SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE

Transkript

1 SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE

2 I Favrskov Kommune vægter vi dialogen og samarbejdet med det lokale erhvervsliv højt. I denne folder kan du læse om kommunens indkøbsprocedurer, og hvilke krav vi stiller til vores leverandører. Derefter bliver aftalerne brugt decentralt af kommunens andre afdelinger, institutioner m.m. Indkøbspolitik Favrskov Byråd har fastlagt en indkøbspolitik, som du kan se og downloade på favrskov.dk/udbud. Det vigtigste formål med indkøbspolitikken er at skabe rammerne for, at Favrskov Kommune kan købe bedst og billigst ind. Det vil sige, at vi kan købe alle nødvendige varer og tjenesteydelser på de bedste vilkår. I Favrskov bliver aftaler om indkøb indgået centralt af vores indkøbsafdeling i Job og Økonomi. FAKTA OM INDKØB I FAVRSKOV KOMMUNE Vi har indkøbsaftaler med mere end 120 leverandører Vi køber varer og tjenesteydelser for mere end 420 mio. kr. årligt Vi køber oftest ind efter princippet økonomisk mest fordelagtigt. Med andre ord en samlet vurdering af f.eks. kvalitet, pris, miljø, service m.m.

3 Hvordan bliver man leverandør til kommunen? I Favrskov udbyder vi jævnligt nye indkøbsaftaler eller genudbyder eksisterende aftaler. En virksomhed kan blive leverandør ved at byde på de områder, der bliver sat i udbud, eller dem der bliver genudbudt ved kontraktperiodens udløb. Vi indgår også indkøbsaftaler om forskellige ydelser og opgaver uden udbud, hvis området ikke er udbudspligtigt. Favrskov Kommune har en indkøbsportal, hvor man kan se kommunens aftaler med krav og priser. På den måde sikrer vi os, at alle kommunens indkøbere kan se, hvor de skal handle, og at de handler til de aftalte priser. På favrskov.dk/udbud kan du følge med i, hvad der sker på udbuds- og indkøbsområdet. Her kan du læse om aktuelle udbud, afsluttede udbud, se indkøbspolitikken og vores kontaktoplysninger. Fælles aftaler om udbud Indkøbsfællesskabet JYFI Favrskov Kommune er en del af Jysk Fællesindkøb et indkøbsfællesskab, som består af ni kommuner. Jysk Fællesindkøb sikrer, at kommunerne kan afvikle flere udbud, end de ville kunne hver især. Det giver en række stordriftsfordele, at kommunerne på den måde koordinerer indkøb, sparrer og udveksler erfaring.

4 Udbudsrunder arrangeres på skift af de ni tilmeldte kommuner. Kommunerne har ret, men ikke pligt til at deltage i udbudsrunderne. SKI SKI er Statens og Kommunernes Indkøbs Service. Landets kommuner kan bruge de rammeaftaler, SKI har indgået efter et EU-udbud. På den måde undgår kommunerne selv at skulle gennemføre et EU-udbud. SKI tilbyder desuden kommunerne at deltage i såkaldte forpligtende aftaler, hvor de skal tilmelde sig aftalen på forhånd. Favrskov Kommune deltager som udgangspunkt altid i SKI s forpligtende aftaler, men der vil ske en konkret vurdering fra gang til gang. Love og regler Favrskov Kommune skal som offentlig myndighed følge EU-lovgivningen og danske love om indkøb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. EU-kommissionen har fastlagt nogle såkaldte tærskelværdier. Det er en målestok for, hvornår man skal sende en aftale i udbud. For varekøb og tjenesteydelser gælder: Hvis kontrakten overstiger en værdi af kroner over en periode på fire år, skal den sendes i EU-udbud. For bygge/anlægs-området gælder: Hvis kontrakten overstiger en værdi af kroner over en periode på fire år, skal den sendes i EU-udbud.

5 Annonceringspligten Alle vare- og tjenesteydelseskontrakter med en værdi på mere end kr. ekskl. moms skal annonceres i Danmark, inden der indgås en aftale med en leverandør. Desuden vurderer vi, om din virksomheds bud overholder de mindstekrav, der er stillet i udbudsmaterialet. De virksomheder, der ikke lever op til kravene, bliver sorteret fra. Udbud og procedure Offentliggørelse af udbud Favrskov Kommunes EU-udbud bliver altid offentliggjort i EU-tidende og kan ses på hjemmesiden udbud.dk og ted.europa.eu. Vi offentliggør også udbuddet på favrskov.dk. I relevante tilfælde informerer vi også på siderne Kommunen informerer i lokalpressen. Annoncering af nationale udbud over kr. Kontrakter, der er over kr. værd, men ikke er et EU-udbud, annoncerer vi som minimum på kommunens hjemmeside favrskov.dk og på udbud.dk. I relevante tilfælde bliver der også annonceret på siderne Kommunen informerer i lokalpressen. Udvælgelseskriterier Hvis din virksomhed vil deltage i et udbud, beder vi dig om en række oplysninger for eksempel oplysninger om økonomi, finans og teknisk/faglig kapacitet. Oplysningerne bruger vi til at bedømme, om din virksomhed kan gå videre i processen. Kriterierne for tildeling af kontrakt Kun de virksomheder, der er kommet igennem udvælgelsen, har mulighed for at få tildelt en kontrakt. Kontrakterne bliver tildelt på grundlag af ét af to mulige kriterier: 1. Laveste pris, hvor det kun er prisen, der konkurreres på. Det vil sige, at virksomheden med den laveste pris får kontrakten. 2. Økonomisk mest fordelagtige tilbud. Her vurderes der på en række forskellige kriterier som f.eks. pris, kvalitet, teknisk værdi, funktion, miljøegenskaber, driftsomkostninger, service og leveringsbetingelser. Den virksomhed, der ud fra en samlet vurdering har det for Favrskov Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, får kontrakten. Når aftalen er indgået Vi annoncerer alle leverandører på favrskov.dk. Indkøbsafdelingen følger løbende op på, at der bliver købt ind efter de gældende indkøbsaftaler.

6 Kontakt os: Indkøbsafdelingen er altid parat til en snak pr. telefon eller et besøg efter aftale. Indkøbsafdelingen Faglig koordinator Laila Juncker telefon: mail: Borgmestersekretariatet Erhvervskoordinator Julie Øst Andersson telefon: mail: Læs mere på favrskov.dk/udbud TIPS OG GODE RÅD Hold dig orienteret på favrskov.dk/udbud Læs udbudsmaterialet nøje igennem og stil gerne afklarende spørgsmål Undgå at stille forbehold til udbudsmaterialet Vær sikker på, at din virksomhed kan opfylde alle mindstekrav Vær sikker på, at din virksomhed kan løfte opgaven med at være leverandør til kommunen Overhold tilbudsfristen Lær af processen og husk, at vi gerne deltager i et personligt møde om tildelingsbeslutningen.

7

8