Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 22. november 2017 kl. 16.00 i Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, 2650 Hvidovre Til stede: Marianne Salomonsen, Britta Christensen, Beth Hørsted, Bo Henrik Andersen, Jørnanker Døpke, Randi Outzen, Chris Wenlock deltog fra punkt 5 Afbud: Medarbejderobservatør: Richard Taube KAB: Revisionen: Kundechef Annette Birkov, driftschef Gert Wandahl Pedersen Pia Søndergaard, Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab 1/23
Indholdsfortegnelse 1. af organisationsbestyrelsesmødet den 20. september 2017... 4 2. Revisionsprotokol... 4 3. Bestyrelsens sammensætning... 4 4. Meddelelser fra formanden... 5 Sager til beslutning... 6 5. Godkendelse af regnskab for 2016-2017 med tilhørende revisionsprotokol... 6 6. Budget for 4000-3... 8 7. Udkast til beretning... 9 8. Forvaltningsrevision... 9 9. 360 graders analyser af afgrænsede driftsudgifter præsentation af rapporter... 11 10. Organisationsbestyrelseshonorar 2017-2018... 12 11. 4005, Friheden VI Finansiering af ny affaldsstation... 13 12. 4011, Langhusene status på MgO-plader i skure og på Nilananlæg... 15 Sager til orientering... 17 13. 4004, Friheden I status på helhedsplan... 17 14. Boligsociale nøgletal... 19 15. Ejendomskontorets virke... 20 16. Nyt fra afdelingerne... 20 17. Selskabets økonomiske situation... 21 18. Beboerklagenævnssager... 22 19. Kommende møder... 23 20. Eventuelt... 23 2/23
Bilag 1: Revisionsprotokolsider... 4 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber... 8 Bilag 3: Selskabets budget for 2018-2019... 8 Bilag 4: Årsberetning 2016-2017... 9 Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision... 10 Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision 2017-2018 for... 10 Bilag 7: 360 graders analyse, 4004, Friheden I... 11 Bilag 8: 360 graders analyse, 4005, Friheden VI... 11 Bilag 9: 360 graders analyse, 4010, Lille Friheden... 11 Bilag 10: 360 graders analyse, 4011, Langhusene... 11 Bilag 11: 360 graders analyse, samlet rapport, 4000,... 11 Bilag 12: Oversigt over placering af ny affaldsstation... 14 Bilag 13: Afdeling 4011 Langhusene... 16 Bilag 14: Boligsociale nøgletal for Friheden I og Friheden VI... 19 Bilag 15: Boligsociale nøgletal for Langhusene... 19 Bilag 16: Analyse af de boligsociale nøgletal... 19 Bilag 17: Likviditetsoversigt for 2017... 22 Bilag 18: Oversigt over beboerklagenævnssager... 23 3/23
1. af organisationsbestyrelsesmødet den 20. september 2017 af organisationsbestyrelsesmøde den 20. september 2017 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 4. oktober 2017. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen siden sidste møde. Protokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for 2016-2017. Bilag 1: Revisionsprotokolsider Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Nyt eksemplar med tilføjelser under punkt 4.4 på side 747 blev omdelt på mødet. Pia Søndergaard fra Albjerg Revision gennemgik revisionsprotokollen, hvorefter organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning På valg Marianne Salomonsen 2018 Friheden I Britta Christensen 2017 Friheden I Beth Hørsted 2018 Friheden I Bo Henrik Andersen 2017 Friheden VI Jørnanker Døpke 2017 Friheden I 4/23
Randi Outzen 2017 Lille Friheden Chris Wenlock 2018 Langhusene Richard Taube 2019 Valgt af medarbejderne som observatør Medarbejderne har den 7. oktober 2017 genvalgt Richard Taube, som observatør, for en to årig periode. Repræsentantskabet har på ekstraordinært møde den 23. oktober 2017 godkendt ændrede vedtægter for. Ændring af vedtægterne indebærer, at Finn Gerdes og Niels Ulsing, som var udpeget af Hvidovre kommune, er udtrådt af organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender orienteringen. Marianne Salomonsen gav følgende orientering på mødet: Afdelingsbestyrelsen for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden valgte at træde tilbage på afdelingsmødet den 13. november 2017, efter beboerne havde nedstemt årsberetningen - det vil sige, at der pt. ikke er nogen fungerende afdelingsbestyrelse. Formanden for har brugt flere dage på at finde et lokale til afholdelse af et ekstraordinært afdelingsmøde, og det kan desværre først blive onsdag den 17. januar 2018. På mødet skal der vælges en ny afdelingsbestyrelse, og indkomne forslag fra den 13. november2017 skal behandles. 5/23
Ligeledes har formanden for skrevet en informationsskrivelse, som er lagt på Frihedens hjemmeside i fredags den 18. november2017, og informationsskrivelsen og indkaldelsen til det ekstraordinære afdelingsmøde er husstandsomdelt mandag den 20. november 2017. Julehygge og juletræsfest bliver afholdt i indeværende år. Inge Nielsen fra den fratrådte afdelingsbestyrelse står for udlejningen i december og januar der vil først kunne bookes lokaler igen, når der er tiltrådt en ny afdelingsbestyrelse. Hvordan fungerer afdelingerne uden en afdelingsbestyrelse? Der vil ikke blive afholdt afdelingsbestyrelsesmøder i december og januar, og dermed er der heller ingen kontaktdag for beboerne. Hvis beboerne har klager, kan de henvende sig på ejendomskontoret. Alle igangværende arbejder er sat i bero og afventer en ny afdelingsbestyrelse. Afholdelse af temadag om målsætningsprogram bliver udskudt, da det er vigtigt at den kommende afdelingsbestyrelse deltager i udviklingen af kommende målsætninger. Styregruppen for beboerrådgiveren afventer ligeledes den nye afdelingsbestyrelse. Driftschef Gert Wandahl Pedersen og formand for boligselskabet, der er medlem af styregruppen, afholdte et kort møde med beboerrådgiveren mandag den 20. november2017. Der er desværre endnu ikke tilbagemelding på, om der er bevilliget penge til julepakker. Formanden for har rejst kritik af renoveringen i afdeling Friheden I, på KAB s repræsentantskabsmøde. Det er vigtigt at der skabes mere opmærksomhed på renoveringer, der ikke udføres efter gældende aftaler. Hvilke negative følger det har for beboerne der bor midt i renoveringen, og de udfordringer de udsættes for dagligt på godt og ondt. KAB skal tage mere ansvar for de komplekse renoveringer, der udføres under KAB fællesskabet. Formanden roste projektleder Vibeke Gravlund og kundechef Annette Birkov. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 5. Godkendelse af regnskab for 2016-2017 med tilhørende revisionsprotokol Som bilag vedlægges selskabets og afdelingernes regnskaber for tiden 1. juli 2016 til 30. juni 2017 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år foretaget således, at der for afdelingerne kan foretages en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: 6/23
4000-3 Resultatopgørelsen balancerer med 15.947.596 kr. og slutter med et overskud på 364.673 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør 76.825.215 kr., heraf er dispositionsfonden på 70.415.849 kr. og arbejdskapitalen på 6.409.366 kr. Dispositionsfondens disponible del udgør 7.908.925 kr., heraf har selskabet en eventuel forpligtigelse i forbindelse med afdelingernes tilgodehavender til inkasso på 8.904 kr. Arbejdskapitalens disponible del udgør 5.570.041 kr. Sideaktivitet Status balancerer med 46.000 kr. 4004-2 Friheden I Resultatopgørelsen balancerer med 73.297.252 kr. og slutter med et overskud på 1.261.091 kr., som benyttes til afvikling af underfinansiering (vandskader og BBR-opmåling). Ny saldo på resultatkontoen er et overskud på 3.326.608 kr. Status balancerer med 720.235.668 kr. 4005-0 Friheden VI Resultatopgørelsen balancerer med 6.640.038 kr. og slutter med et overskud på 157.647 kr., som overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 717.813 kr. Status balancerer med 56.660.419 kr. 4006-7 Frihedens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med 1.806.550 kr. og slutter med et overskud på 114.146 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 344.166 kr. Status balancerer med 17.312.672 kr. 4010-9 Lille Friheden Resultatopgørelsen balancerer med 7.688.582 kr. og slutter med et overskud på 198.725 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 606.262 kr. Status balancerer med 114.304.449 kr. 7/23
4011-6 Langhusene Resultatopgørelsen balancerer med 11.620.326 kr. og slutter med et overskud på 302.943 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 1.116.772 kr. Status balancerer med 239.710.641 kr. Regnskaberne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden er behandlet af afdelingsbestyrelsen den 2. november 2017 og indstilles til godkendelse på afdelingsmødet den 13. november 2017. Afdeling Langhusene afholder ikke afdelingsmøde om regnskabet. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for 2016-2017 og tager revisionsprotokollen til efterretning. Der blev stillet enkelte opklarende spørgsmål blandt andet om udgifter til satellitvaskeriet fordeles mellem Friheden I og Friheden VI, svaret var ja. Organisationsbestyrelsen godkendte regnskaberne for 2016-2017 og tog revisionsprotokollen til efterretning se punkt 2. 6. Budget for 4000-3 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2018 til 30. juni 2019 for Boligselskabet Friheden. Driftsbudgettet balancerer med 11.921.000 kr. og slutter med en budgetreserve på 179.000 kr. 4011-6 Langhusene betaler et lavere administrationsbidrag til KAB, svarende til Lille Pakke. Til selskabet bidrager afdeling Langhusene til honorar, møder, kurser, kontorhold, revision. Selskabet har besluttet, hvert år at give et tilskud på 110 kr. (2011-pris) pr. boliglejemål til beboeraktiviteter. Tilskuddet, som i 2018-2019 er på 131 kr. pr. boliglejemål, gives direkte fra arbejdskapitalen. Bilag 3: Selskabets budget for 2018-2019 8/23
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forslag til budget 2017-2018 for Boligselskabet Friheden. Organisationsbestyrelsen godkendte forslag til budget 2017-2018 for. 7. Udkast til beretning Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning er udarbejdet af selskabets formandskab i samarbejde med KAB. Beretningen aflægges på det ordinære repræsentantskabsmøde den 22. november 2017. Bilag 4: Årsberetning 2016-2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender årsberetningen. Organisationsbestyrelsen godkendte årsberetningen, som efter repræsentantskabsmødet omdeles til alle beboere. 8. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Organisationsbestyrelsen har igen i år haft særligt fokus på afdelingernes tab ved fraflytning. Tab ved fraflytning Sammenlignet med de to foregående år er tab ved fraflytning i år halveret i boligafdelingen Friheden I. Boligafdelingen Lille Friheden har et minimalt tab ved fraflytning, og de øvrige afdelinger har ingen tab på den konto. har desuden en lokal målsætning: 9/23
Ejendomskontoret som servicecenter Det seneste år er de fysiske rammer på ejendomskontoret blevet forbedret. Der er foretaget en tilbygning og en ombygning af eksisterende lokale. Beboerne bliver nu budt velkommen i et venteværelse og går så ind i selve kontoret, når det er deres tur. Det har givet mere ro og diskretion ved betjeningen. Endvidere er der indrettet et kontor til beboerkoordinatoren for helhedsplanen, hvor der blandt andet holdes samtaler med beboere med særligt behov. I årets løb har afdelingsbestyrelsen i samarbejde med alle medarbejdere drøftet og fastlagt et niveau for service af afdelingerne og beboerne. Det mest realistiske for den videre udvikling af kontoret til servicecenter er, at det vil ske når Helhedsplanen i Friheden I er afsluttet om ca. 1½ år. Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision 2017-2018 for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning og beslutter, om der skal være særlige fokuspunkter til forvaltningsrevision for 2016-2017. I nøgletal tabel 4 oplyses om tab ved fraflytning. Følgende afdelinger har følgende beløb til inkasso: Friheden I 265.649 kr. Lille Friheden 53.088 kr., hvoraf det kun er lejetabet på ca. 8.000 kr. der ikke dækkes af kommunen. Vedrørende tabel 8 anvisning af familieboliger ses, at de to ledige boliger i Friheden VI er anvist af kommunen. Det er sket ved en fejl idet anvisningerne fandt sted kort tid efter den nye anvisningsaftale var indgået med kommunen og KAB endnu ikke havde fået tilrettet udlejningssystemet. Kommunen har således fået én bolig mere end den var berettiget til dette vil blive rettet op ved kommende udlejninger. Vedrørende tabel 10 beboerklagenævnssager Der er en husordenssag, som er delvist vundet af selskabet efter mødet er undersøgt, at det drejer sig om en beboer, der har udvist støjende adfærd, hvor beboerklagenævnet ikke fandt grundlag for en retsfølge, men alene en påtale. 10/23
9. 360 graders analyser af afgrænsede driftsudgifter præsentation af rapporter Organisationsbestyrelsen besluttede på møde den 22. marts 2017 at købe 360 graders analyse af driftsøkonomien i alle afdelinger i selskabet. Analyserne er nu foretaget og rapporterne bliver klar til mødet den 22. november 2017. Rapporterne, som er bilag til denne dagsorden, vil blive omdelt fredag den 17. november 2017. Rapporterne bliver gennemgået på mødet. Bilag 7: 360 graders analyse, 4004, Friheden I Bilag 8: 360 graders analyse, 4005, Friheden VI Bilag 9: 360 graders analyse, 4010, Lille Friheden Bilag 10: 360 graders analyse, 4011, Langhusene Bilag 11: 360 graders analyse, samlet rapport, 4000, Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter, hvordan den videre proces med rapporternes anbefalinger skal forløbe. Bilag 10 360 graders analyse, 4011, Langhusene er ikke udsendt, da der ikke udarbejdes afdelingsrapport for AlmenBolig+ afdelinger. Afdelingen forventes at være effektiv i sin drift, da der ikke er ejendomskontor eller ansat driftspersonale. Der vil dog blive udarbejdet benchmarking tal for kontrol af dette. Baggrunden for og processen med udarbejdelse af rapporterne blev kort gennemgået af Annette Birkov. De umiddelbare bemærkninger fra bestyrelsen var: Grundbidrag opkræves i dag solidarisk spørgsmålet er om det skal fortsætte ved sammenlægning af Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden kan opnås en meget lille besparelse på grundbidrag Bestyrelsen er som udgangspunkt kritisk overfor udlicitering I rapporten for Lille Friheden mangler beskrivelse af, at der til ungdomsboligerne er et fælleslokale. Dette fælleslokale benyttes også af ældreboligerne, hvilket mangler at blive formaliseret. På side 20 næstsidste afsnit nævnes, at medarbejderne kan kontaktes af beboerne i området med henblik på aflevering af en opgave i dag bliver beboerne henvist til ejendomskontoret, hvilket bestyrelsen ikke umiddelbart ønsker at ændre på. 11/23
Organisationsbestyrelsen besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af formandskabet, driftschef og kundechef. Arbejdsgruppen udarbejder et oplæg til det videre arbejde med rapporternes anvisninger. Oplægget skal behandles på organisationsbestyrelsesmødet i marts 2018. 10. Organisationsbestyrelseshonorar 2017-2018 Ministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli 2018. Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 79,62 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 47,76 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2017. Det samlede årshonorar udgør 71.913 kr. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af organisationsbestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i organisationsbestyrelsen betales honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen vil på repræsentantskabsmødet igen blive en bestyrelse på 9 medlemmer. Det blev besluttet, at dele honorar med 2/10 til formanden og 1/10 til de øvrige medlemmer. 12/23
11. 4005, Friheden VI Finansiering af ny affaldsstation På organisationsbestyrelsesmødet den 22. marts 2017 blev det besluttet, at lukke skaktene og etablere affaldshåndtering på terræn. en blev truffet, da den nuværende ordning ikke lever op til arbejdsmiljøreglerne. Der er siden mødet forhandlet med Butikscentret om placering af en ny affaldsstation på parkeringspladsen ligesom rådgiver har været i dialog med Hvidovre Kommune og har udarbejdet et skitseprojekt inklusive et budget. Der har været positiv dialog med både Butikscentret og Hvidovre Kommune, som har forhåndsgodkendt placering af nedgravede affaldsbeholdere, men mangler godkendelse af storskraldsskur. Administrationen afventer tegning af storskraldsskur fra rådgiver. Budgettet for den nye affaldsstation inkl. storskraldsskur ser således ud: Lukning af skakte Levering af beholdere Nedgravning af beholdere Opførelse af storskraldsskur Etablering af belægning og ramper Samlede anlægsudgifter Rådgiverhonorar Afsat til uforudsete udgifter Anskaffelsessum i alt 15.000 kr. 144.000 kr. 137.000 kr. 162.000 kr. 92.000 kr. 550.000 kr. 96.000 kr. 28.000 kr. 669.000 kr. Forslag til finansiering: Egen trækningsret 2/3 Lån i egne midler over godt 2 år I alt 446.000 kr. 223.000 kr. 669.000 kr. Budgettet er væsentlig højere end det budget som blev fremlagt på det ekstraordinære afdelingsmøde i Friheden VI den 13. juni 2016, hvilket skyldes: - I første budget skulle Friheden VI dele en affaldsstation med blok 6 - I første budget skulle der ikke etableres et nyt storskraldsskur - Arbejdet udføres ikke i en sammenhæng med Friheden I - Der skal projekteres et nyt projekt, ny dialog med kommunen og ny byggetilladelse 13/23
Huslejekonsekvens: Afdelingen afdrager aktuelt på et lån fra dispositionsfonden. Sidste afdrag betales med 101.000 kr. i indeværende år. Det foreslåede lån i egne midler afdrages fra 2018/2019 med 101.000 kr., hvilket vil give en tilbagebetalings tid på godt to år. Afdrages lånet på denne måde vil det ikke have huslejemæssig konsekvens for beboerne. Endvidere vil lånet være tilbagebetalt, inden afdelingen skal optage lån til vindue/facadeparti udskiftning i 2020/2021. Afdelingen har opsparede midler til aktuel udskiftning af faldstammer og ny baldakin. Den videre proces vil være: - Endelig godkendelse fra Butikscentret - Ekstraordinært afdelingsmøde i Friheden VI med orientering om projektet og godkendelse af finansieringen - Endelig godkendelse i Hvidovre Kommune byggetilladelse - Ansøgning om egen trækningsret - Arbejdets udførelse Tidsplan vil afhænge af, hvor hurtigt de nødvendige godkendelser kan opnås samt hvor hård vinteren bliver. Bilag 12: Oversigt over placering af ny affaldsstation Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budget og finansiering af etablering af ny affaldsstation i Friheden VI, herunder at der søges om egen trækningsret på 446.000 kr. og etableres lån i egne midler som afdrages over to år. Finansieringen medfører ingen huslejestigning. Gert Wandahl Pedersen orienterede om en besparelse på en årlig udgift til dagrenovation på ca. 10.000 kr. samt mandskabstimer på ca. 234 timer årligt, svarende til ca. 76.000 kr. Herefter godkendte organisationsbestyrelsen budget og finansiering af etablering af ny affaldsstation i Friheden VI, herunder at der søges om egen trækningsret på 446.000 kr. og etableres lån i egne midler som afdrages over to år. Finansieringen medfører ingen huslejestigning. 14/23
12. 4011, Langhusene status på MgO-plader i skure og på Nilananlæg Organisationsbestyrelsen blev sidst orienteret om 5-års eftersynet den 20. september 2017, og sagen har nu nedenstående status. MgO-plader (vindspærreplader) på en del af facadepladerne og i skurene Efter en principiel dom vedrørende brugen af MgO-plader i juni 2017, hvor bygherren vandt, har Byggeskadefonden i august 2017 opfordret alle boligselskaber med MgO-plader til at anmelde svigtet til Byggeskadefonden, uanset om der pt. er skader eller ej. Dette er primært for at tilsikre, at man ikke falder for forældelse iht. gældende juridiske regler på området. KAB har på vegne af bygherre anmeldt afdelingens MgO-plader til Byggeskadefonden den 2. oktober 2017. KAB afventer Byggeskadefondens tilbagemelding. Der er intet nyt vedrørende MgO-plader i skure siden sidste møde. Nilan-anlæg Grundet utætte Nilan-anlæg igennem en lang periode i Langhusene, men også i søsterbebyggelsen på Ravnsborgvej, har KAB måtte udarbejde suspensionsaftale med Scandi Byg for at sikre, at sagen juridisk set ikke falder for forældelse. KAB modtog endelig underskrevet suspensionsaftale fra Scandi Byg den 22. september 2017. Ved et efterfølgende planlægningsmøde vedrørende det videre forløb den 16. oktober 2017 oplyste Scandi Byg, at Nilan har nægtet at underskrive suspensionsaftalen. Scandi Byg har derfor været nødsaget til at stævne både Nilan og Brødrene Dahl ved retten i Horsens. Sagen er anlagt ved retten i Horsens, da Scandi Byg har en Voldgiftsaftale Brødrene Dahl, som er Scandi Bygs grossist, men ikke med Nilan. For at sikre at Nilan bliver omfattet af sagen, har det derfor været nødvendigt for Scandi Byg at gå til de almindelige domstole. For at kunne klarlægge årsagen til problematikken vedrørende de installerede Nilan-anlæg, har det været nødvendigt at igangsætte et syn og skøn. Dette vil, grundet at sagen er anlagt ved Retten i Horsens, følge reglerne i Retsplejeloven. Da Scandi Byg og KAB har aftalt ABT 93, vil inddragelse af KAB i bevisoptagelse ved syn og skøn, som udgangspunkt skulle ske i regi af Voldgiftsnævnet for Bygge- og Anlægsvirksomhed. For at undgå to parallelle skønssager som vil være indbyrdes afhængige, var det Scandi Bygs ønske, at KAB blev skønsadciteret i den allerede anlagt sag ved Retten i Horsens. Således kan KAB, på linje med de øvrige implicerende parter, stille spørgsmål til skønsmanden samtidig med at skønserklæringen vil være bindende for alle parterne, herunder også bygherre. 15/23
Scandi Byg foreslog derfor, at KAB på vegne af bygherre accepterer at blive adciteret til den verserende sag ved Retten i Horsens efter Retsplejelovens 250, stk. 2. Dette vil forhåbentlig være både proces- og ressourcebesparende til gunst for begge parter, idet der således ikke skal anlægges en selvstændig sag om syn og skøn mellem Scandi Byg og bygherre i Voldgiftsregi. KAB har vendt sagen hos Kammeradvokaten, som har godkendt metoden. Endvidere er denne blevet bedt om at fremkomme med et estimeret bud på et honorar i forbindelse med bistand til gennemførelse af syn og skønssagen, som for de tre boligselskaber; Friheden afd. Langhusene 125 boliger, SYDBO afd. Ravnsborg 70 boliger og Herlev Boligselskab afd. Enebærstien 36 boliger er blevet skønnet til i alt ca. 75.000 kr. inkl. moms. Fordeles dette beløb forholdsvist på antal boliger imellem, bliver udgiften i afrundede tal pr. afdeling følgende: Friheden afd. 4011 Langhusene 125 boliger: SYDBO afd. 5124 Ravnsborg 70 boliger: Herlev Boligselskab afd. 3919, Enebærstien 36 boliger: 40.600 kr. 22.700 kr. 12.700 kr. I den mellemliggende periode i denne syn og skønssag, er der ikke meget KAB kan stille op. Hverken vedrørende en teknisk eller en praktisk løsning af selve problemet, da ingen pt. kender til problemløsningen, og derfor kan denne ikke kapitaliseres eller afhjælpes midlertidig. KAB kan derfor kun stærkt anbefale afdelingens beboere at være ekstra opmærksomme på fugtalarmen under Nilan-anlægget og hurtig anmelde skaden efter gældende aftaler. Der er udarbejdet lignende oplæg til de to andre boligselskaber. Bilag 13: Afdeling 4011 Langhusene Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen vedrørende MgO plader til efterretning og godkender, et tilskud fra dispositionsfonden på 40.500 kr. til gennemførelse af skønsadciteret syn og skøn sammen med Scandi Byg mod Nilan. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen vedrørende MgO plader til efterretning og godkendte et tilskud fra dispositionsfonden på 40.500 kr. til gennemførelse af skønsadciteret syn og skøn sammen med Scandi Byg mod Nilan. 16/23
Sager til orientering 13. 4004, Friheden I status på helhedsplan På organisationsbestyrelsesmødet den 20. september 2017 blev organisationsbestyrelsen orienteret om de konflikter, der har været og fortsat er i, at bygherren skal have en hovedtidsplan som følger de aftaler der er indgået med følgegruppen og beboerne. Desuden blev organisationsbestyrelsen orienteret om status på de tvister med Adserballe og Knudsen og Orbicon, som afstedkommer syn og skøn. Organisationsbestyrelsen besluttede på samme møde ikke at følge KAB s indstilling om forlig vedrørende udgifterne, der har været afholdt i forbindelse med udbedring af vandskaderne i blok 12. Status på etape 1 / tekniske gennemgange og aflevering Der gennemføres tekniske gennemgange på de udførte arbejder det omhandler indvendige arbejder i boligerne i forhold til begge entreprenører, og de udvendige arbejder ekskl. de STO-pudsede facader medio november 2017. Alle 4 blokke i etapen indgår. Derefter afholdes der afleveringsforretning i henhold til AB 92 inden den 30. november 2017. Herefter skal entreprenørerne udføre de påtalte mangler. I øjeblikket er afklaring af ventilationsanlægget i fuld gang. Alle beboere i etape 1 er blevet bedt om at svare på et spørgeskema vedr. deres ventilationsanlægs funktion og eventuelle øvrige mangler. Svarfrist er den 8. november 2017. Disse resultater og rådgivernes undersøgelser vil medføre, at der vil blive udpeget en række anlæg som vil blive indreguleret, således at der er sikkerhed på at de foretagne tiltag virker. Herefter vil alle boliger i etape 1 blive gennemgået, så der er sikkerhed for at anlæggene virker som aftalt. Alle involverede parter arbejder på erfaringerne fra indregulering mm i de udvalgte boliger foreligger inden jul, og den samlede udbedring af mangler og indregulering af etape 1 vil blive udført i januar - februar 2018. Status tidsplan Siden sidste møde har Orbicon udarbejdet et notat med fordele og ulemper i forhold til den tidsplan, som A&K ønsker at gennemføre arbejderne i, set i forhold til den tidsplan af 16. september 2016 B, som følgegruppen, beboerne og A&K / FLD tidligere har godkendt. Denne plan vil følge de aftalte terminer og dermed reducere fremdriften og dermed en tidligere opstart af arbejderne i etape 4, med den store sandsynlighed at færdiggørelsen af etape 1, 2 og 3 ville blive skubbet til senere. Kammeradvokaten har vurderet de juridiske forhold, om hvorvidt bygherren har ret til at fastholde den aftalte tidsplan af 16. september 2016 B, og om A&K s udmeldte krav er berettiget. Kravet er, at hvis bygherren ikke følger deres tidsplan om øget fremdrift vil de rejse et 17/23
økonomisk krav. Et økonomisk krav, som A&K ikke kan oplyse og derfor ingen kender størrelsen på. I begge forhold har Kammeradvokaten vurderet, at bygherren har ret til at fastholde den aftalte tidsplan, samt at A&K ikke har ret til øget betaling som følge af manglende forcering af arbejderne. Dog vil der altid være en procesrisiko i forhold et økonomisk krav, såfremt sagen bliver rejst i en voldgiftssag. Uenigheden er der uanset om det er den ene eller anden tidsplan der følges, hvorfor Følgegruppen og KAB har godkendt, at få en tidsplan som er aftalt med beboerne. Kammeradvokaten har skrevet til både A&K, FLD og Orbicon om bygherrens beslutning. Alle parter arbejder nu med få opdateret tidsplanen med afsæt i aftalte hovedterminer og få indarbejdet de udskudte arbejder med de STO-pudsede facader. Det kan oplyses at allerede nu er ressourcerne kanaliseret til etape 1 med aflevering og udbedring af mangler. Facadeløsning Syn og Skøn i forhold til Adserballe & Knudsen vedr. prissætning I forhold til syn og skøn på prissætningen af STO-pudsede facader har der været afholdt møde den 3. oktober 2017 med skønsmanden. Her blev det aftalt, at begge parter skulle fremkomme med supplerende bilagsmateriale til belysning af sagen. KAB har fremsendt det aftalte materiale til A&K s godkendelse, ligesom A&K har fremsendt såvel supplerende bilagsmateriale som supplerende sagsfremstilling. Kammeradvokaten har delvis protesteret over A&K s fremsendte materiale. Når skønsmanden har modtaget det nødvendige materiale og oplysninger indkalder han til et op følgende møde på pladsen med henblik på afklaring af eventuelle udestående. Skønsmanden har oplyst, at han umiddelbart forventer at kunne udarbejde skønserklæringen inden for 3-4 uger efter de sidste oplysninger foreligger. Mødet er endnu ikke aftalt. Syn og skøn i forhold til Orbicon s rådgivning anmeldt til objektforsikringen På sidste møde godkendte organisationsbestyrelsen, at Kammeradvokaten udarbejder et skønstema til brug for et syn og skøn. Dette er igangsat. Forsikring - vandskader i blok 12 A&K s ansvarsforsikring fastholder deres afvisning af at dække de af byggesagen afholdte udgifter. Forsikringen har meldt ud, at A&K s udgifter afklarer de internt med A&K, og at de betragter sagen som afsluttet. Willis har anbefalet at sagen overdrages til Kammeradvokaten, som vil rejse bygherrens krav overfor A&K s ansvarsforsikring, og eventuelt lade uenigheden indgå i en kommende voldgiftssag. 18/23
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen er omfattet af en ansvarsforsikring. Britta Christensen og Bo Henrik Andersen fra Organisationsbestyrelsen ønsker fremadrettet at modtage godkendte referater fra følgegruppen. Dette blev aftalt med bemærkning om, at der er tavshedspligt om indholdet. Der nævnes i status, at der er kanaliseret ressourcer til udbedring af mangler i etape 1 dette har beboerne endnu ikke haft glæde af. Ca. 37 % af beboerne i etape 1 har svaret på spørgeskemaet om funktionen af ventilationsanlægget og rådgiver er netop nu i gang med afklaring af hvilke tiltag der skal iværksættes i forbindelse med gennemgang af alle ventilationsanlæg. Der vil snarest ske en udskiftning af Info-vognen til en vogn der er bedre indrettet med blandt andet et lille venteareal til beboerne. Oplevelsen i Info-vognen skulle dermed blive bedre for både beboerkoordinatorer og beboere. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning 14. Boligsociale nøgletal Selskabet indhenter hvert år nye boligsociale nøgletal, for at kunne følge udviklingen i beboersammensætningen i selskabets familieboligafdelinger. På baggrund af nøgletallene, som leveres af Danmarks statistik, udarbejder administrationen en analyse. Nøgletal for Friheden VI indhentes sammen med Friheden I, da der skal være minimum 100 lejemål for, at der kan leveres en statistik. Analysen vedlægges sammen med de boligsociale nøgletal som bilag. Bilag 14: Boligsociale nøgletal for Friheden I og Friheden VI Bilag 15: Boligsociale nøgletal for Langhusene Bilag 16: Analyse af de boligsociale nøgletal 19/23
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Dette punkt udskydes til organisationsbestyrelsesmødet i marts 2018. 15. Ejendomskontorets virke Intet nyt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Nyt fra afdelingerne 4004, Friheden I Der skete vandskader i 8 lejligheder i blok 2, opgang 482 og 484 den 6. september 2017. Der blev straks foretaget skadesbegrænsning af skadeservicefirma. En familie blev genhuset. Lejlighederne bliver snarest istandsat af Frihedens tilknyttede håndværkere. Inden da vil beboerne modtage en informationsskrivelse og varsling af arbejdets udførelse. Der vil samtidig blive arbejdet på at få placeret ansvaret for vandskaden. Afdelingsmødet besluttede den 8. marts 2017, at dørtelefonerne ved indgangsdørene udskiftes etapevis, når helhedsplanen er færdig i området. Der er i langtidsplanen afsat 150.000 kr. pr. år i 10 år, i alt 1,5 millioner kr. til dørtelefoner. Der monteres nye navneskilte på væggen ved siden af entredøren ved hver bolig. Det sker etapevis og udføres af servicemedarbejderne. Der er afsat i alt 120.000 kr. over 3 år. 4005, Friheden VI Efter henvendelse fra en række beboere og medarbejdere i højhuset har afdelingsbestyrelsen besluttet, at der skal genetableres en midlertidig vagtordning i 4 måneder. Det skyldes, at afdelingen igen er plaget af personer, der opholder sig på bagtrapper og reposer og sviner me- 20/23
get. Udgiften hertil er 46.250 kr., som skønnes at kunne være indeholdt i budgettet, når man sammenholder det gældende budget og regnskab 2016-17. 4006, Børneinstitutionen Intet nyt. 4010, Lille Friheden Administrationen har som aftalt afholdt møde på stedet med repræsentanter for Hvidovre Kommune vedrørende en kommende aftale om adkomstret og vedligeholdelse af vejen til Aktivitetshuset i Lille Friheden. Generelt Som der blev orienteret om på organisationsbestyrelsesmødet den 20. september 2017, er der indgået aftale med rengøringsfirmaet Alliance Plus med opstart den 1. oktober 2017. Firmaet havde det mest fordelagtige tilbud ud fra kriterierne, at vederlaget vægtes 40 % og den beskrevne kvalitet 60 %. Alliance Plus er netop i gang med en hovedrengøring. Afdelingsbestyrelsen har efter indstilling fra it-udvalget valgt det rådgivende ingeniørfirma Gert Carstensen A/S til at rådgive vedrørende en opgradering af bolignetværket i Friheden. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Generelt for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden: Der sker ikke fremdrift i sagen om opgradering af bolignetværk før der er valgt en ny afdelingsbestyrelse. Friheden VI: Der ønskes udsendt et brev til fysioterapien, at de ikke må opfordre klienter til at ringe på i opgang 16 for at få adgang til fysioterapien. Og der skal udsendes en information til beboerne i opgang 16 & 18 om, at de ikke bør lukke personer ind i opgangen, som de ikke kender. Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 17. Selskabets økonomiske situation Rentemarkederne domineres af forventninger til centralbankerne, inflationsdata og risikoappetitten, hvor situationen mellem Nordkorea og USA er i fokus og skabte markedsuro i star- 21/23
ten af august 2017. Udsigterne til en militær konflikt er dog tvivlsom, hvilket igen har presset renterne op. Markederne fokuserer dermed primært på centralbankerne, som langsomt ventes at stramme pengepolitikken, såfremt inflationen tiltager. De danske obligationer er i øjeblikket understøttet af en meget langsom tilbagerulning af pengepolitikken i ECB og Nationalbanken. Desuden er den højere kupon stadig vigtig for mange udenlandske investorer, hvilket smitter positivt af på afkastene i porteføljerne. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2016 Indre værdi (Kurs) 19. okt. 2017 Værdiudvikling hidtil 2017 Værdiudvikling hele 2016 41.130.300 114,46 116,37 +1,67 %-point +3,25 %-point SEB Invest 41.730.600 114,84 117,81 +2,58 %-point +3,43 %-point Nykredit Port. 38.413.600 117,96 120,68 +2,30 %-point +4,13 %-point Indskud i Investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. I bilaget ses likviditetsoversigten for 2017. Den primære årsag til at der i perioder et meget stort behov for likviditet er, at afdelingerne tilsammen hvert kvartal skal betale relativt høje terminsydelser. I skrivende stund har boligorganisationen en fri likviditet på ca. 12,5 mio. kr. Bilag 17: Likviditetsoversigt for 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2014-2017. 22/23
Bilag 18: Oversigt over beboerklagenævnssager Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Kommende møder Forslag til møder i 2018: Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 21. marts kl. 17.00 i Oasen Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 5. september kl. 16.30 i KAB Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 21. november kl. 16.00 i Oasen Repræsentantskabsmøde onsdag den 21. november kl. 19.00 i Oasen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Eventuelt Intet til dette punkt. 23/23