INDKØBSJURA 2013 Advokat hotline
Spørgsmål 1 I et udbud med mange delaftaler eller mange varelinjer kan det være hensigtsmæssigt for både ordregiver og tilbudsgivere, at man kan byde ind på flere delaftaler/varelinjer og give en lavere pris på fx delaftale/varelinje A, hvis en eller flere af delaftalerne/varelinjerne B, C, D, E osv. også vindes. Altså at tilbudsgiver kan afgive priser på hver delaftale eller varelinje, hvis de kun tildeles denne ene delaftale eller varelinje, priser hvis man tildeles X andre delaftaler/varelinjer og en pris hvis man tildeles Y andre delaftaler/varelinjer. Og ligeledes på følgende delaftaler eller varelinjer i udbuddet. Har I et godt bud på, hvordan dette kan håndteres og evalueres? (ovenstående er netop relevant i SKI udbuddet på interaktive tavler og AVudstyr med 15 forskellige varelinjer/løsninger) Se også spørgsmål 1a.
Spørgsmål 1a I et udbud med mange varelinjer, fx fødevarer, kan man så gruppere varelinjerne i varegrupper, definere de mest anvendte produkter i hver (ca. 80% af volumen), bede om priser på hver varelinje, hvor prisen skal være listepris fratrukket en rabat? Der skal gives samme rabat på alle varer i den enkelte varegruppe. Man evaluerer selvfølgelig priser på nettopriserne. Kan man stille krav om, at man skal have samme rabat på øvrige varer i de enkelte varegrupper? Og evaluere på sortimentsbredde ved at tilbudsgiver skal angive alle øvrige varer, som tilbydes i hver varegruppe?
Spørgsmål 2 Hvornår går noget fra at være en kontrakt til at være en rammeaftale? Er det når 10 % af kontrakten ikke er fast? Er det når 20 % af kontrakten ikke er fast? Er det når 30 % af kontrakten ikke er fast?
Spørgsmål 3 Hvad er rækkevidden af implementeringsbekendtgørelsens 12? Må man indhente manglende dokumentation? F.eks. glemte tro og love-erklæringer?
Spørgsmål 4 Omstillingsomkostninger; Hvordan indarbejdes de, og hvordan sikrer man ligebehandling?
Spørgsmål 5 Udvælgelse sker i prækvalifikationen, men også i offentlige udbud. På hvilke punkter adskiller udvælgelsen sig i de to udbudsformer? Er det nødvendigt med mindstekrav for at kunne udelukke en tilbudsgiver i udvælgelsen i et offentligt udbud? Er der krav om, at ordregiver rangordner ansøgerne ud fra udvælgelseskriterierne i en prækvalifikation, og at ordregiver herefter prækvalificerer de højst rangerede ansøgere? Er der krav om, at ordregiver giver ansøgerne en begrundelse for ikke at være blevet prækvalificeret? Hvad er en passende begrundelse for at afvise, men også for at prækvalificere?
Spørgsmål 6 Hvad betyder indsættelsen af en hardship klausul i en kontrakt rent udbudsretligt? Der må normalt ikke ske væsentlige ændringer til en kontrakt. Dette kan jo netop være tilfældet ved brug af hardship. Se bud på hardship klausul på de næste 2 slides kommentarer ønskes. Fortsætter på næste slide
Spørgsmål 6 - fortsat Hardship Hvor opfyldelse af kontrakten bliver mere byrdefuld for den ene part, skal denne alligevel opfylde sine forpligtelser med undtagelse af følgende bestemmelser om hardship. Hardship opstår når en begivenhed skaber en fundamental ulighed for parterne i kontrakten, der gør denne urimelig byrdefuld, enten fordi omkostningerne for den ene part er steget væsentlig, eller fordi værdien af ydelserne som den ene part modtager, er væsentlig forringet. Derudover forekommer der kun hardship i tilfælde hvor begivenheden først indtræffer, eller bliver kendt for parterne, efter indgåelse af kontrakten begivenheden ikke rimeligt kunne være forudset for den dårligt stillede part på tidspunktet for indgåelse af kontrakten begivenheden er ude af den dårligt stillede parts kontrol den dårligt stillede part ikke har kalkuleret for risikoen af begivenheden Fortsætter på næste slide
Spørgsmål 6 - fortsat I tilfælde af hardship har den dårlig stillede part krav på genforhandling af den del af kontrakten der er ændret væsentlig. Ved anmodning om genforhandling skal der gives en begrundelse for hardship. Selve anmodningen om genforhandling berettiger ikke den dårligt stillede part til ikke at opfylde sine forpligtelser. Såfremt parterne ikke kan nå til enighed, kan der gøres brug af de danske domstole. I tilfælde af, at Retten statuerer hardship, kan Retten ud fra en rimelighedsbetragtning opsige kontrakten under fastsatte vilkår eller tilpasse kontrakten således at ligheden genoprettes.
Spørgsmål 7 Fakta om administrativt indkøbsfællesskab under Danske Erhvervsskoler: Et antal selvejende institutioner er gået sammen i et indkøbsfællesskab, hvor en institution er værtsinstitution, de øvrige institutioner betaler et beløb til dækning af de dermed forbundne faste udgifter. Værtsinstitutionen forestår og gennemfører udbud på vegne af de selvejende institutioner i indkøbsfællesskabet. Værtsinstitutionen er selvforsikrende og kan dermed ikke tegne forsikring ligesom der ikke kan tegnes rådgiverforsikring Hvem bærer ansvaret - og dermed udgifterne - ved evt. klagesag/erstatning ved udbud i administrative indkøbsfællesskaber Hvordan kan værtsskolen - som ikke tjener på værtsrollen - bedst gardere sig mod evt. udgifter til klagesag og erstatning? Fortsætter på næste slide
Spørgsmål 7 - fortsat Definition på en indkøbscentral Er de administrative indkøbsfællesskaber at betragte som indkøbscentraler? Hvad skal der til for at de administrative indkøbsfællesskaber betragtes som indkøbscentraler og hvordan kan de evt. undgå det? Kan der laves en tillægsaftale, hvor deltagerne i indkøbsfællesskabet skriver under på, at man i tilfælde af klagesag/erstatning deler udgifterne dertil Er dette tilstrækkeligt, da det også er et krav, at de deltagende skoler betragter indkøbsfællesskabet som deres egen indkøbsafdeling, hvilket bl.a. den daglige adfærd og kommunikationsniveauet skal afspejle. Hvis dette ikke er opfyldt, vil indkøbsfællesskabet blive opfattet som en leverandørmodel og værtsinstitutionen hæfter dermed alene? Hvad er forskellen på ansvar i forhold til klager og erstatning på indkøbsfællesskaber og indkøbscentraler?
Spørgsmål 8 Kan delydelsesreglen anvendes i forbindelse med rammeaftaler? Hvis Ja - hvordan skal den anvendes?
Spørgsmål 9 Hvilke muligheder har Udbyder for at berigtige oplysninger i forbindelse med et udbud? Hvor langt kan vi gå?
Spørgsmål 10 Vedståelsesfrist; Hvad hvis den vindende tilbudsgiver render fra sit tilbud, ny tildeling (helt eller delvist, eventuelle problematikker ved delaftaler/kombinationsrabatter) eller ny konkurrenceudsættelse?
Spørgsmål 11 Når man i sine udvælgelseskriterier ønsker at tilbudsgiver oplyser referencer på lignende opgaver. Er man så som ordregiver forpligtet til at indhente oplysninger/referencer for alle leverandører ud fra et ligebehandlingsprincip eller er det en ret hvor man kan nøjes med udvalgte leverandører såfremt man finder det nødvendigt?
Spørgsmål 12 Vi har gennemført et udbud. Tilbudsgiveren, som vandt, har afgivet et meget favorabelt tilbud og det har gjort, at den tilbudsgiver der blev nr. 2 har krævet aktindsigt. Nr. 2 vil gerne have aktindsigt i den vindende tilbudsgivers tilbud, samt oplysninger om hvilke modeller den vindende tilbudsgiver har tilbudt. Jeg kan oplyse, at de i tildelingsbrevet fik oplyst den samlede pris for den vindende tilbudsgiver, samt hvem der blev nr. 2, 3 og 4 uden at nævne deres pris. Jeg håber, at du kan oplyse mig om, hvor meget jeg skal give videre til nr. 2, og hvor meget jeg skal forholde mig til det den vindende tilbudsgiver ønsker.
Spørgsmål 13 Vi skal bygge en stor vuggestue med en budgetramme på 15 mio. I forbindelse med byggeriet skal der indgås aftale med en totalrådgiver. Denne totalrådgiver skal projektere vuggestuen, samt bistå Kommune med at indhente tilbud på de enkelte fagentrepriser. Værdien af den ydelse, som totalrådgiveren skal udføre, anslås til at udgøre 1,6 mio. Herefter er det spørgsmålet, om kontrakten med totalrådgiveren skal anses som en selvstændig kontrakt, eller om kontrakten kan anses som en del af det samlede bygge- og anlægsarbejde i forhold til beregningen af tærskelværdien?
Spørgsmål 14 Vi er i gang med at gennemføre et begrænset udbud. Vi har modtaget 4 anmodning om prækvalifikation, hvor den samme leverandør optræder flere gange. X ansøger for det første selvstændig om at blive prækvalificeret. Derudover er han også underleverandør i 3 andre ansøgninger. Der er kommet i alt 5 ansøgninger ind, og derfor er X repræsenteret i 4 af de 5 ansøgninger. Har vi pligt til at afvise de ansøgninger, hvor X indgår enten som selvstændig ansøger eller som underleverandør?
Spørgsmål 15 Vi er i gang med et offentligt udbud vedrørende kontorinventar i henhold til Udbudsdirektivet. Udbuddet er delt op i 15 delaftaler. I forbindelse med spørgsmål/svar, at der er problemer med 5 af delaftalerne. Enkelte af leverandørerne har påpeget, at der er nogle udfordringer i den tekniske beskrivelse af de 5 delaftaler. Der er fastsat en række mindstekrav, som leverandørerne har meget svært ved at leve op til, og i det omfang leverandørerne kan afgive tilbud, vil tilbudspriserne være væsentligt over det, vi forventer. Kan vi annullere de 5 delaftaler, eller skal vi annullere hele udbuddet?
Spørgsmål 16 Jeg er leder af en børnehave i X Kommune. Vi skal have købt nogle nye computere. Anskaffelsens værdi er ca. 100.000 kr. Vi ved dog, at de øvrige børnehaver i X Kommune også køber computere nu. Den samlede værdi vil derfor overstige tilbudslovens tærskelværdi. Hvordan beregnes tærskelværdien efter tilbudsloven, og skal vi lægge værdien af alle børnehavernes køb af computere sammen?