæsning af leverancer fra PBS kan sætte Rambøll FAS op til at indlæse en, flere eller alle leverancer automatisk fra PBS. Når felet Indlæs automatisk 603 leverancer (Aftaleoplysninger) er valgt vil 603- leverancerne automatisk blive indlæst, når de importeres fra PBS. Når feltet Indlæs automatisk 686 leverancer (FI-kort udsendelse info) er valgt vil 686 leverancerne automatisk blive indlæst, når de importeres fra PBS. Når feltet Indlæs automatisk 602 leverancer (Betalingsoplysninger) er valgt vil 602 leverancerne automatisk blive indlæst, når de importeres fra PBS. Herudover skal der vælges mellem Udskriv ALLE betalingsfiler ved indlæsning Udskriv KUN betalingsfiler uden automatiske betalinger Udskriv IKKE betalingsfiler ved indlæsning Det anbefales at vælge Udskriv ALLE betalingsfiler ved indlæsningen, som kan vedlægges som underbilag til finansbilaget, som automatisk bliver udskrevet ved import af en betalingsfil.

40 5.40 PBS menuen Udsendelseshastighed for FI-Indbetalingskort: Udsendelseshastighed for FI-Indbetalingskort er delt op mellem, om det er almindelige opkrævninger/udbetalinger for aconto- og periode-opkrævning eller om det er for Rykkerskrivelser, Flytteopgørelser/Enkelt Aconto og Faktura samt Opkrævninger/Udbetalinger udvalgte forbrugere. Førstnævnte er altid i forbindelse med en kørsel for en hel opkrævningsgruppe, hvor der er god tid til planlægning, så der kan opnås den billigste porto til de, som skal have tilsendt FI-indbetalingskort, som her er 7 dage. Sidstnævnte er der ikke så mange af i forhold til de almindelige opkrævninger, så her er det mere vigtigt, at opkrævningerne/opgørelserne kommer hurtigt ud til forbrugeren mod at porto bliver lidt dyrere.

41 PBS menuen 5.41 Opkrævninger der ikke kan gennemføres via betalingsservice: Opkrævninger der ikke kan gennemføres via betalingsservice kan også deles op i to, som er de almindelige opkrævninger, som gennemføres gennem aconto- og periodekørsler, og de andre kørsler for færre forbrugere, som er rykkerskrivelser, flytteopgørelser/enkelt aconto og faktura samt opkrævninger/udbetalinger udvalgte forbrugere. Førstnævnte Opkrævninger/udbetalinger er standard valgt til FI-indbetalingskort, elektronisk indbetalingskort og levering i e-boks, da det både er billigere og bedre service til de forbrugere, som ikke er tilmeldt betalingsservice. E-boks kræver dog, at vandværket/forsyningen er tilmeldt e-boks gennem Nets. Der er dog nogle forsyninger, som vælger at der vælges Udsendes kun som FIindbetalingskort, hvis der er for mange, som ikke ser efter i deres netbank eller e-boks, om de har modtaget en opgørelse fra vandværket/forsyningen. Ved Rykkerskrivelser, Flytteopgørelser/Enkelt Aconto og Faktura samt Opkrævninger/Udbetalinger udvalgte forbrugere vælges der typisk Udsendes kun som FI-Indbetalingskort, da der sikres at forbrugeren ikke kan sige, at rykkeren ikke er blevet set fordi den ligger som elektronisk indbetalingskort i Netbank eller i e-boks.